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Congédier de façon humaine

Le congédiement est une sanction qui peut blesser l’employé autant sur le plan émotif que professionnel. Personne n’aime cette épreuve, autant la personne congédiée que l’employeur qui doit s’acquitter de cette tâche.

Dans ma carrière, j’ai été congédiée et j’ai aussi congédié plusieurs employés. Chacun réagit à sa façon. Certains étaient fâchés, tristes, déçus… d’autres étaient contents ou plutôt soulagés.

Considérant que 46% des nouvelles personnes embauchées resteront dans votre entreprise pendant moins de 18 mois, il est primordial de ne pas prendre les départs à la légère.

Comment faire pour que tout le monde ressorte de cette expérience avec le cœur un peu plus léger? Évidemment, cela reste une épreuve difficile, mais il existe quelques moyens pour rendre l’expérience plus humaine.

Règle #1 : Aucun employé ne devrait être surpris de se faire congédier

À moins d’un licenciement collectif ou d’une mise à pied pour raison financière, aucun employé ne devrait être étonné de se faire remercier. Pourquoi? Parce qu’il aura d’abord été rencontré au préalable, sauf s’il a commis une faute grave. Et généralement, l’employé est très au courant de la situation.

Pour éviter les surprises, la règle #2 est primordiale :

Règle #2 : Ayez un processus clair, qui est connu de tous

Autant pour les employés que les gestionnaires, tous les membres de l’organisation doivent être mis au courant de la procédure. Chaque entreprise a son contexte, mais généralement, il y aura une rencontre avec l’employé, un avertissement écrit, un plan d’action puis un congédiement si la situation ne s’est pas redressée.

J’ai rencontré des employés congédiés qui m’ont confié qu’ils n’avaient aucune idée que leur patron était déçu de leur rendement ou de leur comportement.

Selon Harvard Business Review, 58% des employés feraient plus confiance à un inconnu qu’à leur propre patron.

Les gestionnaires devraient toujours être transparents avec les membres de leur équipe. S’ils ont des points à améliorer, il faut en parler et corriger la situation avant qu’il ne soit trop tard. Si ça se trouve, l’employé fera des pieds et des mains pour rester dans votre entreprise. Donnez-lui sa chance. Un employé motivé mais moins compétent a plus de valeur qu’un expert à l’attitude négative.

Règle #3 – Soyez préparé, ayez une liste d’éléments à ne pas oublier avant, pendant et après la rencontre.

Contacter un employé congédié le lendemain de son départ pour lui demander de remettre ses clés, c’est gênant. Si vous avez oublié de retirer les accès informatiques et que l’employé a fait du grabuge dans vos systèmes, c’est encore pire.

Pour l’employé, s’il se retrouve devant la porte de son bureau et que ses effets personnels sont dans une boîte sans qu’il n’ait été avisé qu’il a perdu son emploi, c’est le summum d’une culture d’entreprise déficiente.

Prenez le temps de lister toutes les tâches qui doivent arriver avant, pendant et après la rencontre.

Par exemple, avant la rencontre il faut penser à discuter avec son gestionnaire pour connaître les raisons du congédiement, décider du moment où l’annonce sera faite, prévoir les gens qui reprendront ses responsabilités, etc.

À la fin de la rencontre, soulignez à l’employé que vous lui enverrez tous les documents nécessaires à sa fin d’emploi par courriel le jour même (ou remettez-lui les documents en mains propres selon le contexte). 

Règle #4 : Ne tournez pas autour du pot pendant la rencontre, mais soyez empathique.

L’annonce du congédiement devrait être brève. Peu importe ce que vous direz, l’employé ne retiendra que le message principal, car il risque d’être émotif.

Dans certains cas, l’employé a besoin d’avoir une plus longue discussion avec son gestionnaire. Si la situation semble adéquate, vous pouvez acquiescer à sa demande. Toutefois, suggérer une rencontre quelques jours plus tard fera retomber la poussière et donnera plus de recul à l’employé.

Règle #5 – Offrez du soutien psychologique et professionnel à l’employé

Dans les documents remis à l’employé lors de sa fin d’emploi, mentionnez les numéros à contacter pour recevoir du soutien psychologique. Si vous n’offrez pas de PAE (programme d’aide aux employés), pensez à des services locaux gratuits comme Écoute-Entraide ou Tel-Aide.

Une journée ou deux après son départ, vous pouvez lui proposer votre aide pour se retrouver un nouvel emploi : références, révision de CV, etc. Si vous ne vous sentez pas qualifié ou à l’aise de le faire, demandez à des firmes externes de vous aider. Ne parlez pas forcément de votre aide PENDANT la rencontre parce que c’est parfois trop précipité et l’ex-employé n’a pas encore digéré la nouvelle.

Règle #6 – Soyez constant : soit vous annoncez toujours les raisons du départ d’un employé, soit vous ne donnez jamais de détails

L’idéal est d’être transparent, mais si votre contexte vous en empêche, soyez constant. Si vous expliquez les raisons de départ d’un employé, tentez de le faire à chaque fois. Si vous ne l’annoncez jamais, restez dans la même lignée.

Les employés vont s’attendre à avoir plus de détails s’ils sont habitués d’en recevoir. Ils seront aussi surpris de recevoir des informations supplémentaires si vous n’en donnez jamais. Bref, soyez constant.

Règle #7 – Annoncez le départ le plus tôt possible, mais dans un ordre logique

Si vous savez que l’employé a développé des relations amicales avec d’autres collègues, pensez à les rencontrer dans les minutes suivant l’annonce. Ils seront contents d’être informés et rassurés suite à l’événement.

Ensuite, dirigez-vous vers l’équipe principale de l’employé pour leur expliquer la situation avec le niveau de détails qui vous semble adéquat selon le contexte lié à la règle #5.

Finalement, annoncez le départ à toute l’entreprise ou aux unités d’affaires avec lesquelles l’employé travaille régulièrement. Le tout devrait se dérouler en moins d’une heure selon le nombre d’intervenants à rencontrer et le nombre de questions que le départ a suscité.

Une toute petite heure peut faire toute la différence pour votre culture d’entreprise. Pensez-y.

Surtout, rassurez les employés. Dites-leur que l’ex-employé a passé à travers toutes les étapes du processus : rencontre, avertissement, sanctions, etc. et qu’ils ne seront jamais mis à la porte sans raison. Si certains semblent nerveux, demandez à leur gestionnaire de les rencontrer pour mettre la situation au clair.

En conclusion

Cet article est axé sur les actions que peut prendre l’employeur, mais si vous êtes un employé qui vient d’être congédié, Mélina Roy a rédigé un texte très inspirant qui prouve que se faire congédier peut devenir une opportunité.

N’oubliez pas que chaque congédiement a un impact sur votre culture d’entreprise. Autant pour vos employés qui restent dans l’organisation que pour la personne congédiée qui porte un peu moins votre compagnie dans son cœur.

Il est de plus en plus facile de ternir la réputation d’une entreprise en ligne : Glassdoor, avis Google, etc. Prenez soin de vos employés du début à la fin. Ce sera non seulement profitable pour vous, mais aussi pour les employés qui vous feront confiance et auront envie de continuer à évoluer dans votre entreprise.