Définition

Plusieurs entreprises ont déjà emboîté le pas et d’autres commencent à envisager la semaine de 4 jours. Cela signifie que les employés travaillent 4 jours plutôt que 5 par semaine. Ceci étant dit, il existe différents modèles, alors nous vous en partagerons quelques-uns dans cet article.

Explications

Voici quelques exemples de modèles de semaine de 4 jours :

• Comprimée : Offrir le même nombre d’heures que sur 5 jours, mais travaillées en 4 jours.
• Heures réduites : Retirer 20% des heures travaillées de la semaine (avec la même paie ou un salaire au prorata des heures travaillées).
• 4 jours fixes : Aviser que la journée de congé est la même pour tous les employés et les clients sont avisés.
• 4 jours flexibles : Permettre aux employés de choisir la journée où ils sont absents par rapport à leur horaire personnel.
• Horaire d’été : Offrir l’après-midi de congé en été ou durant la saison plus tranquille.
• Horaire décalé ou rotatif : Modifier la semaine conventionnelle. Par exemple, offrir de commencer à 13h le lundi et de finir à midi le vendredi. Les employés sont donc présents 5 jours, mais ont l’équivalent de deux demi-journées de congé. Certains vont travailler 4 jours différents de leurs collègues pour assurer une continuité du service offert aux clients.

Conseils express

• Évaluez d’abord si cette pratique sera la meilleure pour tous les employés ou pour certains cas isolés. Le choix du modèle va varier en conséquence, afin d’assurer une équité entre les membres de l’équipe.
• Si la semaine est réduite, faites attention de ne pas donner une charge de travail de 5 jours sur 4 jours! Un employé qui travaille 4 jours (heures réduites) a 20% moins de temps, c’est donc un changement considérable. Par contre, il ne sera pas forcément 20% moins productif. Il faut donc bien calculer la charge de travail!
• Si vous conservez le même nombre d’heures sur 4 jours plutôt que 5 : attention à la conciliation famille-travail qui peut être plus complexe. Offrir 40h sur 4 jours peut être difficile à concilier, surtout si vos employés sont en présentiel et qu’ils habitent loin du lieu de travail.
• Réfléchissez aux conséquences des journées fériées et autres congés sur votre semaine de 4 jours. Allez-vous offrir des semaines de 3 jours, demander à vos employés de déplacer leurs journées de travail ou compenser financièrement vos employés?
• Pour attirer des candidats, plutôt que de parler de la semaine de 4 jours, vous pouvez mentionner qu’ils bénéficieront d’un week-end de 3 jours à chaque semaine. Tout est une question de perception dans vos communications!
• Commencez par un projet pilote pour constater les impacts sur vos affaires, la productivité et la mobilisation de l’équipe. Soyez transparent avec vos employés, demandez leur avis et n’oubliez pas de clarifier et de réviser votre politique en cas de besoin!

Statistiques

• Microsoft au Japon a enregistré une augmentation de près de 40 % des niveaux de productivité après avoir réduit ses heures de travail.
• 95 % des Québécois sont intéressés par la semaine de travail de quatre jours selon Talent.com

Citation comique (food for thought)

« La semaine de 4 jours, c’est comme un fondant au chocolat : tu raccourcis un peu le temps de cuisson et c’est un vrai régal pour les papilles! Un cœur fondant en milieu de semaine et un week-end qui s’étire pour prolonger le plaisir de déguster du délicieux chocolat. »

– Chat GPT

La saveur Kolegz

Si vous souhaitez mettre en place la semaine de 4 jours, ne restez pas seuls! Chez Kolegz, nous pouvons vous accompagner dans le choix de modèle et veiller à analyser tous les détails rattachés à votre contexte. Nous pourrons ainsi vous conseiller adéquatement pour que cette transition se passe en douceur pour votre équipe et vos finances.

Rédigé par : Marianne Lemay

Cette “Kollation RH” vous a laissé sur votre faim?

Si vous souhaitez aller plus en profondeur dans le cadre d’un mandat d’accompagnement ou d’une formation, contactez notre équipe!

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Amuse-bouche : 3 fausses croyances

Avant de vous lister 10 qualités et compétences intéressantes à développer, voici 3 fausses croyances dont il faut se débarrasser en lien avec le rôle de gestionnaire:

• L’évolution de carrière se fait uniquement vers le haut

Malheureusement, la fausse croyance « qu’évoluer en entreprise, c’est forcément devenir gestionnaire » subsiste encore aujourd’hui. Cela peut amener les organisations à faire des choix qui ne sont pas toujours les plus judicieux, comme de promouvoir une personne à un poste de gestionnaire seulement pour lui permettre « d’évoluer dans sa carrière ».

• Tout le monde souhaite devenir gestionnaire

En réalité, selon un sondage Léger, seulement 43% des employés de la génération Y et Z désirent accéder un jour à un poste de gestionnaire. Certains employés préfèreront être des experts techniques plutôt que d’accompagner une équipe à se développer.

• Tout le monde peut devenir gestionnaire

Être gestionnaire c’est une chose, mais être un bon gestionnaire en est une autre! Certes il y a des éléments opérationnels à gérer au quotidien, mais ce n’est pas tout. S’il y a bien un aspect à ne pas négliger dans ce rôle, c’est l’aspect humain. Lorsque l’on sait que 56 % des employés citent une mauvaise gestion comme la principale raison de leur départ, les organisations ont donc tout intérêt à choisir et à former de bons gestionnaires…

Avoir de l’intérêt pour la gestion, c’est important mais ce n’est pas tout!

Il faut aussi se former, développer certaines habiletés et être bien outillé. C’est tout cela qui fera une différence positive dans le quotidien de l’équipe.

Que vous accompagniez de nouveaux gestionnaires dans leur prise de poste, que vous soyez vous-même gestionnaire ou souhaitiez l’être un jour, cet article est pour vous. Nous y avons regroupé 10 propositions de compétences et qualités à développer. Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive et peut être bonifiée, mais elle vous aidera sans doute à d’aborder des éléments auxquels on ne pense pas toujours de prime abord.

1.    Gestion des priorités

Avec le rôle de gestionnaire viennent de nouvelles responsabilités. La charge de travail est souvent plus importante mais ce n’est pas pour autant que le temps devient extensible ou que les échéances changent. Il est donc important de bien gérer ses priorités et de mettre ses efforts aux bons endroits.

Parfois, le côté opérationnel peut prendre beaucoup de place, mais vous devez veiller à ce qu’il ne prenne pas le dessus sur la gestion de votre équipe. Rappelez-vous que si vous êtes gestionnaire, c’est avant tout pour diriger et accompagner une équipe. La gestion des employés et ce qu’elle implique doit donc rester l’une de vos priorités quotidiennes.

2.    Savoir déléguer pour devenir un bon gestionnaire

Comme gestionnaire, apprendre à déléguer vous sera d’une grande utilité! Pour pouvoir investir du temps dans la gestion de votre équipe, la délégation de certaines tâches ou de certains projets sera un atout et vous vous permettra de mettre vos efforts au bon endroit et avoir le plus d’impact possible.

Identifier les éléments à déléguer sera la première étape. Vous devrez également apprendre à communiquer clairement vos attentes quant au résultat attendu. Puis ensuite, avoir la capacité de lâcher prise, afin de donner de l’autonomie à vos employés et d’accepter que les choses ne soient pas toujours faites exactement comme VOUS les auriez faites.

Astuce sucrée des kolegz : Pour vous aider à bien gérer vos priorités et à déléguer, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower qui vous permet de classer vos tâches selon 2 axes : ce qui est urgent et ce qui est important. Une autre idée est de se munir d’un outil de gestion de projets efficace comme Trello, Notion ou Asana.

3.    Savoir recruter

Au cours leur carrière, les gestionnaires sont souvent amenés à recruter de nouvelles personnes. Or, recruter ça ne s’improvise pas et surtout, il faut éviter de se fier uniquement au « feeling ». Outre les aspects légaux et de non-discrimination, un bon recrutement est un levier crucial pour assurer le succès du nouvel employé dans son nouveau poste. Un mauvais recrutement pourrait coûter très cher à l’entreprise.

Il est important de former les gestionnaires sur leur rôle dans le processus de recrutement, les biais cognitifs, la diversité et l’inclusion, la bonne manière poser les questions et sur comment bien conduire des entrevues, etc.

La cerise sur le sundae : Vous vous demandez s’il faut suivre son cœur ou sa et tête lorsque l’on recrute? Lisez notre article à ce sujet!

4.    Courage managérial

En tant que gestionnaire, vous serez certainement amené à avoir des conversations plus difficiles, que ce soit pour adresser des enjeux de performance ou d’attitude, pour procéder à une mise à pied ou annoncer de moins bonnes nouvelles. Pour être un bon gestionnaire, vous devrez avoir le courage de dire les choses lorsqu’elles doivent être dites.

Bien que cela puisse faire peur ou être insécurisant, le courage managérial est une compétence essentielle et attendue d’un bon gestionnaire. En la développant, vous serez en mesure d’adresser proactivement d’éventuels problèmes, mais également de régler des situations épineuses. De plus, en faisant preuve de courage et de transparence avec votre équipe, vous bâtirez un lien de confiance.

Astuce sucrée des kolegz : Il peut être difficile de dire certaines choses par peur de ne plus être apprécié. Mais rappelez-vous que votre rôle est d’être un capitaine pour votre équipe : d’avoir une vision, de garder le cap, de l’aider à éviter les obstacles et de lui permettre d’atteindre ses objectifs. Au besoin, être accompagné par un coach certifié pourrait vous aider à mieux vous positionner intérieurement dans ce genre de situation.

5.    Rétroaction

Qui dit gestionnaire, dit gestion d’employés. Une autre compétence essentielle à tout bon gestionnaire est sa capacité à offrir de la rétroaction à ses employés. Autrement dit, faire un retour sur le travail et les accomplissements, qu’il soit positif ou constructif.

La rétroaction est importante pour les employés et permet de se situer par rapport à ce qui est attendu dans le cadre du travail. Grâce à votre retour, vos employés peuvent savoir ce qu’ils font bien et ainsi continuer, ou au contraire savoir ce qui devrait être amélioré et comment progresser. La rétroaction doit se faire en continu et non pas uniquement une fois par année, par exemple lors de la rencontre d’évaluation annuelle!

Astuce sucrée des kolegz : Pour être en mesure de donner de la rétroaction, vous devez vous tenir informé du quotidien de vos équipes. Mener régulièrement des rencontres de suivi individuelles vous permettra de créer et d’entretenir une relation personnalisée avec chacun et évitera les mauvaises surprises ou les incompréhensions lors de l’évaluation. De plus, cela donnera l’opportunité à vos employés de vous donner leur rétroaction sur votre rôle de gestionnaire. Qui a dit que l’amélioration se faisait à sens unique?

6.    Reconnaissance

Qu’est-ce que la reconnaissance? C’est le fait de souligner positivement quelque chose. Selon Jean-Pierre Brun et Ninon Dugas, il existe 4 types de reconnaissance : existentielle, de la pratique de travail, de l’investissement dans le travail et des résultats. Il y a donc plusieurs éléments sur lesquels vous pouvez reconnaître vos employés de façon continue, authentique et personnalisée!

Offrir régulièrement de la reconnaissance fait une vraie différence dans l’expérience vécue par les employés, car elle augmente le sentiment de contribution. D’ailleurs, saviez-vous que :

• « Au Québec, près d’un employé sur deux, juge recevoir peu ou pas de reconnaissance » (IRSST, 2011 & Great place to work, 2019).
  
  
• « 53%des employés qui ont quitté leur emploi estiment qu’ils n’étaient pas reconnus pour leur contributiondans leur organisation » (Quantum Workplace 2023).

La cerise sur le sundae : Vous souhaitez en savoir plus au sujet de la rétroaction et de la reconnaissance? Notre article « Offrez-vous de la reconnaissance ou de la rétroaction en continu » vous intéressera certainement!

7.    Communication

Les enjeux de communication peuvent avoir des conséquences importantes à plusieurs niveaux. En entreprise, c’est un point névralgique! Par leur position, les gestionnaires sont appelés à être de véritables courroies de transmission de l’information pour leurs employés et la direction. Développer ses compétences en communication est donc fondamental.

Cela comprend plusieurs aspects dont l’écoute active, la capacité à transmettre efficacement un message, la capacité à utiliser le bon canal, la capacité à savoir quand communiquer ou ne pas le faire, la capacité à adapter sa communication et à être flexible en fonction de son interlocuteur, etc.

La cerise sur le sundae : Vous souhaitez en savoir plus au sujet de la communication? Notre article « 5 astuces pour améliorer les enjeux de communication en entreprise » saura vous éclairer!

8.    Intelligence émotionnelle

L’intelligence émotionnelle est une compétence de plus en plus recherchée. C’est la capacité à reconnaître, comprendre et gérer ses propres émotions, mais également celles des autres. Elle comprend différentes composantes dont la conscience de soi, la régulation émotionnelle, l’empathie et les compétences sociales.

Derrière le statut d’employé se cachent d’abord et avant tout des humains, et que le propre de l’humain, c’est de vivre et ressentir des émotions! Qu’on y soit attentif ou non, elles font partie intégrante de nos vies et impactent nos réactions, nos décisions, notre analyse des situations, la manière dont on vit les choses, notre capacité d’influence, etc. Développer votre intelligence émotionnelle vous permettra d’être plus centré dans votre rôle et d’accompagner vos équipes avec justesse, empathie et authenticité.

Astuce sucrée des Kolegz : Avez-vous déjà pensé à utiliser les analyses psychométriques pour vous aider développer vos compétences communicationnelles et votre intelligence émotionnelle? Faire votre profil vous permettra de mieux vous connaître (préférences comportementales, motivations, tendances naturelles, style de communication, etc.) et vous donnera aussi des pistes pour vous développer. Vous serez ainsi plus à même d’identifier vos forces et vos zones de coaching afin de vous adapter plus efficacement ou travailler sur des points spécifiques.

9.    Gestion de conflits

Le quotidien de gestionnaire implique de devoir gérer des conflits ou des désaccords entre des personnes. Bien gérer ces situations requiert un certain doigté et nécessite de savoir reconnaître, comprendre et résoudre les différends de manière constructive et efficace.

Bien entendu, cette compétence est liée à d’autres compétences précédemment évoquées (intelligence émotionnelle, écoute active, communication) qui vous permettrons de trouver des solutions qui répondent aux besoins de toutes les parties impliquées.

Astuce sucrée des Kolegz : Saviez-vous qu’un des présupposés en programmation neurolinguistique (PNL) mentionne que « derrière chaque comportement il y a une intention positive »? Selon ce principe de base, tout comportement est motivé à la base par une intention positive. Lorsque l’on regarde les choses sous cet angle, cela ouvre de nouvelles possibilités d’exploration et de compréhension dans la relation!

10. Ouverture d’esprit

C’est une belle qualité à développer et aussi à entretenir tout au long de sa carrière! Être curieux, flexible et capable de remettre en question vos propres convictions vous éloignera des « pourquoi devrait-on changer, on a toujours fait ça comme ça ». Cette phrase que l’on entend trop souvent en entreprise peut démobiliser les équipes, décourager les idées innovantes et freiner l’amélioration continue.

Au contraire, un gestionnaire ouvert d’esprit considérera les nouvelles idées sans préjugés et sera réceptif aux idées et aux points de vue différents de ses siens.

Astuce sucrée des Kolegz : Planifier régulièrement des rencontres de rétrospective avec vos équipes vous donnera l’opportunité de récolter leurs avis, leurs expériences et leurs idées en plus de vous permettre de vous améliorer en continu (ex. processus, outils, mécanismes de communication, etc.).

Conclusion

C’est ici que s’achève notre exploration des 10 compétences et qualités à développer pour être un bon gestionnaire. Encore une fois, la liste n’est pas exhaustive et pourrait être complétée par d’autres éléments.

Pour conclure, il est important de rappeler que le développement de ces compétences est un travail qui se fait petit à petit, jour après jour : c’est un work in progress comme on dit! Plus vous développerez et maîtriserez ces différentes compétences, plus vous aurez un impact positif sur l’expérience vécue par vos employés et la mobilisation de vos équipes.

Rédigé par : Anne-Claire Oger

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Selon Statistique Canada, la santé mentale des Canadiens s’est dégradée dans tous les groupes d’âge depuis la pandémie.

Si la santé psychologique de vos employés est fragile, leur bien-être en est affecté et leur performance peut l’être aussi.

Avez-vous remarqué que certains employés se disent « surchargés » de travail, alors qu’ils ont peu de tâches à accomplir? Pourtant, ils étaient très performants au courant des dernières années. Que s’est-il passé?

Parfois, ce n’est pas la longueur de la liste des tâches qui est problématique, c’est l’état de leur santé psychologique. Quand vous ne vous sentez pas bien ou que vous êtes préoccupé, êtes-vous productif à 100%? Bien sûr que non. Si cet état perdure chez un employé, vous pourriez avoir tendance à croire qu’il n’est pas performant. Or, ce n’est pas toujours une question de performance, c’est parfois une question d’état psychologique.

Quels sont les leviers sous votre contrôle pour rehausser la santé psychologique des employés?

1. Créer un programme de jumelage avec des mentors empathiques

Chaque employé devrait avoir l’occasion de s’exprimer sur une base régulière avec une personne de votre entreprise. Ce peut être le gestionnaire direct, un chef d’équipe ou même un collègue qui travaille étroitement avec l’employé concerné.

Lors de ces rencontres, profitez-en pour :

• Demander comment ça va, sincèrement, et faire preuve d’écoute active
• Valider la perception de la charge de travail actuelle et future
• Offrir de la rétroaction positive et constructive
• Répondre à ces questions ou le diriger vers la bonne personne selon sa situation
• Lui présenter les ressources psychologiques nécessaires en cas de besoin

Voici quelques exemples pour adapter ce programme de jumelage

• Gestionnaire de 10 employés et moins : Le gestionnaire peut rencontrer chacun de ses employés sur une base régulière (30 minutes aux deux semaines ou chaque mois).
• Gestionnaire d’équipe plus nombreuse : Le gestionnaire peut désigner un responsable de la santé psychologique dans l’équipe. C’est une bonne façon de faire évoluer un employé empathique qui n’a pas la possibilité de devenir gestionnaire.
• Gestionnaire qui démontre peu d’empathie : Vous pouvez lui offrir de la formation pour développer ses qualités de communicateur ou utiliser la même méthode que les équipes nombreuses en désignant une autre personne de l’équipe.

Ces rencontres permettront aux employés de libérer leur pensée avec une personne de confiance. Il arrive souvent qu’ils développent de l’anxiété en gardant pour eux leurs craintes, questions ou déceptions au travail. Le fait de verbaliser ce qu’ils ressentent et de rencontrer une personne qui les écoute et les soutient peut faire une énorme différence dans leur bien-être au travail.

2. Valider la perception de l’employé concernant sa charge de travail

L’un des signes de détresse psychologique est la perception de surcharge de travail lorsqu’il y a pourtant peu de travail à accomplir. Il peut arriver qu’il y ait réellement une surcharge de travail dû au manque de main-d’œuvre, par exemple. Cependant, se sentir « débordé » n’est pas toujours relié à la quantité de tâches à réaliser. Cela peut aussi être dû à :

• Un manque de concentration : si l’employé pense à ses problèmes personnels, il peut être moins présent mentalement au travail.
• La procrastination par anticipation : si l’employé pense que la tâche est complexe ou il ne sait pas par où commencer, il pourrait vouloir remettre cette tâche à plus tard. Par contre, elle reste dans sa tête et peut lui causer du stress.
• Un désalignement avec ses talents naturels : si l’employé met plus de temps à réaliser une tâche que ses collègues, peut-être que celle-ci n’est alignée avec ses talents naturels.

Cela demande beaucoup d’énergie d’essayer d’être quelqu’un d’autre et de réaliser des tâches qui ne sont pas adaptées à votre profil de personnalité. L’un des problèmes qui cause des défis de santé mentale en entreprise, c’est qu’on essaie de corriger les « faiblesses » des employés plutôt que de leur assigner des tâches reliées à leurs forces.

Exemple sucré de Kolegz :

Si Stacy est très spontanée et aime les imprévus, il sera peut-être moins naturel pour elle d’effectuer des tâches répétitives qui demandent un grand souci du détail. Cela pourrait lui prendre plus de temps que Carlos, qu’on surnomme M. Détails, pour qui ces tâches sont plus naturelles. Encore faut-il que Carlos aime la routine! Ce n’est pas parce qu’un employé performe dans une tâche, qu’il l’apprécie. Il peut devenir rapidement démobilisé s’il accomplit des tâches qu’il n’aime pas, et ce, même s’il est performant.

Que faire pour prévenir le désalignement entre les tâches à accomplir et les talents naturels?

• Effectuer des analyses psychométriques pour connaître le profil de personnalité de l’employé qui présente ses forces et talents naturels
• Questionner l’employé régulièrement sur ses tâches préférées et tenter d’ajuster ses responsabilités lorsque c’est possible (pour les entreprises non-syndiquées)
• Cartographier les compétences de ses employés en leur demandant lesquelles ils considèrent comme des forces

3. Rendre les ressources de santé psychologique accessibles facilement aux employés 

De nombreuses ressources sont disponibles pour soutenir les employés. En tant qu’organisation, vous devez communiquer régulièrement où elles se trouvent et en quoi elles consistent réellement.  

Ce n’est pas quand l’employé est en détresse psychologique qu’il a l’énergie nécessaire pour chercher l’information. Il doit connaître ses ressources avant que la situation ne dégénère. Le gestionnaire aussi doit être au courant du type d’aide qu’il peut fournir à son employé ainsi que des limites de son rôle.

Ce que vous pouvez faire :

• Ajouter les ressources de santé mentale dans un endroit disponible et visible à vos employés : Intranet, babillard, télévision, etc.
• Former les gestionnaires sur les ressources disponibles afin qu’ils puissent les expliquer aux employés par mesure préventive ou lors de situations de crise.
• Rappeler régulièrement aux employés l’emplacement de ces ressources.

À la fin de l’article suivant, vous trouverez une liste de ressources disponibles pour la santé mentale de vos employés.

Finalement, rappelez-vous que vous n’êtes pas l’unique responsable du bonheur de vos employés. Il y a une multitude de facteurs hors de votre contrôle qui peuvent affecter l’état de votre personnel. Concentrez vos efforts sur les leviers que vous pouvez contrôler comme l’instauration d’un programme de buddy, l’attribution des bons rôles aux bonnes personnes et le rayonnement des ressources de santé psychologique accessibles à tous.

Rédigé par : Marianne Lemay

L’article 3 façons concrètes d’améliorer le bien-être et la santé psychologique des employés est apparu en premier sur Kolegz.

Cette question mérite d’être explorée avec finesse. Il est temps d’analyser ce sujet sous un angle différent et de se poser la vraie question : « Pourquoi est-ce BÉNÉFIQUE de demander de l’aide ? ».

1.   Se connaître pour mieux performer

Pour commencer, brisons un mythe : même les employés les plus performants ne sont pas des experts dans toutes les spécificités de leur domaine d’expertise.

Nous avons tous des expériences, des connaissances et des compétences qui nous sont propres. Nous avons également tous des angles morts et des zones de coaching différents. Comme le dit si bien l’adage : personne n’est parfait!

Or, plus on se connaît personnellement et professionnellement (forces, faiblesses, motivations, préférences, etc.), plus on est à même d’identifier nos zones d’excellence, nos angles d’amélioration et les zones dans lesquelles nous avons besoin d’aide.

Si vous souhaitez mener ce type de réflexion pour vous-même ou pour vos employés, les profils psychométriques sont des outils très intéressants. Ils permettent de prendre conscience de nos réflexes naturels et ainsi, de développer une meilleure connaissance de soi.

Reconnaître l’unicité de chacun ne suffit pas. Il faut également créer un espace de travail psychologiquement sécuritaire dans lequel les employés ont la liberté d’être eux-mêmes, sans craindre de se sentir jugés ou pris à défaut pour leurs erreurs.

Il importe de faire vivre une culture d’entreprise bienveillante dans laquelle on peut dire : « Je ne sais pas », « Je me suis trompé » ou « J’ai besoin d’aide ».

Cela réfère à la notion de sécurité psychologique qui est l’un des facteurs de succès de la mobilisation d’un employé.

Dans un climat de confiance, demander de l’aide c’est donner la chance à une personne de progresser et à une autre de partager son expertise!

Astuce sucrée de Kolegz :

En tant que professionnels RH, nous contribuons à créer un environnement propice à l’innovation et au développement des personnes. Des activités de co-développement, de transfert des apprentissages ou des moments de résolution de problèmes en équipe peuvent être mis en place afin de favoriser l’instauration de ce climat de confiance et de ce « droit à l’erreur ». Aussi, sensibiliser et former vos gestionnaires à ces aspects fera une différence dans l’expérience vécue par leurs employés.

2.   Se situer dans ses compétences

Avec l’effervescence actuelle du marché du travail, celui-ci est en constante transformation. Le rythme ne cesse de s’accélérer et il est très difficile d’être à l’affût de toutes les évolutions. Le développement professionnel se doit donc d’être fait stratégiquement. Au-delà de simplement cibler des formations à suivre, il est important de d’abord bien situer le niveau de compétence des individus afin de développer des plans de développement individuels adaptés.

Pour ce faire, le modèle de Maslow & Broadwell est un outil très pertinent. Celui-ci présente 4 niveaux de compétence (ou phases d’apprentissage) et soutient que nous passons tous par différents stades de perception de nous-mêmes avant de maîtriser une compétence.

Le fait d’être en mesure de se situer au travers de ces 4 phases permet de mieux identifier les stratégies à mettre en place. Plusieurs stratégies sont possibles : demander de l’aide à une firme externe ou à un collègue qui maîtrise davantage certains aspects, déléguer certaines tâches (pour se concentrer sur ses forces naturelles), ou même, réorganiser les tâches dans l’équipe en fonction des forces de chacun.

Demander de l’aide ne signifie donc pas de renoncer à ses propres compétences, bien au contraire! C’est en fait une reconnaissance lucide de nos forces et une volonté d’utiliser notre énergie dans nos expertises de prédilection.

En concentrant notre énergie à la bonne place, cela nous permet d’optimiser notre performance et de maximiser notre contribution à l’organisation. Dans certains contextes, demander de l’aide peut même être la décision la plus judicieuse à prendre!

Clin d’œil sucré aux CRHA/CRIA :

Le Code de déontologie de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés stipule que, « le membre (CRHA/CRIA) doit tenir compte des limites de ses aptitudes, de ses connaissances ainsi que des moyens dont il dispose » (Point 4, Section 1. Compétences et intégrité). Le Code de déontologie lui-même légitimise le fait de demander de l’aide et nous invite à le faire!

3. Se libérer de nos croyances limitantes

Dès l’enfance, nous développons des croyances sur le monde qui nous entoure.

Elles peuvent nous aider à grandir et à nous dépasser tout au long de notre vie, ou elles peuvent être limitantes, en nous freinant dans notre épanouissement et notre développement. Ces croyances proviennent de nos expériences personnelles et de notre environnement.

Au fil du temps, nous nous créons une belle « brochette de croyances » qui influencent positivement ou négativement notre quotidien et teintent notre vision du monde. L’enjeu se situe habituellement au niveau des croyances limitantes qui agissent comme des limites, restreignant ainsi ce que nous percevons comme étant permis ou possible. Il est important ici d’insister sur cette notion de perception, car ce n’est effectivement pas toujours le reflet de la réalité.

Prenons pour exemple cette phrase qui vient régulièrement à l’esprit de Nadya :

« Je ne peux pas proposer de nouvelles idées au comité de direction car je suis nouvelle dans l’équipe RH. » – Nadya, conseillère RH

Vous l’aurez deviné, c’est une croyance limitante. Cette pensée limite Nadya dans son rôle RH, en lui faisant croire qu’elle n’a pas la légitimité pour contribuer aux stratégies de l’entreprise. Or, chaque employé, peu importe son ancienneté ou son niveau hiérarchique, devrait pouvoir proposer ses idées : c’est précieux et l’organisation a tout à y gagner!

Pour l’aider, Nadya pourrait faire appel à une personne de confiance afin d’identifier et de déconstruire ses propres barrières psychologiques et ainsi, être plus confiante dans son rôle. Au niveau organisationnel, un accompagnement par un coach certifié pourrait être une avenue intéressante pour elle.

En identifiant nos croyances limitantes, en les décortiquant et en travaillant pour les transformer, on peut vaincre notre petit diable intérieur qui limite nos actions.

4. Demander de l’aide : c’est une force

Demander de l’aide est un véritable atout. Sans même le savoir, on démontre plusieurs qualités et capacités en demandant de l’aide :

• La connaissance de soi : en reconnaissant nos forces et nos faiblesses
• L’humilité :  en osant dire qu’on ne sait pas
• La collaboration : en reconnaissant avoir besoin des d’autres
• L’ouverture : en écoutant l’avis d’une autre personne.

 Demander de l’aide c’est aussi :

• Un moyen pour réussir à livrer un projet dans les temps
• Une méthode pour monter en compétences
• Une preuve de reconnaissance envers la compétence des autres
• L’opportunité d’avoir une vision 360 sur un dossier
• Un moyen de prendre du recul et de se questionner
• La chance de s’enrichir de l’expertise de notre réseau
• Et plus encore!

Et comme chaque personne a sa propre saveur de compétences, il peut être délicieux de demander de l’aide.

Conclusion

En conclusion, demander de l’aide ne devrait jamais être perçu comme un aveu de faiblesse ou comme de l’incompétence. Au contraire, demander de l’aide est une manifestation d’humilité, de maturité et de connaissance de soi. C’est un acte stratégique qui peut grandement contribuer au succès d’une organisation et à la mobilisation des employés.

Rédigé par : Sara-Christine Rousseau, MGP, CRHA

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Certains employés veulent progresser de façon verticale, en obtenant une position hiérarchique supérieure pour devenir gestionnaire, dirigeant ou VP, puis, d’autres personnes préfèrent progresser de manière horizontale en changeant de rôle, par exemple.

Tout cela est bien beau sur papier, mais dans de multiples entreprises, surtout en PME, il y a peu (ou pas!) de postes vers lesquels les employés peuvent évoluer.

Saviez-vous qu’au Québec, 97,8% des entreprises ont moins de 100 employés? Comment font-elles pour faire progresser leurs employés?

Voici 4 idées pour faire évoluer la carrière de vos employés même s’il n’y a pas de poste de gestion disponible.

1. Discuter des compétences actuelles et souhaitées pour faire évoluer les employés

Dès l’entrée en poste, questionnez vos employés sur leurs aspirations professionnelles. Vous pouvez ensuite leur reposer quelques questions au fil du temps. Voici quelques idées de questions :

• Quelles compétences possèdes-tu déjà?
• Sur quels sujets as-tu envie de former tes collègues?
• Quelles compétences aimerais-tu développer?

En prévoyant des discussions régulières avec les membres de l’équipe, le gestionnaire sera en mesure d’évaluer leurs compétences actuelles et d’explorer celles qu’ils aspirent à développer.

Cela permet également d’avoir un portrait clair des compétences de l’équipe et de celles qu’il faudrait développer ou cibler chez un nouveau candidat par exemple!

Exercice sucré de Kolegz :

• Faites l’exercice de lister toutes les compétences qui existent à l’intérieur de votre organisation en matière de savoir-faire et de savoir-être.
• Ensuite, classez-les par type de poste ou département.
• Demandez à vos employés de choisir quelles sont les compétences qu’ils possèdent déjà et lesquelles ils aimeraient acquérir.

En ayant cette vue sur les compétences de l’équipe (révisée avec les gestionnaires), cela vous permettra de jumeler les employés pour qu’ils se forment mutuellement. C’est parfait pour faire évoluer les employés!

Saviez-vous que le logiciel Covaly peut stocker toute cette information et favoriser le mentorat entre vos employés?

2. Attribuer des responsabilités connexes

Avez-vous déjà entendu parler du programme de « buddies » ou de mentorat à l’interne?

83 % des employés participant à un programme de mentorat ont déclaré que l’expérience avait augmenté leur désir de demeurer avec l’entreprise.

Vous pourriez octroyer des responsabilités à l’employé qui sortent du cadre général de son emploi, mais qui le motivent et le connectent à ses intérêts! Voici quelques idées si l’employé en question a un profil… 

• Sociable : le rendre responsable de l’accueil des nouvelles recrues ou le mettre en charge du comité social
• Artistique : lui demander de créer des affiches ou objets pour les journées carrière et foires d’emploi
• Formateur : lui demander de former les employés sur les sujets qui le passionnent ou de développer de la documentation et des gabarits
• Efficace : le mettre en charge d’aider ses collègues à résoudre des problèmes plus complexes, afin qu’il devienne une référence sur le plan technique auprès de l’équipe

Lorsque vous attribuez de nouvelles responsabilités, prenez le temps de bien analyser la charge de travail de l’employé en amont. Cet ajout pourrait, par exemple, nécessiter le retrait de certaines tâches ou une nouvelle priorisation de ses activités. De plus, par souci d’équité, il est important de se questionner à savoir si cette nouvelle responsabilité requiert ou non, un ajustement au niveau salarial.

3. Créer un plan de développement individuel

Afin de faire évoluer les employés, il est possible de leur créer un plan de développement individuel. Cet outil permet d’établir des objectifs, puis des moyens pour atteindre ces objectifs. Vous pourrez alors demander au gestionnaire de rencontrer ses employés sur une base régulière pour faire le bilan de progression de leurs apprentissages, valider si les objectifs ont été atteints ou en fixer de nouveaux au besoin.

Les employés qui ont une bonne connaissance de soi, qui comprennent bien les attentes de leur gestionnaire et qui, en plus, se font accompagner à travers celles-ci, ont beaucoup plus de chances de se sentir compétents, et par conséquent, d’être plus productifs.

N’attendez pas qu’il soit trop tard pour développer leurs compétences, car 41 % des employés quittent leur emploi parce qu’ils désirent avoir des possibilités d’avancement.

Si vous ne leur offrez pas cette possibilité, ils pourraient aller la chercher ailleurs!

4. Attribuer un budget et un temps dédié à la formation

Une étude a démontré que 74% des employés souhaitent développer de nouvelles compétences. Vous devez non seulement savoir de quelles compétences il s’agit, mais ensuite, y attribuer un budget et du temps afin qu’ils puissent se former.

Vous pourriez formaliser une politique de développement des compétences précisant les frais couverts ainsi que les modalités encadrant le temps dédié à la réalisation des formations.

Comme 82% des employés considèrent qu’il est important que les mesures et politiques organisationnelles soient formalisées : plus la politique sera claire à leurs yeux, plus ils se sentiront légitimes de s’en prévaloir.

Le calcul du budget ainsi que des heures allouées vont varier en fonction de la réalité de vos services ou produits, ainsi que de votre secteur d’activité.

Qu’observe-t-on chez nos clients?

• Plusieurs organisations offrent des budgets de formation.
• Plus souvent qu’autrement, peu de temps est accordé à l’employé pour se former sur les heures de travail.
• Bien que certaines entreprises permettent aux employés de se former à 100% sur leurs heures de travail, d’autres vont couper la poire en deux en offrant 50% du temps de formation rémunéré. D’autres n’offrent aucun temps de formation sur les heures de travail.

Conclusion

Les employés n’aspirent certainement pas tous à devenir gestionnaires, mais ils ont tous un désir commun, soit celui de sentir qu’ils progressent et qu’ils s’accomplissent avec fierté !

Un dialogue carrière constant permet d’être à l’affût des besoins de vos employés en termes de compétences et d’améliorer la productivité de vos équipes.

Pour faire progresser les employés, il existe de nombreuses techniques. Chose certaine, le facteur de réussite le plus important sera la collaboration entre le gestionnaire et son employé, afin qu’ils aspirent ensemble à faire évoluer leurs compétences.

Rédigé par : Marianne Lemay

L’article Comment faire évoluer les employés qui ne peuvent pas (ou ne veulent pas!) devenir gestionnaire? est apparu en premier sur Kolegz.

Dans cet article, on démystifie 4 mythes courants au sujet des sondages organisationnels!

• Astuce sucrée de Kolegz : N’hésitez pas à partager cet article à votre équipe de direction s’ils sont hésitants à mener un sondage d’engagement des employés!

1. “ Les sondages organisationnels, ça ne sert à rien, je connais déjà mes employés!”

Certains employeurs peuvent avoir l’impression que les sondages ne servent à rien, car ils estiment être déjà proches de leurs employés.

Si vous êtes proche de vos employés, tant mieux, c’est excellent! Sachez que le fait d’être proche d’eux n’implique pas nécessairement qu’ils oseront tout vous dire directement… Parfois, l’utilisation d’un outil de sondage aide à libérer la parole et permet à certains employés de prendre le temps de recul nécessaire face à une situation donnée.

• Exemple sucré : Linda a des enjeux de communication avec son gestionnaire, Maxime. Elle n’a pas forcément envie d’aller lui en parler directement. Comme le contexte n’est pas propice à la discussion, elle préfère ne pas lui en parler. La situation continue de s’envenimer, au point où leur relation s’est détériorée. En revanche, s’il y avait eu un sondage anonyme, Linda aurait pu s’exprimer librement et aborder le sujet de manière constructive.

L’objectif est d’initier des sujets d’échange entre le gestionnaire et l’employé, et non pas d’éviter le dialogue entre les deux. De plus, le responsable des ressources humaines aura accès aux résultats et pourra alors capter les besoins transversaux des gestionnaires (formations pour les gestionnaires, coaching, outils à développer, etc.).

Contrairement aux conversations plus ou moins formelles, grâce au sondage, vous obtiendrez des données précises et des statistiques. Ces données vous donneront des indicateurs clairs et vous aideront à prendre les bonnes décisions. Selon la granularité des indicateurs de mesure, vous serez mieux outillé pour actionner les bons leviers en lien direct avec vos enjeux.

Pour d’autres personnes, le sondage n’est pas jugé utile, car elles pensent déjà connaitre ce qui va bien et mal dans l’organisation! Vous avez probablement déjà une idée générale, mais n’oublions pas que notre perception personnelle ne reflète pas toujours la réalité. Peut-être y a-t-il d’autres éléments que vous n’avez pas vus ou pris en considération. Le sondage permettra de valider votre perception, voire de l’affiner!

• Exemple sucré : Jérémie pourrait se plaindre à son gestionnaire parce qu’il n’y a plus de café dans la cuisine du bureau. En fait, le vrai problème, c’est qu’il a été surchargé de travail dans le dernier mois et c’est pour cette raison qu’il ressent une envie incontournable de boire son café du matin! Sur le coup, il n’aura pas le réflexe d’expliquer la raison derrière ce besoin de caféine. S’il a un moment dédié pour répondre à un sondage, il aura plus de chances de prendre le temps de développer ses idées et d’expliquer la source du problème.

L’enjeu perçu ou ressenti est souvent le symptôme d’un enjeu plus profond! Rappelez-vous que parfois, l’arbre cache la forêt : le sondage mettra en lumière là où sont les vrais enjeux.

Finalement, même si vous avez déjà une idée de l’état de la situation dans votre organisation, le sondage vous permettra de revalider les piliers positifs de l’expérience vécue par vos employés. Et ça, c’est gagnant-gagnant tant pour votre amélioration continue au niveau RH que pour vous aider à faire rayonner votre marque employeur!

2. “ Les sondages d’engagement, ça crée des attentes chez les employés ”

Ce n’est jamais très agréable d’avoir la sensation d’être mis au pied du mur, alors c’est vrai que ça peut faire peur de créer des attentes potentielles! Il est tout à fait légitime que si vous leur demandez d’exprimer leur avis, ils souhaitent par la suite en connaitre les retombées.

En fait, tout va dépendre de la manière dont vous allez communiquer avant, pendant et après de ce sondage.

• #1 : OBJECTIFS : Expliquez à vos équipes quel est l’objectif de ce sondage : faire un diagnostic, avoir un portrait de l’expérience employé, connaître leurs besoins pour rehausser la motivation au travail, etc.
• #2 : PRIORISATION : Puis, suite à ce sondage, identifiez ce qui peut être fait ou non, et ce qui pourrait être réalisé plus tard. Il est certain que vous ne pourrez pas agir sur tous les enjeux en même temps et c’est bien normal. Rome ne s’est pas construite en un jour! À vous de prioriser les actions que vous souhaitez mener en cohérence avec votre réalité.
• #3 : COMMUNICATION : Ensuite, communiquez à vos employés 1 à 3 axes d’amélioration sur lesquels vous allez travailler. Soyez transparents sur les éléments non retenus et sur ceux que vous retenez pour plus tard.

Au fond, vos employés veulent sentir que vous les écoutez et que leur avis compte pour vous. Ils veulent des réponses, même si celle-ci est un « non ». Lorsque la réponse est négative, expliquez pourquoi leur idée ne pourra pas se concrétiser à court terme.

Une fois que vous aurez partagé les axes d’amélioration avec vos employés, il est clair qu’ils s’attendront à ce que des changements soient mis en place. Si pour une raison ou une autre un changement survenait, communiquez-le à votre équipe en précisant pourquoi.

Ce n’est pas seulement une question de gestion des attentes des employés, mais plutôt une responsabilité de l’employeur de faire preuve de transparence et de cohérence pour honorer et conserver le lien de confiance avec ses employés.

3. “Les sondages organisationnels, ça coute cher “

Le type de sondage et l’outil que vous souhaitez utiliser aura une incidence sur les coûts engendrés.

Vous pouvez choisir de faire un sondage « maison » avec des outils comme Typeform, Forms Google Forms ou SurveyMonkey. Les coûts directs sont moins élevés, mais le temps investi par votre équipe sera beaucoup plus important, car vous devrez formuler les questions, déterminer les types de réponses possibles, analyser les réponses, etc. D’ailleurs, si vous décidez de créer votre propre sondage, il est important pour vous de bien réfléchir à la manière dont celui-ci sera structuré, afin de faciliter le filtrage et l’interprétation des résultats. C’est un élément non négligeable à anticiper!

Vous pourriez aussi opter pour des sondages clés-en-main, créés et validés par des psychologues organisationnels comme celui d’Amélio. Ce sondage vient mesurer le score eNPS (Employee Net Promotor Score), ainsi que les différents facteurs de la mobilisation des employés. Vous pouvez même ajouter des questions personnalisées si vous désirez sonder d’autres aspects.

Ces sondages clés-en-main permettent de faire un diagnostic en profondeur. La présentation des résultats et les indicateurs de performance permettent de voir rapidement ce qui va bien ou non. De plus, chaque facteur est constitué de différents sous-facteurs.

Par exemple, dans le sondage Amélio, le facteur « bien-être », comprend les sous-facteurs suivants : la charge de travail, le stress, l’équilibre vie personnelle-travail et la dimension santé. Cette granularité permet de mettrele doigt sur les aspects à améliorer et de mener des actions ciblées en lien direct avec le sous-facteur à améliorer spécifiquement.

Certes, les sondages clés-en-main ne sont pas gratuits, mais mis en perspective avec les coûts financiers que représentent un taux de roulement élevé ou des employés démobilisés, c’est définitivement un investissement très rentable.

4. “ Personne ne va vouloir répondre au sondage”

Obtenir un bon taux de participation est important. Cela vous permet de voir si les résultats sont représentatifs ou non d’un point de vue statistique. Si seulement 10% de vos employés ont répondu au sondage, vous pouvez effectivement vous demander si le résultat est généralisable ou non à l’ensemble de vos employés.

La gestion des communications y est pour beaucoup et un plan de communication solide va maximiser la participation de vos employés. Avant de lancer votre sondage, prenez le temps d’établir votre stratégie.

Dans un premier temps, il faut partager aux employés l’objectif du sondage et comment leurs réponses seront utilisées. Il s’agit en fait de générer l’intérêt en répondant à la fameuse questions « What’s in it for me? ». Il faut également faire des rappels régulièrement. Aussi, le fait d’offrir des incitatifs comme le tirage d’une carte cadeau, par exemple, peut aider à stimuler la participation de vos employés.

Finalement, tenez compte du médium utilisé pour répondre au sondage. Par exemple, un sondage en ligne sera facilement accessible aux employés disposant d’un ordinateur et d’une adresse courriel corporative. Cependant, pour les employés de terrain ne disposant ni de l’un ni de l’autre, il sera moins évident de répondre au sondage et cela pourrait impacter à la baisse le taux de participation. Plus vous penserez à tous ces éléments, plus vous maximiserez le taux de participation de vos employés!

Conclusion

Chez Kolegz, nous sommes convaincus de l’importance de réaliser des sondages organisationnels. Ceux-ci permettent d’impliquer vos employés et de mettre en lumière les éléments cruciaux pour favoriser la mobilisation, fidéliser vos employés et promouvoir une marque employeur calquée sur la réalité.

Nous avons remarqué que nos clients connaissent souvent une partie de la réalité de leurs employés, mais jamais à 100%. Lors des sondages organisationnels, ils font de belles découvertes et constatent un ordre de grandeur des enjeux vécus à l’interne.

Cela leur permet de quantifier leurs intuitions de manière plus rationnelle afin de prendre des décisions stratégiques éclairées et de savoir où investir leur énergie et leur budget.

Article rédigé par : Anne-Claire Oger

Vous souhaitez mener un sondage dans votre organisation?

Il nous fera plaisir de vous accompagner dans cette démarche!

L’article 4 fausses croyances démystifiées sur les sondages organisationnels est apparu en premier sur Kolegz.

Cette méthode vous permet de cerner leurs besoins réels et d’avoir en main des arguments pour appuyer vos propositions de projets RH. Vous pourrez ainsi identifier des initiatives précises pour adresser les enjeux ressortis lors de cette démarche.

Maintenant, afin de créer un plan stratégique efficace, vous devrez prioriser vos projets RH! Voici quelques questions à vous poser pour déterminer l’ordre dans lequel vous effectuerez vos projets.

1. Quelles sont les priorités stratégiques de l’organisation qui permettront de prioriser les projets RH?

Lors de la priorisation des initiatives pour attirer et mobiliser vos employés, le premier élément crucial devrait être l’alignement avec les priorités stratégiques de l’organisation. Vos employés ont leurs priorités, mais la direction aussi! L’objectif est d’arrimer les deux.

• Par exemple, si l’entreprise souhaite doubler le nombre d’employés dans la prochaine année, vos initiatives doivent inclure des projets liés à la visibilité et au recrutement.

• Si au contraire, vous savez que l’entreprise est en décroissance ou dans une période de stabilité, concentrez vos efforts sur des stratégies pour mobiliser et fidéliser vos employés.

Cela garantira que les actions entreprises contribuent directement aux objectifs globaux de l’entreprise.

2. Quels sont les événements annuels importants et incontournables?

Examinez attentivement le calendrier des événements annuels de votre organisation. La priorisation des initiatives devrait tenir compte de ces moments clés, pour maximiser sa visibilité.

• Si vous menez l’exercice d’augmentations salariales de tous vos employés chaque année au mois d’octobre, ce n’est peut-être pas le moment de planifier 5 initiatives en septembre, car vous serez déjà très occupés.

Astuce sucrée des kolegz : Créez un calendrier annuel avec toutes les événements récurrents importants durant l’année : BBQ d’été, party des fêtes, évaluations de rendement, rencontres du comité de direction, augmentations salariales, etc. Il sera plus facile pour vous de prévoir quand mener vos nouveaux projets, et ainsi de prioriser les projets RH!

Quelles initiatives sont interdépendantes?

Certaines initiatives peuvent être interdépendantes et nécessiter des étapes préalables pour garantir leur succès. Connaissez-vous le chemin critique en gestion de projet? Il permet d’identifier les dépendances pour établir une séquence logique dans la mise en œuvre et d’éviter des retards potentiels.

• Si vous voulez attribuer des comportements clés à vos valeurs d’entreprise, il faudra d’abord valider si les valeurs sont toujours vécues et cohérentes, autant pour la direction que pour les employés.

• Si vous souhaitez développer une campagne de recrutement sur les réseaux sociaux, il faudrait d’abord savoir à qui déléguer la tâche de gérer ces médias, une fois la campagne lancée.

Le défi avec les initiatives dépendantes les unes des autres est le calcul du délai, surtout lorsque certaines initiatives en amont sont réalisées par une autre personne, qu’elle soit à l’interne ou à l’externe de l’entreprise. Assurez-vous que votre échéancier soit clair pour vous, mais aussi pour ceux qui assumeront la responsabilité de d’autres portions du plan stratégique!

Avez-vous fixé vos objectifs? Comment les mesurerez-vous?

Quels sont vos objectifs reliés au recrutement et à la mobilisation des employés? Comment ferez-vous pour atteindre ces objectifs? Que ferez-vous mesurer les retombées des projets RH?

Les OKR (Objectives Key Results) permettent de déterminer un objectif à haut niveau, puis des résultats clés, c’est-à-dire des résultats mesurables.

• Exemple d’objectif : Augmenter la visibilité de la marque employeur
• Exemples de résultats clés : Obtenir 3000 abonnés à notre page LinkedIn d’ici le prochain trimestre, ou encore, recevoir 150 CV en 6 mois.

Bien que les résultats clés soient facilement quantifiables en recrutement, ils le sont parfois un peu moins du côté de la mobilisation des employés.

Voilà pourquoi il existe de nombreux logiciels de sondages d’engagement qui permettent de quantifier les facteurs et sous-facteurs de mobilisation tels que le niveau de bien-être au travail, la satisfaction des conditions de travail, la perception de la relation avec le gestionnaire, etc.

Conclusion

Trouver des idées pour attirer et fidéliser les employés est une étape créative importante. Beaucoup d’idées naissent, certaines sont mise en place, mais peu d’entre elles perdurent. Prioriser les projets RH vous permet d’augmenter vos chances de faire vivre ces initiatives à travers le temps.

Une démarche complète peut être menée auprès d’une firme de consultation afin d’obtenir un regard externe sur votre sondage de mobilisation, ainsi que des comparatifs de votre entreprise par rapport au marché. Elle permet aussi de penser à de nouvelles idées originales et d’estimer la durée de la mise en place grâce à l’expérience de ses consultants.

C’est un exercice que vous pouvez aussi mener à l’interne, en choisissant des intervenants-clés dans votre équipe. Rappelez-vous que vous n’avez pas besoin de créer ce plan seul! N’hésitez pas à vous entourer, que ce soit à l’interne ou à l’externe de l’organisation.

Rédigé par : Marianne Lemay

Envie d’avoir une analyse et un plan stratégique RH?

Contactez notre équipe dès maintenant!

L’article 4 questions essentielles pour prioriser les projets RH efficacement est apparu en premier sur Kolegz.

Curieux d’aller directement vers le bilan d’une thématique précise d’un kolabz créatif?

• Les évaluations de rendement qui ont de l’impact
• Comment répondre aux attentes de toutes les générations en entreprise?
• Vendre ce qui rend l’entreprise unique
• Comment personnaliser l’expérience employé?
• Comment préparer tes vacances en tant que RH ou gestionnaire?
• Se démarquer dans ton accueil et intégration
• Les façons originales de reconnaître tes employés
• Tendances en RH en 2023 : les IN et les OUT
• Les enjeux de communication interne en entreprise
• Comment parler de sa marque employeur sur le web
• Transformer les départs d’employés en opportunité

Les évaluations de rendement qui ont de l’impact

Pourquoi mener des évaluations de rendement qui ont de l’impact?

Différentes raisons motivent la tenue d’évaluation de rendement chez nos participants. Selon eux :

• Le souhait qu’elles aient un réel impact sur la mobilisation
• L’importance de la vraie connexion, de la transmission de certains messages de façon plus personnelle, de mieux connaître les forces et les besoins de chacun, les suggestions, opinions et solutions de tout le monde.
• Afin que les employés se sentent reconnus et impliqués
• Pour aider les employés à se développer professionnellement

Quels sujets aborder lors de l’évaluation?

Voici en rafale des sujets proposés, sans ordonnancement :

• Comment ça va? (s’intéresser à la personne)
• Comment se passe le quotidien?
• Parlons de tes derniers bons coups
• Objectifs de développement personnel/professionnel (basé sur motivation intrinsèque)
• Feedback avec des exemples et des faits
• Évaluation selon les valeurs de l’entreprise
• Axé sur les forces
• Développement des compétences (acquis et souhaité)
• Aspirations professionnelles
• Satisfaction dans le poste
• Rémunération
• Besoin de support de la part du gestionnaire
• Besoin de formation, outils

Comment répondre aux attentes de toutes les générations en entreprise?

L’exercice de ce kolabz créatif était de lister des idées créatives de mobilisation et d’indiquer BB, X, Y, Z selon les générations à qui serait adaptée l’idée. À noter que les études sur les générations peuvent utiliser des années différentes. Voici ce que nous considérons comme années significatives pour le début et la fin des générations :

• Baby-Boomers (BB) : 1946 à 1964
• Génération X : 1965 et 1980
• Génération Y : 1981 – 1994
• Génération Z : 1995 – 2010
• MG : adaptées à toutes les générations

Quelques idées énoncées et classées par les participants :

• Bonus à la signature (MG)
• Évolution de carrière latérale (Y, Z)
• Sondage à tous les employés (tous les 3 mois) pour assurer une communication et mobilisation continue et avoir leurs idées et commentaires (Y, Z)
• Compte santé et bien-être pour permettre aux employés de personnaliser leurs dépenses (MG)
• Assurances complètes et compétitives (MG, mais surtout générations X, Y, BB)
• Offre de télétravail hybride (MG) 
• Télétravail à l’international – 2 semaines/an ou plus (Y, Z)
• Présentiel 1 jour par semaine au bureau
• Faciliter la conciliation des horaires pour les jeunes parents et pour les personnes qui s’occupent de leurs parents : horaire comprimé, temps partiel, horaire flexible au début et à la fin de la journée – (X, Y)
• 1 vendredi après-midi sur 2 en congé (pour assurer un roulement), reprend les heures dans la semaine – tout l’année (MG)
• Comité Santé bien-être – (MG)
• Activités sociales sur l’heure du lunch – (BB, X)
• Activités en dehors du travail (MG)
• Activités teambuilding : Soirée jeux de société (Y, Z), Go Kart (Z), Activité de mixologie (Z), Soirée game de hockey (MG), Souper cabane à sucre (MG), Soirée bowling (MG)
• Sucreries au bureau (MG)
• Dîner repas-partage sur l’heure du diner (MG)
• Rallye pédestre (Y, Z)
• Activité plein air (pêche sur la glace) (Y, BB)
• Tournoi sportif (Z, Y)
• Jeu d’évasion (Z)
• Activités à but environnemental ou social (Y, Z)
• Concours costumes d’Halloween (Y, Z)
• Atelier de cuisine (Y, Z)
• Séminaires d’entreprise (MG)
• Journées de congé personnelles (MG)
• Possibilités de vacances anticipées (Y, Z)
• 5 jours congés mobiles payables à la fin de l’année si non pris
• Programme de mentorat (BB)
• Faire des 1-on-1 employé/gestionnaire (MG)
• Pratiquer la reconnaissance au quotidien (MG)
• Plan d’augmentation tous les 6 mois pendant 2 ans
• Processus A&I: interactions avec d’autres départements (MG)
• Barista au bureau (MG)
• Échange de cadeaux (MG)
• Service personnalisé pour le soutien psychologique (MG)
• Programme de reconnaissance : 1-5-10ans, etc (MG)
• Programme de reconnaissance verbal et monétaire (MG)
• Offrir les formations continues (MG)
• Programme spécialisé pour les proches aidants (X)
• Rabais forfaitaire traiteur (MG)
• Programme de développement des compétences (X, Y)
• Réaménagement des espaces de travail (MG)
• Programme de télémédecine (Y)
• Entente corporative pour obtenir des rabais (MG)

Vendre ce qui rend l’entreprise unique

Les différents moments où il est pertinent de vendre vos éléments distinctifs sont : dans les affichages de poste, lors des entrevues, sur votre page carrière, lors de l’accueil et intégration et plus encore! Notons que tous ces éléments peuvent être également relayé sur vos médias sociaux!

Parmi les réponses les plus créatives de nos participants sur ce qui rend les entreprises uniques, on retrouve :

• Une employée pour qui sa maison est passée au feu s’est fait offrir 1 semaine de vacances payée sur le coup + 500$ de vêtements corporatifs pour la dépanner
• Les ligues sportives
• BBQ tous les vendredis
• Journée carrière dédiée à l’interne (propager le dialogue carrière)
• Entrevue de départ : poser la question « de quoi vas-tu le plus t’ennuyer? »

Comment personnaliser l’expérience employé de façon créative?

Parmi les réponses les plus créatives pour personnaliser l’expérience employé de ce kolabz créatif, on retrouve :

• L’employé peut choisir 2 jours par année à aller voir 2 autres départements durant une journée chacun
• Questionner l’employé sur l’équipement supplémentaire qu’il souhaiterait avoir pour être productif
• Comité « connexion » qui organise des activités
• Sondage hebdomadaire sur la charge de travail
• Temps de récupération payé sur les heures de travail
• Célébrer les mauvais coups pour réduire la culture de performance
• Créer des activités où les employés partagent leur passion
• Semaine de 4 jours – 35 heures, payé 37,5h
• 1 jeudi sur 2 les gestionnaires font des crêpes
• Budget pour un cadeau d’anniversaire de naissance (50-100$)
• Offrir des choix de cadeaux à nos employés : du matériel, des cartes cadeaux ou du temps de congé

Comment préparer tes vacances en tant que RH ou gestionnaire?

Parmi les réponses les plus créatives sur comment préparer ses vacances, on retrouve :

• Prendre la décision si je réponds, je traite le dossier ou si je le délègue
• Bien préparer mon retour avec des blocs de temps sans réunion
• Se donner le droit de prendre du temps à notre retour pour répondre aux courriels
• Gérer les attentes : délai de réponse inscrit au courriel d’absence
• Télétravail la 1ère journée de retour de vacances
• Se trouver un remplaçant dans l’équipe et lui donner les accès informatiques requis
• Définir les urgences pour les contacts directs
• Gérer les attentes des gestionnaires par rapport aux restant de l’équipe
• Message automatisé à l’interne avec plus de détails sur les personnes à contacter

Se démarquer dans son accueil et intégration

Voici quelques-unes des réponses sur les moyens de se démarquer lors de l’accueil et l’intégration :

• Envoyer un courriel de félicitations des membres de l’équipe suite à la confirmation d’embauche : “on a hâte de te voir!”
• Envoi d’une carte de bienvenue par la poste avec signature et mot de tous les membres de l’équipe
• Appel téléphonique pour donner toutes les informations concernant le premier jour
• Inclure des rencontres de suivi « discussions plaisantes » avec les nouveaux collègues
• Offrir un kit de sensibilisation aux réseaux sociaux et à la sécurité informatique
• Personnaliser l’écran d’accueil
• Payer le transport pour éviter le stress du stationnement lors de la première journée
• Laisser la recrue choisir le restaurant pour son lunch de bienvenue
• Ajouter le nouvel employé sur LinkedIn (gestionnaire et membres de l’équipe) et lui envoyer un message par ce biais
• Présenter le nouvel employé au reste de l’équipe via ses réponses à un questionnaire drôle créé en amont
• Imager l’intégration avec une image de casse-tête
• Avoir un buddy technique et une marraine culture
• Avoir une page dédiée au onboarding sur l’Intranet (culture d’entreprise)
• Liste de multiples questions pour favoriser les échanges entre collègues : chaque collègue devait aller poser une question à la nouvelle recrue pour apprendre à la connaître et aller à sa rencontre. Partage des réponses dans Trello pour une visibilité par tous
• Inviter la recrue à des événements de l’entreprise avant le premier jour de travail
• Contexte de nouveaux employés immigrés :
  • Sensibiliser les employés (recrues et actuels!) à ce que les migrants peuvent vivre
  • Aller les chercher à l’aéroport à leur arrivée
  • Accompagnement pour trouver un appartement locatif
  • Liste de ressources culturelles de la région
  • Lien direct avec une personne ressource

Les façons originales de reconnaître tes employés

Parmi les réponses les plus créatives sur les moyens de reconnaître les employés, on retrouve :

• Journées de congé supplémentaire : 1 (5 ans); 2 (10 ans); 3 (15 ans); 4 (20 ans) 5 jours (25 ans et +)
• Bons coups hebdomadaires et mensuels
• Rétroaction des clients sur les téléviseurs de l’entreprise
• Cadeaux pour les enfants à la fin des classes et aux fêtes
• Souligner les années de service par la livraison d’un dessert familial à la maison
• Repas offert selon une thématique choisie par l’employé
• Quand un employé part en congé de maladie, on offre une semaine de traiteur
• Tirage de 5 journées de congé à Noël
• Activité de reconnaissance avec conjoints invités pour les 15 ans, 20 ans et les retraités
• Bourse d’études ou remboursement de frais de scolarité
• Stationnement gratuit pour l’employé de la saison
• Chaîne de reconnaissance entre les pairs
• Jeudi crêpes pour tous
• Montant annuel pour le bien-être
• Tirage de billets de spectacle
• Babillard avec une pile de post-it + concours mensuel parmi les nommés
• Demander aux employés leur talent pour que les employés qui ont leur anniversaire puisse choisir parmi ceux-ci. Par exemple tricoter une paire de pantoufles, dessin, cuisiner, etc

Tendances RH : les IN & OUT en 2023

Dans ce Kolabz créatif, voici quelques initiatives proposées pour bonifier les processus RH afin de mieux correspondre aux tendances actuelles et se démarquer. On retrouve 5 catégories :

Les enjeux de communication interne en entreprise

Nous avons demandé aux participants de lister les sujets à communiquer aux employés. Voici quelques-unes de leurs réponses :

• Nouveaux projets 
• Bons coups 
• Bonnes pratiques internes
• Situations particulières (p.ex. congé de maladie) 
• Nouvel horaire 
• Choix de vacances 
• Mises à jour des politiques internes 
• Avis d’ouverture de poste à l’interne 
• Sondage  
• Avis d’embauche et de départ, anniversaire (naissance et ancienneté) : Teams, courriel, babillard 
• Planification stratégique annuelle 
• Événements à venir
• Nouvelles selon l’actualité 
• Changement aux avantages sociaux
• Vacances des collègues
• Informations générales (rénovations du bureau, déneigement) 
• Changement organisationnel

Comment parler de sa marque employeur sur le web

Dans ce kolabz créatif, les équipes devaient lister des thématiques de marque employeur à publier sur le web et spécifier le média utilisé pour chaque thématique. Les participants en ressortent trois grandes catégories de médias : le site web (incluant la page carrière), Facebook-LinkedIn & Instagram-TikTok.

Transformer les départs d’employés en opportunités

Dans cet atelier où les participants devaient exprimer les raisons de départs de leurs employés, nous leur avons également demandé de trouver des façons de transformer chacune de ces raisons en opportunités. Voici le résultat :

Conclusion

Que retenir de ces magnifiques idées? Que vous devez d’abord penser à votre contexte! En effet, le secret de la réussite est dans la cohérence. Tout doit être adapté à votre entreprise, votre style, vos employés et votre stratégie!

Tous ensemble, collectivement, faisons du Québec un meilleur endroit où travailler.

Finalement, un merci chaleureux à tous nos participant(e)s de chaque kolabz créatif 2023 pour votre apport dans les échanges, ainsi que ces magnifiques idées. Ensemble, nous contribuons à faire évoluer notre succulente profession!

Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M.Sc.

Envie de participer au prochain Kolabz créatif?

Bonne nouvelle : l’initiative de kolabz créatif se poursuivent en 2024. Tous les sujets et dates sont sorties du four, allez-vous inscrire!

L’article Kolabz créatif : Initiatives RH de nos abonnés est apparu en premier sur Kolegz.

Certains de ses employeurs sont nos clients actifs ou passés, mais d’autres sont des abonnés à nos réseaux sociaux. Une chose est sûre : il y a de la variété dans les entreprises au Québec! Le métier de professionnel en ressources humaines est de plus en plus valorisée et nous sommes très fiers de mettre en lumière ces équipes qui peuvent parfois être dans l’ombre.

Bonne dégustation!

Ville de Boisbriand

Comme c’est mentionné d’y aller en quelques mots, nous avons décidé d’y aller « short and sweet » (jeu de mot drôle avec le thème de Kolegz hihi). Nous sommes l’équipe RH la plus cool du Québec non seulement parce qu’on est 10 femmes fortes, compétentes et complémentaires, mais surtout parce qu’on prend soin les unes des autres et qu’on a du plaisir à travailler ensemble. Nous avons décidé de choisir une photo avec nos animaux « Totem » suite à une activité de cohésion d’équipe. Pour chacune des membres de l’équipe, nous avons choisi une carte « animal » qui évoque une force ainsi qu’une carte qualité. Vous ne trouverez pas meilleure équipe ailleurs ;). Au plaisir de collaborer avec Kolegz en 2024 !

A&D Prévost inc.

Équipe dynamique et audacieuse prête à relever des défis de croissance, de mobilisation et de dotation tout en maintenant de la rigueur. Multidisciplinaire, l’équipe se complète à merveille pour offrir une diversité et une disponibilité pour un service RH accessible.

Aleanza Recrutement durable

Faire son travail sérieusement, en ne se prenant pas au sérieux, c’est nous! Aucune initiative du club social n’est mise de côté, aucune solution n’est trop innovante, aucune raison de se différencier ne sera écartée.

Barricad Fiscalistes inc.

Mon équipe est la plus cool équipe RH du Québec (je suis même prête à dire au monde), car elle comprends 3 femmes avec des compétences complètement différentes qui, ensemble, forment le trio parfait. C’est toujours avec le sourire aux lèvres qu’on trouve des solutions ensemble pour affronter les divers problèmes RH qu’une entreprise peut traverser. Cerise sur le sunday, nous sommes tous à l’écoute l’une de l’autre pour se remonter le moral et traverser les moments plus difficiles ensembles. Bien entendu, pour former un trio d’enfer, on se devait de se faire accompagner par la meilleure firme RH au monde : Kolegz

Camp Richelieu Saint-Côme

Nous avons une équipe dynamique qui travaille autant sur le terrain que dans les bureaux. Nos employé.es encadrent des jeunes issus des milieux vulnérables et forment et encadrent le personnel pour offrir des vacances aux jeunes. L’équipe de gestion profite toutefois pour offrir une expérience de travail qui met de l’avant l’importance de l’implication sociale, le partage et le plaisir!

Centre de services scolaire des Draveurs

Notre équipe RH, c’est la coolitude incarnée au Québec! Engagée à fond, toujours prête à décocher une blague qui mettra un sourire sur le visage de chacun, rien de mieux que de remplir le bureau de son directeur de ballon, de confettis et d’un dragon gonflable!!! Une équipe qui sait travailler sérieusement sans se prendre trop au sérieux! Toujours à l’écoute, hyper dynamiques et capables de mettre de la bonne humeur même les jours les plus chargés! L’équipe RH du CSSD c’est une équipe innovante qui a à cœur de rendre un service exceptionnel aux employés.

CNHW

Une équipe qui s’entraide, qui est dynamique et qui s’assure du bien-être de tous.

Coffrages Synergy

Mon équipe est la plus cool des équipes, car nous sommes plus que des collègues, je les considère toutes comme des amies. Nous avons tellement de plaisir ensembles et je suis heureuse de pouvoir partager mon quotidien avec des femmes aussi inspirantes et colorées. Nous nous organisons des activités ensembles non pas parce que nous y sommes obligées, mais bien parce que nous nous apprécions du fond du coeur. Nous avons toutes la dent sucrée alors ce concours serait une merveilleuse occasion de pouvoir partager un délicieux dessert en bonne compagnie.

Faculté de médecine et des sciences de la santé – Université McGill

On est l’équipe la plus cool car on rit beaucoup! On mise sur les forces de chacun(e) pour mettre sur pied des initiatives cool dans l’organisation (Stay Interviews, co-développement, conversations de carrière, accueil et intégration des nouveaux employé(e)s basé sur la méthode kolegz et coffre à outil du nouveau gestionnaire). Aussi, on cherche à mettre sur pied des initiatives plus inclusives et de développement durable. Enfin, on fait du bénévolat auprès d’organismes pour redonner!

Groupe Morneau

Mon équipe RH, c’est la plus cool car même au 4 coins du Québec, on réussi à entretenir des liens qui sont rendu pratiquement familiaux ! L’équipe, c’est 50% nouveaux, 50% 10 ans d’ancienneté et plus, et ça, c’est tellement riche dans une équipe. On utilise les forces de chacun pour devenir meilleur au quotidien. On est fou, on s’aime, on grandit, on prend les coups durs et on se tient! J’ai débuté il y a 4 ans chez Morneau sans savoir à quoi m’attendre, et j’ai été surprise de trouver une 2e famille plus grande que nature! Je vous aime.

Groupe RDL

Parce que nous sommes toutes des personnes humaines et authentiques.

Groupe Vision

Nous sommes une gang éclectique, diversifiée et passionnée. On travaille fort, comme des fous diraient certains, mais on le fait toujours dans le plaisir. On lit parfois qu’un bon leader doit garder une distance avec son équipe, ici on fait tout le contraire. On se supporte dans notre quotidien, on se raconte nos difficultés personnelles, on se comprend. Et on travaille tellement bien ensemble. En 6 ans, nous sommes passées de 5 à 14 membres et la dynamique continue de subsister. Les nouveaux embarquent dans notre craziness!

Hart Print

Je n’ai jamais eu une équipe RH aussi cool (On s’appelle Talent & Culture). Je n’ai jamais eu une équipe dans laquelle il y a autant de Love, de respect et de collaboration (même quand ils/elles se jouent des mauvais tours). Nous avons de magnifiques projets en cours et pour l’année à venir et ils/elle veulent tous.tes travailler sur les projets. C’est un beau défi à avoir et c’est super inspirant. On travaille tous les jours selon nos valeurs de Santé, Humain, Ardeur et Coeur et c’est basé sur ces valeurs qu’on supporte notre business et nos clients internes (nos Hart Printers ).

Héma-Québec

Notre équipe est la plus cool, parce qu’on a une super chimie ensemble. On ne fait pas que travailler ensemble, on fait des 5 à tard et on rit surtout beaucoup. Nous sommes devenus rapidement des amis et on s’aime beaucoup!

iA Groupe financier

Mon équipe est définitivement l’une des plus cools du Québec ! Et oui, j’ai volontairement choisie de dire « l’une des » car… j’ai une équipe très humble, ce qui en fait toute sa beauté, mais aussi très confiante pour en faire rayonner nos compétences. Notre centre d’expertise en acquisition de talents est un « safe space » pour plusieurs où la vulnérabilité, la créativité, les discussions de fond et l’amélioration continue sont à l’honneur. Certains pourraient dire que nous sommes une équipe « Toutski » par notre amalgame de compétences multidisciplinaires, moi je dirais que nous sommes la team Mini-Wheat (running gag interne), c’est-à-dire une équipe unie, complémentaire, avec des profils atypiques mais des valeurs et une vision en cohérence. Chacun des membres de cette belle équipe rayonne par son unicité et c’est ainsi que nous en sommes devenus une équipe si cool et solide!

Les Entreprises du Groupe Geloso

Notre équipe est la plus cool du Québec car elle est composée de personnes différentes mais complémentaires. Chacun d’entre nous a pour objectif de rendre les employés heureux! On fonctionne comme une famille, c’est ce qui fait notre force!

Logisphère

Nous sommes deux dans notre équipe; Emmanuelle Alain-Bilodeau et moi-même, Suzie Tapp. Toutes deux parfaitement complémentaires, nos personnalités pétillantes et sucrées font de nous des animatrices hors pair également! Nos activités RH sont reconnues comme étant pas plates du tout! Nous avons remporté récemment les Fidéïdes dans la catégorie RH-meilleures pratiques. Une reconnaissance absolument extraordinaire pour nous, étant nominés auprès de grands joueurs de l’industrie. Ce prix confirme que même en étant une petite équipe, la créativité et la bienveillance qu’on dégage peuvent nous mener loin! Notre passion se partage comme des bons beignes chauds!

Nature Action Québec

Parce que nous avons à coeur de valoriser la fonction RH. Parce nous sommes engagés et dévoués à nos équipes d’employés et notre organisation. La collaboration, l’entraide et la persévérance sont les valeurs fondamentales de notre équipe. Nous aimons faire plaisir et offrir des moments de célébration a nos équipes.

Réal Huot Inc.

On a toujours des nouveaux projets et on se complète bien!

Réseau Fix/Mondofix

On est une équipe dynamique qui se complète bien – différentes personnalités, même but commun! On est créatives et on essaie continuellement de trouver de nouveaux moyens de faire plaisir à nos employés. Finalement, on est inclusives et on est toujours prêtes à aider!

SAQ

On collabore super bien! On est dynamiques! On est agiles et ouvertes aux idées nouvelles et out-of-the-box! Et très passionnées de l’humain!

Sintra

Notre équipe est définitivement la plus cool du Québec! Pourquoi? Parce qu’on est toujours là pour les autres, disponibles et à l’écoute. L’entraide fait partie de notre quotidien. Notre équipe c’est un safe space, on peut rire, pleurer, être fâchés ensemble. Mais surtout, c’est l’une des équipes les plus travaillantes, curieuses, créatives ayant le goût de se dépasser à tous les jours.

Solution BI Canada

Mon équipe est la plus cool, car on l’a construite ensemble from scratch. On l’a mis à notre sauce et surtout en impliquant le plus possible les employés pour qu’on soit accurate dans notre offre. On est les HR Sisters, toujours là l’une pour l’autre dans les moments challengeants (foutu covid) mais autant pour célébrer nos victoires.

Taxelco

Nous sommes jeunes, très motivés et très créatifs. J’ai rejoint l’entreprise et depuis quelques semaines déjà, nous avons fait une multitude d’activités, avons décoré, avons amélioré plein de processus, etc.

Ville de Saint-Bruno-de-Montarville

On sait avoir du plaisir tout en travaillant.

Conclusion

Merci à toutes les entreprises qui ont participé à ce concours! Vous pouvez être fiers de vos belles équipes de ressources humaines. Nous avons également une pensée pour toutes ces personnes qui gèrent le département RH en solo. Continuez de faire rayonner la profession et de prendre soin de vos employés :).

Envie d’un autre cerveau créatif pour collaborer avec votre équipe?

Contactez notre équipe de spécialistes RH dès maintenant!

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Il existe plusieurs méthodes, mais l’une d’entre elles est l’organisation d’activités de Team Building (activités de consolidation d’équipe).

Après avoir analysé en profondeur ce concept et en explorant ses diverses facettes avec nos clients, il est maintenant clair pour nous que le Team Building n’est pas seulement une activité récréative, mais plutôt un investissement stratégique pour favoriser la croissance et le succès durable d’une entreprise.

Voilà pourquoi nous vous proposons quelques types d’activités qui sauront rehausser la mobilisation de vos employés. D’abord, on vous explique d’où vient le Team Building et son utilité.

Pssst! Envie de lire directement les idées d’activités? Cliquez ci-dessous pour accéder aux sujets qui vous intéressent :

• Qu’est-ce que le Team Building?
• Pourquoi est-ce utile?
• Des idées concrètes d’activités pour mobiliser vos employés
• Les critères de succès dévoilés afin que la « crème fouettée reste fouettée »!

Qu’est-ce que le Team Building ?

« Le Team Building, en français : « renforcement d’équipe » ou « consolidation d’équipe », est une méthode qui est apparue aux États-Unis au début des années 1980 et dont l’objectif est le resserrement des liens sociaux au sein d’un groupe de personnes appartenant à une entreprise ou à une institution. »

La cohésion d’équipe, c’est une histoire de chimie. Comme en pâtisserie, c’est le mélange de divers ingrédients qui fait lever le gâteau!

Quelle est l’utilité du Team Building ?

Que ce soit par des activités pour mobiliser les employés ou en actionnant d’autres leviers de la mobilisation, il n’en demeure pas moins que le fait de mousser la cohésion dans une équipe génère des impacts positifs.

Voici quelques avantages du Team Building :

• Faire connaissance avec ses collègues et mieux les connaître
• Faciliter les communications et la collaboration de l’équipe
• Consolider les liens entre les personnes
• Créer un sentiment d’appartenance envers l’équipe et l’organisation
• Améliorer le niveau de sécurité psychologique des employés
• Favoriser l’éclosion d’idées créatives et innovantes
• Stimuler l’intelligence collective
• Sortir du cadre professionnel plus formel

Le Team Building est la jonction de différents leviers de la mobilisation : relation avec le gestionnaire, relation avec les collègues, sens au travail, soutien social, etc. Il joue un rôle de catalyseur pour favoriser la création d’un environnement de travail harmonieux, tout en renforçant les relations interpersonnelles entre les employés.

Des idées concrètes d’activités pour mobiliser les employés

Si vous êtes à la recherche d’idées personnalisées qui ont un impact long terme, voici quatre idées créatives :

1. Jeux d’équipe ludiques basés sur la psychométrie

La psychométrie, c’est du sérieux, mais heureusement, on peut aussi rendre ça le fun! Basé sur les profils psychométriques de l’équipe, il est possible de créer des jeux ludiques afin de mettre en évidence les personnalités et motivations de vos employés. Les exercices réalisés permettent à votre équipe de mieux comprendre ceux avec qui ils partagent leur quotidien et de développer des stratégies pour communiquer efficacement entre eux.

Conseil sucré des Kolegz : En accompagnant nos clients dans ce type d’atelier, nous avons pu constater la diminution des enjeux de communication interne en rendant la résolution de conflits ludique!

2. Activités sur-mesure créée selon l’ADN de votre équipe

Rien de tel qu’une activité développée spécialement selon votre ADN, vos rituels et vos anecdotes d’équipe pour créer de la chimie. Vous avez une anecdote d’équipe qui revient constamment? Utilisez-la et faites une activité d’équipe spéciale sur le sujet!

Prenons l’exemple d’une équipe qui mange beaucoup de popcorn. Naturellement, ils ont mis en place des « pauses popcorn » pour rassembler les employés de manière informelle. Dès que ça sent le popcorn à la cafétéria, ceux qui sont disponibles prennent un moment pour relaxer quelques minutes autour d’un beau grand bol. Vous comprendrez que le popcorn est donc emblématique pour cette équipe.

Conseil sucré des Kolegz : Leur prochaine activité d’équipe pourrait être inspirée de cet élément de leur ADN. Pourquoi ne pas louer une salle de cinéma pour y regarder un film? Ou encore y faire venir un conférencier! Ils pourraient également aller visiter une usine de production de popcorn (et en déguster!) ou même de s’évader dans un labyrinthe de maïs (là où le popcorn prend racine!). Nos clients et leurs employés adorent les activités qui ont une thématique en lien avec leurs anecdotes puisqu’elles leur font ressentir un sentiment de nostalgie agréable.

3. Activités qui visent à réaliser les rêves des employés

Connaissez-vous les rêves de vos employés? Savez-vous ce qui leur fait réellement plaisir? Savez-vous quelles types de reconnaissance les motivent le plus dans leur quotidien?

Il y a définitivement des liens à faire entre la réalisation de rêves et la cohésion d’équipe, et ce, principalement au niveau de la connexion d’humain à humain (cœur à cœur). Pour motiver individuellement vos employés et les mobiliser à agir collectivement, il est nécessaire d’établir une connexion sincère et authentique avec eux.

Plus on connecte avec leurs motivations profondes et que l’on s’intéresse à nos employés au-delà de leur rôle, plus on alimente positivement les moteurs de l’engagement. Rien de tel qu’un rêve réalisé pour toucher directement le cœur de vos employés!

La réalisation de rêves peut s’orchestrer de diverses façons, à des degrés différents et selon un budget défini. Voici quelques questions à se poser :

• Choisirez-vous de réaliser un rêve individuel, un rêve par direction ou même un rêve global d’entreprise?
• Quel sera le budget associé à la réalisation de ce rêve?
• Est-ce que le rêve sera pigé, voté, sélectionné pour son lien avec vos valeurs organisationnelles ou autres critères?
• Comment cette réalisation sera génératrice de mobilisation auprès de vos employés? Que pouvez-vous mettre en place pour mobiliser toute l’organisation autour de cet événement (ex. des activités préparatoires, un cycle de communication alléchant sur le sujet, des ateliers à des moments-clés pour garder l’intérêt)?

L’agence BMV située en France a créé une « boîte à rêves » pour ses employés. Chaque individu composant l’équipe a pu y déposer ses rêves et l’une des employées a gagné… une maison! Dans leur cas, la boîte à rêves a été un événement unique à l’occasion des 120 ans de l’entreprise.

 Conseil sucré des Kolegz : Dans le cas de votre organisation, il n’est pas nécessaire d’aller jusqu’à l’achat d’une maison pour vos employés! Cependant, il pourrait être intéressant de reprendre le concept de la boîte à rêves et d’en tirer un au sort chaque mois, chaque trimestre ou encore une fois par année au party des fêtes!

4. Les « expériences » ou sorties en équipe

Si vous souhaitez une formule clé-en-main, vous pouvez aller dans un lieu qui rejoint les intérêts de vos employés! Voici quelques idées :

• Go Kart, équitation, arbre en arbre
• Bénévolat en équipe
• Ateliers culinaires, pâtisserie, mixologie
• Chasses aux trésors et jeux d’évasion en extérieur
• Marche avec des alpagas
• Atelier de percussions
• Cours de danse
• Activité artistique, création collective
• Si vous demeurez sur votre faim, notre partenaire Amélio a répertorié plusieurs autres idées d’activités intéressantes

À travers les années, l’offre d’activités de Team Building s’est multipliée. Les activités prennent diverses formes, allant des activités ludiques, culturelles et sportives, à des activités axées davantage sur les forces et enjeux spécifiques des organisations.

Pour que la « crème fouettée reste fouettée »

Pour qu’une activité de Team Building soit réellement fructueuse, elle doit tenir compte de plusieurs facteurs clés.

Premièrement, assurez-vous de connecter l’activité à vos valeurs d’entreprise, aux préférences de vos employés et/ou à votre ADN organisationnelle. Plus l’activité est personnalisée, plus elle aura un impact concret.

Aussi, l’activité doit avoir un objectif spécifique sous-jacent, comme par exemple, l’amélioration de la communication, le fait de mousser la collaboration entre les personnes ou de donner plus de reconnaissance.

Au-delà « d’avoir du plaisir en équipe », l’activité sera encore plus charnière si elle est en cohérence avec votre réalité.

L’activité se doit aussi d’être inclusive pour permettre à chacun de participer de manière égale et sans exclusion. Par exemple, si l’activité nécessite une très grande forme physique alors que votre équipe est plutôt du type : « marche de détente », ce n’est peut-être pas le choix idéal pour conserver le volet plaisir de l’activité.

Finalement, en plus des activités de consolidation d’équipe ponctuelles, la création de liens interpersonnels entre les employés doit se vivre au quotidien. Contrairement à un dicton bien connu, en cohésion d’équipe « une fois DOIT devenir coutume! ». L’importance réside donc dans la mise en place de pratiques organisationnelles qui permettent de resserrer les liens en continu.

Conclusion

Le Team Building se révèle être un levier indispensable pour mousser la cohésion, la collaboration et l’efficacité au sein des entreprises. Il est cependant crucial de garder à l’esprit que le succès de telles activités ne repose pas uniquement sur leur originalité ou leur caractère isolé, mais sur la manière dont elles s’intègrent au quotidien.

L’importance accordée à la création de liens durables et profonds entre les membres de l’équipe demeure le facteur déterminant pour une véritable cohésion organisationnelle, et par conséquent, pour le succès à long terme de l’entreprise.

Article rédigé par : Sara-Christine Rousseau, MGP, CRHA

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De la perspective de l’employé, il a été démontré que les jeunes générations ont soif de progression et d’apprentissage alors que d’une perspective organisationnelle, les entreprises ont tout intérêt à développer le talent de leurs équipes pour atteindre leurs objectifs.

Lorsque l’on demande aux générations Y et Z de prioriser leurs attentes pour un travail satisfaisant : « la possibilité de se former, de progresser, ou d’obtenir plus de responsabilités professionnelles » fait partie du top 3 des éléments les plus importants à leurs yeux.

Ajoutons cela à la quête de sens qui est source de questionnement profond sur l’intérêt que les employés portent à leurs tâches et vous avez la recette parfaite qui vous prouve que le développement des carrières doit être une priorité en entreprise.

D’ailleurs, avez-vous déjà réalisé que le développement des compétences et des carrières est une initiative concrète pour soutenir vos objectifs de développement durable (ESG)? Vous êtes surpris? En fait, c’est que la formation, l’enrichissement des tâches, le développement de compétences et la mise en action de savoirs (faire et être!) sont tous des leviers qui nourrissent l’individu dans une perspective sociale et sociétale. C’est ainsi que vous actionnez concrètement le fameux S dans ESG.

Les éléments de développement de carrière qui se sont démarqués lors du Congrès RH

Voici des éléments qui ont retenu notre attention sur la thématique du développement de carrières pendant le Congrès RH. Cela répertorie des idées qui font ou ont fait la différence pour les conférenciers présents.

1. La simplicité d’une matrice de dialogue carrière chez Poches et Fils

Poches & fils reconnu pour son humour et son mantra de ne pas se prendre au sérieux sait quand il est nécessaire de l’être. Lors d’une courte conférence offerte au Salon Solutions RH, le fondateur Anthony Vendrame partageait que le fond de la démarche demeure sérieux.

Dans le cas spécifique du développement de carrière, l’entreprise montréalaise a implanté une discussion mensuelle entre le gestionnaire et ses employés. Sans grande fioriture, une matrice simple est proposée comme base de discussion aux employés : deux axes pour positionner ses tâches soit : 1- « j’aime à je n’aime pas » et 2- « je suis bon » à « je ne suis pas bon ».

Le duo qui discute se retrouve donc avec 4 cadrans sur lesquels des actions peuvent être prises :

• « J’aime » et « je suis bon » : 80% de tes tâches devraient se retrouver ici
• « J’aime » et « je ne suis pas bon » : besoin de formation
• « Je n’aime pas » et « je suis bon » : Y a-t-il un compromis à faire ici? On les garde ou peut-on les déléguer? Former quelqu’un d’autre?
• Les « j’aime pas » et « je ne suis pas bon » : peut-on limiter ces tâches?

Parfois, les meilleurs outils sont les plus simples!

2. Réfléchir à son « pourquoi » (son why) pour trouver le sens au travail

La prémisse de base des conférencières de l’Académie des leaders d’impact était que des employés qui ressentent un sens à leur travail sont des employés productifs. Réel outil de fidélisation et de mobilisation, la présence de sens au quotidien est un ingrédient à avoir dans sa poche si vous souhaitez éviter des départs et même des mises à pied!

Puisant sa source dans la motivation intrinsèque, comment les employeurs peuvent-ils activer ce levier? S’il est vrai que l’employeur n’a pas de pouvoir sur la motivation intrinsèque, il est possible d’outiller ses employés à la connaissance de soi en proposant des activités de réflexion et des questions d’introspection.

Il est également à votre portée de favoriser la déconnexion hors des heures de bureau (pour préserver l’énergie!) et de jauger la performance attendue.

• Encouragez-vous la culture de performance du toujours plus, toujours mieux?
• Est-ce que vos actions contredisent votre discours?

Bien que vous soulignez l’importance que vos employés prennent soin d’eux, il se peut que votre entreprise prône une culture de performance de manière inconsciente : par exemple en n’ayant aucune règle de déconnexion, que les gestionnaires ne prennent pas de vacances et que la productivité soit récompensée. Un dernier levier pour encourager la quête de sens est de favoriser les connexions humaines. L’humain a besoin des autres pour se connecter, se développer, s’épanouir.

3. La contribution des mentors dans la vie professionnelle de Farah Alibay

Forte d’un parcours d’immigration prenant naissance à Joliette, avec des ancêtres natifs de l’Inde et ayant grandi à Madagascar, Farah Alibay est aujourd’hui l’ingénieure responsable des systèmes de vol pour le télescope SPHEREx à la NASA. Quand elle parle de son parcours professionnel, ce qui l’a le plus marqué ce sont les gens. Les gens qui individuellement ont eu un impact significatif sur ses prochaines étapes.

Elle souligne l’importance d’un mentor dès l’université qui a vu en elle la capacité d’aller à Cambridge alors qu’elle ne considérait même pas l’institution. Ensuite, elle détaille l’apport de son mentor de stage qui l’a présenté à plein de gens à la NASA, qui a nourri des connexions humaines par le cœur et non pas obligation.

Enfin, elle partage également la contribution du superviseur dans l’équipe où elle a failli tout lâcher. Cette expérience négative était empreinte d’intimidation et de sexisme. Lorsqu’elle s’est décidée à aller en parler à son superviseur, elle a commencé avec la phrase : « je sais que c’est niaiseux, mais je vis de l’intimidation et du sexisme, je ne trouve pas ma place ici ».

Son superviseur a alors fait LA chose qui fait que Farah Alibay est encore à la NASA, il a répondu ceci : « je te crois, je comprends et on va trouver quoi faire ». À ce moment, ce superviseur ne savait pas quel serait son plan de match, mais il a écouté son employé, il a validé son expérience et lui a passé le message que ce qu’elle vivait était inacceptable.

S’en sont suivi plusieurs initiatives organisationnelles qui ont mené à un changement d’équipe et aujourd’hui Farah Alibay s’épanouit dans une équipe qui l’accueille comme elle est. Aujourd’hui, elle n’a plus à brûler de l’énergie à inhiber qui elle est, elle prend sa place et aime ce qu’elle fait.

L’apport de ces individus dans sa vie a permis à Farah Alibay de se rendre où elle est aujourd’hui. On entend souvent l’importance d’un réseau et l’importance d’un gestionnaire en entreprise. Cette histoire nous démontre que l’étape charnière du début de carrière est aussi importante que l’évolution globale d’un employé dans votre entreprise. Prenons soin d’eux et prenons soin de la sécurité psychologique qui est vécue dans nos équipes.

Conclusion

En bref, pour atteindre un objectif de développement de carrière chez vos employés, il est vrai que la recette peut sembler être réservée aux experts, mais rassurez-vous il y a des versions pour les plus petits appétits.

Débutez par l’élaboration d’une vision commune d’où vous souhaitez amener vos employés afin de vous donner une direction claire. Ensuite, établissez des objectifs précis qui cascaderont en actions et donc en un plan concret avec des acteurs à impliquer et des échéances.

Finalement, les RH n’ont pas à gérer ce projet en solo, les gestionnaires et les employés ont également un grand rôle à jouer dans le développement professionnel. À chacun son rôle!

Cet article ne serait pas complet sans prendre le temps de souligner la qualité du Congrès RH 2023. Tout de l’organisation, en passant par la qualité des intervenants et de l’équipe de bénévoles ont été soulignés par notre équipe comme faisant partie d’un succès retentissant. Bravo et merci à l’équipe de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés de nous avoir permis de faire partie de ce Congrès. Merci à tous ceux qui sont venus nous voir au kiosque au Salon Solutions RH également. On se dit à l’an prochain?

Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M.Sc.

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Il faut plus que des avantages sociaux innovants pour personnaliser votre expérience employé. Cependant, c’est la part du gâteau de la personnalisation qui est la plus facile à cuisiner à court terme. Sachant que les avantages sociaux peuvent être coûteux, vous avez tout avantage à vous assurer qu’ils soient appréciés et utilisé par vos employés!

Comment savoir de quoi les employés ont besoin?

La première étape pour personnaliser les avantages sociaux, c’est de s’intéresser à ceux qui ressentiront le plus d’impact suite à leur implantation : les employés. Si on revient à la base, l’objectif des avantages sociaux est d’offrir des avantages (incitatifs) à vos employés. Or, comme on le dit souvent chez Kolegz : « vous n’êtes pas votre persona », vous ne devriez donc pas magasiner les différentes offres en vous fiant uniquement à vos propres goûts. Vous pourriez créer des déceptions et y perdre de l’argent.

Pour consulter vos employés, vous avez plusieurs options : discuter avec eux, les sonder, créer des groupes de travail ou encore des persona.

Vous croyiez que les persona étaient réservés à l’expérience candidat? Eh bien non! Ils sont tout autant utiles dans une démarche d’expérience employé!

Nous avons récemment accompagné un client du réseau municipal dans la création de persona afin de soulever les besoins réels des employés. La démarche consistait à sonder les 280 employés pour comprendre leur réalité et ainsi créer des persona.

Notre client avait une idée de ce que les employés souhaitaient le plus voir mis en place, mais à la lumière des résultats, il a été surpris des différences entre les départements. À terme, l’organisation a pu faire des choix éclairés afin de répondre aux besoins réels des employés et de s’assurer de faire de bons investissements.

Offrir le choix : les avantages sociaux à la carte

Offrir de la flexibilité en entreprise est souhaité tant par les employés que les employeurs. Or, toutes les entreprises ne peuvent pas offrir le même niveau de flexibilité selon leur contexte d’affaires. Une option à envisager, accessible pour les PME tant que pour les plus grandes entreprises est d’offrir le choix des avantages sociaux aux employés.

Au-delà d’offrir 2 à 3 options de couverture d’assurance collective, il s’agit ici d’ouvrir le choix des types d’avantages sociaux afin que les employés les choisissent « à la carte ». Nous vivons dans une ère de choix : créer ton propre repas au restaurant, modifier ton café comme tu le souhaites, choisir tes chaînes de télé, choisir tes listes de lectures sur Spotify… les choix personnalisés sont partout.

Il y a plusieurs façons d’offrir les avantages sociaux innovants à la carte. Certaines entreprises choisissent de les gérer elles-mêmes alors que d’autres apprécient la présence de partenaires pour les administrer. Si vous vous retrouvez dans la deuxième catégorie, vous aimerez apprendre l’existence d’entreprises telles que Protexio et Tedy qui offrent tous deux la gestion des allocations budgétaires ou le remboursement de compte de dépenses en fonction de catégories/dépenses que vous jugez admissibles.

Si vous souhaitez gérer vous-mêmes les avantages sociaux à la carte, on vous présente deux façons de faire :

1. La PME qui offre une rémunération à la carte

Nous avons récemment travaillé avec une PME œuvrant dans les services professionnels qui n’a pas d’assurance collective. Pour se démarquer des compétiteurs tout en répondant aux besoins de leurs employés, ils ont modulé leur offre de rémunération à la carte sous la forme d’achats d’avantages sociaux.

En plus du salaire annuel de base, l’entreprise offre une prime annuelle (versée en deux versements : janvier et juin) à tous ses employés. Chacun peut choisir de faire ce qu’il veut avec l’argent tant et aussi longtemps que cela corresponde aux valeurs de l’entreprise :

• versement au REER ou au REEE
• achat d’assurance (vie, médicament, voyage, etc.)
• achat de congés supplémentaires
• achat d’équipement de bureau
• abonnement sportif
• don à une fondation

Ce sont toutes des options que les employés ont à leur portée.

Pourquoi cette entreprise est-elle inspirante?

D’abord, parce que les gestionnaires ne se sont pas arrêtés au fait que les avantages sociaux peuvent être coûteux pour une PME, ils ont trouvé une méthode qui fonctionne et qui est en accord avec leur budget! Aussi, parce qu’ils reconnaissent que les besoins de chaque employé varient selon leur réalité de vie qui peut évoluer à chaque année. Aucun employé n’a d’obligation de répéter le même choix annuellement et la variété d’options ratissent assez large afin que chacun y trouve son compte!

2. La moyenne entreprise qui offre un programme de rémunération variable à la carte

Dans cette entreprise qui œuvre dans les services TI, des avantages sociaux innovants sont offerts en plus d’une offre de congés multi-usages et de cotisation au REER pour tous les employés. Ces montants sont variables en fonction des années d’ancienneté. Or, si un employé préfère moduler le montant que représente cette offre, il peut choisir parmi la liste suivante :

• Congés multi-usages supplémentaires
• Versement au REER
• Achat d’équipement informatique
• Formation personnelle
• Compte santé
• Remboursement d’activité physique
• Frais relatif à l’immigration
• Don pour Centraide
• Tout recevoir en salaire

Pourquoi cette entreprise est-elle inspirante?

Parce que cet employeur a pris le temps de sonder ses équipes et de s’adapter à leur réalité. Plusieurs employés ont traversé l’Atlantique pour venir travailler chez eux.

L’offre de congés supplémentaires peut être intéressante pour les employés avec de la famille en région plus éloignée, surtout dans les pays qui ont un grand décalage horaire avec le Québec. Dans le même ordre d’idée, l’offre de rémunération à la carte peut permettre le remboursement de frais afférent à l’immigration!

S’inspirer des nouvelles tendances 

Il existe une multitude d’options pour offrir des avantages sociaux innovants. Il faut savoir que chaque entreprise a un contexte qui lui est propre : finances, stratégie d’affaires, culture organisationnelle. Les employés ont une réalité propre à eux : contexte de vie, réalité familiale, priorités, intérêts, etc. De plus, votre version d’être « innovant » n’est pas la même que celle de votre voisin!

Force est d’admettre que les employés préfèrent des avantages qui répondent à leurs besoins, beaucoup plus que des avantages innovants.

Voilà l’importance de personnaliser votre démarche et non pas d’innover à tous les coups. Vous aurez donc compris qu’il n’existe pas de recette magique à suivre (et comme disait Normand si ça existait, on l’aurait!). Cela dit, il peut être inspirant de savoir ce qui se fait ailleurs pour enrichir vos réflexions.

Voici donc quelques tendances d’avantages sociaux innovants en rafale :

• Offre de congés qui prend en contexte la réalité de proche aidance
• Bonification des primes de congé de maternité
• Remboursement de frais de vétérinaire pour les animaux de compagnie
• Programmes d’accompagnement pour réduire les problèmes d’insomnie
• Flexibilité d’horaire et de lieu de travail (semaine réduite, horaire comprimé, travailler hors Québec, tracances)
• Journées de bénévolat payées
• Vacances illimitées
• Heures de travail dédiées au sport à chaque semaine
• Remboursement ou allocation pour les effets scolaires
• Service de garderie de dernière minute
• Services professionnels : lave-auto à domicile, changement de pneus au bureau, traiteur, notaire, comptable
• Allocation pour la vie à la maison : embellissement de bureau à la maison, remboursement de frais Internet
• Offre de coaching et/ou formations pour l’enrichissement professionnel

Conclusion

Si votre offre d’avantages sociaux mérite un vent de fraîcheur et de modernité, vous avez tout intérêt à prendre les besoins des employés comme point de départ pour entamer vos réflexions. Encore mieux : impliquer les dans la démarche!

Finalement, n’essayez pas d’innover à tout prix, visez plutôt à répondre aux besoins réels des employés tout en étant cohérent avec votre mission et votre culture d’entreprise.

Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M.Sc.

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« Pour progresser je dois changer d’entreprise »

« Dans nos sondages de mobilisation, le score le plus bas est toujours relié au développement de carrière »

« Je ne sais pas comment je peux me développer ici, je ne sais pas ce qui existe dans l’entreprise pour soutenir mes ambitions »

Ce sont toutes des phrases que d’autres employeurs, comme vous, ont déjà entendues!

C’est vrai que la gestion des carrières peut sembler être un gros dossier en entreprise qui peut faire peur! Lorsque l’on souhaite bâtir ou moderniser son processus de développement des carrières, certaines réflexions et méthodes sont importantes à avoir. Pour cela, Kolegz s’est intéressé à différents outils concrets, ainsi qu’aux perspectives qu’offre la psychométrie en la matière.

L’une des mesures intéressantes, mais souvent sous-estimées est la mobilité interne, qui vise à combler les postes vacants avec les employés actuels.

Les ingrédients de base nécessaires à la recette de la mobilité interne

Avant tout, la mobilité interne doit faire partie de votre ADN, afin que tous travaillent dans le même état d’esprit. Si ce n’est pas le cas, certains de vos gestionnaires pourraient ressentir de la frustration et percevoir la mobilité interne comme un vol des talents de leur équipe.

Dans votre organisation, recruter à même votre entreprise est-il considéré comme de la compétition déloyale? Est-ce plutôt une opportunité pour tous?

Dans un deuxième temps, il est évident que pour entériner ce genre de démarche, il faut prendre le temps d’écouter les aspirations de vos employés pour les faire concorder avec vos besoins organisationnels.

Pour cette raison, vous avez tout intérêt à mener en amont un dialogue carrière avec vos employés. Cela leur démontrera l’importance que vous accordez à leur développement et les supportera aussi pour faire une introspection, ce qui n’est pas toujours facile avec le rythme effréné du quotidien.

On fait ça comment? Outre la fameuse question : « Où te vois-tu dans 5 ans? », que l’on pose en entrevue, des actions concrètes peuvent être mises en place afin de favoriser le développement des carrières de vos employés.

Dans votre organisation, les aspirations professionnelles de vos employés sont-elles connues par les gestionnaires et l’équipe des ressources humaines?

Qu’est-ce que j’y gagne en tant qu’employeur?

• Premièrement, la mobilité interne est pertinente financièrement pour les entreprises puisqu’elle permet de sauver certains coûts reliés à l’embauche (ex. les coûts de chasse de têtes).

• Les aspirations de vos employés peuvent faire progresser votre réflexion stratégique (et soutenir votre croissance!). Ces discussions peuvent mener à la création de postes non prévus. N’oubliez pas que la flexibilité en entreprise goûte bon, et que la personnalisation de l’expérience employé goûte encore meilleur!

• En choisissant un employé qui travaille déjà pour votre entreprise, vous réduisez le risque de mauvais « fit ». En effet, l’employé connait déjà votre mission, votre vision et les façons de faire de votre organisation. De plus, le fait qu’il ait déjà intégré vos votre culture et vos valeurs facilite l’entrée dans le nouveau poste.

• Une relation s’est bâtie au fil du temps, vous connaissez déjà les forces et les axes d’amélioration de cet employé. Vous savez donc quoi mettre en œuvre et comment l’accompagner pour qu’il ait du succès dans son nouveau rôle! Un lien de confiance déjà établi peut favoriser une discussion franche sur les besoins de chacun et les moyens pour y répondre. Ce n’est pas forcément le cas d’un nouveau candidat qui peut avoir tendance à se montrer sous son meilleur jour afin de vous plaire et ainsi obtenir le poste.

Et l’employé? En changeant de poste, il est gagnant lui aussi!

• Le fait de rester dans la même entreprise plait à de nombreuses personnes! En restant dans un univers connu, il y a moins d’énergie requise pour découvrir, apprendre et comprendre l’environnement de travail : les lieux, les collègues, la direction, les rituels et la culture d’entreprise lui sont déjà familiers.

• S’il aspire à obtenir des responsabilités ou des tâches différentes, vous lui permettez de ne pas avoir à choisir entre son développement de carrière et votre entreprise. Ce point est d’autant plus intéressant s’il est attaché émotionnellement à votre entreprise et qu’il s’y sent bien.

• Vous contribuez à réduire les démarches de recherche d’emploi souvent angoissantes et fastidieuses, ce qui n’est pas négligeable!

Qu’en est-il d’un employé démobilisé? Est-ce que la mobilité interne pourrait-être avantageuse?

La réponse est simple : OUI !

Évidemment, cela exige un contexte particulier, la première étape est d’analyser les notes au dossier ainsi que l’appréciation générale de cet employé.

Il se peut qu’un bon employé sur la mauvaise chaise ne rayonne pas à la hauteur de ce dont il est capable!

L‘histoire sucrée de l’un de nos clients

Je repense à un client qui avait un employé avec un grand potentiel de croissance dans l’entreprise, mais qui avait de sérieux enjeux de mobilisation. L’employeur voyait son potentiel, mais il était difficile à déployer étant donné les comportements sous-optimaux qu’avait cet employé.

Le client eut une discussion franche avec l’employé, permettant de mettre en lumière ses forces inutilisées. Il a pu ainsi découvrir une série de compétences importantes et recherchées pour un tout autre genre de poste (on parle de savoir-faire ET de savoir-être). L’employé a pris part à la démarche et ensemble, ils ont façonné un poste qui a fait converger les compétences de l’employé avec les besoins non répondus de l’entreprise. L’employé a rapidement trouvé ses repères et a aujourd’hui, il un rendement bien meilleur que dans son ancien poste.

Que retenir de cette histoire? Les employés sont rarement mal intentionnés. Chacun a des compétences qui gagnent à être développées et mises à profit. En ce sens, combler leurs besoins réels avec flexibilité peut être une véritable opportunité autant pour l’employé que pour l’employeur!

L’intégration des employés qui changent d’équipe : quelques conseils à garder en tête

Qui dit nouvelle relation, dit nouvelle intégration. Lors de la première journée de travail d’un employé qui arrive de l’externe, vous avez un beau processus d’intégration alors qu’ils ne connaissent rien de votre entreprise. Lors d’un changement de poste par mobilité interne, vous pourriez penser qu’il n’est pas nécessaire de refaire cet exercice. Or, vous avez tout à gagner à prendre le temps avec vos « anciens-nouveaux » comme vous le faites avec les nouvelles recrues.

• Célébrer : D’abord on vous encourage à prendre le temps célébrer le changement de poste, qui est une étape importante dans la carrière de l’employé.

• L’importance des détails : pensez à tous les détails auxquels vous feriez attention lors de l’accueil de nouveaux employés (accueil du premier jour, présentation de l’équipe, avoir tout son matériel, échanger avec le gestionnaire, assurer le confort, aller dîner avec eux, créer un parcours de formation, mentorat, coaching, parrainage, etc.). Certes, il se peut que l’intégration soit accélérée pour votre « ancien-nouveau », mais prenez tout de même le temps qu’il faut pour permettre que l’atterrissage se fasse en douceur.

• L’effet de nouveauté : le nouveau poste exigera l’acquisition et la mise à jour de certaines compétences, l’adoption de nouvelles habitudes et de nouveaux rituels, l’adaptation à la nouvelle équipe, etc. Aucun de ces éléments n’est à prendre à la légère!

Si vous pouvez vous le permettre, faites débuter la personne qui remplacera l’employé avant que ce dernier ne prenne ses nouvelles fonctions à temps plein. Ainsi, l’employé pourra former à temps partiel son remplaçant. Ce chevauchement de poste sera rassurant pour votre nouvel employé et garantira une meilleure continuité pour vous!

Évidemment, si plus d’un gestionnaire est concerné, invitez-les à regarder ensemble quels seraient les scénarios possibles avec l’employé. Gardez un dialogue ouvert!

Conclusion

La mobilité interne ouvre des perspectives d’emploi encore plus grandes pour vos employés, qu’elle soit verticale, horizontale, ou encore pour combler des postes dans différentes succursales ou à l’international.

En favorisant la mobilité, vous démontrez la confiance que vous avez envers vos employés ainsi qu’envers votre organisation. Vous envoyez un message fort :

 « Ici, nous avons ce qu’il faut pour que nos employés se développent au sein même de notre entreprise ». Vaut mieux qu’un employé change de département plutôt qu’il change d’organisation!

De plus, en termes d’équité, nous entendons trop souvent que le recrutement favorable aux candidats de l’externe. En utilisant le levier de la mobilité interne, vous prouvez le contraire!

Article rédigé par : Alexandra Bourgeois Guérin, CRHA, M.Sc.

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Pourquoi votre entreprise a-t-elle des enjeux de pénurie de main-d’œuvre? Est-ce uniquement la faute du marché actuel? Qu’avez-vous fait pour remédier à la situation? On vous résume les principales raisons pour lesquelles vous pourriez avoir du mal à trouver des candidats.

À haut niveau, il y a 2 grandes possibilités qui peuvent causer votre pénurie de main-d’oeuvre :

• Soit il s’agit d’un problème de mobilisation : vos employés ne sont pas satisfaits de leur emploi, alors ils agissent en détracteurs. Par exemple, ils peuvent parler négativement de votre entreprise en laissant des avis défavorables sur les sites d’emploi. Bien souvent, ils finissent par démissionner, ce qui nuit grandement à votre marque employeur et vous force à recruter encore et encore.

• Soit c’est une question de réputation : les candidats ne vous connaissent pas ou ont une mauvaise image de vous.

Pour vous expliquer le tout, dans la vidéo, nous avons utilisé l’exemple de notre ami Billy Biscuit, qui est un candidat et employé fictif.

Évaluons d’abord quelques causes de mécontentement qui pourraient pousser Billy Biscuit à quitter l’entreprise.

• Accueil et intégration : Durant son accueil, M. Biscuit ne s’est pas senti attendu et son arrivée a été mal organisée. Rappelez-vous qu’on n’a qu’une seule chance de faire une bonne première impression.

• Formation : Ensuite, il n’a pas reçu de formation, ou très peu. Billy se demande comment il peut être performant et se sentir compétent s’il ne sait pas ce qu’il doit faire. Billy peut se sentir livré à lui-même dans son travail.

• Rétroaction : Le gestionnaire de Billy ne le rencontre pas souvent pour lui donner de la rétroaction. La situation peut s’envenimer davantage, amenant Billy à se sentir de moins en moins mobilisé.

• Communication : Son gestionnaire a du mal à communiquer avec lui, il y a des conflits qui peuvent arriver autant avec lui qu’avec ses collègues. Avoir des difficultés dans ses relations interpersonnelles au travail peut être très stressant pour Billy.

• Évolution de carrière : Billy Biscuit aimerait évoluer dans sa carrière, mais l’équipe est trop concentrée à éteindre les feux du moment. Il se met alors à penser qu’il devra quitter l’entreprise pour évoluer.

• Fin d’emploi : Finalement, quand un employé démissionne ou se fait congédier, ce n’est pas le moment de le laisser tomber. Cela ne fera qu’accentuer vos enjeux de pénurie de main-d’oeuvre. M. Biscuit doit sentir qu’il part la tête haute et en bons termes. Rappelez-vous : on ne sait jamais quand on peut réembaucher un « employé boomerang »!

Maintenant, on va s’attarder à votre réputation. Qu’est-ce qui fait que les candidats ne vous connaissent pas?

• Persona candidat : Vous avez investi beaucoup d’argent en marketing pour attirer vos clients, mais très peu pour attirer des candidats. Or, ils n’ont pas le même « persona » et ce n’est pas le même public cible! Quand vous créez votre site web, pensez à vos clients, mais aussi aux candidats, comme Billy Biscuit, qui pourraient le visiter.

• Diffusion : Vous êtes absent des endroits où se trouvent vos candidats. Sont-ils sur les réseaux sociaux? Si oui, lesquels? Est-ce encore pertinent de publier un emploi dans votre journal local? Cela dépend de votre contexte bien entendu. Connaissez-vous leurs habitudes de vie pour savoir où et comment les trouver?

• Affichages de poste : Vous créez des affichages de poche plutôt que des affichages de poste. Vous parlez de vous en premier plutôt que de montrer à M. Biscuit ce qu’il gagne à travailler chez vous!

• Réseaux sociaux : Vous n’utilisez pas les algorithmes des réseaux sociaux en votre faveur. Il y a des façons très simples de gagner en visibilité sur LinkedIn, Facebook, Instagram et même TikTok. Développez les réseaux que vos candidats utilisent et pas seulement ceux que vous connaissez.

• Processus de recrutement : Votre processus de recrutement est trop long, vous mettez trop de temps à répondre à Billy Biscuit et vous ne communiquez pas avec les candidats rejetés. Chouchoutez chaque candidat, même ceux qui ne sont pas sélectionnés, parce que tout le monde qui est en contact avec votre entreprise peut devenir un ambassadeur de votre marque employeur.

Conclusion

Finalement, en raisons de la pénurie de main-d’oeuvre, les candidats disponibles sont moins nombreux qu’auparavant, c’est vrai. Toutefois, les études ont démontré que plusieurs employés comme Billy Biscuit seraient prêts à changer d’emploi cette année. GO! Soyez alléchant et prenez soin de vos employés!

Article rédigé par : Marianne Lemay

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Qu’on soit pour ou contre son utilisation, ce qui est le plus fascinant, c’est la rapidité avec laquelle l’outil a gagné en popularité. En seulement 5 jours, il a obtenu un million d’utilisateurs! À titre de comparaison, il a fallu plus de 3 ans et demi à Netflix pour en obtenir autant.

Que fait ChatGPT?

ChatGPT est un outil qui permet d’entrer une demande dans une barre de recherche (un peu comme Google) pour obtenir de l’information. Plutôt que de rediriger vers plusieurs sites web, il rassemble les informations les plus « pertinentes » et offre une réponse condensée de plusieurs sites web. Là où il devient encore plus intéressant, c’est qu’on peut lui demander de modifier la réponse avec des questions de plus en plus spécifiques. Ensuite, il bonifie sa réponse grâce à l’intelligence artificielle.

En ressources humaines, il permet de faire gagner du temps dans la création de textes pour les candidats et les employés ou encore dans l’élaboration de certaines politiques. D’ailleurs, on a eu beaucoup de plaisir à trouver ces 10 utilisations de ChatGPT pour les ressources humaines.

Dans cet article, vous retrouverez 10 cas d’utilisations, avec deux exemples chacun. L’un est une demande très vague et l’autre est une demande plus spécifique. Pour chaque cas, vous pourrez constater les forces et les faiblesses de l’outil.

ATTENTION! Aucun outil d’intelligence artificielle n’est infaillible, y compris ChatGPT. Les informations publiées après 2021 ne sont pas disponibles dans la version gratuite et certaines réponses ne sont pas toujours légitimes. Il est de votre devoir en tant que professionnel RH de valider que l’information est véridique en validant vos faits avec d’autres sources.

Pour aller directement au cas de ChatGPT qui vous intéresse, cliquez ici!

• Publications de recrutement sur les réseaux sociaux
• Messages de sourcing pour chasser des candidats
• Trouver des slogans de campagne de recrutement
• Rédiger un affichage de poste
• Obtenir des idées d’activités de team building
• Concevoir le brouillon d’une politique RH
• Communiquer des messages aux employés
• Statistiques pour convaincre la direction
• Construire des questions de rencontre 1-on-1
• Trouver des idées pour reconnaître ses employés

1. Publications de recrutement sur les réseaux sociaux

Nous avons demandé à ChatGPT : « Rédige une publication sur LinkedIn qui amène vers un affichage de poste de directeur des ressources humaines » et voici ce qu’il nous a proposé :

Pour personnaliser la publication et lui donner une touche sucrée, nous avons peaufiné notre demande : « Rédige une publication LinkedIn créative avec le thème des bonbons pour promouvoir un poste de directeur des ressources humaines à Montréal. Rends le texte court et très accrocheur » et voici sa proposition :

Constats

• Bravo au deuxième affichage de demander de « tagguer » des candidats potentiels!
• Lorsqu’on lui demande d’ajouter une thématique, ça peut devenir un peu « too much ». Il faudrait doser la quantité de références à la thématique.
• Bien que les textes soient bien écrits, il y a quand même quelques erreurs d’usage en français selon l’Office québécois de la langue française (OQLF). Par exemple, les points d’exclamation sont décollés du texte (comme en France) et certains titres ont des lettres majuscules : « Ressources Humaines » (comme en anglais).

2. Messages de sourcing pour chasser des candidats

Nous avons dit à ChatGPT : « Rédige un message de sourcing pour attirer un candidat dans un message privé sur LinkedIn. C’est pour un poste de directrice des ressources humaines » et il nous a suggéré ceci :

Pour dynamiser l’approche, nous avons demandé à ChatGPT : « Rédige un message de sourcing hyper accrocheur, simple et dynamique pour attirer un candidat en message privé sur LinkedIn. C’est un poste de Directrice des ressources humaines. Le texte doit comporter maximum 3 paragraphes et utiliser le thème des animaux. » et voici comment il a utilisé cette thématique :

Constats :

• Dans le premier texte, il y a une mauvaise traduction de l’anglais : « J’espère que ce message vous trouve bien ».
• Appeler les employés « nos animaux » n’est peut-être pas l’idée du siècle, tout comme le passage où on dit que le candidat fera rugir l’entreprise… Cela répond à la demande envoyée à ChatGPT, mais peut-être que ce ne sera pas bien perçu par tous les candidats.

3. Trouver des slogans de campagne de recrutement

Nous avons sollicité ChatGPT pour qu’il : « Trouve un slogan pour une campagne de recrutement afin d’attirer une directrice en ressources humaines » et voici le résultat :

Pour rendre le slogan plus personnalisé, nous avons ajouté des consignes à ChatGPT : « Trouve un slogan pour une campagne de recrutement afin d’attirer une directrice en ressources humaines. Il doit être inspirant, humoristique et utiliser le thème du cirque » et voici l’extrant à notre demande :

Constats :

• Dans le premier exemple, c’est un slogan qui ne marquera jamais les esprits. On a l’impression de l’avoir lu 1001 fois par le passé et il n’indique rien d’unique par rapport à votre entreprise.
• Dans le deuxième exemple, le message se démarque, mais c’est tout de même particulier de demander de diriger « avec style ». Le choix des mots ne représente peut-être pas le message que l’on souhaite faire passer avec ce poste.
• Dans le cadre d’un slogan, ChatGPT peut être une source d’inspiration intéressante, mais il demeure préférable de faire une démarche plus rigoureuse de marque employeur et représentative de votre ADN organisationnelle.

4. Rédiger un affichage de poste

Nous avons sollicité ChatGPT en lui mentionnant : « Écris un affichage de poste pour un directeur en ressources humaines » et voici l’affichage proposé :

Pour personnaliser l’affichage, nous avons écrit dans ChatGPT : « Crée un affichage de poste pour un poste de directeur en ressources humaines pour travailler dans une municipalité au Québec. Par contre, rends le texte audacieux et dynamique en utilisant le thème de la mer. » et voici la personnalisation proposée :

Constats :

• Le premier affichage est très classique. Si ChatGPT a réussi à le rédiger, c’est parce que la majorité des entreprises utilisent des textes similaires. Cependant, il manque d’unicité et ne se démarque en rien des autres affichages de poste.
• Pour le deuxième, les jeux de mots sont assez bien faits et il utilise la technique des sous-titres avec des textes plus spécifiques pour décrire les tâches. C’est une bonne pratique qui suit les tendances RH.
• Par contre, la structure reste assez classique, alors pour innover davantage, une firme qui propose des refontes d’affichages de poste pourrait être utile!

5. Obtenir des idées d’activités de team building

Nous avons utilisé ChatGPT afin qu’il nous : « Trouve 5 activités de team building » et voici les idées qu’il avait pour nous :

Nous avons précisé notre demande à ChatGPT et lui avons demandé : « Trouve 5 activités de team building pour des directeurs en ressources humaines qui recherchent des aventures hors du commun qui coûtent plus que 1 million chacune » et voici sa liste :

Constats :

• En plus de trouver des activités, il y a une petite description qui permet de mieux comprendre le jeu suggéré.
• Quand on entre un budget, ChatGPT prend la demande au sérieux! Il pourrait être judicieux d’inscrire une fourchette de prix recherchée pour mieux limiter les propositions générées par l’outil. Aller dans l’espace, c’est beaucoup plus qu’un million de dollars!

6. Concevoir le brouillon d’une politique RH

Nous avons demandé à ChatGPT : « Rédige une politique de vacances » et voici ce qu’il nous a rédigé :

Pour personnaliser la publication, nous avons demandé à ChatGPT : « Rédige une politique de vacances où les employés ont droit à 4 semaines payées par année. Le texte doit être rédigé avec un ton dynamique et marketing qui fait sourire les employés » et voici la proposition générée par l’outil :

Constats :

• ChatGPT peut rédiger des textes intéressants, mais le but des politiques est d’être clair, précis et succinct. Pour une politique, c’est beaucoup de texte qui n’amène pas de clarté à l’employé. L’utilisation de points de forme pour préciser certains éléments serait plus pertinent.
• Le côté « marketing » du deuxième message crée de l’engouement, il peut aider à concevoir non seulement la politique, mais surtout le message qui redirigera les employés vers la politique. Dans ce type de communication, il serait également intéressant de faire une comparaison avec la politique précédente pour que l’employé comprenne son évolution.

7. Communiquer des messages aux employés

Nous avons sondé ChatGPT pour planifier une annonce importante : « Annonce le congédiement de Billy Biscuit par courriel aux autres employés » et voici le courriel suggéré :

Pour plus d’humanité dans l’annonce, nous avons demandé à ChatGPT : « Annonce le congédiement de Billy Biscuit par courriel en y ajoutant une touche humaine, de douceur et d’encouragement. Recentre le message sur le fait que les employés actuels ne perdront pas leur emploi, » et voici sa version empreinte de bienveillance :

Constats :

• Le deuxième message est beaucoup trop romancé. Ne prenez pas ce message tel quel, il pourrait faire réagir vos employés! D’abord de dire tout de suite après une telle nouvelle que c’est le moment de : « réfléchir à la façon d’honorer son apport » et de demander aux employés « d’être plus engagés envers la mission » pourrait sembler un peu précipité.
• Le premier texte est intéressant, mais il ne faut pas trop en rajouter. Quand on parle d’un employé congédié qui a des compétences « exceptionnelles », cela peut sembler un peu hypocrite.
• N’oubliez pas qu’un congédiement se prépare en amont et que la stratégie de communication aux employés ne repose pas que sur un courriel. Adaptez vos stratégies de départ selon votre contexte.

8. Statistiques pour convaincre la direction

Nous avons demandé à ChatGPT : « Trouve 5 statistiques sur l’accueil et l’intégration des employés et cite les sources. » et voici ce qu’il a trouvé :

Pour aller encore plus loin, nous avons demandé à ChatGPT : « Trouve 5 statistiques sur le retour sur investissement d’un accueil et intégration réussi dans une entreprise et cite les sources. » et voici les statistiques trouvées :

Constats :

• Quand la demande est vague, on obtient des statistiques mais qui ne répondent pas forcément au besoin énoncé par la direction.
• Dans le deuxième cas de figure, c’est surprenant à quel point les statistiques sont pertinentes et proviennent de sources fiables.
• On adore le message du début (merci ChatGPT!) qui fait une petite mise en garde sur le contexte des données. Ultimement, on a les sources, mais on ne sait pas dans quel pays a été réalisé l’étude ni sur combien de participants.
• Nous avons également entendu des rumeurs (non fondées, à vérifier!) où ChatGPT inventerait le nom des sources lorsqu’il ne les connait pas. Soyez vigilants!

9. Construire des questions de rencontre 1-on-1

Notre demande à ChatGPT était la suivante : « Liste 10 questions à poser lors d’une rencontre 1-on-1 » et voici la liste proposée :

Pour personnaliser la liste à un profil spécifique, nous avons demandé à ChatGPT : « Liste 10 questions à poser lors d’une rencontre 1-on-1 pour un directeur en ressources humaines qui a pour aspiration de devenir directeur général dans une entreprise manufacturière. » et voici les 10 questions personnalisées :

Constats :

• Dans le premier exemple, ce sont des questions qui pourraient bien s’adapter à plusieurs types de poste.
• Le deuxième cas est beaucoup plus spécifique, mais il ressemble davantage à un canevas de questions d’entrevues! En voulant utiliser les mots qu’on a mis dans la requête (directeur général et manufacturier), on n’aurait pas besoin de les répéter aussi souvent à l’employé d’une question à l’autre durant la rencontre.

10. Trouver des idées pour reconnaître ses employés

En guide d’inspiration, nous avons testé l’outil ChatGPT pour bâtir une : « Liste 5 idées pour offrir de la reconnaissance à un directeur en ressources humaines. » et voici le résultat :

Pour personnaliser la reconnaissance, nous avons précisé notre demande à ChatGPT : « Liste 5 idées d’initiatives pour reconnaître notre directeur en ressources humaines qui a 10 ans d’ancienneté et qui est très apprécié de son équipe. Il aime le plein air, la lecture et les animaux. » et voici ses recommandations :

Constats :

• Plus on connait les intérêts de l’employé, plus on arrive à une reconnaissance personnalisée. C’est vrai avec ou sans ChatGPT!
• La mise en garde au bas du deuxième cas : « de tenir compte des préférence des employés et de les impliquer » est tout indiqué!

Conclusion

ChatGPT est un outil d’intelligence artificielle très intéressant pour pallier au syndrome de la page blanche. Plus on personnalise notre demande et plus elle est spécifique, plus les résultats sont impressionnants.

Toutefois, il faut rester vigilant aux erreurs de grammaire, aux anglicismes, aux biais et surtout à la validité de l’information. Lorsque l’on rédige un texte légal, il faut s’assurer de le faire réviser par un avocat. ChatGPT n’en n’est pas un! À noter que dans la version gratuite de ChatGPT, les données proviennent de sources publiées sur le web avant 2021.

D’autres utilisations plus complexes de cet outil sont possibles et personnalisables en l’intégrant à d’autres logiciels. ChatGPT est aussi utile pour plusieurs autres secteurs d’activités!

Surtout, il peut devenir un allié précieux durant une séance de remue-méninges. Oserez-vous l’essayer avec votre équipe? Quelle demande vous fera gagner le plus de temps selon vous?

Article rédigé par : Marianne Lemay

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Peu importe la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité, faites appel à notre équipe créative. Nous utilisons nos connaissances en marketing et technologie afin de repenser vos processus RH.

L’article 10 utilisations de ChatGPT en ressources humaines est apparu en premier sur Kolegz.

Voici le résumé de l’entrevue avec notre client William Girard, PDG de l’entreprise Le Contrôleur. Elle comporte 5 questions, bonne lecture!

1. Pour commencer William, pourrais-tu te présenter et nous parler un peu plus de ton organisation?

Je suis William Girard, Président-Directeur général chez Le Contrôleur, une entreprise de contrôle financier que j’ai fondée il y a 3 ans. Sa mission est d’innover le contrôle financier pour le rendre compréhensible et accessible.

Concrètement, on fait tout : de la tenue de livre jusqu’aux services de CFO. On agit à titre de prestataire externe, mais en réalité, c’est comme si on était un département dans l’entreprise de nos clients. On travaille beaucoup avec des systèmes informatiques avancés, des méthodes spécifiques et on innove beaucoup dans la manière dont on fait les choses.

2. En faisant appel à Kolegz pour la psychométrie, quel était l’objectif initial?

À la base, on souhaitait surtout avoir un aperçu des personnalités de l’équipe, avoir des détails plus précis et concrets sur la manière de fonctionner de chacun et voir ce qu’on pouvait retirer de cet outil pour mieux travailler en équipe.

Dans le contrôle financier, on veut toujours essayer de catégoriser les choses, de les mettre dans des tableaux, etc. Alors quand on n’a aucune compréhension de ce qu’est la psychométrie, c’est tentant de vite catégoriser les personnes, même si on sait que la réalité est plus complexe que ça…

3. Qu’as-tu appris grâce à la psychométrie?

Justement, qu’il ne faut pas mettre les personnes dans des cases!

Ce qui a été super plaisant :

• Apprendre à faire la part des choses : ce n’est pas parce qu’une personne parait extravertie que c’est nécessairement vrai;
• Se demander où sont les instincts et les réflexes naturels de la personne;
• Identifier les éléments importants et qui ont un impact pour chaque employé;
• Comprendre qu’on pouvait adapter notre façon de former les employés, notamment lors de l’accueil et l’intégration;
• Adapter nos rétroactions selon les personnes (comment récompenser et dire « bravo », adresser les éléments à améliorer ou à corriger, etc.)

4. Tu as détaillé les impacts positifs pour la direction, mais quels sont ceux pour ton équipe?

Ça a ouvert des conversations et mis des mots sur les forces de chacun. Ça a permis de discuter plus ouvertement d’éléments qui pouvaient paraître un peu plus difficiles à aborder dans d’autres contextes.

Aujourd’hui, il y a une meilleure compréhension et acceptation des différences entre les employés et on a retenu plein de bonnes pratiques! Par exemple : s’il semble qu’une personne soit plus du type réservé, je suis peut-être mieux de l’approcher individuellement plutôt que de lui demander ce qu’elle pense devant tout le monde!

Au final, la psychométrie, ça aide à travailler plus intelligemment et plus respectueusement en équipe.

Et pour toi, en tant que gestionnaire, qu’est-ce que ça change dans ta manière d’accompagner tes employés?

Du point de vue gestionnaire, ça a de gros impacts! Ça me permet de comprendre, de prendre un pas de recul et d’être vraiment plus stratégique!

Tantôt, j’ai parlé de la formation. Par exemple : quand on accueille une nouvelle personne, si elle est plus conceptuelle, lors de son intégration, on va y aller avec plus de contenu théorique ou en présentant les grandes lignes. À l’inverse, si elle est plus pratique, on s’assure qu’elle va rapidement pouvoir « mettre la main à la pâte » et être dans l’action.

Un autre exemple important, c’est que pour certains projets ou dossiers, je n’aurais jamais pensé à impliquer certaines personnes. Je pensais qu’elles manquaient d’intérêt pour le projet et j’interprétais leur comportement comme étant toujours négatif. Mais c’était justement parce que je ne les impliquais pas! Au final, ces personnes sont désormais impliquées dans le projet et elles vont permettre de challenger l’équipe, de couvrir des angles auxquels nous n’avions pas pensés et d’aller encore plus loin!

Anne-Claire, tu nous as souvent répété qu’il était important de questionner et d’aller comprendre l’intention positive de la personne derrière les comportements qu’on interprète comme négatifs (résistance au changement, etc.).  Ça a été vraiment intéressant de se questionner au sujet des interprétations qu’on peut parfois avoir en tant que gestionnaire.

En fait, la psychométrie va aider à mettre des mots sur des choses qu’on est capable de percevoir, des sentiments qu’on peut avoir, mais ça permet surtout de questionner et ça ouvre vraiment à de belles discussions!

5. Que dirais-tu aux dirigeants ou gestionnaires qui nous lisent et qui se posent la question d’utiliser psychométrie avec leur équipe?

Je pense que c’est un « no-brainer », honnêtement! Dans chaque entreprise, peu importe le secteur, manufacturier ou service, on dépend souvent de l’humain pour avancer, innover, etc.

En tant que gestionnaire on peut se demander :

• Où sont les forces de mon équipe?
• Sur qui veut-on investir pour l’innovation?
• Sur qui veut-on investir pour la constance des opérations?

Bien qu’il ne faille pas mettre les personnes dans des boîtes, la psychométrie aide à identifier et catégoriser certains éléments pour ensuite être stratégique et mettre les gens en confort afin qu’ils aient la meilleure plus-value dans leur travail.

Une chose que j’aimerais ajouter, c’est que tous les tests ne mesurent pas la même chose. C’est donc, important de se poser les questions suivantes :

• Quel est mon besoin?
• Qu’est-ce que je cherche à savoir exactement? 
• Quelles sont les informations que j’aimerais recueillir?

En définissant ce que l’on cherche, on identifie plus facilement l’outil le plus adapté!

Merci William! Souhaites-tu ajouter un mot de la fin?

Oui, j’aimerais ajouter un dernier élément, c’est qu’au début, je suis arrivé avec une vision un peu différente de la psychométrie. Le risque si l’on est laissé seul là-dedans, c’est qu’on peut avoir des biais et faire une mauvaise utilisation de la psychométrie.

J’ai donc trouvé important d’être accompagné dans la démarche, car faire une mauvaise interprétation d’un profil peut avoir de gros impacts. Alors merci, Anne-Claire, pour cet accompagnement!

On remercie William pour son témoignage et pour avoir fait confiance à Kolegz! Rencontrer son équipe a été un vrai plaisir, et nous avons même eu l’occasion d’animer un jeu d’équipe autour de la psychométrie qu’on a absolument adoré!

Rédigé par : Anne-Claire Oger

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L’article Témoignage client : En quoi la psychométrie a changé son entreprise est apparu en premier sur Kolegz.

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À noter : Aucune information personnelle ne sera demandée. Amusez-vous!

Conçu originalement par Anne-Claire Oger & Marianne Lemay, modifié par Alexandra Bourgeois-Guérin

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Kolegz offre des analyses complètes de votre profil psychométrique en individuel et en équipe. Le but? Mieux comprendre la personnalité de chacun dans une optique de mobilisation!

L’article Quiz : Quel type de gestionnaire êtes-vous? est apparu en premier sur Kolegz.

La mobilisation a fait couler beaucoup d’encre dans les dernières années. À ce titre, les gestionnaires ont un rôle de premier plan afin de mobiliser leurs équipes et leur faire vivre une expérience employé personnalisée.

Mais eux, qui s’occupe de les garder mobilisés?

Malheureusement, ils sont parfois les grands oubliés dans les organisations et trop souvent, ils sont laissés à eux-mêmes dans l’exercice de leur rôle de gestion. Alors, faisons en sorte de prendre soin des gestionnaires autant que nous prenons soin des employés et appliquons les bons conseils des hôtesses de l’air : « mettre son propre masque avant de mettre celui des autres ».

Rendre l’expérience gestionnaire mémorable n’est pas si sorcier, il s’agit simplement d’avoir les bons ingrédients sous la main!

C’est quoi l’expérience gestionnaire?

Selon nous, l’expérience gestionnaire est l’ensemble des événements vécus et ressentis par le gestionnaire lors de son passage dans l’entreprise, de son accueil jusqu’à son départ.

Avant même de penser à améliorer l’expérience gestionnaire, voici l’une des premières questions à se poser pour la personnaliser à votre contexte organisationnel :

« Quels sont les moments clés vécus par les gestionnaires dans notre organisation? ».

Ces moments sont une excellente base pour définir les premières balises de votre expérience gestionnaire.

Comment faire en sorte qu’un nouveau gestionnaire soit rapidement fonctionnel?

L’une des erreurs les plus souvent commises lors de la nomination d’un nouveau gestionnaire est de prendre pour acquis qu’il sait d’emblée ce qu’il doit faire, surtout s’il a été embauché en fonction de son expérience antérieure. Le fait de sous-estimer son accueil et intégration augmente considérablement son délai avant d’être autonome dans ses fonctions de gestion.

Même s’il a déjà occupé un poste de gestion ailleurs, il ne connait pas vos rituels, outils et façons de faire. Il faut prendre le temps de le former!

Être gestionnaire demande beaucoup d’autonomie et de débrouillardise, mais comme pour un nouveau pâtissier, si on ne lui fournit pas les petits secrets derrière nos recettes gagnantes, il fera beaucoup plus d’erreurs avant de cuisiner le gâteau parfait.

Le nouveau gestionnaire aura à adapter son style de gestion à sa nouvelle équipe et à son nouveau contexte. Pour faciliter sa transition, vous pouvez alors prendre le temps de lui transmettre vos recettes d’apéro :

• Lui partager vos attentes envers lui, envers son équipe, ainsi que les objectifs et orientations de l’entreprise pour l’année en cours, puis s’assurer que le tout est clair et réellement compris (les expliquer, en discuter, valider la compréhension, les écrire).

• Préciser le style de gestion attendu.
• Lui expliquer les mécanismes de prise de décision interne, la gouvernance (qui décide de quoi) ainsi que les limites de sa latitude décisionnelle.
• Faciliter son intégration sociale dans l’organisation et le soutenir dans la création de son réseau de contacts.

Quels outils concrets peuvent les aider?

Voici 5 pratiques de gestion concrètes pour favoriser l’expérience gestionnaire.

1. Tenir des one-on-one

Un one-on-one est une rencontre, réalisée à fréquence régulière, entre un gestionnaire et un employé (ou entre un gestionnaire et son employé-gestionnaire) pour échanger sur des éléments liés au travail.

Lors de ces rencontres, le micro est tourné en grande majorité vers l’employé-gestionnaire. Son supérieur immédiat peut, par exemples, aborder les questions suivantes :

• Quels sont les bons coups que tu as réalisés dernièrement?
• Quels sont tes besoins pour être plus efficace dans ton travail?
• As-tu des suggestions pour optimiser les processus en place?
• Quelles compétences souhaiterais-tu développer?
• Comment puis-je t’aider?

Le soutien du supérieur immédiat et la création d’une relation de confiance sont deux facteurs favorisant l’expérience gestionnaire ainsi que la mobilisation de celui-ci. On observe une augmentation des organisations qui formalisent, à l’aide d’un guide interne, les meilleures pratiques encadrant la tenue de one-on-one au sein de leur organisation.

Astuce sucrée de Kolegz : Si vous êtes gestionnaire et que la direction ne tient pas de rencontre 1-on-1 avec vous, n’hésitez pas à leur demander de réserver du temps à cet effet si cela vous tient à cœur. Vous pouvez même suggérer des questions qu’ils pourraient vous poser. Ils n’ont peut-être pas souvent l’occasion de prendre le temps de développer ces outils, mais qui sait, ils pourraient être très intéressés par l’exercice une fois que vous l’aurez proposé!

2. Créer un manuel virtuel des gestionnaires

En entreprise, la documentation RH est souvent rédigée avec les employés comme destinataires. Pour bien circonscrire le rôle attendu des gestionnaires, il peut s’avérer intéressant de développer des documents qui leurs sont directement destinés.

La création d’un manuel du gestionnaire permet de documenter les informations importantes sur le fonctionnement de l’organisation et de faciliter la vie du gestionnaire.

Dans ce manuel, on peut notamment y retrouver des précisions sur le rôle attendu du gestionnaire dans différents contextes (entrevue, accueil, one-on-one, évaluation de rendement, etc.), le fonctionnement des opérations (ventes, produits, services), de même que des conseils pour améliorer leurs aptitudes de gestion (courage managérial, conversations difficiles, reconnaissance, etc.).

3. Mieux se connaître grâce à la psychométrie

Que ce soit par l’entremise des profils NOVA, Atman ou autres, l’objectif principal des profils psychométriques est d’apprendre à mieux se connaître. Lorsqu’une personne connaît bien ses forces, ses zones de vulnérabilité et ses points de vigilance, c’est une bonne porte d’entrée pour ouvrir le dialogue. Plus une personne se connaît, et ça peut prendre du temps, plus elle sera en mesure de rationnaliser ce qui se présente à elle et de démontrer de l’ouverture : deux éléments essentiels dans le coffre à outils d’un gestionnaire!

Être sensibilisé aux différents types de personnalités permet de mieux interagir avec les employés et cela aide aussi à régler bien des enjeux de communication!

4. Parcours de formation gestionnaires

Un parcours de formation est un itinéraire d’apprentissage dans lequel le niveau de difficulté est progressif afin d’atteindre des objectifs prédéterminés.

Lorsque l’on crée un parcours de formation pour des gestionnaires, les premières réflexions à avoir concernent les compétences recherchées par l’organisation ainsi que celles que les gestionnaires souhaitent développer en priorité. L’établissement des objectifs de développement (Objectives and Key Results) est également dans les premières étapes à réaliser pour développer un parcours.

Dans le marché actuel, une formule qui s’avère de plus en plus répandue est l’utilisation d’un logiciel de gestion de l’apprentissage, communément appelé un LMS (Learning Management System).

Selon Didacte, un LMS est une application utilisée par les organisations pour créer, distribuer et gérer des formations en ligne destinés aux apprenants. Les principaux avantages d’utiliser un LMS sont la centralisation de toutes formations au même endroit, le calcul du temps d’apprentissage de l’apprenant et la diversification des formats (vidéos, liens URL, documents, etc.). C’est un must pour le développement de carrière!

Astuce sucrée de Kolegz : lors de vos dialogues carrière, si certains employés sont identifiés comme relève interne pour des postes de gestionnaires, il peut s’avérer intéressant de créer également un parcours de développement à la fonction de gestion pour les préparer dès maintenant et les garder mobilisés. Vous pourriez même ajouter une pincée de gamification (utiliser le jeu) à différents stades de votre parcours!

5. Bibliothèque de contenus

En tant que gestionnaire, l’apprentissage du rôle s’acquiert par diverses méthodes, notamment par l’auto-formation. Il est intéressant de rendre disponible une bibliothèque de contenus auprès des gestionnaires pour soutenir le développement de leurs aptitudes de gestion. Il pourrait également être pertinent de prévoir un budget interne destinée à cet effet et un espace commun où les mettre en valeur.

Des sites comme la Bibliothèque des archives nationales ou Get Abstract permettent l’accès à une multitudes de livres virtuels et résumés d’articles pertinents sur des sujets variés. Sur le marché, il y a également une ribambelle de podcast sur l’exercice du leadership et le monde du travail, en voici quelques exemples qui sont appréciés par nos kolegz : Génération Alpha, Productif au quotidien (Matthieu Desroches), Femme Ambitieuse, PME Inc, Outils du manager, etc.

Astuce sucrée de Kolegz : Chez Kolegz, nous centralisons dans un canal « Slack » tous les contenus pertinents captés lors de notre vigie, ceux-ci y sont déposés par mots-clés (hashtag). Chaque semaine, les contenus sont intégrés dans un fichier centralisé qui favorise grandement nos recherches. Le tout permet à l’ensemble de l’équipe de rester à jour sur les tendances!

6. Bonus – Des ressources pour aider les dirigeants et gestionnaires

• Coaching par des experts (des fois votre programme d’aide aux employés peut offrir des heures!)
• Programme de mentorat interne ou externe (Mentorat Québec)
• Subvention via le Centre local d’emploi de Services Québec
• Organismes de soutien pour les femmes : Réseau des Femmes d’Affaires du Québec, Femmes en mouvement, Répertoire du gouvernement du Québec pour du soutien destiné aux femmes entrepreneures, etc.

Conclusion

En résumé, si vous voulez que vos gestionnaires soient de bons ambassadeurs de votre organisation, faites-leur vivre une expérience mémorable. En vivant eux-mêmes une expérience stimulante, il y a beaucoup plus de chances que celle qu’ils feront vivre à leurs employés le soit tout autant. Dans cette lignée, l’expression « Walk the talk » n’aura jamais été aussi pertinente!

Rédigé par Sara-Christine Rousseau, CRHA, MGP

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Nous avons aidé plusieurs clients à co-créer les outils mentionnés dans l’article. Si vous souhaitez améliorer l’expérience vécue par vos gestionnaires, prenez rendez-vous avec nous dès maintenant!

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1. Peux-tu nous vulgariser la Loi 25 en quelques mots?
2. Quels sont les impacts sur les références?
3. Quelles sont les meilleures pratiques à adopter pour les références?
4. Les entrées en vigueur de cette loi ont été morcelées en plusieurs étapes. Peux-tu nous les expliquer brièvement ainsi que leur date?
5. Qu’en est-il de la Loi anti-pourriels?
6. Qu’en est-il des entreprises qui utilisent le remarketing pour cibler des candidats?
7. Comment peut-on s’assurer d’être bien conforme à la Loi 25 dans son recrutement?
8. Dans les moments-clés de l’expérience employé, sur quoi faut-il être vigilant?
9. Pour les clients qui ont un fournisseur de SIRH (système intégré de ressources humaines) et/ou ATS (Applicant Tracking System), quelles sont les questions à lui poser pour s’assurer qu’il est bien conforme à la Loi 25?
10. En cas d’incident, qui est responsable? Le fournisseur de SIRH/ATS ou l’employeur?
11. Outre les SIRH/ATS, y a-t-il d’autres outils avec lesquels il faut être particulièrement vigilant?

1. Peux-tu nous vulgariser la Loi 25 en quelques mots? De manière concrète, comment impacte-t-elle les pratiques de ressources humaines?

La Loi 25 sert à définir ce qui est considéré comme un renseignement personnel et elle encadre également ce qu’il est permis de faire avec ces renseignements. En résumé, on balise l’information que l’on conserve, qui doit y avoir accès, à qui on peut la communiquer et combien de temps on doit la garder.

De manière concrète, ça impacte toutes les pratiques RH, car les données RH contiennent des renseignements personnels qui sont soumis à cette loi. Tout comme les noms, prénoms et adresses courriels, les données de salaire, les résultats d’évaluation de performance, un plan de développement ou encore un  CV sont des renseignements personnels à protéger.

Le plus critique au niveau des RH, c’est de s’assurer qu’uniquement les gens ayant besoin de ces données pour leurs fonctions y aient accès. Fini le temps où l’on pouvait passer le CV d’un candidat à une équipe au complet pour en discuter. Les données RH sont moins souvent communiquées en dehors de l’entreprise, mais si c’est le cas, la loi explique quand un consentement est nécessaire.

Une autre pratique directement touchée par la Loi 25 et qui peut concerner tous les employés, notamment les gestionnaires, c’est le processus de référencement. Par exemple, si je suis l’ancien gestionnaire d’un employé de CODE3 et qu’il cite mes coordonnées dans son processus d’embauche avec une autre entreprise, je dois, en tant que référence, demander un consentement explicite à l’ancien employé avant de parler avec l’employeur potentiel.

2. En général, les références apparaissent soit d’emblée sur le CV, ou bien on y lit la mention « Référence sur demande ». Dans ce dernier cas, le futur employeur demande une liste de références à son candidat. Dans ces deux cas de figure, n’y a-t-il pas « consentement tacite » du candidat? Demander une liste de références au candidat ou la lire sur un CV n’est-il pas suffisant? Faut-il une preuve écrite qu’il nous autorise à contacter ses références?

Question complexe, alors un cas pratique s’impose! Imaginons un scénario avec les personnages suivants :

• Amélie : Recruteuse dans une firme informatique
• Yasmine : Candidate
• Jacques : Ex-employeur de Yasmine, référence de Yasmine

Yasmine peut donner son CV à Amélie en mentionnant Jacques comme référence (avec courriel et numéro de téléphone). Yasmine est une personne, pas une entreprise du secteur privé, la Loi 25 ne s’applique pas à elle directement.

En recevant le CV de Yasmine, Amélie a maintenant les données personnelles de Yasmine, mais aussi celles de Jacques. Si Amélie se fait voler une version imprimée du CV, elle doit communiquer l’incident à Yasmine et Jacques (et au gouvernement). Amélie ne peut pas donner le CV à une collègue dans une autre firme sans le consentement de Yasmine et Jacques.

Si Jacques n’était pas consentant à servir de référence pour Yasmine, ce n’est pas une violation de la Loi 25, car Yasmine n’est pas une entreprise.

Par contre, si Amélie appelle Jacques pour avoir des détails sur Yasmine, c’est évident ici que Yasmine consent à ce que Jacques réponde aux questions d’Amélie. Là où c’est délicat, c’est si Jacques n’est pas au courant qu’il est la référence de Yasmine. On s’entend, Yasmine ne devrait pas utiliser et communiquer les informations de Jacques sans son accord, mais ça arrive très souvent. Ceci n’est pas une violation de la Loi 25 mais c’est moralement discutable quand même.

3. Et si, en tant que référence, on reçoit un appel ou une demande par courriel de référence, quelles sont les meilleures pratiques à adopter?

Si Jacques reçoit un appel d’Amélie et qu’il ne sait pas qu’il est la référence de Yasmine, le bon comportement ici serait qu’il contacte Yasmine pour lui demander son accord avant de répondre à Amélie. Jacques doit avoir ce consentement car il représente une entreprise.

4. Les entrées en vigueur de cette loi ont été morcelées en plusieurs étapes. Peux-tu nous les expliquer brièvement ainsi que leur date?

C’est morcelé, je crois, dans le but de rendre la loi plus facile à adopter graduellement, même si à l’évidence, un effort supplémentaire dans la communication de cette loi serait nécessaire. Elle s’applique à toutes les entreprises du Québec, mais beaucoup d’entrepreneurs ne connaissent pas l’existence de cette loi malheureusement.

Voici donc un récapitulatif des dates clés d’entrée en vigueur :

22 septembre 2022 : Depuis septembre dernier, la loi est en application et les incidents d’atteintes à la confidentialité doivent être communiqués aux personnes concernées et au gouvernement. Une personne désignée doit être responsable de la confidentialité des données dans chaque entreprise au Québec. Il y a de nouvelles règles sur le consentement dans les cas d’échanges de données entre organisation.

22 septembre 2023 : Le plus gros de la Loi 25 se passera en septembre prochain :

• Il faut une politique de gouvernance pour les renseignements personnels (qui peut être rédigée par des firmes spécialisées telles que CODE3).
• Il faut aussi communiquer cette politique à l’interne comme à l’externe (par exemple en la publiant sur son site web).
• Il y a de nouvelles règles sur le consentement des individus sur leurs renseignements personnels.
• Les données doivent être détruites ou anonymisées après l’atteinte de leur objectif.
• Il y a de nouvelles règles sur l’utilisation des renseignements personnels et les droits d’accès.

22 septembre 2024 : Le dernier point c’est la portabilité. Il faut être capable d’exporter les données d’une personne dans un format lisible par un humain.

À titre de référence, ce guide est fantastique.

5. Dans certaines conversations avec nos clients sur la Loi 25, on nous reparle parfois de la loi anti-pourriels qui entoure le consentement des utilisateurs pour les envois massifs de sollicitation commerciale. Y a-t-il des liens entre ces deux lois?

Ce sont des choses différentes. Pour les courriels, c’est une règle contre le spam. On doit pouvoir se retirer des envois de sollicitation massif. La Loi 25 viendrait plutôt encadrer l’échange des listes de courriels entre les organisations. Ça deviendrait interdit de vendre une liste courriels sans consentement explicite de toutes les personnes dans la liste.

6. Toujours au niveau marketing RH, qu’en est-il des entreprises qui utilisent le remarketing pour cibler des candidats (envoi de publicité aux visiteurs du site web ou à ceux qui ont consulté les offres d’emploi par exemple)?

Au niveau TI, ces fonctionnalités utilisent souvent des traceurs ou de la géolocalisation et ces deux fonctionnalités doivent être activées seulement avec le consentement de la personne. En effet, maintenant, il faut demander la permission avant de savoir d’où provient une personne. Ceci aura un impact important en marketing chez les utilisateurs de Google Analytics.

7. Comment peut-on s’assurer d’être bien conforme à la Loi 25 dans son recrutement (stockage d’informations personnelles lors du dépôt de candidature, entrevues et échanges avec les candidats, signature du contrat et de l’offre d’emploi, etc.)?

Pour les données RH, les plus grands enjeux sont l’accès aux documents et la destruction de ceux-ci. Une procédure devrait exister encadrant les différents types de documents RH (et autres) et les moments-clés auxquels les détruire (par exemple, détruire un CV un an après la candidature ou le dossier d’anciens employés sept ans après leur départ). Dans le temps où cette information reste stockée, il faut aussi contrôler qui peut accéder à ces documents.

Avoir une pile de CV imprimés sur son bureau accessible à tous, ça ne fonctionne plus! Un CV imprimé ne doit pas être jeté au recyclage ou à la poubelle non plus, il doit être déchiqueté… et c’est encore mieux s’il n’est jamais imprimé!

Il est à noter que la Loi 25 ne précise pas de durée de stockage des informations. Il revient à l’entreprise d’en décider et de le préciser dans ses politiques.

Par exemple, si l’entreprise garde un CV dans sa banque pendant 3 ans, le candidat doit être au courant avant de donner son CV. Il donne ainsi son CV en connaissance de cause, donc il consent à la durée de stockage de l’information. Pour le dossier d’un ancien employé, j’ai mis sept ans dans l’exemple ci-dessus juste à cause des impôts, mais ce n’est pas une exigence de la Loi 25.

Si on veut garder les données éternellement, alors il faut le préciser aussi, mais personnellement je ne prendrais pas ce risque.

La chose importante à comprendre avec cette loi c’est qu’on a intérêt à conserver le moins de données personnelles possibles dans le temps. Plus on conserve des données, plus c’est risqué.

8. Dans les moments-clés suivants de l’expérience employé, sur quoi faut-il être vigilant pour s’assurer d’être conforme à la Loi 25 :

• Stockage des informations personnelles dans un à plusieurs logiciels reliés aux RH

Le stockage doit être fait dans une plateforme qui permet de gérer l’accès à l’information ou avec un mécanisme d’authentification qui permet de contrôler à qui on donne accès à la plateforme. On évite d’avoir un seul compte partagé dans toute l’équipe, car ces comptes sont plus difficiles à gérer quand une personne de l’équipe quitte l’entreprise.

Il faut aussi s’assurer que le fournisseur qui gère la plateforme ou la compagnie qui développe la plateforme ait une politique de confidentialité qui est aussi ou plus sévère que la vôtre.

Une attention particulière à la localisation des données : si l’hébergement des données sort du Québec ou du Canada, la Loi 25 s’applique quand même.

• Annonce nominative concernant un ou plusieurs employé(s) sur les réseaux sociaux

Ici, c’est plutôt un avocat qui pourrait nous dire si annoncer qu’une personne travaille dans une entreprise est considéré comme un renseignement personnel ou non. Si oui, le consentement de l’employé sera nécessaire. Mais on s’entend, ce genre d’annonce devrait toujours être publiée avec le consentement du principal intéressé.

• Nouveau contrat à signer suite à un changement de poste

Aucun impact à ce niveau. C’est plutôt qui aura accès à ce contrat dans les années à venir qui serait l’élément à définir.

9. Pour les clients qui ont un fournisseur de SIRH (système intégré de ressources humaines) et/ou ATS (Applicant Tracking System), quelles sont les questions à lui poser pour s’assurer qu’il est bien conforme à la Loi 25?

Idéalement, il n’y aurait pas de question à poser car tout devrait être spécifié dans son contrat de service. Ce qu’il faut vérifier c’est :

• Est-ce qu’ils utilisent, accèdent, partagent, vendent les données qu’on met dans la plateforme?
• Après combien de temps les données sont supprimées après la fin du contrat, incluant la présence des données dans les copies de sauvegarde?

Et si on veut faire une analyse de risques plus poussée, c’est de demander si les divers professionnels (informaticiens, programmeurs, administrateurs réseau, testeurs) ont accès aux données de production. Cette question va faire trembler plusieurs fournisseurs.

10. En cas d’incident, qui est responsable? Le fournisseur de SIRH/ATS ou l’employeur?

Ça, c’est la question à 1 million de dollars! Officiellement, on ne sait pas encore. Il va falloir attendre que quelques cas se retrouvent devant les tribunaux et qu’on observe comment la jurisprudence va se construire.

Par contre, une chose certaine, c’est que les gens concernés par l’incident doivent être avisés et c’est possible que votre fournisseur ne prenne pas la responsabilité de contacter les personnes touchées par un incident. Quoi qu’il en soit, les entreprises devront aviser les personnes concernées et ce ne sera pas l’idéal pour leur image. Donc, peu importe qui est responsable et qui recevra la contravention au final. Si ce sont les données de l’entreprise, si ce sont ses utilisateurs, c’est elle qui recevra le backlash et sera directement impactée par l’incident.

11. Outre les SIRH/ATS, y a-t-il d’autres outils avec lesquels il faut être particulièrement vigilant (Intranet, paie, REER/RVER, chats d’entreprise (Slack, Teams, Zoom), LMS, etc.)?

Toutes ces réponses. Plus il y a de renseignements personnels dans un système, plus c’est à risque. Il existe un risque avec tous les logiciels et outils que les entreprises utilisent. Le risque associé à un logiciel peut être très variable d’une compagnie à l’autre. Là encore, CODE3 accompagne ses clients à comprendre les risques associés à chaque logiciel et à adopter la politique la plus adaptée selon sa réalité. La démarche peut prendre de quelques jours à quelques semaines, mais on encourage les entreprises à ne pas attendre le rush de septembre pour s’y mettre!

Description de CODE3

CODE3 est une coopérative de solidarité offrant des services complets en gestion des technologies de l’information :

• Développement de logiciels
• Gestion de parc informatique
• Accompagnement en TI et gouvernance
• Formations

Ses valeurs fondamentales, qui guident son approche client et ses RH sont l’honnêteté, la transparence et l’équité.

Note : Kolegz n’offre pas de conseils légaux. Cet article contient des réponses aux questions fréquemment posées par nos clients dans le but de les outiller avec les nouveaux changements qu’engendrent la Loi 25.

Rédigé par : Amélie Laurent

Besoin d’aide pour communiquer vos nouvelles politiques aux employés?

L’article Impacts de la Loi 25 sur les RH : entrevue avec CODE3 est apparu en premier sur Kolegz.

Tu préfères lire plutôt que visionner?

Le texte suivant est extrait de la vidéo animée par notre koleg Sara-Christine Rousseau, CRHA. Elle aborde le sujet des employés boomerang : les employés qui quittent l’entreprise et reviennent à leur emploi précédent.

Introduction

Est-ce que ça vous est déjà arrivé de ré-embaucher un ancien employé? Quelqu’un qui vous a dit « Coucou, c’est moi, j’aimerais revenir travailler ici! »

Dans le contexte actuel de la pénurie de main-d’oeuvre, c’est le genre de phrase que l’on entend de plus en plus souvent. On réfère alors au concept des employés boomerang.

Qu’est-ce qu’un employé boomerang?

Un employé boomerang c’est une personne qui revient travailler pour un ancien employeur après avoir occupé un autre emploi ailleurs.

Avant, ce concept était moins d’actualité, les organisations étaient même très frileuses à l’idée de réembaucher un ancien employé. Dans le contexte actuel, c’est une réalité avec laquelle les organisations doivent de plus en plus jongler parce que :

• Les nouvelles générations ont une conception différente de la loyauté quand on les compare aux générations précédentes
• Les médias sociaux facilitent l’émergence des employés boomerang dû au rayonnement de la marque employeur
• Ce concept est aussi une stratégie de carrière des employés pour évoluer plus rapidement

En moyenne, les employés boomerang gagneraient 20% de plus à leur retour!

Quels sont les avantages des employés boomerang?

Les avantages sont nombreux car l’employé boomerang :

• Est opérationnel plus rapidement qu’un nouvel employé
• Coûte moins cher à former
• Est un risque d’erreur de recrutement vraiment moins grand car il connaît votre culture
• Revient avec une expérience nouvelle et a eu l’occasion de développer ses compétences
• A eu le temps de prendre du recul et voit les choses différemment
• Est généralement plus fidèle, plus motivé et plus engagé

Chose certaine, le message que ça envoie aux autres employés est vraiment puissant : “Je suis allé voir ailleurs et finalement, le gazon est beaucoup plus vert ici”.

Quoi valider auprès des employés boomerang?

Face à un employé boomerang potentiel, il y a des choses à ne pas oublier et des questions à poser car on ne veut surtout pas que l’employé revienne simplement par nostalgie ou par facilité.

#1 Prendre le temps de questionner et ne pas prendre pour acquis

• Aller revoir ce qu’il avait été dit lors de son entrevue de départ
• Valider les raisons de son départ en comparaison avec la réalité d’aujourd’hui dans votre organisation
• Questionner ses attentes et être réaliste à savoir si vous pouvez y répondre
• Circonscrire vos besoins réels
• Discuter de son rôle et de la redistribution qui a été faite suite à son départ (ce qu’il ferait encore versus ce qu’il ne ferait plus)

#2 Analyser vos règles internes

• Avez-vous des règles internes qui favorisent les ré-embauches?
• Quels acquis l’employé conservent-ils? Est-il avantagé de revenir?
• L’objectif est de s’assurer de refaire un Wow auprès de l’employé

#3 Se poser sérieusement la question : “Est-ce que ce candidat-là est réellement le meilleur pour le poste?

• Ne pas voir l’opportunité de ré-embaucher un employé comme une facilité
• Quelles compétences a-t-il acquises?
• Est-ce que celles-ci sont complémentaires avec l’équipe en place?
• Est-ce que le fit de personnalité est là avec l’équipe en place?

Le plus important est de ne pas ré-embaucher sans discuter sincèrement et réalistement. Cet employé a déjà quitté votre organisation une fois, donc il est très capable de le refaire.

Comment bien le ré-accueillir? 

L’employé boomerang, bien qu’il ait déjà été au sein de votre organisation, est à considérer au même titre qu’un nouvel employé dans votre organisation. Certes, il a des acquis et des connaissances sur vos modes de fonctionnement mais il doit aussi être re-séduit par l’organisation.

Les “must” de l’accueil et intégration sont donc à considérer :

• Garder le contact avec l’employé entre l’acceptation de l’offre et son arrivée
• Lui fournir l’horaire de sa première semaine de travail
• Marquer les esprits lors de sa première journée (kit d’accueil et/ou événement)
• Faire un plan d’intégration personnalisé (un petit refresh n’a jamais fait de mal à personne)
• Prendre un moment pour situer avec lui ce qui a changé depuis son départ
• Lui présenter les nouveaux employés et leur rôle dans l’équipe
• Planifier des moments-clés à l’agenda pour statuer sur son intégration
• Si tel est le cas, discuter avec les employés de l’équipe, notamment ceux qui ont repris son ancien poste ou certaines responsabilités pour leur présenter les impacts du retour de l’ancien employé pour limiter le sentiment de perte chez les autres employés

Choses certaines, il y a aussi des erreurs à éviter :

• Ne pas prendre le temps de ré-intégrer et prendre pour acquis qu’il sait
• Ne pas avoir de plan d’intégration personnalisé
• Négliger le volet social associé à son arrivée
• Négliger le Wow entourant son retour

L’employé boomerang a lui aussi le désir de plaire et de performer. Il vous choisit de nouveau, il faut donc re-créer avec lui un lien de confiance aussi solide, sinon plus qu’avant!

Qu’est-ce qu’on peut faire pour générer l’effet boomerang?

Pour ce qui est de vos employés actuels, si on veut vraiment qu’un employé qui quitte réfléchisse à peut-être revenir travailler un jour pour nous, que peut-on faire?

#1 Faire de son départ une expérience positive

• Avoir une pensée “Ce n’est qu’un au revoir…”
• Souligner le départ et s’assurer qu’il est réussi : Annoncer le départ de manière chaleureuse et reconnaître les bons coups réalisés par l’employé. Prendre le temps de souligner le départ (ex. 5@&, dîner, carte signée par l’équipe)

• Réaliser une entrevue de départ documentée, authentique et en mode écoute active

#2 Un des éléments les plus difficiles à faire, en termes d’investissement de temps, mais qui est l’un des plus important, c’est de garder le lien avec l’employé après son départ

• L’inviter à rejoindre votre alumni, si cela s’applique (réseau d’anciens employés de votre organisation)
• L’informer des balises de votre programme de ré-embauche (conditions en place pour les employés désirant revenir)
• Prendre de ses nouvelles périodiquement : Vous pouvez par exemple le questionner sur son nouvel emploi, lui partager votre disponibilité à discuter avec lui pour prendre des nouvelles, prévoir un café virtuel ensemble un mois après son départ ou encore lui partager un article ou une publication qui vous fait penser à lui ou à son expertise

Assurément, si le départ de l’employé est catastrophique, il ne voudra probablement plus jamais revenir. Le fait de reconnaître sa contribution et de garder un contact avec lui ne doit pas être forcé : ça doit être sincère et authentique!

Si vous avez une chose à retenir de cette vidéo, c’est de connecter sincèrement avec vos employés. Si vous arrivez à créer un lien de confiance solide, des communications transparentes et que vous faites réellement “Vivre une expérience employé”, les risques que vos employés quittent diminuent considérablement.

Vidéo animée par : Sara-Christine Rousseau, MGP, CRHA

Vous souhaitez être accompagné dans les pratiques d’accueil et de départ?

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L’article Employés boomerang : comment réembaucher ses anciens employés? est apparu en premier sur Kolegz.

Une étude de Gartner a démontré que seulement 21% des employés se sentent suffisamment à l’aise pour être entièrement sincères concernant leurs attentes en termes d’expérience professionnelle.

Un employé n’avouera pas toujours son inconfort face à son poste. Certains d’entre eux ne veulent pas semer de controverse par peur de perdre leur emploi.

D’ailleurs, « se sentir à sa place » relève de la perception. En tant qu’employeur, vous pourriez trouver que Karine et Miguel sont d’excellents employés, très performants, qui semblent comblés. De leur côté, peut-être qu’ils sont en train de chercher un nouvel emploi, tout en gardant un sourire radieux lorsqu’ils vous saluent chaque matin.

Même si vous avez une bonne intuition couplée à plusieurs années d’expérience en gestion, vous ne pouvez JAMAIS savoir avec EXACTITUDE ce qui se passe dans la tête de vos employés. Et parfois, les employés eux-mêmes ne savent pas ce qu’ils recherchent!

Comment pouvez-vous être certain que vos employés évoluent dans les responsabilités qui les intéressent et qui sont utiles pour assurer le maintien ou la croissance de l’entreprise?

Surtout, que pouvez-vous faire pour clarifier et connaître leurs aspirations?

On décortique le tout ensemble :

• Comment mesurer les préférences et les ambitions des candidats lors de l’entrevue?
• Comment savoir si vos employés sont « sur leur X »?
• Que ferez-vous pour vous assurer que vos employés soient présentement assis sur la bonne chaise?

Comment mesurer les préférences et les ambitions des candidats lors de l’entrevue?

Même si vous posez la question au candidat, il se peut qu’il ne connaisse pas ses propres aspirations. Peut-être qu’il rejoint un nouveau domaine qui lui est encore inconnu, qu’il débute sa carrière, ou encore, qu’il se questionne activement sur ses ambitions.

Dans ce cas, l’analyse psychométrique est un excellent outil qui permet de creuser davantage les aspects insoupçonnés de la personnalité d’un candidat, idéalement à la fin du processus de recrutement. Il remplit un questionnaire en ligne et une fois le résultat obtenu, un analyste psychométrique en discute avec lui pour approfondir certaines informations.

Dans l’exemple ci-dessous tiré d’un profil Atman fictif, le candidat est orienté vers le défi à 8 sur 9. Si l’emploi que vous souhaitez lui offrir est très stable et comporte peu de défis, il y a de fortes chances qu’il ne se sentira pas à la bonne place. Du moins, pas selon les chiffres présentés. Il sera donc essentiel d’aborder ce point lors de l’entrevue pour permettre au candidat de vous parler de sa perception et lui donner la chance de vous fournir des détails et des exemples précis.

Ce candidat a aussi un résultat à 2 du côté de l’innovation. Si votre domaine est très traditionnel et que les idées nouvelles sont plus souvent rejetées qu’acceptées par la direction, les chances de départ de ce candidat pourraient être plus élevées. Il pourrait être frustré et se sentir freiné dans ses idées.

Ces mesures mettent en lumière des tendances naturelles de comportement ou de préférence. Attention : ne vous fiez pas uniquement aux chiffres! Il faut discuter de ces résultats avec le candidat pour avoir l’heure juste. Rappelez-vous que le candidat a lui-même rempli le test et qu’il s’agit de sa propre perception sur sa personnalité.

Comment savoir si vos employés sont « sur leur X »?

Voici un cas réel que nous avons mené auprès d’une entreprise de services pour savoir si les gestionnaires de notre client étaient assis sur la bonne chaise. Cet exercice pourrait aussi être mené avec vos gestionnaires et même vos employés.

Sur les 25 gestionnaires que l’on a rencontrés individuellement, 75% d’entre eux ne se sentaient pas du tout ou pas tout à fait « sur leur X ». Pourtant, la vaste majorité d’entre eux étaient très engagés envers l’entreprise. Cependant, la passion du début peut s’essouffler. Il ne faut jamais tenir l’engagement des employés pour acquis parce qu’il est en constante évolution et qu’il peut être influencé par différents facteurs, sur lesquels vous avez plus ou moins de contrôle.

D’ailleurs, cet exercice a mené à plusieurs changements, dont 2 démissions. On avise TOUJOURS le client au moment de la vente de ce service, que cette initiative peut être déstabilisant pour votre équipe.

Ces gestionnaires ont réalisé d’eux-mêmes que leur rôle ne convenait plus à leurs aspirations… et c’est tant mieux! Est-il préférable que les gestionnaires qui sont désalignés avec votre vision quittent dès maintenant ou qu’ils partagent leurs insatisfactions à leur équipe d’employés pendant encore plusieurs mois, voire quelques années?

Pour les gestionnaires qui sont restés en poste, ils ont suivi notre conseil de choisir eux-mêmes leur vocation : avoir un focus sur la gestion d’équipe ou sur la gestion technique. Avec les profils complémentaires que nous avons rencontrés, c’était environ 50% des gestionnaires qui préféraient le volet technique.

Évidemment, nous avons géré les attentes sur les délais quant à la mise en place de leur évolution de carrière. Il est important d’être transparent sur le fait que l’entreprise ne peut pas tout changer du jour au lendemain, mais qu’elle fera des efforts constants pour se rapprocher des ambitions de son personnel.

Votre situation pourrait être différente et les pourcentages pourraient varier. Chaque client est unique! La solution doit donc être réfléchie et personnalisée selon votre propre réalité.

Pour terminer, que ferez-vous pour vous assurer que vos employés soient présentement assis sur la bonne chaise?

• Qu’avez-vous fait jusqu’à présent pour vous assurer que les attentes des employés correspondent à celles de la direction?

• Qu’avez-vous mis en place comme mécanismes de communication pour que vos employés puissent partager leurs aspirations avec leur gestionnaire sur une base régulière?

• Quelles seront vos prochaines étapes pour propulser le développement de carrière afin de correspondre le plus possible aux ambitions de vos employés, tout en étant profitable pour l’entreprise?

Oser demander à vos employés ce qui les passionne demande beaucoup de courage, parce que ça peut mener à quelques départs ou à de la mobilité interne. Ces employés auraient probablement fini par quitter l’entreprise dans quelques semaines ou quelques mois, même sans avoir mené cet exercice.

Aussi, par peur d’être jugé, peut-être que l’employé ne vous avouera jamais son inconfort. La présence d’une tierce partie, comme une firme externe, peut les rendre beaucoup plus à l’aise de verbaliser leurs intentions.

N’hésitez pas à leur parler régulièrement, parce qu’une chose est certaine : s’il n’y a que les fous qui ne changent pas d’idée, les employés quant à eux, ont de multiples opportunités de changer d’emploi. Il se peut que leurs envies de progression de carrière évoluent au fil du temps. Demeurez à l’écoute!

Rédigé par : Marianne Lemay

Besoin d’aide externe pour connaître les aspirations de vos employés et faire évoluer leur carrière?

Peu importe la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité, faites appel à notre équipe si vous souhaitez faire évoluer la carrière de vos employés.

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En effet, l’employeur a une responsabilité légale de prévenir et réduire les impacts néfastes du travail sur la santé psychologique (détresse, dépression, trouble anxieux) et la santé physique (troubles musculosquelettiques, maladie cardiovasculaire) de ses employés.

Ces effets sur la santé mentale des employés sont majeurs : les employés exposés à un ou plusieurs facteurs psychosociaux ont jusqu’à 2x plus de risque de souffrir de détresse psychologique et 4x plus de risque d’accidents de travail!

Les principaux risques psychosociaux sont :

• La charge de travail élevée et les contraintes de temps
• Un faible niveau d’autonomie décisionnelle
• La faible reconnaissance des efforts et des résultats
• Le faible soutien social du gestionnaire et des collègues
• Le harcèlement psychologique
• L’information et la communication insuffisantes

Autrement dit, la présence de chacun de ces facteurs de risque DOUBLE le risque de détresse psychologique au travail! Le but ici n’est bien évidemment pas d’être alarmiste, mais de susciter des prises de conscience et de souligner l’importance de la prévention de la santé mentale des employés.

Que faire pour prévenir les enjeux de santé mentale des employés?

Chaque individu peut, à sa façon, avoir un impact positif sur la santé mentale des autres employés. Offrir une écoute, tendre la main, nommer à un employé qu’il n’est pas seul dans une situation plus difficile, partager les bons coups, connecter avec ses collègues sans que ce soit relié aux tâches à effectuer, rire, prendre du repos, etc. Ces initiatives sont à la portée de tous!

La prévention et la gestion du stress peuvent également se faire au quotidien. Bien que les causes du stress vécu varient d’une personne à l’autre, il est toutefois clair que connecter avec des humains et s’entraider réduisent les hormones du stress. Revoir ses pratiques quotidiennes en pensant à cet aspect peut donc être rafraichissant pour toute l’équipe, et ce, tant en hybride qu’en présentiel!

Par exemple, vous pourriez essayer de faire vos réunions en marchant, débuter un remue-méninge en faisant un tour de table pour nommer un fait cocasse sur soi, partager en équipe des trucs pour favoriser le sommeil, demander de l’aide sur un projet qui stagne, échanger sa recette favorite ou son dernier flop culinaire, selon le niveau d’aisance en cuisine et avec points bonus pour les preuves photo!

Adapter le slow living en entreprise est une autre pratique intéressante pour réduire la cadence et le sentiment de surcharge.

En bref, l’employeur n’est pas toujours responsable de la source du problème, mais il fait toujours partie de la solution. En tant qu’employeur, vous vous devez d’identifier les risques psychosociaux pouvant être vécus par vos employés afin de les minimiser. Pour débuter une telle démarche, nous vous recommandons de suivre ces étapes.

Quels sont les rôles de chacun dans l’entreprise?

Dans ce tableau récapitulatif qui se lit de gauche à droite, la ligne identifie l’acteur actif et les colonnes identifient les parties prenantes concernées.

Vous pouvez télécharger ce tableau juste ici.

Quelles sont les étapes à suivre pour une intervention immédiate envers un employé qui semble souffrir d’enjeux de santé mentale?

N’oubliez pas que vous n’êtes pas un intervenant professionnel. Vous n’avez pas à sauver personne et votre propre santé mentale ne doit pas être affectée par l’aide que vous offrez. Si vous avez un dialogue avec une personne qui semble avoir besoin d’aide, voici quelques pistes d’actions qui peuvent vous aider :

Si vous souhaitez aller plus loin, voici quelques articles que nous avons rédigé en lien avec ce sujet :

• 4 signes de détresse psychologique perceptibles à distance et comment y réagir
• Comment implanter la flexibilité en entreprise
• Comment réduire l’anxiété de performance en entreprise

Si vous préférez diriger l’employé vers des ressources professionnelles adéquates, en voici quelques-unes :

• Info-Social : 811, option #2 
• La ligne Écoute Entraide : 1-855-365-4463
• Ligne d’aide et de ressources pour les parents : 1-800-361-5085
• Centres communautaires et sociaux : 211
• Jeunesse, j’écoute par texto au 686868
• Suicide Action Montréal : 1-866-277-3553
• Centre d’études sur le stress humain
• Guide pour la santé mentale des travailleurs autonomes
• 27 applications et technologies pour aider vos talents à prendre soin d’eux

Conclusion

Favoriser la santé mentale des employés est un aspect important pour tous au sein des organisations! Pour cela, il y a une panoplie de pratiques qui peuvent être mises en place dans les entreprises. Chacun a un rôle précis à jouer pour que l’employeur soit un allié dans la santé mentale des employés.

Au sein des organisations, plusieurs actions sont à mettre en place en amont, afin de prévenir les risques, mais parfois, certaines situations nécessitent une intervention immédiate et personnalisée.

En tant qu’employeur et malgré tous vos efforts et votre bienveillance, vous ne pouvez pas vouloir plus que vos employés. C’est à eux que revient la responsabilité de prendre certaines actions.

Votre rôle est d’être présent et à l’écoute, d’offrir les ressources nécessaires et de laisser savoir à vos employés que vous être prêts à les soutenir et à les aider lorsqu’ils en ont besoin.

Article rédigé par : Alexandra Bourgeois Guérin, CRHA, M.Sc.

Besoin d’aide pour identifier les risques psychosociaux de vos employés?

Nos sondages organisationnels et nos rencontres avec vos équipes permettent de mettre en lumière vos forces et vos enjeux. Communiquez avec nous dès maintenant!

L’article Santé mentale des employés : à qui la responsabilité? est apparu en premier sur Kolegz.

Pourquoi? Parce qu’ils n’ont pas tous les mêmes besoins ni les mêmes canaux de communication à leur disposition. Et parfois, en tant que communicant, on ne se rend même pas compte qu’on communique mal ou trop peu. Pourtant, du point de vue de l’employé, le manque de communication est souvent perçu comme un manque de transparence.

En communication, le diable se cache dans les détails et le manque de communication ressenti peut faire mal aux entreprises. Elle démotive les employés et peut créer des rancœurs envers l’employeur.

Alors qu’à l’inverse, lorsqu’elle est bien structurée, la communication a un réel pouvoir : celui de mobiliser les employés.

Avoir une meilleure communication à l’interne crée un plus grand sentiment d’appartenance pour l’employé et une plus grande confiance envers l’entreprise, car oui, la transparence augmente la confiance! La communication a donc son rôle à jouer dans la rétention.

Alors comment remédier à ces enjeux de communication dont de nombreuses entreprises (pour ne pas dire toutes) pâtissent?

Voici 5 astuces pour commencer à bonifier vos processus de communication organisationnelle :

1. Cartographier les moments-clés de communication

La première chose à mettre en place si on rencontre des enjeux de communication, c’est d’abord de mettre à plat, sous forme de schéma, toutes les occasions qu’ont les différentes parties prenantes de l’entreprise de communiquer entre elles.

Pour fonctionner de manière méthodique et vous faciliter la tâche dans le début de cet exercice, commencez à créer votre liste par niveaux hiérarchiques. Exemples : comité de direction, tournée annuelle de la direction, déjeuner du DG, rencontres directeur/gestionnaire, one-on-one gestionnaire/employé, rencontre d’équipe hebdomadaire, daily scrum, infolettre interne, etc.

Cette cartographie de communication vous permettra :

• De comprendre la structure de votre communication actuelle (et de la faire comprendre à votre direction et vos collègues (une image vaut mille mots, n’est-ce pas?!)
• De savoir s’il existe déjà des occasions pour chaque employé d’être informé des nouvelles de l’entreprise
• D’identifier des manquements et donc de suggérer de nouvelles méthodes de communication le cas échéant

Les conseils sucrés de Kolegz :

• Fréquence : intégrez à ce schéma la fréquence de chaque moment de communication. Cela vous donnera une visibilité plus juste de l’équité entre les employés en matière de communication et des occasions que chacun a de pouvoir réceptionner les messages de l’entreprise.
• Bidirection : assurez-vous que le schéma va dans les deux sens, c’est-à-dire que les employés sont capables de recevoir l’information qui part des plus hautes instances, mais aussi que les employés eux-mêmes ont les outils à leur disposition pour s’exprimer et que les informations qu’ils jugent importantes soient remontées au bon moment aux bonnes personnes.

Pour garder la transparence et la confiance, il faut penser dans les deux sens!

2. Trouver vos ambassadeurs

Une fois les moments-clés identifiés, il vous faut trouver des porte-paroles pour chacun. Cette partie est absolument nécessaire pour qu’une bonne communication suive son cours et que chaque personne impliquée comprenne la responsabilité qui lui incombe.

Votre cartographie de moments-clés ressemblera alors à ceci :

Un ambassadeur doit être en charge de :

• Faire passer le message qui lui a été donné
• Rappeler aux autre personnes présentes d’informer à leur tour les employés, si ces personnes jouent elles aussi le rôle d’ambassadeur lors d’un autre moment-clé

L’ambassadeur peut être soit la personne dotée des meilleures capacités à communiquer un message, soit la personne située le plus haut dans la hiérarchie. Peu importe, l’important ici, c’est que le message soit passé!

Le conseil sucré de Kolegz :

Pour maximiser vos chances de retrouver des processus de communication solides et des informations qui se rendent aux bonnes personnes au bon moment, nous vous conseillons de nommer ambassadeur le plus haut membre de la direction au moment-clé le plus stratégique.

Par exemple, lors d’un comité de direction, il devrait revenir au Directeur général de rappeler les informations qui doivent être communiquées aux employés. Pourquoi? Parce que cette personne est la voix principale de l’entreprise pour tous les employés. Si le message provient d’elle, il aura encore plus d’impact et de chances de s’ancrer comme une pratique reconnue de l’entreprise.

3. Faire de la communication un objectif des gestionnaires

Reconnaissez les bonnes pratiques de communication de vos gestionnaires en les intégrant à vos évaluations annuelles!

Lister les actions concrètes que chaque gestionnaire peut poser pour devenir un communicateur à succès auprès de ses employés peut avoir de nombreux bénéfices :

• Vous actez qu’en tant qu’employeur, la communication a un rôle central
• Vous sensibilisez les gestionnaires à la communication et à l’importance de leur rôle auprès de leurs employés
• Vous pouvez récompenser les actions des gestionnaires à la fin de l’année (vous reliez ainsi la communication à un principe de reconnaissance et d’évolution)
• Vous redonnez aux gestionnaires un sentiment d’appartenance fort, car ils comprennent concrètement qu’ils sont un maillon central de la chaîne de l’entreprise

4. Former ses gestionnaires à la communication

La communication n’est pas une compétence innée! Les questionnements quant au rôle du gestionnaire ainsi que le manque de formation dans cette fonction ont été criants ces derniers temps. Pourquoi? Parce que quand il est question de faire évoluer des individus dans leur carrière, c’est plutôt leur savoir-faire technique qui prime. Or, un excellent expert est-il forcément un bon communicateur? La réponse est non, mais en se formant… il peut le devenir!

Ce qu’on remarque souvent dans les enjeux de communication, c’est que :

• Celui qui passe le message ne réalise pas toujours l’impact que son message peut avoir sur un employé, tant sur le fond que sur la forme.
• Les dirigeants ont du mal à faire la part des choses entre ce qu’il faut communiquer versus ce qui ne nécessite aucun mémo interne.
• La vision omnisciente de l’entreprise par la direction fait en sorte que ses membres ne réalisent parfois plus qui détient quelle information à l’interne.

Dans tous ces cas de figure, il ne s’agit pas de mauvaise foi, mais c’est là que la formation prend tout son sens!

En sensibilisant les gestionnaires à l’art de communiquer un message, en reliant cette pratique à la rétention et au bien-être des employés et en montrant tout l’impact positif et les bénéfices d’une communication claire, vous mettez encore plus de chance de votre côté pour que les gestionnaires adoptent l’attitude et les réflexes que vous attendez d’eux.

Le conseil sucré de Kolegz :

• Dans la liste des formations en forte demande cette année, il y a aussi celle qui porte sur le courage managérial et les conversations difficiles, autre enjeu où la communication est primordiale. Comment gérer et mener une conversation difficile? Comment gérer un employé considéré comme étant « difficile »? Quelles sont les bonnes pratiques et les erreurs à éviter?
• N’oubliez pas qu’un gestionnaire qui semble à l’aise pour communiquer de l’information jugée neutre à son employé pourrait être moins à l’aise dans des moments de tempête. Pensez à les outiller pour ces moments qui font aussi partie de la vie d’un gestionnaire!

5. Sonder les employés sur les enjeux de communication dans l’entreprise

Redonner la parole aux employés est l’un des éléments dont nous faisons constamment la promotion auprès de nos clients chez Kolegz!

En conduisant des sondages récurrents et en posant des questions ciblées, vous pourrez questionner l’employé sur sa satisfaction envers la communication au sein de l’entreprise, et ce à tous les niveaux.

Là encore, les bénéfices sont nombreux :

• Identifier clairement où se situent les enjeux de communication (c’est en conduisant des focus group que l’un de nos clients a réalisé que ses enjeux de communication résidaient à un niveau hiérarchique bien précis)
• Récompenser les gestionnaires : vous pouvez ainsi offrir de la reconnaissance à vos gestionnaires d’après le niveau de satisfaction de leurs employés
• Analyser les résultats à travers le temps en les remettant dans le contexte de l’entreprise au moment où le sondage a été rempli (étiez-vous en période de forte occupation avec une charge de travail élevée? Rencontriez-vous une phase de croissance accrue?).

Tous ces résultats vous permettront de remettre en question vos processus de communication et de les réajuster avec le temps, en fonction de votre réalité mouvante.

Conclusion

Si elle donne parfois du fil à retordre aux dirigeants et gestionnaires de tous niveaux, avec quelques bons réflexes et un peu de structure, la communication peut devenir un véritable outil de mobilisation des employés. Elle responsabilise vos gestionnaires tout en rendant vos employés plus épanouis. Ils se sentent informés, ont confiance dans l’entreprise et comprennent vos décisions, en particulier celles avec lesquelles ils n’étaient a priori pas d’accord!

En analysant vos processus et méthodes de communication en place, puis en reconnaissant les qualités de communicant de vos gestionnaires, vous améliorerez significativement votre expérience employé. Vous serez perçu comme un employeur transparent et vous gagnerez leur confiance avec le temps.

En remaniant le traditionnel adage « un homme averti en vaut deux », on pourrait dire que ce qui est certain, c’est qu’« un employé bien informé vaut de l’or »!

Article rédigé par : Amélie Laurent

Besoin d’aide pour diagnostiquer et analyser vos processus ou pour cuisiner des formations sur-mesure à vos gestionnaires?

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L’article 5 astuces pour améliorer les enjeux de communication en entreprise est apparu en premier sur Kolegz.

Détailler des objectifs quantifiables en finance, c’est simple, mais comment mesurer des comportements humains? Surtout, quoi mesurer? C’est ce qu’on va s’atteler à détailler ici!

Pourquoi suivre des métriques?

• Pour avoir un portrait de la situation actuelle ainsi qu’une vision sur le portrait souhaité (le futur).
• Pour objectiver la progression de votre entreprise. Cela aide à mettre en lumière votre point de départ pour ensuite vous permettre de visualiser le chemin parcouru. Avoir un indicateur précis vous permet d’établir un standard de calcul et vous assure donc de constamment mesurer de la même façon.

Pssst! Envie d’aller directement aux métriques de marque employeur qui vous intéressent? Cliquez ci-dessous :

Nous vous proposons 3 éléments mesurables pour votre expérience employé :

• 1. Score eNPS
• 2. Développement de carrière
• 3. Bien-être

Ainsi que 3 métriques pour votre expérience candidat :

• 1. Taux de réussite par étape du processus de recrutement
• 2. Rentabilité des sources de recrutement
• 3. Délai moyen d’embauche

Les métriques de marque employeur pour l’expérience employé

Vous proposer de mesurer votre expérience employé d’abord n’est pas anodin. Si, du point de l’individu, l’expérience candidat arrive avant l’expérience employé, il vaut mieux soigner l’expérience vécue par vos employés actuels avant d’essayer de conquérir les cœurs des chercheurs d’emploi. De plus, en prenant le pouls de ce qui est vécu et apprécié à l’interne, vous saurez d’autant plus sur quoi miser pour recruter! De quoi vous sauver des heures d’idéation de pitch de vente et de rédaction d’affichages de poste. Ce sont vos employés qui vous donneront le jus de contenu .

Astuce sucrée de Kolegz : Les mesures proposées ici peuvent être compilées à l’interne, mais des logiciels peuvent vous rendre la tâche simple. Chez nos clients, nous utilisons le logiciel Amélio, une plateforme québécoise facile d’utilisation qui permet autant les sondages spontanés que les récurrents. Et ça goûte bon de comparer ses données d’un sondage à l’autre!

1. Le Employee Net Promoter Score (eNPS)

Peut-être êtes-vous familier avec la notion du « Net Promoter Score » (NPS)? Initialement implanté pour mesurer la satisfaction de la clientèle en une question simple, le « Employee Net Promoter Score » (eNPS) a ensuite fait son entrée dans la gestion interne des entreprises.

Suivant le même principe que le NPS, le eNPS vise à mesurer le taux de promoteurs, détracteurs et individus passifs parmi vos employés. L’objectif est de mesurer la fidélité de vos employés en leur demandant à quel point ils recommanderaient votre entreprise comme un bon endroit où travailler. Les réponses sont graduées selon une échelle de 1 à 10. Le score s’obtient en soustrayant les détracteurs des promoteurs. Le résultat peut apparaître en positif ou en négatif, soit de +100 à -100, en fonction du groupe majoritaire dans votre entreprise. Globalement, un score positif est le minimum à atteindre. Un score supérieur à 10 est jugé bon, tandis qu’un score au-delà de 50 est reconnu comme excellent. Il est également possible de comparer votre résultat aux autres entreprises de votre industrie.

Si le eNPS est une mesure pouvant vous aider à avoir un portrait rapide de vos employés, elle ne s’utilise pas seule, car elle n’indique pas les priorités d’actions ou les éléments les plus problématiques. Elle est donc à inclure parmi toute une série de questions vous permettant de comprendre l’expérience vécue par vos employés de manière à la fois plus globale et détaillée.

Astuce pour mesurer sans outil avec un petit budget :

• Vous pourriez sonder vos employés avec Google Form à une fréquence récurrente en leur posant la question : « De 1 à 10, à quel point recommanderiez-vous à votre entourage de travailler chez (nom de l’entreprise)? ».
• N’oubliez pas de comparer le nombre de chiffres similaires et non la moyenne. Par exemple : 30 employés ont répondu 6/10.
• L’important n’est pas le score initial, mais bien l’évolution du score au fil du temps.

2. Le développement de carrière

« J’ai quitté mon emploi parce que je stagnais. J’ai senti que pour évoluer, je devais quitter mon emploi ». Qui n’a jamais entendu ça de la bouche de ses proches ou même de la sienne? Le sentiment de progresser est un besoin fondamental chez plusieurs employés. Que ce soit en développant ses compétences ou en trouvant le sens envers son travail, chaque employé désire se sentir compétent.

Le rôle du gestionnaire n’est pas de donner du sens au travail des employés, mais de connaître ses employés suffisamment afin de savoir de quelles conditions l’employé a besoin pour trouver le sens dans son travail. Or, la gestion des carrières en entreprise n’est pas simple. Plusieurs initiatives peuvent être mises en place pour la stimuler, mais une chose est certaine : la responsabilité est partagée entre l’employeur et l’employé!

Amélio, avec son logiciel, pose des questions sur le développement de carrière en demandant aux employés de noter de 1 à 7 des citations telles que :

• « J’ai des opportunités d’apprendre et de développer mon expertise dans mon poste actuel. »
• « J’ai l’opportunité d’essayer de nouvelles tâches en lien avec mes objectifs de carrière. »
• « Je suis confiant de pouvoir atteindre mes objectifs de carrière au sein de la compagnie. »

Astuce pour mesurer sans outil avec un petit budget :

• Lors de vos sondages organisationnels ou encore dans les rencontres entre vos gestionnaires et vos employés, des questions spécifiques peuvent être posées afin de vous assurer de garder le sujet de la carrière en priorité.
• Le logiciel Slido permet de poser des questions ponctuelles durant les rencontres. Il serait intéressant de l’utiliser pour comparer les statistiques d’une rencontre à l’autre.

Ensuite, vous pouvez réfléchir avec vos employés (individuellement ou en focus group) pour comprendre quels sont les facteurs de succès, les irritants et les bloquants pour le développement des carrières. Vous serez ensuite à même d’implanter les changements nécessaires.

3. Le bien-être

Il existe plusieurs composantes à la santé globale qui peuvent être mesurées. Par ailleurs, l’importance de la santé mentale est sur toutes les lèvres. D’autant plus que votre entreprise est responsable d’identifier les risques psychosociaux afin de les prévenir et réduire les impacts néfastes sur la santé des employés. Les signes précurseurs de détresse psychologique ont fait l’objet d’un autre article, mais retenez l’importance d’avoir des rencontres récurrentes, basées sur la confiance et l’ouverture avec vos employés afin de prévenir les épisodes de détresse.

Tiré de la plateforme Amélio, voici quelques exemples de questions pour lesquelles vous pourriez demander à vos employés de noter de 1 à 7 :

• « La charge de travail est distribuée équitablement entre les employés. »
• « Mon emploi me permet d’avoir suffisamment de temps pour ma famille et ma vie personnelle. »
• « En général, comment trouvez-vous votre niveau de stress au travail? »

Astuce pour mesurer sans outil avec un petit budget :

• Le niveau de stress perçu permet d’évaluer la perception des membres de vos équipes. Il s’agit d’obtenir une métrique quantitative pour ensuite approfondir selon les réponses obtenues. N’oubliez pas que le niveau de stress est une perception qui appartient à l’employé. Ses facteurs de stress ne sont pas les mêmes que ses collègues ou que de ses gestionnaires
• Vous pourriez dresser une liste de questions et les réponses pourraient être compilées dans un logiciel simple prévu à cet effet tel que Typeform.
• Au-delà des chiffres, il sera important d’identifier précisément les différents facteurs de stress qui nuisent au bien-être des employés et d’en discuter avec les employés pour trouver des pistes de solution ensemble.

Astuce sucrée de Kolegz : Il n’est pas rare que de petits ajustements fassent une grande différence sur la charge de travail perçue ou le soutien offert aux employés. Si vous commencez à nous connaître, notre sucrerie préférée s’applique ici : soyez à l’écoute vos employés et effectuez un suivi suite à leurs demandes!

Les métriques de marque employeur pour l’expérience candidat

Les métriques de marque employeur qui s’appliquent au recrutement peuvent être facilement mesurables si vous utilisez un système de gestion des candidatures (ATS). Or, le défi sera de sélectionner les métriques qui vous sont réellement pertinentes afin de ne pas tout mesurer et de ne garder que le bonbon. La qualité a toujours meilleur goût!

1. Le taux de réussite par étape du processus de recrutement

Au-delà des métriques de marque employeur, quel que soit votre processus d’embauche, votre but est d’abord d’embaucher la bonne personne pour le poste adéquat. Pour ce faire, plusieurs étapes ont été mises en place, chacune ayant un intérêt pour vous en tant que recruteur.

Toutes ces étapes peuvent être transformées en ratio de réussite et disponibles en quelques clics dans un logiciel ATS (Applicant Tracking System).

Mesurer toutes les étapes peut mettre en lumière des pistes d’amélioration de votre processus. Par exemple, si le taux de réussite de l’appel téléphonique initial est très élevé, mais que le taux de la première entrevue ensuite est extrêmement bas, peut-être que votre première entrevue est trop difficile? Ou encore que les questions posées lors de l’appel téléphonique pourraient être plus sélectives?

Astuce pour mesurer sans outil avec un petit budget :

Prenons cet exemple pour l’embauche d’un employé :

La formule pour calculer le taux de réussite par étape =

• (Nombre de candidats réussi) / (Nombre de candidats total) x100

Par exemple, le taux de réussite des appels :

•  (15 entrevues) / (30 appels) x100 = 50%

Rappel sucré de Kolegz : Chaque étape de votre processus de recrutement doit vous apporter quelque chose. Si ce n’est pas le cas, demandez-vous pourquoi elle fait toujours partie de votre processus! Par exemple, si le taux de réussite de votre test technique est très élevé, il y a lieu de se demander à quoi il sert. S’il s’agit seulement d’une formalité, vous pourriez avoir avantage à l’éliminer. Dans un contexte où les candidats veulent avoir des réponses très vite, il est à votre avantage de réduire le nombre d’étapes afin de lui rendre réponse plus rapidement.

Le plus court le processus d’embauche, le mieux! Toutefois, il ne faut pas tronquer la rapidité du processus au dépend de la qualité des candidatures. Il importe de prendre le temps de bien embaucher vos employés. La durée devrait varier en fonction du type de poste et de la réalité de votre entreprise.

2. La rentabilité des sources de recrutement

Il existe plusieurs sources et canaux de communication pour lesquels nous pouvons extraire des métriques de marque employeur. Si vous choisissez d’investir dans les commandites d’annonces sur différents sites web par exemple, il peut être intéressant de voir l’impact de vos investissements.

Que vous ayez fonctionné par des sites d’affichages de poste ou des investissements à la carte, il est possible de calculer les montants totaux et les comparer au nombre de CV reçus et au nombre d’embauches. Il peut être pertinent de valider si vous payez la version mensuelle ou annuelle aussi pour bien prendre en compte l’ensemble des montants.

Astuce pour mesurer sans outil avec un petit budget :

Prenons cet exemple pour l’embauche d’un employé :

Une simple grille Excel peut vous permettre de voir le montant dépensé par site puis le nombre de CV reçus. Ensuite, demandez-vous si vous considérez votre investissement comme étant rentable.

La formule pour mesurer le coût par embauche =

• (Montant investi en dollars) / (nombre d’embauches)

Par exemple, la formule pour Google Adwords :

•  (Google Adwords 10 000 $) / (2 embauches) = 5000 $ par candidat embauché

Si vous ne savez pas systématiquement d’où vient le candidat, il est possible de poser la question dans votre formulaire accompagnant la demande de dépôt de candidature ou lors de la première entrevue tel. Ainsi, vous serez à même de compiler le nombre de candidatures rencontrées et intéressantes (ou moins!) par source.

Aussi, il ne faut pas perdre de vue qu’il y a le nombre de CV reçus, mais que quelques KPI fournis par défaut par certains médias (de type Facebook, etc.) peuvent aussi être pertinent puisqu’ils travaillent votre visibilité. C’est pourquoi le nombre d’impressions et de clics par exemple peut être tout aussi intéressant à analyser que juste les CV reçus. Pensons ici au bouche-à-oreille, au fait qu’un candidat peut ne pas postuler cette fois-ci mais pensera à vous éventuellement dans sa recherche d’emploi grâce à cette annonce qu’il a vue. Le retour sur investissement n’est pas toujours immédiat, alors il peut être pertinent de calculer les retombées sur une période plus longue.

Gardez en tête que pour la plupart des candidats, c’est la multiplication des sources de recrutement qui apporte les meilleurs résultats, le taux de réussite par source unique n’est donc pas fiable à 100% mais elle peut tout de même influencer les décisions d’investissement.

3. Le délai moyen d’embauche

Mesurer le temps moyen d’embauche peut se faire de plusieurs façons. Le défi est de s’entendre en équipe sur la définition que vous souhaitez donner à la mesure. Elle commence à quel moment et se termine quand?

Par exemple, le temps d’embauche est la différence entre deux moments clés, mais est-ce qu’il débute au moment de l’affichage du poste sur le site web ou à partir du premier CV reçu? Est-ce qu’il se termine à l’envoi de l’offre au candidat ou à la réception de sa réponse?

La réponse varie en fonction des contextes organisationnels, il n’y a donc pas de recette magique ici! Par contre, il faut s’assurer que la métrique choisie mesure bien ce sur quoi les individus ont un impact. Les actions qui seront posées pour donner suite au constat de la mesure doivent être accessibles pour le gestionnaire ou l’équipe RH, c’est-à-dire qu’ils doivent pouvoir avoir un levier d’action qui fera évoluer la mesure.

Astuce pour mesurer sans outil avec un petit budget :

Prenons cet exemple pour l’embauche d’un employé :

• La formule pour calculer le délai de recrutement =

(Nombre de jours où le poste a été ouvert pour le candidat 1) + (Nombre de jours où le poste a été ouvert pour le candidat 2) + (Nombre de jours où le poste a été ouvert pour le candidat 3) / (Nombre de candidats)

Par exemple, le délai de recrutement pour ce poste :

• (31 jours) + (92 jours) + (21 jours) / 3 = 48 jours de délai de recrutement

Cependant, il faut s’assurer de calculer de la même façon toutes les variables de votre calcul. Le fait d’inclure ou non les jours ouvrables ainsi que l’étape du processus de recrutement que vous sélectionnez pour calculer vos dates de début et fin doivent conserver les mêmes bases.

Lorsqu’un poste est ouvert tout au long de l’année, il est très difficile de quantifier le délai d’embauche. Il peut alors être utile de calculer le temps qui s’est écoulé entre la réception du profil et l’offre d’embauche.

Soyez vigilent de ne pas comparer des pommes avec des poires. Si un poste est spécialisé, il prendra beaucoup plus de temps à combler que s’il ne l’est pas. Il serait donc plus pertinent de calculer le délai de recrutement pour un même type de poste que de cumuler la moyenne de tous les postes.

Conclusion

En résumé, connaître toutes ces métriques de marque employeur vous aide à établir vos priorités d’action. Chacune a son importance, mais elles n’ont pas besoin d’être toutes implantées. Les mesures que vous choisirez comme prioritaires doivent répondre à des enjeux réellement vécus dans votre entreprise. La cohérence entre la mesure et les actions subséquentes est essentielle.

Toutes les métriques de marque employeur devraient être vouées à devenir un outil décisionnel. Si vous recrutez tous vos candidats en moins de 24h, vous n’auriez pas à calculer le délai par embauche par exemple!

Maintenant, il est temps d’élaborer votre plan de match! Transformez vos priorités RH en actions face aux enjeux vécus par les employés ou l’équipe. Identifiez les métriques à mesurer et identifiez un responsable pour chacune. Ensuite, découpez en petites bouchées vos pistes d’action afin de réussir à manger le gâteau en entier pour mobiliser votre équipe et recruter des candidats!

Article rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, M.Sc, CRHA

Besoin d’aide pour découper votre grand gâteau RH en pointes à prioriser?

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L’article 6 métriques de marque employeur à surveiller est apparu en premier sur Kolegz.

Or, plus l’expérience vécue par les employés sera satisfaisante, plus ils auront tendance à être mobilisés dans leur travail et fidèles vis-à-vis de leur employeur.

Toutefois, lors d’une étude menée en 2022, c’est seulement 33% des répondants canadiens et américains qui ont mentionné être mobilisés au travail.

Étant un puissant levier pour la mobilisation et la rétention, les entreprises ont tout intérêt à mener une réflexion approfondie à ce sujet, tant sur la forme que sur le fond.

Redéfinition récente de la place du travail dans sa vie, besoins différents selon les générations… En 2023, personnaliser votre expérience employé est incontournable pour votre entreprise. Comme on le dit souvent à nos clients : « La personnalisation a toujours bien meilleur goût » !

Pour vous aider et vous guider à travers cette démarche, voici 4 grandes étapes essentielles qui vous permettront de personnaliser votre expérience employé.

Cliquez sur les sous-titres suivants pour vous rendre à la section qui vous intéresse :

• 1 – Identifier les grandes étapes et les éléments importants dans la vie d’un employé
• 2 – Identifier les grandes étapes et les éléments importants dans la vie d’une personne
• 3 – Interroger les employés
• 4 – Personnaliser votre expérience employé à différentes échelles (avec exemples concrets)

1. Identifier les grandes étapes et les éléments importants dans la vie d’un employé

Avant tout, il est important d’identifier les moments-clés et les éléments déterminants dans l’expérience que vivent vos employés au sein de votre organisation.

L’accueil et l’intégration, les évaluations, l’évolution de carrière, ou encore les départs sont des étapes importantes dans la vie d’un employé. Chacune d’entre elles devrait être pensée et personnalisée en fonction de vos employés et de votre culture d’entreprise.

D’autres éléments ne constituent pas des étapes en soi, mais auront des impacts majeurs au quotidien sur l’expérience vécue par vos employés, comme la reconnaissance reçue, l’alignement avec les valeurs de l’organisation, le niveau de transparence dans la communication, la qualité du matériel de travail, etc.

En identifiant les étapes et les éléments décisifs pour vos employés, vous serez en mesure de façonner un parcours et une expérience uniques.

L’astuce sucrée de Kolegz  : Un moyen facile pour identifier les étapes ou les éléments déterminants est de considérer l’expérience employé comme un parcours, avec un début, un milieu et une fin. Cela vous aidera à vous représenter visuellement l’expérience employé pour mieux la personnaliser!

2. Identifier les grandes étapes et les éléments importants dans la vie d’une personne

Avant d’être vos employés, les gens qui travaillent dans votre entreprise sont des personnes, avec des histoires, des familles, des réalités, etc. Aussi, les anniversaires, les naissances, les déménagements ou encore les graduations sont des étapes ou des moments importants dans leur vie. Identifier, souligner et accompagner ces évènements peut avoir un impact très positif pour vos employés et leur famille.

Ici, la question des conditions de travail et du niveau de flexibilité que vous offrez à vos employés se pose aussi. Vos conditions facilitent-elles la conciliation travail-études ou famille-travail? Plus cette conciliation sera facilitée, plus il sera aisé pour la personne d’assumer avec fluidité ses responsabilités professionnelles, familiales, d’études, etc. Sans être une étape en tant que telle, c’est un élément à considérer.

L’astuce sucrée de Kolegz  : Le Sceau Concilivi vous permet de formaliser vos politiques et d’être reconnue comme une entreprise favorisant la conciliation famille-travail.

Un autre aspect important est la santé et le bien-être au travail.

Offrez-vous un environnement qui soit sain et sécuritaire pour vos employés? Mesurez-vous le niveau de stress de vos équipes afin de prendre proactivement les actions nécessaires?

Dans le cadre d’un épuisement professionnel ou d’un accident du travail, il y a certes des impacts directs pour l’employeur, mais il y en a aussi pour l’entourage de la personne en dehors du travail. Le travail pouvant rejaillir et avoir des conséquences sur les différentes sphères de la vie d’une personne, il est important d’en être conscient afin de limiter le plus possible les impacts négatifs.

Bien évidemment, ces quelques exemples mentionnés ne sont pas exhaustifs. Ils ont simplement pour objectif de replacer l’employé dans un contexte plus large que celui de votre entreprise.

En considérant vos employés dans leur globalité et en tenant compte des éléments importants dans leur vie personnelle et professionnelle, dans la mesure où ils se sentent à l’aise de se confier, vous aurez une excellente base pour débuter votre démarche. De plus, il est important de mentionner que différents éléments cités, comme la reconnaissance au travail, le soutien social du gestionnaire et des collègues, la communication, etc., sont des facteurs en lien direct avec les risques psychosociaux au travail.  Dans le cadre de la loi modernisant le régime de santé et de sécurité du travail, les employeurs ont des obligations légales d’identification et de prévention de ces risques.

3. Interroger vos employés

Afin de personnaliser votre expérience employé, vous devez savoir ce que vos employés valorisent et recherchent! Et pour cela, Il faut donc leur demander.

Vous pouvez faire cela via :

• des entretiens individuels, avec le gestionnaire ou une personne des RH
• des focus group, avec un petit échantillon représentatif de vos employés
• des « sondages maison », où chaque employé peut donner son avis
• des diagnostics organisationnels, qui vous permettent d’obtenir votre indice de mobilisation et des statistiques sur les différents facteurs de mobilisation.

Avant de vous lancer dans cette phase, demandez-vous ce que vous cherchez à mesurer ou à savoir. Ce que vous aurez identifié grâce aux étapes 1 et 2 vous aidera à structurer et à bâtir votre questionnaire. Aussi, vous pourrez creuser plus spécifiquement certains aspects, si vous le souhaitez.

L’astuce sucrée de Kolegz  : Avec Amélio, vous pouvez réaliser des diagnostics organisationnels ou des sondages réguliers de mobilisation. Que ce soit pour avoir un portrait ponctuel ou pour suivre l’évolution dans le temps, c’est un outil très utile. Selon la taille de l’entreprise, vous pouvez même étudier les statistiques par départements.

Une fois sondés, il est possible que de grandes tendances se dégagent et que différents persona émergent parmi vos employés, avec des besoins ou des avis différents.

Ces grandes tendances vous seront d’une aide précieuse pour personnaliser votre expérience employé. Car en donnant la parole à vos employés, vous saurez, sans interpréter, ce qu’ils veulent vraiment. Ainsi, vous pourrez adapter vos décisions et personnaliser vos actions selon leurs besoins et leurs intérêts réels.

4. Personnaliser votre expérience employé à différentes échelles

Vous avez maintenant toutes les informations nécessaires en votre possession et vous êtes prêt à passer à l’action!

Il est intéressant de penser la personnalisation à plusieurs échelles. Pour illustrer cela, prenons un cupcake. Il y a le gâteau et le glaçage. Or, c’est l’ensemble des deux qui fait que ce dessert est si gourmand. S’il n’y a que le gâteau, la base est là, mais il manque cette petite touche qui apporte ce côté crémeux et savoureux. Au contraire, s’il n’y a que le glaçage, il manque la base, le dessert manque de consistance, voire ne tient pas debout!

Tout comme pour un cupcake, la base et les éléments de fond de votre expérience employé doivent être là, mais vous gagnerez à les agrémenter d’initiatives plus créatives pour vous distinguer!

Et pour cela, voici des exemples concrets à personnaliser selon votre culture d’entreprise et vos persona employés :

• Mettre en place un programme de développement de carrière structuré
• Offrir un montant annuel pour la formation à tous vos employés
• Mettre en place des rencontres entre l’employé et son gestionnaire aux deux semaines
• Être inclusif dans l’environnement que vous offrez (ergonomie du poste de travail, horaire, etc.)
• Offrir des avantages sociaux sur mesure avec Tedy
• Donner le choix dans l’horaire de travail entre 4 ou 5 jours par semaine
• Diversifier les tâches de vos employés en fonction de leurs intérêts
• Adapter votre rétroaction en fonction du style de communication de votre employé grâce à la psychométrie
• Faire livrer un gâteau au domicile de vos employés le jour de leur fête
• Offrir une journée de congé pour un anniversaire de travail
• Encourager vos employés à faire du sport ou du bénévolat sur les heures de travail
• Se montrer flexible pour accompagner vos employés lors de circonstances personnelles particulières (maladie, proche aidant, divorce, etc.)
• Adapter vos activités d’équipe selon leurs intérêts et leurs dynamiques
• Offrir une attention personnalisée à l’employé lors de sa première journée, en fonction de ce que vous avez appris de lui lors des entrevues (boisson ou chanson préférée, billets pour assister à un match de son sport favori, restaurant choisi selon ses préférences, allergies, etc.)

Conclusion

L’expérience employé existe toujours et en tout temps, dès qu’une personne devient employé d’une entreprise, que l’organisation ait mis ou non des efforts sur la qualité de cette expérience.

Ce qui est donc dans la zone de contrôle de l’entreprise, c’est d’en faire l’expérience la plus agréable possible pour ses employés.

Toutes les idées partagées dans cet article vous permettront de cuisiner, un ingrédient à la fois, une recette savoureuse et sur mesure, au goût de vos employés et en accord avec votre marque employeur.

Vos employés en seront d’autant plus mobilisés, et tout comme on partage ses bonnes adresses de pâtisseries, ils deviendront vos meilleurs ambassadeurs auprès des autres employés et de leurs proches ou amis!

Article rédigé par : Anne-Claire Oger

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L’article 4 étapes indispensables pour personnaliser votre expérience employé est apparu en premier sur Kolegz.

Pour débuter la nouvelle année en beauté, nous avons un délicieux cadeau pour vous. Dans nos kolabz créatifs mensuels, les participants doivent créer une liste d’idées innovantes sur un sujet précis, une fois par mois. 1001 idées émergent des discussions entre les participants. Nous vous offrons donc une ribambelle d’idées créatives tirées de nos événements de l’année 2022.

Celles-ci sont à tester dans vos organisations et à les adapter… sans modération!

Pour accéder à un sujet spécifique :

• Questions créatives pour l’entrevue de fidélisation
• Idées pour soutenir la santé psychologique des équipes
• Idées pour rendre le processus d’entrevue plus créatif
• Thématiques pertinentes pour promouvoir sa marque employeur
• Idées de jeux pour le party de Noël
• Questions à poser durant une rencontre 1-on-1
• Idées pour créer un accueil inoubliable
• Idées créatives pour reconnaître ses employés

Questions créatives pour l’entrevue de fidélisation

Pour bonifier l’expérience de vos employés et vous donner des pistes pour l’améliorer, l’entrevue de fidélisation est un outil fort intéressant. Elle permet de rencontrer l’employé pendant son emploi pour prévenir les risques d’un départ volontaire. Voici donc 10 questions à insérer lorsque vous réalisez celle-ci :

• 1. Qu’est ce qui te motive à venir travailler le matin?
• 2. Comment décrirais-tu l’organisation à un ami ou membre de ta famille?
• 3. En comparaison avec tes emplois précédents, y a-t-il des choses que tu appréciais ailleurs que l’on ne retrouve pas chez nous?
• 4. Y a-t-il des tâches qui pourraient être automatisées dans ton travail?
• 5. Considères-tu faire des tâches à valeur non ajoutée? Lesquelles?
• 6. Qu’aimerais-tu améliorer dans ta relation avec ton gestionnaire ? 
• 7. Détiens-tu des compétences que tu n’utilises pas dans ton poste?
• 8. Comment décrirais-tu l’ambiance dans ton équipe?
• 9. Quels éléments font en sorte que tu prends le temps de te déplacer pour aller travailler du bureau?
• 10. Si tu pouvais t’impliquer dans un projet, autre que tes tâches habituelles, lequel ce serait?

Idées pour soutenir la santé psychologique des équipes

Avec l’arrivée du mode hybride, la santé psychologique a fait couler beaucoup d’encre cette année. Voici donc 5 idées pertinentes à mettre en place qui ont été soulevées lors de ce kolabz créatif :

• 1. Moderniser votre PAE en validant les options disponibles qui pourraient davantage convenir à vos travailleurs
• 2. Tenir des rencontres one-on-one régulières entre le gestionnaire et chacun de ses employés
• 3. Former vos gestionnaires sur la santé psychologique et les signes de détresse psychologique
• 4. Rendre disponible une politique claire sur le mode hybride
• 5. Bloquer des temps sans rencontre lors des journées en présentiel au bureau

Idées pour rendre le processus d’entrevue plus créatif

Une question que l’on entend très fréquemment de la part de nos clients est la suivante : « Comment faire pour que mon processus d’entrevue soit plus alléchant? ». Voici donc 5 idées pour l’améliorer votre et le rendre plus créatif :

• 1. Raconter une histoire (storytelling) pour bien présenter la réalité́ du poste affiché
• 2. Utiliser un logiciel comme Calendly pour permettre au candidat de choisir sa plage horaire d’entrevue
• 3. Donner le ton à l’entrevue dès le courriel d’invitation avec un message accrocheur qui est cohérent avec l’expérience vécue par les employés
• 4. Trouver un lieu d’entrevue original : aller dans un café, faire l’entrevue lors d’une marche au parc s’il fait beau
• 5. Dynamiser l’annonce positive au candidat en utilisant une phrase accrocheuse et en lien avec votre image de marque

Si vous atteignez la boîte vocale du candidat, ne le laissez pas dans l’incertitude. En plan B, contactez-le par texto ou par courriel en lui mentionnant : « On a une bonne nouvelle pour toi, tu peux me rappeler aujourd’hui après 15h ».

Thématiques pertinentes pour promouvoir sa marque employeur

L’un des défis en marque employeur réside dans la déclinaison de celle-ci dans le quotidien opérationnel et dans les médias sociaux. Voici donc quelques idées de thématiques pour vous aider à rayonner :

• 1. Votre côté « Fait au Québec »
• 2. Les journées mondiales qui collent réellement à vos valeurs
• 3. Vos avantages sociaux et vos conditions de travail (ex. formations payées par l’entreprise, vie sociale des employés, formations suivies par les)
• 4. Vos actions en développement durable et votre responsabilité sociale
• 5. Des témoignages de vos employés

Par exemple, si la conciliation famille-travail est importante pour vous, vous pourriez intégrer un message du conjoint et des enfants d’un employé qui disent que leur conjoint.e/maman est bien à son travail.

Idées de jeux pour le party des fêtes

Le temps fêtes est derrière nous, mais qui a dit que les célébrations devaient être exclusivement durant cette période? L’expérience employé et la consolidation d’équipe se vivent tout au long de l’année. Voici donc quelques idées de thématiques et d’activités :

Idées de thématiques :

• Destination voyage
• Décennies : 60’s, 70’s, 80’s
• Couleurs : rouge, noir & blanc, bleuGala et tapis rouge
• Films marquants

Idées d’activités :

• Mur créatif collectif (mots, dessins, citations inspirantes)
• Dégustation de vins, de bières, de chips, de bonbons, de repas multiculturels ou de produits locaux
• Jeux géants (ex. Jenga, Connect 4)
• Spectacle (musique, magie, hypnose, humour, etc.)
• Faire un « Bye Bye » interne (attention à ne pas offusquer)
• Calendrier de l’avent d’entreprise
• Bénévolat en équipe

Questions à poser durant une rencontre 1-on-1

Une rencontre 1-on-1, c’est une rencontre d’Humain à Humain! Pour que celle-ci soit optimale, il faut être en mode écoute active et laisser beaucoup de place à l’employé. Pour se faire, les questions ouvertes sont à privilégier, en voici 10 pertinentes :

• 1. Avec quelle énergie arrives-tu aujourd’hui?
• 2. Sur une échelle de 1 à 10, à quel point es-tu stressé en ce moment?
• 3. Qu’est ce qui te manque pour être efficace dans ton travail?
• 4. Est-ce que tu vois des choses à améliorer dans les processus de l’entreprise?
• 5. Quels outils te manquent-ils pour bien faire ton travail?
• 6. Quelles formations aimerais-tu suivre pour poursuivre ton évolution?
• 7. Qu’est-ce qui te motive le plus dans tes projets actuellement?
• 8. Est-ce que tu as des appréhensions pour les prochains jours? Comment puis-je t’aider?
• 9. Quels sont les bons coups que tu as réalisés dernièrement?
• 10. Quelles sont tes questions?

Idées pour créer un accueil inoubliable

L’accueil est un moment charnière dans le cycle de vie d’un employé et l’on a qu’une seule chance de faire une bonne première impression! Voici donc 10 idées pour créer un accueil inoubliable :

• 1. Créer un comité interne pour réfléchir et optimiser en continu votre processus d’accueil et intégration
• 2. Dès l’acceptation de l’offre par l’employé, l’inviter aux événements sociaux de l’entreprise qui ont lieu avant même sa première journée (ex. party de Noël, 5@7)
• 3. Envoyer l’horaire de la 1ère journée à l’employé quelques jours avant son arrivée
• 4. Remettre un kit d’accueil avec des cadeaux à l’effigie de l’entreprise
• 5. S’assurer que le matériel et les outils informatiques sont prêts dès l’arrivée
• 6. Intégrer dans les favoris de l’ordinateur de l’employé les sites web pertinents et lui mettre un fond d’écran personnalisé
• 7. Installer un logiciel de gestion des mots de passe (ex. Bitwarden)
• 8. Demander à l’employé de préparer lui-même son texte de présentation (avec exemple pour l’aider) afin que les collègues apprennent à le connaître sous différentes facettes
• 9. Prévoir des dîners de socialisation avec des collègues en dehors de la première semaine (ex. 2^e, 3^e, 4^e)
• 10. Prévoir des moments avec le gestionnaire à l’arrivée et périodiquement, puis s’assurer de les planifier à l’agenda d’avance.

Idées créatives pour reconnaître ses employés

La reconnaissance est un excellent outil de motivation. Voici donc 10 idées créatives pour reconnaître vos employés :

• 1. Partager les bons coups individuels et collectifs lors des rencontres d’équipe
• 2. Attribuer un budget aux gestionnaires pour la reconnaissance de leurs employés
• 3. Permettre l’implication dans certains employés sur des comités de travail ou des projets spéciaux
• 4. Créer un canal « Reconnaissance » sur le Team, Slack ou autre application
• 5. Faire évoluer les employés à l’interne afin de reconnaître leurs compétences (élargissement des tâches, déplacement latéral ou vertical)
• 6. Rendre disponible et visible un mur de reconnaissance
• 7. Remettre un beau mot manuscrit aux employés (oui, oui, l’écrire à la main)
• 8. Mentorer un employé ou lui donner la possibilité de transmettre ses compétences à ses collègues
• 9. Créer une chaîne de reconnaissance avec un trophée qui se passe d’une personne à une autre lors d’un bon coup (ex. La brocheuse d’or)
• 10. S’intéresser sincèrement à vos employés (ex. passions, loisirs, famille, enfants, etc.)

Conclusion

Ces 68 inspirations, adaptées à vos différents contextes organisationnels, nous permettrons collectivement de faire du Québec un meilleur endroit où travailler. Nous tenons à remercier tous les participants des kolabz créatifs 2022 pour leur apport à ces magnifiques idées. Ensemble, nous contribuons à faire évoluer notre succulente profession!

Article rédigé par : Sara-Christine Rousseau, MGP, CRHA

Envie de participer aux prochains Kolabz créatifs?

Psssst, les kolabz créatifs se poursuivent en 2023. Tous les sujets sont déjà disponibles, allez voir ça, ça vaut vraiment la peine!

Ou envie d’en savoir plus sur nous : prenez rendez-vous dès maintenant!

L’article 68 idées RH issues de nos kolabz créatifs est apparu en premier sur Kolegz.

Selon une étude publiée par Glassdoor, les entreprises ayant mis en place un processus d’accueil et d’intégration efficace et complet augmentent la rétention de leurs nouveaux employés de 82% et leur productivité de 70%! Quand on connait les coûts et les délais actuels liés au recrutement, on comprend rapidement l’importance de concocter une recette aux petits oignons pour ses nouveaux employés .

Si vous êtes à court d’idées, voici quelques ingrédients à intégrer à votre processus d’accueil et d’intégration pour un effet wow!

1. Penser l’intégration de manière globale

Le but de cette période est d’intégrer le nouvel employé à tous les niveaux : dans son poste, son équipe, votre écosystème technologique, vos processus internes, votre culture organisationnelle, etc.

Quand on analyse les processus d’accueil et intégration de nos clients, il n’est pas rare que l’on constate que certains éléments sont bien couverts et que d’autres ont été partiellement ou complètement mis de côté. Imaginez qu’un employé comprenne rapidement son rôle et ses responsabilités, mais qu’il soit totalement isolé dans son coin! Ou encore, qu’il soit bien intégré dans son équipe, mais qu’il ne comprenne pas exactement la nature de son travail… Cela peut paraitre évident, mais lorsque l’on regarde de plus près, il n’est pas rare de voir ce type déséquilibre. Il faut donc penser l’accueil et intégration à la fois de façon micro et macro!

En repensant vos étapes d’accueil et intégration de manière globale, vous serez en mesure de couvrir l’ensemble des aspects essentiels à une bonne intégration.

Astuce sucrée de Kolegz : L’accueil et intégration n’est pas forcément le même dans tous les départements! Les étapes et le contenu seront certainement différents si vous intégrez une personne pour un emploi de bureau versus un emploi sur le terrain. Pensez à adapter votre processus en fonction de votre persona.

2. Rendre votre processus humain et ludique

Une fois que vous aurez identifié les différentes composantes de votre processus d’intégration, c’est le temps d’y aller avec votre créativité! Pour vous aider, voici quelques idées très concrètes :

Pour accueillir votre employé de manière chaleureuse et personnalisée :

• Communiquer avec l’employé avant même sa première journée de travail en lui envoyant un courriel de bienvenue incluant l’horaire de sa première journée ou semaine
• Planifier toutes les rencontres de la première semaine à l’agenda du nouvel employé et de ses animateurs
• Déposer la boisson non-alcoolisée favorite de l’employé sur son bureau pour son arrivée
• Mettre un fond d’écran de bienvenue personnalisé sur son ordinateur
• Présenter la personne de manière personnalisée dans un courriel interne et sur vos réseaux sociaux d’entreprise
• Céduler des rencontres de suivi régulières (1^er jour, premières semaines, 3 premiers mois, etc.)

Pour faciliter la prise en main de son poste :

• Préparer en amont tout l’équipement requis (ordinateur, accès, courriel, etc.)
• Fournir un « kit de réseaux sociaux » qui incitera et aidera l’employé à mettre à jour son profil LinkedIn (penser aux postes de recruteurs ou de vendeurs qui utilisent énormément leur réseau dans leur travail!)
• Mettre en favoris tous les sites et pages web incontournables pour le poste
• Fournir un descriptif de poste indiquant les différentes responsabilités et les tâches à accomplir
• Clarifier vos attentes envers la personne dès les premiers mois en étant spécifique et précis pour lui donner toutes les chances de réussir dans son nouveau poste!

Pour introduire l’équipe et le gestionnaire :

• Demander aux collègues de créer un CV ludique qui les présente chacun avec leurs centres d’intérêt et leurs passe-temps
• Faire une vidéo de bienvenue personnalisée par le directeur ou le président
• Créer des capsules vidéo avec les différents membres de l’équipe
• Planifier un lunch avec le gestionnaire lors de la première journée et offrir le repas. Cela peut aussi se faire à distance!
• Personnaliser les fonds d’écran de l’équipe avec des mots de bienvenue ou des images qui feront écho aux passe-temps du nouvel employé
• Planifier 15 min de pause-café avec toute l’équipe pour accueillir la personne et apporter des viennoiseries
• Faire le jeu « 2 vérités et 1 mensonge » pour présenter la personne dans votre canal de communication interne.

Pour découvrir l’environnement physique et/ou applicatif et les processus internes :

• Créer un canal de communication « Bienvenue! » spécialement pour que les nouveaux employés puissent poser leurs questions et lire les réponses des autres
• Avoir un pot d’actions à tirer et à effectuer chaque jour tout au long du premier mois pour rencontrer les personnes des autres départements (Ex. : Dire bonjour à Michel de la comptabilité, boire un café avec Christine au support technique, etc.)
• Créer un dictionnaire avec vos mots et expressions internes, si vous avez un lexique particulier
• Créer une liste avec les différentes personnes-ressources à l’interne et leur champ d’expertise.

Pour comprendre la dynamique organisationnelle et la culture de l’entreprise : 

• Offrir des cadeaux personnalisés à vos couleurs et votre image
• Avoir un « Culture Book » pour présenter votre organisation plus en profondeur (mission, vision, raison d’être, témoignages d’employés, etc.)
• Créer un guide de vos valeurs en actions pour mettre de l’avant la dynamique organisationnelle

Astuce sucrée de Kolegz : La plateforme iCollective permet d’identifier les compétences et les intérêts de vos employés, puis de les partager. Ainsi, il est facile de rencontrer des employés qui ont les mêmes intérêts que vous ou qui pourraient aussi vous aider à progresser sur certains points!

3. Structurer votre processus d’accueil et d’intégration

Peu importe les initiatives originales ou créatives que vous choisirez, si vous n’avez pas une structure solide et cohérente, tous vos efforts seront des coups d’épée dans l’eau!

En structurant votre processus d’accueil et intégration, vous identifierez les étapes, l’ordre optimal, les éléments à couvrir et les personnes impliquées. Vous serez ainsi en mesure de vérifier que tous les aspects essentiels à l’accueil et intégration de vos nouveaux employés sont bien couverts. Cela facilitera aussi la délégation auprès des différentes parties prenantes, car chacun aura un rôle clair et bien défini.

Astuce sucrée de Kolegz :

• La technologie peut vous apporter une aide précieuse! Il existe différentes plateformes pour vous aider à structurer votre processus, le rendre clair et compréhensible et le partager avec vos équipes. Dépendamment de vos besoins, vous pourriez utiliser des plateformes gratuites comme Trello ou encore Notion.

• Si vous désirez aller encore plus loin en utilisant un outil vraiment complet qui vous permettra d’enregistrer directement des vidéos, suivre de façon dynamique l’avancée du processus et gérer les différents accès de votre équipe, Softstart est un excellent outil!

4. Sonder vos employés et améliorer votre processus

Enfin, il est important de valider l’efficacité et la pertinence de votre processus, mais également la qualité de l’expérience vécue par vos employés.

Selon une étude de Digitate, les employés ayant eu une expérience d’accueil et intégration négative sont deux fois plus enclins à rechercher une autre opportunité dans un futur proche.

Pour cela, il n’y a pas de mystère, il vous faut sonder les personnes qui sont passées au travers du processus! Ainsi, quelques mois après leur arrivée et une fois l’ensemble des activités liées à l’intégration terminé, vous pouvez envoyer un court sondage d’appréciation à vos nouveaux employés. Les questions peuvent porter sur le fond comme sur la forme, et sont l’occasion pour les employés de proposer leurs propres idées d’amélioration.

Grâce aux retours obtenus, vous pourrez identifier les forces, mais aussi les axes à améliorer dans votre processus d’accueil et d’intégration pour l’améliorer en continu!

Astuce sucrée de Kolegz :

• La plateforme de sondage en ligne Typeform se personnalise très facilement. Elle peut être utilisée depuis un ordinateur ou un cellulaire et existe en version gratuite ou payante, selon vos besoins.

• Vous pourriez aussi demander à vos employés de remplir un rapport d’étonnement, présentant les différents éléments qui les ont surpris (de manière positive ou négative) depuis leur arrivée dans l’entreprise. Cela peut être lié au processus d’accueil et d’intégration ou plus largement par rapport à l’organisation.

Conclusion

L’accueil et intégration est une étape clé du recrutement et de la rétention qui doit à la fois rester fidèle à ce qui a été perçu par le candidat durant le processus de recrutement et donner le ton de ce qui attend l’employé dans son poste.

En pensant votre processus d’accueil et intégration à différentes échelles, en le structurant tout en le rendant humain et ludique, en lui donnant une saveur fidèle à votre entreprise et en interrogeant vos employés sur leurs impressions, vous mettez toutes les chances de votre côté pour qu’après leur première journée, vos nouvelles recrues se disent que vraiment, en acceptant leur nouveau poste chez vous, elles ne se sont pas trompées!

Rédigé par : Anne-Claire Oger

Vous souhaitez trouver la recette pour proposer à vos employés un accueil et intégration qui vous ressemble?

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Cette semaine, Kolegz vient à la rescousse : on vous propose une solution technologique qui permettra à tous de gagner du temps!

Après l’incontournable manuel des employés, nous vous proposons le manuel indispensable pour être un bon gestionnaire! Et cerise sur le sundae, on le préconise en format virtuel, afin d’y avoir accès en tout temps et en tout lieu!

Quels sont les bénéfices d’avoir un manuel pour vos gestionnaires?

On ne naît pas gestionnaire, on le devient. Pourtant, ce poste vient rarement avec un mode d’emploi ou un guide pratique. Le profil des gestionnaires peut parfois être varié. Certains peuvent avoir complété des études en gestion, alors que d’autres peuvent avoir été promus gestionnaires, car ils sont d’excellents techniciens. Or, les compétences nécessaires pour un rôle technique et celles nécessaires pour un rôle de gestion sont différentes, car ce sont des rôles bien distincts.

Avoir un manuel pour les gestionnaires permettra notamment de :

• Rassembler et partager la documentation interne et les informations pertinentes,
• Faciliter le quotidien des gestionnaires et la réalisation de leurs tâches;
• Uniformiser les bonnes pratiques, en partageant du contenu à la saveur de l’entreprise, pour que tous en bénéficient, peu importe leur niveau d’expérience en gestion;

L’objectif du manuel de gestionnaire virtuel est de rassembler du contenu concret et utile pour le rendre facilement accessible.

En outillant adéquatement vos gestionnaires, vous leur donnerez le pouvoir d’agir au quotidien. Ainsi, vous contribuerez à développer leur sentiment de compétence, ce qui facilitera leur autonomie et leur confort dans ce rôle. Par exemple, ils pourront s’autoformer sur des éléments précis, ou encore trouver rapidement des réponses pour leurs échanges avec leurs employés.

Astuce des Kolegz : Pensez à rendre votre manuel virtuel facilement consultable depuis un cellulaire ou ordinateur en choisissant un logiciel qui permet une vue adaptable d’un appareil à l’autre!

D’une certaine façon, les employés bénéficient eux aussi du manuel virtuel des gestionnaires puisque leur gestionnaire sera plus efficace et plus présent au quotidien. Les employés auront accès à des ressources référées par le gestionnaire alors qu’il peut retrouver des inspirations en tout temps à partager à son équipe. Que ce soit pour des trucs et astuces sur comment fidéliser les employés ou encore des guides pour clarifier les procédures internes, le manuel des gestionnaires virtuel est une ressource riche de sens pour tous les membres de l’organisation.

Autre bénéfice, en centralisant l’information et en la rendant facilement accessible, vos gestionnaires pourront consulter la documentation de façon autonome. Cela diminuera certainement la quantité de demandes auprès des responsables des ressources humaines et réduira leur charge.

Astuce des Kolegz : Créez une foire aux questions (FAQ) avec les questions les plus souvent posées par les gestionnaires et les employés. Par exemple, vous pourriez créer une catégorie du manuel sur les avantages sociaux où le gestionnaire pourrait trouver le lien vers le programme d’aide aux employés (PAE) et vers la documentation de votre assurance collective. Ou encore, une section pourrait être dédiée aux procédures internes et on y retrouverait celle pour les demandes de remboursement des dépenses des employés.

Que peut contenir un manuel du gestionnaire?

Plusieurs outils peuvent être utiles à vos gestionnaires. Avant tout, demandez-leur ce dont ils ont besoin et ce qu’ils aimeraient retrouver dans cette boîte à outils personnalisée.

Vous pourriez créer un sondage de quelques questions pour obtenir leur opinion! Pensez à impliquer dans la démarche tous ceux qui répondent aux questions des gestionnaires ou des employés au quotidien : les directeurs, les ressources humaines, les finances, etc.).

Ainsi, vous obtiendrez une vue globale des éléments à intégrer et des ressources à utiliser pour créer le contenu de votre manuel.

Un bon manuel se veut dynamique! Pensez donc à inclure des liens URL cliquables qui renvoient vers votre intranet ou vers l’endroit où sont hébergés vos documents de référence. Ici, on veut s’assurer que la mise à jour de l’information soit facile et centralisée! Cela sera un facteur de succès et de pérennité essentiel pour votre manuel!

Voici des exemples concrets de ce que vous pourriez inclure dans votre manuel des gestionnaires :

Astuce des Kolegz : Connaissez-vous Loom? C’est un logiciel qui permet d’enregistrer des vidéos où l’on peut voir votre écran et votre visage. Cet outil peut être très utile pour créer des marches à suivre ou encore des formations préenregistrées expliquant comment utiliser vos outils technologiques internes. Vous pouvez ensuite déposer ces vidéos dans votre manuel des gestionnaires! En plus, il y a un forfait gratuit.

Conclusion

Un manuel virtuel des gestionnaires est un outil pertinent pour centraliser et rendre facilement accessible les réponses à des questions fréquemment posées ou encore pour développer les compétences de vos gestionnaires. Afin de faciliter sa mise à jour et pour le rendre consultable n’importe où, une version en ligne est une excellente option!

Bien qu’il soit destiné initialement aux gestionnaires, ce manuel aura des retombées positives pour plusieurs membres de votre organisation comme les RH, vos employés ou encore les différents départements connexes.

Toute l’équipe pourra sauver du temps, et ça, ça goûte bon! Le contenu à inclure dans le manuel gagne à être réfléchi en équipe, parce que la personnalisation de l’expérience employé a toujours bien meilleur goût!

Article rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, M.Sc, CRHA

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Au-delà de la progression hiérarchique, les employés s’attendent dorénavant à un dialogue carrière sincère avec leur gestionnaire et ce, dès leur entrée en poste.

Aujourd’hui, la quête de sens au travail étant l’une des tendances les plus marquées chez les employés, ils veulent sentir qu’ils progressent en continu dans leur travail et que leur employeur est un allié en la matière.

Accompagner vos employés dans la gestion de leur carrière, c’est répondre à deux de leurs besoins primordiaux : la connexion et l’accomplissement.

D’ailleurs, avez-vous déjà remarqué que le mot carrière contient toutes les lettres du mot ‘’CARE’’ (prendre soin)?

Avant même de parler de dialogue carrière, il faut d’abord et avant tout parler de dialogue tout court.

Un dialogue carrière, c’est quoi?

Un dialogue carrière, c’est un échange entre le gestionnaire et son employé pour soutenir son évolution au sein de votre organisation. Mais attention, ce dialogue n’est pas une discussion unique : c’est le fruit d’échanges, de réflexions et de partage en continu.

Alors, fini le dialogue biannuel, bonjour au dialogue en continu!

Voici donc 3 ingrédients pour vous aider à accompagner vos employés à se projeter dans votre organisation à long terme.

Ingrédient 1 : Comment bâtir votre projet de dialogue carrière?

Pour implanter un dialogue carrière dans votre organisation, il vous faut d’abord définir les bases de la gestion de carrière. La première étape consiste à jeter un regard transversal sur votre entreprise et à bien définir vos balises carrière internes.

Voici quelques pistes pour définir votre projet carrière :

• Définissez votre objectif : pourquoi souhaitez-vous aborder la gestion de carrière?
• Rédigez votre définition de la carrière en lien avec vos valeurs.
• Listez les leviers positifs déjà en place dans votre organisation par rapport à l’évolution de carrière.
• Identifiez les éléments manquants dans vos processus.
• Listez les conditions de succès de votre démarche.
• Évaluez si vos gestionnaires sont prêts à emboîter le pas carrière.
• Définissez les responsabilités des différents acteurs impliqués dans votre organisation (employés, gestionnaires, RH, haute direction, etc.).
• Réfléchissez aux jalons importants reliés à la carrière de vos employés dans votre cycle de processus RH.

Lorsque votre vision de la carrière sera clairement définie, vous pourrez alors la décliner de manière concrète et l’intégrer en continu à votre cycle RH.

La création d’outils tels que des gabarits d’introspection de carrière pour vos employés, des outils de suivi technologiques de vos one-on-one, ainsi que des plans de développement individuel (PDI) sont de bons exemples pour mettre votre vision carrière en action.

L’astuce sucrée de Kolegz 

Lorsque vous implantez un projet carrière au sein de votre organisation, portez une attention particulière à la gestion du changement et à l’évaluation des impacts sur les parties prenantes impliquées. Assurez-vous que vos gestionnaires sont réellement porteurs de votre vision carrière car ce sont vos ambassadeurs sur le terrain! Et si un jour vos dialogues carrière mènent à de la mobilité interne, la cohérence de leurs messages sera assurément remarquée par vos employés.

Comme en pâtisserie, la gestion du changement est un art où le temps de cuisson est très important. Si l’on sort le gâteau du four alors qu’il n’est pas prêt, ceux qui le goûteront n’auront possiblement pas le goût d’en prendre une autre bouchée.

Ingrédient 2 : Quelles questions poser pour aider vos employés à évoluer? 

Le dialogue carrière est le fruit d’une responsabilité partagée entre ce qui est mis en place dans l’organisation et les réflexions, actions et ambitions des employés.

Au-delà des programmes en place, une grande part du gâteau revient donc à l’employé. Pour être à même de partager ses aspirations et ses intérêts, il doit d’abord et avant tout bien se connaître.

• Quelles sont les 5 mots qui le caractérisent le mieux?
• Quelles sont ses forces?
• Sur quoi souhaite-t-il se développer davantage?
• Qu’aime-t-il faire? Qu’aimerait-il explorer? Que voudrait-il arrêter de faire?
• Quelles sont ses aspirations?
• Où en est-il dans ses étapes de vie?
• Qu’a-t-il fait de son côté pour explorer les avenues qui s’offrent à lui dans l’organisation?
• Quelle est sa définition d’une carrière réussie chez vous?

Parfois, les employés peuvent avoir de la difficulté à répondre à ces questions. C’est peut-être qu’ils ont du mal à utiliser les bons mots pour parler d’eux. Devant cette situation, les analyses psychométriques peuvent être un grand allié pour alimenter le dialogue.

Avec l’aide d’un expert certifié, la psychométrie permet de bien cerner les aspects de la personnalité d’un individu, ses forces, ses motivations et la manière dont il faut communiquer avec lui. Lors de vos échanges, vous pourrez alors utiliser des questions ouvertes pour le pousser à l’introspection et le référer à son profil de personnalité.

L’introspection de l’employé est une étape charnière pour instaurer un dialogue carrière riche. Plus il se connaît, plus vos échanges avec lui seront porteurs de sens. Il ne faut surtout pas oublier que l’employé est l’acteur principal de sa propre carrière!

Ingrédient 3 : Quels sont les facteurs de succès dans tout programme d’évolution de carrière?

Des rôles et attentes définis

Pour s’assurer de répondre à vos attentes ainsi qu’à celles de vos employés, il est important de clarifier les rôles de chacun dans la démarche. Par exemple, Jean est responsable de planifier le premier dialogue carrière et Marina doit compléter son outil d’introspection. D’ailleurs, vous aurez probablement à réitérer certains aspects de votre rôle et à préciser la manière dont vous pouvez appuyer l’employé dans son évolution.

Des outils clairs

Les outils carrière mentionnés dans le premier ingrédient, mis à disposition des gestionnaires et des employés doivent être clairs, simples d’utilisation et facilement accessibles.

Un climat de confiance

Pour qu’un employé soit confortable de vous parler de ses aspirations avec transparence, il faut qu’il ait confiance en vous et qu’il sente que vous vous souciez sincèrement de lui.

Une fréquence récurrente et de l’assiduité

L’un des meilleurs moyens pour établir la connexion recherchée avec votre employé est d’instaurer des rencontres one-on-one à une fréquence régulière et de traiter celles-ci avec haute importance. Bien qu’il puisse parfois s’avérer tentant de les déplacer à l’agenda pour gérer vos urgences quotidiennes, il n’en demeure pas moins que la tenue de ces rencontres est essentielle à la richesse de vos échanges.

La prise de notes lors des rencontres 1-on-1

Lorsque vous rencontrez vos employés, prenez des notes. Un outil de suivi efficace vous sera très utile autant pour vous préparer à ces rencontres, autant pour documenter l’échange, que pour noter les suivis nécessaires. Vous pouvez même prendre des notes à la main et les photographier à la fin pour éviter d’avoir à les recopier. Elles n’ont pas besoin d’être complexes, parfois quelques mots clés suffisent pour faire un suivi.

L’astuce sucrée de Kolegz 

N’hésitez pas à prendre des notes plus informelles sur des éléments uniques que vous remarquez chez chacun (son dessert préféré, prend-t-il du café ou du thé, ses intérêts, ses loisirs, le nom de ses enfants, etc.). Pour bien connecter, il faut s’intéresser à l’humain derrière l’employé!

Conclusion

Faire de la gestion de carrière une priorité dans votre organisation est accessible et peut se faire progressivement dans le temps. Cela prend une bonne dose d’introspection par les différents acteurs impliqués, une déclinaison claire de votre vision et des outils pour soutenir le dialogue carrière en continu. La clé pour réussir? La connexion sincère entre le gestionnaire et ses employés!

Article rédigé par : Sara-Christine Rousseau, MGP, CRHA

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J’étais personnellement convaincue des bienfaits d’une telle politique. Mais dernièrement, j’ai eu une grande période de réflexion à savoir si le modèle des vacances illimitées correspondait réellement à la réalité du marché d’aujourd’hui.

Bien entendu, chaque contexte et entreprise est unique. Il se peut que ce type de vacances soit parfaitement adapté pour vous.

Dans notre cas, nous avons décidé de mettre la hache dans ce programme : les vacances illimitées, c’est fini pour nous, et je vous explique pourquoi!

Ce que recherchent les candidats et les employés

Depuis la pandémie, les candidats recherchent davantage de flexibilité. Le mot d’ordre est la personnalisation de cette flexibilité. Certains préfèrent avoir plus de congés, d’autres aimeraient mieux obtenir un meilleur salaire. Tous les employés ont leurs propres besoins en fonction de leurs motivations, intérêts et situation personnelle.

Les employeurs ont définitivement avantage à offrir un niveau de flexibilité qui permet à l’employé de faire des choix sur les horaires qui lui conviennent. Le danger des politiques « one size fits all » est qu’elles ne répondent pas aux besoins de tous les employés.

Un parfait exemple de cas vécu chez un client : l’entreprise offrait des semaines de 40 heures sur 4 jours. Cela plaisait beaucoup à certains employés, mais d’autres trouvaient que c’était plus difficile à conjuguer avec la réalité des écoles et garderies, ou ne se sentaient pas productifs à travailler autant d’heures dans une journée. Nous avons même entendu de la part des employés « cette politique de 4 x 10 heures ne trouve pas de juste milieu : soit on l’adore, soit on ne l’aime pas du tout ».

Pour les plus grandes entreprises, la personnalisation peut causer certaines appréhensions. L’idée est de tout de même offrir un cadre collectif à partir duquel les employés peuvent garder un certain contrôle personnel sur leur horaire.

Vacances illimitées : la flexibilité sans balises peut semer la confusion

À première vue, les vacances illimitées représentent le summum de la flexibilité : les employés peuvent prendre autant de jours de congés rémunérés qu’ils le souhaitent. Par contre, le manque de structure peut semer la confusion ou causer du stress :

• Est-ce que je demande trop de vacances?
• Est-ce que je n’en demande pas assez?
• Pourquoi ma collègue a eu le droit de prendre deux fois plus de vacances que moi?
• Quand je suis malade, est-ce que ça fait encore partie de la politique?
• Combien de temps à l’avance dois-je aviser de mon absence?

Ces questions peuvent être adressée dans un document avec des règles claires. Si vous n’aimez pas le terme « politique », ce peut simplement être 2-3 paragraphes dans votre Intranet qui expliquent les modalités! Plusieurs entreprises ayant des vacances illimitées se dotent de politiques claires. Cependant, si l’on clarifie le nombre de semaines de vacances maximal à prendre, on vient de quitter la catégorie « illimitée ».

L’expérience que j’ai vécue avec les vacances illimitées

Dans certaines entreprises où les employés sont surchargés de travail, il est difficile pour eux de s’absenter plus de 4 ou 5 semaines par année sans nuire à leurs projets, leurs équipes ou leurs clients.

Chez Kolegz, nous misons beaucoup sur l’équilibre entre le travail et la vie personnelle. L’horaire surchargé ne fait pas partie de notre mentalité. En tant que présidente de l’entreprise, je veille à garder une quantité de clients acceptable pour que l’équipe puisse à la fois bien les servir et avoir l’espace mental pour innover.

Superbe, me direz-vous! Oui, sauf que cela a tout de même eu pour conséquence de favoriser à la hausse le nombre de semaines de vacances prises par l’équipe.

Au départ, j’étais bien heureuse de pouvoir offrir des vacances généreuses à toutes. Toutefois, il est venu un moment où je me suis retrouvée avec des demandes de 8 à 9 semaines de vacances par année par employée.

Le tout, dans le respect des règles : les congés demandés ne nuisaient pas aux clients actuels, à l’équipe ou aux projets. Aucune demande ne partait d’une mauvaise intention. Au sein de l’équipe, toutes les kolegz sont d’excellentes employées qui font un travail irréprochable. Je n’étais donc pas en posture de dire non puisque les demandes faites très à l’avance respectaient les consignes.

Cependant, ces demandes ont fait en sorte que je pouvais accepter moins de mandats. Ce n’est pas parce que la demande de vacances ne nuit pas aux mandats actuels qu’elle favorise les mandats potentiels!

Le manque de clarté a aussi causé du stress et des inconforts aux employées qui avaient envie de prendre des vacances, mais ne voulaient pas abuser du système en place. Grâce à la transparence et à l’amélioration continue qui sont pour nous des priorités, certaines sont venues m’en parler.

Plus mon entreprise s’est mise à grandir, plus le besoin de structure s’est fait ressentir! Et plus ça allait, plus je voyais que le modèle ne satisfaisait plus les besoins de mes employées.

La politique hybride : 7 semaines de vacances et des congés flexibles

Suite à un sondage effectué auprès des membres de l’équipe, nous en sommes venues à la conclusion qu’un nombre de semaines de vacances serait défini, tout en y conservant de la flexibilité.

Au niveau des congés, ils demeurent flexibles et payés dans le sens où il n’y a pas de limite de nombre, mais nous avons une limite en termes de congés consécutifs et ils ne peuvent être jumelés aux vacances.

Ainsi, un employé qui souhaite s’absenter une ou deux journées peut le faire et être payé, sans que sa banque de vacances n’en soit impactée.

Maintenant, je suis fière de notre politique de vacances généreuse où tous les employés auront 7 semaines de vacances dès leur entrée en poste.

Conclusion

Dans une ère où la place du travail est en profond changement, les vacances illimitées peuvent ne plus être en adéquation avec ce qu’une entreprise peut se permettre d’offrir. L’employé a maintenant beaucoup plus de pouvoir sur son employeur qu’il en avait auparavant en raison de la pénurie de main-d’œuvre.

Les vacances illimitées peuvent avoir du succès lorsqu’elles sont bien définies et documentées. Toutefois, gardez en tête que ce modèle ne s’applique pas à toutes les entreprises.

Malgré les tendances du marché, n’hésitez pas à questionner vos employés sur ce qu’ils souhaitent vraiment. Ce sont eux qui profiteront de votre politique de vacances alors n’hésitez pas à les inclure dans vos réflexions!

Rédigé par : Marianne Lemay

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Cette effervescence peut entraîner avec une charge mentale élevée. Alors pour vous aider, Kolegz vous propose des astuces afin de vous permettre d’organiser votre temps et vivre une rentrée plus zen! Parce qu’être organisé, c’est reprendre le contrôle de sa journée et que ce pouvoir d’agir aide à se sentir mobilisé!

Si vous êtes déjà une personne organisée, n’hésitez pas à partager cet article à vos gestionnaires ou collègues qui auraient besoin d’être plus structurés.

1. Avoir une liste de tâches à faire, estimer et prioriser pour organiser son temps efficacement

Commencez par dresser la liste de tout ce que vous avez à faire dans un outil. Il en existe plusieurs pouvant faire des listes efficaces, tels que : Trello, Todoist, Asana, Notion, etc. L’idée est de tout avoir au même endroit, afin de vous permettre d’établir un plan de match et d’accomplir l’ensemble de vos tâches.

Ensuite, estimez le temps nécessaire pour l’accomplissement de chacune. Il se peut que vous ayez besoin d’aller dans le détail en spécifiant les sous-étapes. Cela vous donnera une vision plus précise pour ensuite établir l’ordre de vos priorités. Par exemple, pour présenter un projet de semaine de 4 jours à la direction, il se peut que vous ayez d’abord à :

• Faire des recherches sur le sujet : 3 heures
• Préparer et “pitcher” le sommaire des recherches à la direction : 2 heures
• Bâtir un projet pilote de politique : 5 heures
• Mettre sur pied l’équipe test pour faire vivre le projet pilote : 3 heures

Pour bien gérer son temps, la clé, c’est la priorisation!

Prioriser ses tâches, c’est s’engager envers soi-même et ses collaborateurs sur ce que l’on peut ou ne peut pas faire. Si l’on reprend l’exemple précédent, le fait d’avoir divisé les tâches permet de voir lesquelles seront priorisées par rapport aux autres. Ainsi, vous prendrez action concrètement sur ce qui peut être mis en cuisson rapidement. Il s’agit d’une technique très concrète pour faire avancer vos projets plus rapidement, un ingrédient à la fois!

Une façon de prioriser vos tâches serait de les catégoriser selon l’échéancier suivant :  cette semaine, semaine suivante, prochain mois, plus tard. La catégorie des projets à mener plus tard est souvent appelée « Ice Box » en agilité, elle permet de noter vos idées de génie pour y revenir lorsque le temps sera opportun. En revanche, attention de ne pas faire « geler » vos idées trop longtemps!

Si on suit cette méthode de priorisation, l’étape de la recherche pourrait être faite la semaine prochaine, alors que celle du “pitch” de présentation à la direction pourrait être le mois prochain. Découper les étapes en petites bouchées vous offre un sentiment d’accomplissement et vous permet d’accomplir des projets de longue haleine sans vous essouffler.

2. Se donner des objectifs pour le lendemain et pour la semaine

Une fois que vous avez un visuel sur tout ce que vous avez à faire, vous êtes rendus à l’étape de vous donner des objectifs hebdomadaires et quotidiens. Il est important de statuer sur vos priorités, afin de conserver un rythme de travail sain. Plus vous travaillez, plus vous avez du travail. Afin de vous aider à prioriser, posez-vous les questions suivantes :

• « Demain, qu’aurais-je besoin d’accomplir pour me sentir satisfaite à la fin de la journée? 
• Qu’aimerais-je avoir complété d’ici la fin de la semaine?
• Quelles sont les tâches que je repousse depuis quelque temps et que j’aimerais enfin terminer? »

De cette façon, vous choisirez ce que vous souhaitez accomplir dès le lendemain.

Une bonne pratique d’organisation est de préparer sa journée du lendemain la veille et de prévoir un moment le vendredi pour organiser ses tâches de la semaine suivante.

Généralement, le vendredi est une journée un peu plus tranquille, profitez-en pour planifier la semaine suivante. Vous débuterez le week-end la tête tranquille et reviendrez reposé le lundi matin, prêt à attaquer une nouvelle semaine!

3. Répartir son temps en bloc d’heures

Sachant ce sur quoi vous travaillez dans les prochains jours, vient maintenant le temps de planifier des plages horaires pour accomplir ces tâches quotidiennes. Ici, on vous propose de réserver des blocs d’heures dans votre agenda, afin d’avancer sur vos projets. Ces blocs d’heures peuvent donc être récurrents d’une semaine à l’autre, mais la tâche ou le projet sur lequel vous travaillerez variera.

Par exemple, vous pourriez avoir comme bloc récurrent nommé : « Présence sur le terrain » le mardi de 14h à 16h pour faire une présence auprès de vos employés pour aller les voir, leur parler, répondre aux questions, tant en présentiel qu’en virtuel.

Ensuite, vous pourriez avoir un bloc récurrent le mercredi matin, de 9h à midi nommé : « Avancement des projets stratégiques ». Ce bloc serait lié aux projets stratégiques que les RH n’ont bien souvent pas le temps de faire, mais qui sont oh combien pertinents!

Finalement, vous pourriez aussi avoir un bloc nommé : « Suivi avec la direction » le jeudi de 10h à 11h afin de faire un point sur vos projets et pouvoir ensuite communiquer l’essentiel aux gestionnaires.

Ces plages horaires personnalisées et de durées variées vous aideront à maintenir une routine productive et organisée. Le défi sera de ne pas planifier de rencontres durant ces moments. Il est tout à fait envisageable de dire à la direction et aux employés que vous êtes occupé à des moments précis. Plusieurs professionnels en ressources humaines aiment venir en aide dès qu’un besoin se fait ressentir.

Cependant, tout n’est pas une urgence! Exactement comme les consignes de sécurité en avion, il faut apprendre à mettre son masque à oxygène en premier. La disponibilité immédiate en tout temps n’est pas toujours obligatoire.

Respectez les plages horaires que vous avez réservées pour vos projets, quitte à en avoir moins durant la semaine. Il est très facile de débuter une initiative, le plus grand défi est de la mener à terme. En étant bien organisé, vous pouvez y arriver!

4. Éliminer les distractions à la source

Saviez-vous que des études ont démontré qu’on met plus de 20 minutes pour retrouver une concentration optimale après avoir été dérangé?

Pour limiter les interruptions, voici quelques conseils pratiques :

• Conserver un bureau propre et exempt de fouillis puisque l’environnement physique impacte la prise de décision et le niveau de stress
• Informer vos collaborateurs de vos périodes de concentration, afin de résoudre leurs bloquants en amont
• Fermer temporairement les applications non nécessaires sur votre ordinateur
• Mettre votre téléphone sur le mode silencieux
• Poser votre téléphone à l’envers sur la table
• Limiter les alertes de messagerie instantanée en activant le mode « ne pas déranger » pendant une certaine période de temps
• Écouter une musique d’ambiance avec vos écouteurs pour entrer dans votre bulle.

Les écouteurs avec un mode « annulation du bruit » peuvent faire toute une différence, surtout si vous travaillez dans un environnement bruyant.

5. Concentrez-vous sur une seule chose à la fois

Saviez-vous que vous pouvez être une source de distraction pour vous-même? Eh oui, bien que valorisé, il a été prouvé que le multitâche, qui consiste à butiner d’une tâche à l’autre, est inefficace! Il est faux de penser qu’on travaille plus vite en faisant plusieurs tâches à la fois.

Le multitâche est un mirage!

Votre capacité d’attention est fractionnée et non pas doublée! En effet, il a été démontré qu’une tâche réalisée sans interruption prend moins de temps et d’énergie que si elle est effectuée en plusieurs fois.

Ainsi, pour être plus productif, organisez votre horaire de façon à vous concentrer sur une seule chose à la fois!

6. Manger sa grenouille le matin

Avez-vous déjà entendu cette expression loufoque? Attribuée à Mark Twain, elle provient de la pensée que si vous mangez une grenouille vivante à la première heure le matin, rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée!

Étant plus adepte de desserts que de cuisses de grenouille, Kolegz vous propose de commencer par les tâches qui vous tentent le moins au moment où vous êtes le plus réveillé et de faire les tâches les plus agréables lorsque vous avez moins d’énergie. L’humain a tendance à réaliser en premier une tâche qui lui plait, mais ce n’est pas efficace, car la tâche n’est pas forcément prioritaire.

Par exemple, si analyser les données de votre rapport de mobilisation hebdomadaire vous énergise, faites-le après le lunch quand vous aurez une petite baisse d’énergie. À l’inverse, si cela draine votre énergie, planifiez cette tâche le matin quand vous êtes bien réveillé.

7. Apprendre à dire non 

Organiser son temps est aussi relié à la capacité de dire non. Dire non à quelque chose, c’est dire oui à une autre qui est peut-être plus importante. Avoir le courage de dire non est une libération. C’est une expérience difficile (pendant 5 minutes), mais par la suite, elle est libératrice. Il s’agit de faire confiance à l’autre dans sa capacité à recevoir votre non. Dire non, assoit votre professionnalisme. C’est une marque de respect envers vous-mêmes et vos collaborateurs, en plus d’être un gage de qualité de votre travail, puisque vous vous concentrez sur les tâches importantes au moment opportun!

Les employés vous respecteront davantage si vous savez dire non, au lieu de dire oui à tout sans tenir vos promesses! Autre astuce, vous pouvez aussi communiquer des dates butoirs à l’employé sur quand vous lui répondrez et mettez ce suivi à votre agenda.

8. Organiser et gérer proactivement ses courriels

Selon une étude, une personne consacre en moyenne 13 heures par semaine, donc 28 % de sa semaine de travail, à lire, à supprimer, à trier et à envoyer des courriels! Vous avez donc tout intérêt à développer des trucs pour avoir une gestion efficace de votre boîte courriel.  

• Astuce A: Fixez 3 ou 4 plages horaires précises dans votre journée pour gérer vos courriels au lieu d’ouvrir votre boîte à chaque fois qu’un courriel entre. Par exemple : 15 minutes à l’arrivée, 15 minutes au retour du lunch et 30 minutes avant de lister vos priorités du lendemain. Adaptez ces périodes en fonction de votre contexte.

• Astuce B : Fermez l’application complètement ou désactivez les alertes lorsque vous avez besoin d’une période de concentration.

• Astuce C : Organisez vos courriels afin de mieux voir ce qui mérite votre attention. Vous pouvez commencer dès aujourd’hui en vous créant un dossier “Archives”, puis en y glissant tous les courriels reçus il y a plus d’un mois. Ils seront toujours disponibles dans ce dossier si vous avez besoin de vous y référer dans le futur.

• Astuce D: Créez des dossiers pour catégoriser vos courriels. Par exemple, « urgent », « à lire dans la semaine », « bon à savoir », « à classer », etc. Assurez-vous de limiter le nombre de catégories afin de faciliter le classement et de vraiment les utiliser.

• Astuce E : Supprimez les courriels inutiles. N’en laissez pas de « non lu » et, de grâce, désabonnez-vous de ce que vous ne lisez jamais. Oui, je parle de ces infolettres actives depuis 2010, mais que vous ne lisez pas! Nécessairement, on vous encourage à rester abonné à notre Texto Blogue qui envoie des articles comme celui-ci deux fois par mois!

Conclusion

Organiser son temps, c’est possible et accessible à tous! Cela prend une bonne dose de discipline et de rigueur, jumelé à une tonne d’astuces pratico-pratiques comme celles énoncées ci-dessus. C’est un travail de tous les instants. Il faut y mettre du cœur et persévérer. La clé est de développer votre propre méthode à partir d’astuces qui ont fait leurs preuves!

Article rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M.Sc.

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Selon les entreprises, la définition de période de probation n’est pas la même. Elle peut être reliée à votre programme d’accueil et d’intégration, à la date d’admissibilité à l’assurance collective, à la période après laquelle une personne joint la convention collective ou encore au moment où l’employeur et l’employé peuvent tous deux rompre le contrat qui les lie sans préavis.

Dans tous les cas, un élément commun chapeaute la définition de période de probation : elle est encore largement en place dans les entreprises aujourd’hui.

Et si, dans une optique d’amélioration continue, on se demandait si elle avait encore sa raison d’être?

Pourquoi remettre en question la période de probation?

L’existence de la période de probation n’est pas régie par les normes du travail. La mise en place de périodes de probation fait partie des droits de gestion de l’employeur.

Alors que la pénurie de main-d’œuvre implique d’accélérer le processus de préembauche et de s’assurer d’avoir la meilleure expérience en termes d’accueil et intégration possible, il peut être pertinent de remettre en question la période de probation.

Pour vous aider dans votre cheminement, voici quelques questions clés que vous pourriez vous poser :

• À quoi sert la période de probation dans l’entreprise?
• Quel est son objectif et pourquoi a-t-elle été mise en place?
• Pourquoi est-elle encore au contrat des nouveaux employés?
• Que faites-vous dans votre entreprise pendant cette période? Quelles sont les grandes lignes de ce processus?
• Quelles sont les différentes tâches partagées par les RH et le gestionnaire?
• Que se passe-t-il lorsqu’elle est terminée?
• Quels sont les irritants vécus pendant ou après cette période?

Avec autant de questions, une réflexion profonde peut être nécessaire dans votre entreprise. Une chose est certaine, ce peut être l’occasion idéale de mettre à jour cet aspect de votre processus d’accueil et intégration afin de bonifier votre expérience employé.

Un exercice pertinent pour moderniser votre processus

Au terme de votre réflexion sur la pertinence de la période de probation dans votre entreprise, il est possible que vous en veniez à la conclusion qu’elle doit perdurer. Si tel est le cas, pourquoi ne pas en faire un prétexte pour améliorer votre processus?

1.     Se démarquer dans votre définition de la période de probation

On le sait, en 2022, ce sont les candidats qui choisissent leur employeur et non l’inverse. Si la période de probation est considérée comme la possibilité de rompre un contrat sans préavis, pourquoi ne pas vous montrer ouvert et généreux avec vos candidats en leur offrant par exemple leurs journées de vacances ainsi que leur accès à votre assurance collective, à votre programme de REER et autres avantages dès leur premier jour de travail?

Ces pratiques sont du point de vue des candidats, une manière de cerner votre culture d’entreprise. Offrir plus d’avantages à son employé dès le premier jour envoie le message que vous avez confiance en votre processus d’embauche, envers le candidat, et que vous êtes d’ores et déjà prêt à lui accorder votre confiance.

• L’astuce sucrée de Kolegz : La période de probation est un élément qui touche autant l’expérience candidat que l’expérience employé, puisqu’elle est souvent mentionnée dans le contrat et que le candidat peut vous demander lors de l’entrevue à partir de quand il aura droit à tel ou tel avantage offert. Pour moderniser votre période de probation, cartographiez chaque étape et demandez-vous comment votre culture d’entreprise et vos valeurs pourraient être mises en action durant cette période, afin d’offrir un avant-goût alléchant à vos nouveaux employés et de vous en servir comme levier de motivation durant l’expérience candidat.

2.     La responsabilité du gestionnaire

Il convient ici de déconstruire un mythe que l’on entend parfois dans les entreprises. Certains gestionnaires croient qu’une fois réussie, la probation a pour effet de sceller à tout jamais le sort de l’employé avec l’entreprise. C’est-à-dire que le gestionnaire pourrait supposer qu’il n’a plus à documenter le dossier de l’employé alors que l’employé est maintenant en emploi à long terme.

Ce n’est pas le cas!

Malgré le statut de permanence souvent octroyé suite à la réussite de la période de probation, l’employé ne devient pas exempt de toutes responsabilités et l’employeur doit continuer d’échanger avec ses employés. Le gestionnaire doit donc perpétuer son rôle de mentor auprès de l’employé et tout mettre en œuvre afin que l’employé se développe et puisse bien faire son travail. Un dossier d’employé bien documenté est toujours de mise.

3.     Cerner les motivations des employés

Les premiers jours sont cruciaux pour ouvrir la discussion sur les attentes mutuelles et sur la satisfaction des deux parties. Un processus de rétroaction en continu est plus approprié qu’une seule rencontre après trois mois de travail. Prendre 30 minutes aux deux semaines est plus efficace qu’une rencontre d’une heure après trois mois pour valider la satisfaction mutuelle. D’ailleurs, ces moments privilégiés de discussion devraient débuter dès le premier jour afin d’assurer le succès de la période de probation!

Ouvrir la discussion plus tôt permet d’établir un lien de confiance plus fort entre l’employé et le gestionnaire et ainsi avoir des bases solides pour discuter de sa performance, tout au long de son séjour chez vous.

4.     Obtenir de la rétroaction de vos employés

Que vous ayez ou non une période de probation à l’interne, mener une rencontre après 3 mois s’avère toujours pertinent. Toutefois, elle pourrait être perçue comme une rencontre de rétroaction des deux parties, et non comme une rencontre de fin de probation. Cette rencontre sera une occasion supplémentaire d’échanger sur ce qui fonctionne moins bien et ce qui fonctionne bien, de part et d’autre.

En fait, l’employé et le gestionnaire devraient être en mesure de se donner des pistes de solutions pour améliorer leur relation de travail à chaque fois qu’ils se rencontrent. L’employé vivra moins d’anxiété envers ces discussions puisque leur fréquence sera rapprochée et qu’une habitude se sera créée. De plus, le gestionnaire n’est pas l’unique responsable de la tenue de ces rencontres. Il s’agit d’une solution gagnante pour les deux parties.

• L’astuce sucrée de Kolegz : Une autre option intéressante est de mettre en place un rapport d’étonnement. L’idée est que l’employé prenne en notes les pistes d’amélioration et les bons coups de ses premiers temps chez vous, grâce à un gabarit que vous aurez mis en place pour lui. Ensuite, vous discutez de ces points ensemble afin qu’il vous donne de la rétroaction sur l’entreprise dans son ensemble. Plusieurs aspects peuvent être abordés dans ce rapport : accueil et intégration, formation, communication, stratégies, charge de travail, avantages sociaux, etc.

En conclusion

La discussion de performance est l’élément fondamental à démocratiser lors de l’accueil et l’intégration des nouveaux employés.  L’employé doit savoir que vous lui faites confiance et que vous avez confiance en votre processus d’embauche. Vous l’avez engagé pour les bonnes raisons; laissez-lui le temps de se développer et ainsi utiliser ses forces au quotidien. Un processus de rétroaction en continu est à privilégier pour vous assurer d’avoir un processus moderne!

La période de probation peut être pertinente ou non pour votre entreprise, mais l’important est que vous connaissiez l’objectif derrière et que vous demeuriez cohérent dans vos pratiques et avec votre culture d’entreprise.

Rappelez-vous de documenter les rencontres afin d’outiller vos employés dans leur progression et d’être juste dans votre processus de congédiement advenant que l’employé ne performe pas comme souhaité.

Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M. Sc.

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L’article Période de probation : en avez-vous vraiment besoin? est apparu en premier sur Kolegz.

Les causes de ces départs sont variées : conditions de travail peu avantageuses, manque de sens au travail, désalignement avec la vision de l’entreprise, départ à la retraite anticipée, etc.

En plus de la pénurie de main-d’œuvre, cette vague est venue ajouter une charge de travail aux départements de ressources humaines déjà bien occupés!

Chez Kolegz, nous savons combien la rétention des employés est essentielle et à quel point un taux de roulement bas est considéré comme un indicateur positif.

Cela étant dit, tout comme dans une relation de couple, ce n’est pas parce qu’on est ensemble qu’on s’aime encore… peut-être qu’on s’endure! Vos employés sont-ils encore engagés envers votre entreprise?

Et si on vous disait aujourd’hui qu’un taux de roulement élevé pouvait, lui aussi, cacher certaines opportunités?

3 opportunités à saisir avec un taux de roulement élevé

1. C’est le temps de reconnaître et d’encourager les employés les plus engagés

Il est évident qu’aucune entreprise n’aime voir les départs d’employés se succéder les uns à la suite des autres. Cela peut être déstabilisant et parfois même décourageant. La bonne nouvelle, c’est que ceux qui choisissent de rester avec vous sont certainement plus engagés envers votre organisation. Ils auront donc tendance à rester à long terme.

Chaque employé aura ses raisons de rester. Certains se sentiront alignés avec les valeurs et la culture de l’entreprise et d’autres favoriseront la sécurité que leur offre leur emploi.

L’important est d’aller chercher les motivations et les raisons pour lesquelles vos employés restent afin de capitaliser sur leurs attentes et besoins individuels.

Pour cela, il existe des outils simples et pratiques, comme Amélio, qui peuvent vous aider à recueillir la rétroaction de vos employés et à mesurer leur satisfaction. Cerise sur le sundae : sonder vos employés pourrait vous permettre d’identifier qui sont vos employés ambassadeurs, soit vos meilleurs alliés pour promouvoir l’entreprise autant à l’interne qu’à l’externe!

2. C’est le temps de se poser les (vraies) bonnes questions

Les départs répétés sont souvent révélateurs de zones d’ombre à l’interne. Pour arrêter l’hémorragie et panser la plaie à long terme, il sera nécessaire de prendre cet enjeu au sérieux et de s’atteler à comprendre les (vraies) raisons des départs. Pour cela, il faut se poser les (vraies) bonnes questions!

C’est donc le moment de faire le bilan et de comprendre ce qui pourrait être amélioré au sein de votre compagnie pour augmenter la rétention de vos employés :

• Vos conditions de travail correspondent-elles aux attentes de vos employés?
• Offrez-vous une vraie flexibilité dans les horaires de travail?
• Favorisez-vous concrètement la conciliation famille-travail?
• Vos employés comprennent-ils le sens et l’impact derrière leur travail?
• Offrez-vous de la reconnaissance ou de la rétroaction en continu?
• Sont-ils assis sur la bonne chaise, c’est-à-dire dans un rôle qui est en adéquation avec leurs talents naturels?

Cette période de bilan et de questionnement vous permettra de capitaliser sur la troisième opportunité qu’apporte un taux de roulement élevé.

3. C’est le temps du changement et du renouveau!

Vous avez pris du recul et vous êtes prêt à mettre en place les changements nécessaires? C’est maintenant le temps du renouveau! C’est notamment l’occasion parfaite pour prendre davantage soin de votre culture d’entreprise et de votre marque employeur ou d’effectuer un travail approfondi sur vos valeurs.

Maintenant que vous savez ce que veulent vos employés et qui sont vos ambassadeurs, n’oubliez pas de les impliquer dans vos démarches!

Cela ne fera que renforcer la cohérence interne et facilitera la gestion du changement, car vos employés sentiront que vous les prenez en considération dans la mise en place des nouvelles mesures.

Ce travail en profondeur vous donnera accès à une 4^ème opportunité! Celle de recruter des personnes qui seront vraiment alignées avec vos valeurs, votre identité et qui valoriseront ce que vous offrez à vos employés. Une belle occasion de bâtir sur des bases solides et même d’apporter un vent de fraîcheur dans vos pratiques, vos projets ou encore votre méthodologie grâce au regard neuf et aux idées de vos nouveaux employés!

Un taux de roulement élevé certes, mais pas trop longtemps…

Si un taux de roulement élevé peut être synonyme d’opportunités à court terme ou s’il est transitoire, ce n’est bien évidemment pas souhaitable ni soutenable à long terme. En voici 3 raisons :

• D’un point de vue financier, nous savons bien que les répercussions liées au recrutement et à l’intégration sont très élevées lorsque le taux de roulement est élevé. Il en va donc de l’équilibre financier de l’entreprise.

• D’un point de vue humain, à la suite d’un départ, la charge de travail augmente bien souvent pour les autres membres de l’équipe. Il est primordial de surveiller cet aspect, afin que ceux qui restent ne soient pas surchargés, ce qui pourrait mener vers un épuisement professionnel. Surtout si ceux qui restent sont les plus engagés…

• D’un point de vue de la marque employeur, il est évident qu’un taux de roulement élevé n’est ni attirant, ni rassurant pour vos candidats potentiels. Pour être attractif, il est important de prendre soin de vos employés.

Cette courte liste, non exhaustive, justifie bien la quête menée par de nombreuses organisations pour conserver un taux de roulement baset explique aussi l’inquiétude que certains employeurs vivent en ce moment.

L’opportunité à saisir est bien réelle!

Là où dans un marché en pénurie de main-d’œuvre, les entreprises peuvent avoir de la difficulté à déceler pourquoi les candidats ne postulent pas, la grande démission donne l’opportunité de récolter des réponses quant aux raisons des départs.

C’est l’occasion pour bien des compagnies de se concentrer sur les aspects qu’elles peuvent améliorer et sur lesquels elles ont du contrôle.

La clé pour savoir par où commencer? L’entrevue de départ! Elle vous permettra de comprendre et de mettre en place les changements qui auront un impact direct sur votre rétention.

Conduisez-vous systématiquement des entrevues de départ au sein de votre organisation? Si ce n’est pas le cas, c’est le moment de les mettre en place. Si vous le faites déjà, voici quelques questions à vous poser afin de capitaliser au maximum sur cet échange :

• Que faites-vous des informations recueillies?
• Avec qui sont-elles partagées? (RH, gestionnaires, etc.)
• Où en gardez-vous une trace?
• Vos questions sont-elles les mêmes pour tous?
• Vos questions encouragent-elle la transparence?
• À quel moment rencontrez-vous vos anciens employés (dernier jour ou 2 semaines plus tard pour laisser retomber la poussière)?

En prenant dès aujourd’hui le temps de faire des entrevues de départ pour écouter les employés qui démissionnent et comprendre ce qui se cache derrière ce contexte de taux de roulement élevéque vous vivez, vous trouverez certainement les clés et les ressources qui seront les piliers de votre rétention demain.

On termine avec une citation de dessert (qui est étonné?) d’après le titre d’un livre de Charlotte Léman qui résume parfaitement nos propos dans cet article : « Si la vie te donne des citrons, fais-en une tarte meringuée! »

Rédigé par : Anne-Claire Oger

Besoin d’aide pour cuisiner vos idées de mobilisation?

Chez Kolegz, on adore la tarte meringuée autant qu’on adorerait vous accompagner! Que ce soit pour vous guider avec vos entrevues de départ ou pour mobiliser vos employés, contactez-nous pour faire le plein d’idées créatives et efficaces.

L’article Et si un taux de roulement élevé était synonyme d’opportunité? est apparu en premier sur Kolegz.

Puisque vos réponses ont été nombreuses (merci encore de votre généreuse participation!), nous avons classé les réponses par thématique et avons rédigé 4 articles distincts.

Ce dossier d’articles vous donnera l’occasion de lire sur les stratégies et enjeux d’autres employeurs au Québec qui font face à des réalités similaires en termes d’attraction des talents et de fidélisation des employés et de vous inspirer de leurs initiatives.

On vous laisse choisir les catégories d’enjeux qui vous semblent les plus alléchantes et on vous souhaite une lecture riche en nouvelles idées

Catégorisation des enjeux

Cliquez sur l’image correspondant à la thématique que vous désirez lire.

ATTRACTION DES TALENTS 

Découvrez la foule d’idées créatives proposées par nos abonnés grâce aux 5 questions posées pour améliorer leur processus de recrutement et attirer des talents. L’objectif? Se démarquer sur le marché du travail.

FIDÉLISATION DES EMPLOYÉS

Avantages sociaux, développement de carrière, santé mentale et valeurs d’entreprise : découvrez ce que proposent nos abonnés aux 5 questions posées sur la fidélisation de leurs employés.

MOBILISATION DES EMPLOYÉS 

Nos abonnés ont répondu aux 5 questions portant sur la mobilisation de leurs employés. Au menu : idées de jeux, instauration d’une communication plus fluide et de nouvelles politiques RH.

AUTOMATISATION DES RH

3 questions portaient sur les enjeux d’automatisation et la technologie. Découvrez comment vous pourriez vous servir de ces leviers pour mobiliser vos employés et gagner du temps dans vos processus de recrutement.

Ce dossier d’articles a été cuisiné par : Amélie Laurent, Spécialiste marketing RH

Envie de moderniser votre entreprise?

Devenez un employeur plus attractif en repensant vos stratégies d’automatisation, d’attraction des candidats, de mobilisation et de fidélisation des employés. Contactez-nous pour en savoir plus!

L’article Dossier : Que font les autres employeurs pour attirer et fidéliser leurs employés? est apparu en premier sur Kolegz.

Pour préserver la saveur Kolegz, la présidente Marianne Lemay a mis en place quelques stratégies qui passaient principalement par le soin apporté au processus d’accueil et d’intégration. Puisque chez Kolegz, notre objectif est de contribuer à créer un meilleur endroit où travailler, nous avons décidé de vous partager notre recette.

Le secret d’une équipe mobilisée : la complémentarité professionnelle et la diversité de pensées

1 employé sur 3 quitte son nouvel emploi en l’espace de 6 mois parce qu’il est insatisfait. C’est dire l’importance de bien se choisir! Chez Kolegz, deux éléments ont permis de s’assurer que nous étions toutes complémentaires : tout d’abord, les expériences de travail variées, et ensuite, les profils NOVA.

Les trois personnes embauchées sont très différentes, mais ont en commun la vivacité d’esprit et la créativité, en plus de partager la vision de Kolegz.

Solène Métayer, M.Sc

Solène Métayer est une professionnelle en gestion des ressources humaines de 20 ans d’expérience ayant 4 diplômes universitaires (dont une maîtrise en ressources humaines) et se spécialisant en expérience employé, en rédaction RH et en inclusion de la neurodiversité. Elle est autiste et douée, mais surtout, elle est rigoureuse, patiente et minutieuse.

Marianne lui a proposé de faire partie de l’équipe en raison de ces qualités, mais aussi parce qu’elles collaborent depuis 2 ans et qu’elles travaillent bien ensemble. Chez Kolegz, elle est analyste expérience employé et elle pose des diagnostics d’expérience employé, analyse les données de nos clients, rédige des articles et révise le contenu graphique ainsi que textuel.

Anne-Claire Oger

Anne-Claire Oger est la nouvelle spécialiste marque employeur de Kolegz. Elle offre des conseils à nos clients en matière de marque employeur, les aide à devenir des joueurs stratégiques au sein de leur entreprise, facilite des ateliers de mobilisation d’équipe, conçoit et anime des formations sur l’expérience candidat, puis développe des concepts créatifs pour aider nos clients à prendre autant soin de leurs employés que de leurs candidats. Tout un programme!

Elle est qualifiée pour ce poste en raison de ses études universitaires en marketing et de sa solide expérience en recrutement dans le domaine des technologies. Détail à ne pas négliger, elle est certifiée NOVA, Atman, Énéagramme et bientôt Coach PNL! Marianne l’a sélectionnée parce qu’elle est créative, énergique, structurée, méthodique et aussi très chaleureuse.

Amélie Laurent

Amélie Laurent, quant à elle, est dorénavant spécialiste marketing RH. Elle a 15 ans d’expérience et une maîtrise en marketing, en plus d’avoir créé deux départements marketing et géré des équipes multidisciplinaires. Elle a d’abord été consultante pour Kolegz et Marianne a apprécié sa motivation, son empathie, son perfectionnisme ainsi que sa grande joie de vivre.

Ses nouvelles tâches incluent d’effectuer des diagnostics et plans stratégiques de marketing RH, de conseiller nos clients sur les meilleures pratiques pour devenir attractifs, de concevoir des campagnes de recrutement innovantes, de réaliser des outils créatifs pour les employés et candidats de nos clients et finalement, de développer de nouvelles stratégies pour développer la croissance de Kolegz.

Psychométrie

Toutes les nouvelles Kolegz ont reçu leur profil psychométrique NOVA avant leur embauche. Chacune a donc eu l’occasion de mieux se connaître, mais aussi de connaître ses coéquipières, puisque nous avons créé un profil d’équipe, 100% transparent avec l’accord de chacune. Nous savons maintenant quelles sont les meilleures façons de communiquer entre nous et nous pouvons nous répartir les tâches en fonction de nos forces.

Le processus d’onboarding, la clé d’une équipe engagée

Cela dit, la culture, ça se transmet surtout par le biais du processus d’accueil et d’intégration. Marianne a donc veillé à remettre à chacune une surprise sucrée, à personnaliser leur bureau et à transmettre la bonne humeur caractéristique de Kolegz dans chaque détail.

Solène Métayer

« Mon chaton n’a pas délibéré très longtemps : l’accueil chez Kolegz est génialissime! C’est sûr qu’avec un jouet qui m’attendait spécialement pour elle sur mon bureau le jour de mon arrivée, y’avait de quoi gagner son cœur.

Quant à moi, ce qui m’a charmée, c’est la transition tout en douceur vers le statut d’employée. Je travaillais depuis longtemps POUR Kolegz, maintenant je travaille CHEZ Kolegz – et c’est très différent malgré les similitudes. La principale différence réside dans les outils technologiques, nettement plus étoffés maintenant que je suis à l’interne. Après tout, Kolegz vante la technologie au sein des entreprises!

Cela dit, j’ai conservé mon autonomie et j’ai vite pu proposer des projets et des idées. Dès ma 2^e journée, en fait… J’ai aussi rapidement constaté que les promesses de Marianne en termes de mesures adaptatives sont réelles, ce qui est très apprécié – et rare. »

Anne-Claire Oger

« Avant même mon premier jour officiel chez Kolegz, mon onboarding avait déjà commencé! Le vendredi précédant mon arrivée, j’ai eu la chance d’accompagner Marianne à Québec pour l’animation d’un atelier. Quoi de mieux pour être plongée dans l’ambiance!

Du coup, j’ai pu faire d’une pierre deux coups : apprendre à connaître ma nouvelle Koleg (on a quand même eu 5h de voiture ensemble pour jaser ET chanter…) et m’immerger dans ma nouvelle aventure… en observant.

Bon, c’est vrai que j’ai aussi eu la chance d’avoir une superbe chambre à l’hôtel Hilton avec une vue magnifique sur Québec, parée de ses plus belles couleurs automnales… (Quand même… )

Puis le lundi, j’ai découvert les bureaux, les outils et mes nouvelles Kolegz! Une belle journée d’accueil couronnée par une délicieuse tarte au citron offerte par Marianne. (On aime ça les desserts!)

Tous les ingrédients d’un onboarding réussi étaient là : les éléments nécessaires pour comprendre mon nouvel environnement, des collègues accueillantes et surtout, du plaisir! 

Amélie Laurent

« Arriver pour son premier jour de travail et trouver un bureau fin prêt, une chaise et un mobilier réglés de manière ergonomique selon ma taille, et des cadeaux (petits et gros) posés un peu partout, mettons que c’est assez rare pour être souligné! Nous étions deux employées à commencer la même journée, et mon accueil a été ultra personnalisé. Je me suis sentie attendue.

J’ai reçu des Airpods Pro avec mon nom dessus. Waw! Mais ce qui m’a le plus touchée, c’est ce petit geste simple : une enveloppe aux confettis Kolegz qui m’attendait devant mon écran, avec mon prénom inscrit dessus. Marianne avait rédigé à la main une lettre me rappelant pourquoi elle m’avait choisie. Chaque mot était pesé. Et tout ce qu’elle disait était vrai. Tout ce qu’elle disait je l’avais ressenti moi aussi en lui disant oui. Je commence donc chez Kolegz confiante et alignée avec les valeurs de mon nouvel employeur. Quel bonheur! »

Faire vivre ses valeurs organisationnelles : un bon moyen de renforcer le sentiment d’appartenance

Ce qu’il faut retenir, c’est que l’accueil et l’intégration de vos recrues est un vecteur important de votre culture. Marianne s’est donc assurée de transmettre les valeurs de Kolegz lors de l’arrivée des nouvelles membres de son équipe.

Par exemple, l’empathie s’est incarnée par l’horaire flexible de Solène et les lettres personnalisées mentionnées par Amélie; l’imagination, par la tarte au citron d’Anne-Claire et le jouet pour le chat de Solène; le concret, par le bureau réglé ergonomique qui a marqué Amélie et le premier atelier d’Anne-Claire; et finalement, la saveur positive par les cadeaux sucrés et les chansons.

En conclusion

Vous l’aurez deviné, un processus si névralgique se prépare et se réfléchit. Dans le cas des kolegz, nous avons une liste d’étapes précises à mener pour chaque nouvelle embauche. C’est l’étape où votre marque employeur se vérifie : est-ce que vos promesses tiennent la route et correspondent à ce qui est vécu? Assurez-vous que c’est le cas et vos nouveaux employés auront envie de rester avec vous pour longtemps!

Rédigé par : Solène Métayer, M.Sc.

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L’article Accueil et intégration : les initiatives qui ont porté fruit chez Kolegz est apparu en premier sur Kolegz.

Depuis quelques semaines, Marie s’est adaptée, comme tout le monde, à avoir toute son équipe à distance dû au télétravail obligatoire. Le dernier projet commun de l’équipe RH fut de mettre sur pied la politique de retour au bureau hybride pour l’ensemble de l’entreprise.

Cela s’est bien passé, Marie a été impliquée dès son arrivée dans le projet et il a été mené à terme comme souhaité par le VP. Mais un élément chicotte particulièrement Marie.

Comment va-t-elle trouver l’équilibre adéquat entre gérer juste assez ses employés sans tomber dans le micromanagement?

Maintenant qu’elle n’est plus dans un contexte de nouveauté et d’imprévisibilité comme avant, Marie a le souci d’ajuster ses méthodes de façon plus durable tout en assurant la mobilisation de son équipe.

Par chance, Marie en a parlé à une amie qui travaille aussi en RH et celle-ci lui a fortement recommandé de contacter Kolegz (quel drôle de hasard!). L’une des Kolegz a répondu avec bonheur à Marie et elles ont déterminé ensemble les étapes pour implanter un style de management basé sur la confiance. Marie et Kolegz feront donc équipe afin d’identifier des pistes de solutions ensemble. Voici la suite de son histoire!

Les essentiels en cuisine : les bases d’une relation de confiance

La première discussion servit à mettre les bases en place. L’un des piliers fondamentaux est que tout part d’une relation de confiance entre Marie et chacun des membres de son équipe. Mais attention, une relation de confiance ne veut pas dire attribuer une confiance aveugle! Marie ne doit pas faire preuve d’un laisser-aller complet.

Pour créer la recette d’une relation de confiance, elle a eu besoin des outils suivants :

• Entretenir une relation de qualité
• Apprendre à se connaître les uns les autres
• Se donner du temps

La confiance, ça goûte quoi : quels sont les effets positifs sur l’équipe?

D’abord, qu’est-ce qui a poussé Marie à vouloir implanter un management axé sur la confiance? Il faut savoir qu’elle avait effectué ses recherches! Sachant qu’il s’agit d’un premier rôle en gestion dans une équipe qui s’est habituée au télétravail dans sa forme obligatoire et confinée, mais qui est restée soudée malgré tout, Marie a le souci de perpétuer la mobilisation de l’équipe.

À travers ses recherches, Marie a également découvert les impacts positifs de démontrer de la confiance envers son équipe :

• Moins de pression sur l’équipe puisque l’erreur est permise et l’apprentissage est décuplé
• Augmentation de la créativité
• Augmentation de la qualité du travail
• Hausse de l’engagement des individus envers l’amélioration continue
• Résolution de problèmes accrue
• Augmentation de la performance globale (individuelle et collective)

Ensuite, Marie a eu quelques rencontres avec Kolegz afin d’établir son plan de match et arrimer livrables et échéanciers à sa démarche. Certains bloquants se sont invités à la partie.

Bloquant #1 de Marie : Par où commencer?

Première constatation, Marie ne sait pas par où commencer. Comment peut-elle démontrer de la confiance envers son équipe? La confiance se voit dans les gestes, les comportements, les mots utilisés, les échanges, le non verbal et même dans ce qui est valorisé par l’entreprise. Autrement dit, la confiance transparait dans la culture d’entreprise.

Avoir confiance envers ses employés implique de gérer les adultes comme des personnes autonomes. Ils sont des êtres humains intelligents capables de prendre les décisions pour lesquelles ils ont été engagés. Concrètement, Marie doit donner de l’autonomie à ses employés et faire preuve d’une présence bienveillante à des moments clés en tant que gestionnaire.

Dans son plan d’action, Marie a identifié deux actions clés où elle pourra mettre en pratique ces éléments. Elle s’est ensuite donné le défi de les mettre en livrables concrets dans les prochaines semaines. Voici quelques exemples :

Autonomie : Laisser les employés animer eux-mêmes les rencontres

• Roxane animera la séance collective de remue-méninges, le 5 octobre.
• Édouard présentera lui-même au VP, les fruits de son analyse des métriques RH de l’année, le 8 octobre.
• Anaïs fera elle-même le résumé des projets RH lors de la rencontre des opérations prévues le 15 octobre.

Bienveillance : Rencontre de début de journée pour l’équipe RH

• Marie tient mordicus aux rencontres de début de journée où en 20 minutes, un tour de table est fait dans l’équipe. Tous les membres sont présents et indiquent ce sur quoi ils prévoient travailler dans la journée ainsi que leurs bloquants potentiels.
• Ce faisant Marie a une vue globale sur les projets en cours et se rend disponible si les employés en ont besoin.

Faire confiance en donnant de l’autonomie démontre que vous avez confiance envers les compétences de vos employés. Suivant le principe de la réciprocité, ils vous le rendront bien, ce qui aidera votre leadership! L’autonomie et la compétence auront également le double effet de donner aux employés confiance en eux-mêmes, il s’agit d’une belle forme de reconnaissance.

Bloquant #2 de Marie : S’assurer d’avoir le bon style de leadership

Étant nouvelle dans son rôle, Marie discute avec Kolegz des inquiétudes qu’elle a fait à son style de leadership. Plusieurs réflexions s’offrent à elle, mais une ligne directrice demeure : Marie doit trouver son propre style de leadership et ensuite agir en cohérence avec celui-ci. Cela augmentera sa confiance en elle et la confiance que lui porte son équipe.

D’ailleurs, le style de leadership doit être analysé dans une perspective dynamique puisque plusieurs styles peuvent être présents au sein d’une même personne.

Les réactions ne seront donc pas toujours les mêmes dépendant de la capacité de l’individu à réguler ses émotions.

Kolegz a proposé à Marie de mettre sur papier ce qu’elle considère être son rôle en tant que gestionnaire. Après échanges avec elle, voici ce qui en est ressorti :

Son rôle en tant que gestionnaire : être au service de son équipe en leur fournissant les outils et les moyens nécessaires pour que l’équipe performe dans les meilleures conditions possibles

Afin d’être au service de son équipe, Marie doit la connaître! Or, les études sur le management s’entendent sur le fait que pour avoir confiance en son équipe, il faut d’abord se connaître soi-même.

En effet, lorsqu’un gestionnaire se connaît en profondeur, il est en mesure d’être authentique et ainsi demeurer fidèle à lui-même. S’assumer dans son entièreté passe par le fait de connaître ses forces et ses limites.  Ce faisant, le gestionnaire demeure cohérent à ses convictions et ne s’adapte pas continuellement à l’image que les autres s’attendent de lui.

Manager en axant sur la confiance demande davantage de compétences humaines que de compétences techniques. Il est pertinent de comprendre les compétences que doit développer un gestionnaire sur le plan humain s’il veut faire preuve de plus de confiance envers son équipe.

D’abord, il doit pouvoir s’adapter en fonction de l’employé qu’il a devant lui. En effet, la façon idéale de faire passer un message n’est pas universelle. Ainsi, bien connaître ses collaborateurs prend tout son sens. Une fois qu’il connait les différentes préférences de communication de ses employés, il peut donc s’adapter et s’assurer d’être dans la posture appropriée pour l’employé.

Bloquant #3 de Marie : Adapter les bonnes pratiques à la gestion hybride

Forte de la confiance qu’elle peut accorder à son équipe, Marie souhaite maintenant arrimer ses pratiques de management au mode hybride afin de faire transparaître la confiance dans le quotidien de son équipe qu’il soit sur place ou à distance.

Voici les pratiques qu’elle a identifiées :

• Droit à la déconnexion : Créer et partager une politique qui encourage les employés à ne pas répondre à leurs courriels et leurs appels en dehors de leurs heures de travail.
• Clarifier les attentes envers la disponibilité des employés : Incluant la gestion des feuilles de temps. Chez Bonbons confettis, la performance des employés est gérée en livrables plutôt qu’en nombre d’heures. Il a été établi depuis longtemps qu’un nombre d’heures n’est jamais garant d’un travail de qualité. Marie établit des livrables clairs et des échéanciers précis en partenariat avec les employés impliqués.
• Bâtir et partager un outil de communication : Marie veut créer un outil visuel qui identifie la fréquence, les gens impliqués et les sujets des rencontres et/ou communications. Elle souhaite ainsi améliorer la qualité des rencontres et assurer un suivi adéquat.
• Communiquer les décisions, leurs impacts et leurs conséquences : les employés ne sont pas dupes, ils voient et entendent des choses. Marie veut mettre cartes sur table afin de contrer la machine à rumeur et démontrer aux employés qu’elle valorise leur apport à la discussion. D’ailleurs, impliquer les employés dans la recherche de solutions peut vous sortir d’une impasse d’une façon que vous n’auriez pas vous-mêmes envisagée!

Évidemment, Marie Muffin est une gestionnaire fictive, mais toutes ressemblances avec la réalité sont réelles.

Les défis du management axé sur la confiance sont vrais. Les inquiétudes de Marie Muffin sont celles vécues par bon nombre de gestionnaires. Adapter de façon durable votre style de leadership à un mode hybride passe par le management axé sur la confiance. Il n’existe peut-être pas de recette magique express pour le faire, mais des recettes personnalisées, oui!

Rédigé par Alexandra Bourgeois-Guérin, M. Sc., CRHA

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Contactez-nous pour connaître toutes les étapes qui vous permettront de développer un style de management axé sur la confiance.

Pour aller plus loin

Capacité à réguler ses émotions : https://www.revuegestion.ca/leadership-servant-au-service-des-autres

E. Brunelle : https://www.revuegestion.ca/le-leadership-authentique-diriger-et-inspirer-en-etant-soi-meme

L’article Management axé sur la confiance : l’histoire de Marie Muffin est apparu en premier sur Kolegz.

Nous travaillons auprès des employeurs pour trouver des stratégies à court et moyen termes en lien avec les enjeux d’attraction et de fidélisation des employés. Nous tentons chaque jour de faire la différence pour nos clients, en ayant en tête la vision de faire du Québec un meilleur endroit où travailler.

Je ne pouvais donc pas passer à côté de l’occasion de partager mon point de vue sur la question. Ce n’est pas tous les jours que nous avons la possibilité d’influencer la société dans son ensemble sur des questions qui touchent le marché du travail.

La réalité des entreprises d’aujourd’hui

En entreprise, l’un des réflexes en contexte de pénurie de main-d’œuvre, est de vouloir régler le problème en ayant une vision à court terme. Par contrainte de temps, on se met en mode réactif plutôt que proactif. On a alors du mal à se sortir la tête de l’eau, et c’est parfaitement normal.

La phrase qui résume le mieux la réalité actuelle des employeurs est : « On a besoin d’employés MAINTENANT! ». Alors on tente par tous les moyens de mettre un plaster sur le bobo plutôt que d’aller chez le médecin. Or, le problème est plus profond, et un jour, il faudra bien faire le diagnostic complet des enjeux organisationnels et planifier ses actions à plus long terme pour préparer l’avenir.

Tout l’argent qu’on investit en recrutement aurait pu être économisé si on avait passé plus de temps à comprendre nos employés actuels.

D’un point de vue gouvernemental, les premiers ministres ont des mandats de 4 ans, ce qui laisse peu de place aux transformations majeures à long terme. Inconsciemment (ou non?), ce type de démocratie incite le marché du travail à avoir une vision à court terme.

Même si les entreprises déploient des efforts considérables pour améliorer leur situation, certains changements doivent se faire au niveau de la société.

Profitant de la période électorale, notre équipe a donc réfléchi à quelques idées pour aider la société à contrer la pénurie de main-d’œuvre. Rien de moins!

Suggestions d’idées que le gouvernement pourrait tester afin de contrer la pénurie de main-d’œuvre

1. Ouvrir les portes à l’immigration et simplifier DAVANTAGE les barrières à l’entrée

La première étape est de simplifier l’accès aux nouveaux arrivants. Plusieurs candidats de l’étranger cherchent du travail et ont envie de venir s’installer ici. C’est la solution la plus rapide à court terme!

Toutefois, il faut bien encadrer leur arrivée, leur expliquer nos façons de faire et nos coutumes afin qu’ils se sentent mieux outillés dans leur nouvel emploi. C’est déjà le cas de certains Centre Local d’Emploi Québec, mais peu de publicité est faite à cet égard.

Aujourd’hui, embaucher un candidat, même par le « processus simplifié », est un casse-tête administratif à la fois pour l’employeur et pour l’individu qui est prêt à venir travailler. J’ai déjà dû dire à un candidat que son dossier avait été rejeté pour des raisons administratives et qu’il fallait attendre deux mois supplémentaires avant d’avoir une nouvelle réponse.

On va vous l’avouer, la majorité des entreprises trouve ça compliqué de faire des permis de travail. Si on pouvait simplifier cette barrière à l’entrée, plus d’employeurs adopteraient ces pratiques.

Dans la même veine, il serait pertinent de valoriser l’équivalence de diplômes pour les travailleurs étrangers. On pense notamment au domaine de la santé (médecins, infirmières), de l’éducation (professeurs), etc. où les équivalences sont parfois très difficiles à obtenir, même dans ces domaines considérés comme étant prioritaires au Québec.

2. Valoriser les métiers qui requièrent moins d’éducation

Les hautes études universitaires ont tellement été valorisées qu’une grande partie de la population ne souhaite plus exercer des métiers demandant peu d’années d’études. Pourtant, ces métiers restent cruciaux pour la société.

Plusieurs accordent de l’importance au regard des autres, et certains métiers sont dénigrés à tort. Gonfler les salaires n’est pas la seule avenue, il faut rendre ces métiers plus attrayants aux yeux des étudiants qui sont encore sur les bancs d’école.

3. Augmenter le nombre de garderies et payer davantage les éducatrices

La garderie a un impact direct sur les emplois. Certains parents n’arrivent pas à trouver de place pour leur(s) enfant(s) et doivent cesser de travailler. Il faut non seulement plus d’éducatrices par garderie, mais plus de garderies, tout court!

Vous semble-t-il normal qu’une éducatrice gagne un salaire proche du seuil de la pauvreté quand elle s’occupe de vos précieux enfants, qui sont non seulement ceux qui comptent le plus à vos yeux, mais aussi ceux qui bâtiront la société de demain?

Les CPE ont des programmes géniaux pour les enfants, mais encore faut-il réussir à y avoir une place! J’y ai personnellement inscrit mon enfant lorsque j’étais enceinte et il s’est fait appeler à 5 ans. Certains se font offrir une place quand l’enfant est au primaire! L’accès simplifié aux services de garde diminuerait grandement la charge mentale des familles, et donc, des travailleurs.

4. Tester la semaine de 4 jours

La semaine de 4 jours, ce n’est pas facile à adapter pour toutes les entreprises dans notre société actuelle. Même si l’entreprise est bien intentionnée, ses clients ne seront pas forcément compréhensifs. Pour que cette initiative soit possible dans un nombre maximal d’organisations, il faut que cela vienne d’un mouvement de société.

D’ailleurs, l’Islande et même l’Espagne ont commencé à entamer des mesures en ce sens : environ 86% de la population islandaise a obtenu une réduction du temps de travail entre 2019 et 2021.

5. Augmenter le nombre de semaines de vacances obligatoires par la Loi sur les normes du travail à 3, voire 4 semaines par année selon les secteurs d’activités

Beaucoup d’entreprises respectent le minimum de vacances requis par la Loi sur les normes du travail, c’est-à-dire 2 semaines par année. Comment un employé peut-il rester lucide et énergique en ayant aussi peu de jours de congé? Imaginez ceux qui ont des enfants, qui sont proches aidants, qui ont des maladies ou qui doivent jongler entre plusieurs emplois pour s’en sortir financièrement.

2 semaines et à peine quelques jours de congé de maladie ne font aucun sens quand de l’autre côté, les employés doivent s’absenter de façon involontaire : journées pédagogiques des écoles, rendez-vous médicaux moins disponibles en soirée, tests COVID à passer dès l’apparition de symptômes, etc.

6. Encourager les mesures écoresponsables des entreprises

Si les changements climatiques empirent, la pénurie de main-d’œuvre sera relayée au bas de la pile des gouvernements. Nous devons penser à des solutions écoresponsables, car c’est probablement le prochain enjeu qui nous guette en tant que société.

Mine de rien, le télétravail réduit les émissions de gaz à effet de serre en diminuant les déplacements obligatoires des employés. Pour les industries où cela est possible, au moins une journée de télétravail par semaine devrait être obligatoire. Cela inciterait les entreprises à ne plus exiger la présence de leurs employés dans les bureaux sans raison valable.

De nombreux programmes sont actuellement disponibles, mais ils sont davantage encouragés qu’imposés.

Si nous avons réussi à mettre en place des obligations en matière de respect de la langue française en entreprise, comment se fait-il qu’il n’y ait aucune réglementation obligatoire pour les PME en matière d’environnement?

Idée bonus : Mettre l’accent sur les milieux de travail sains et sécuritaires pour tous, autant du point de vue physique que psychologique

Saviez-vous qu’en date du 7 février 2021, la CNESST a enregistré le nombre record de 39 213 réclamations liées à la COVID-19? Que le nombre de lésions attribuables au stress en milieu de travail a augmenté de 24,4%, passant de 973 en 2014 à 1201 en 2017?

La CNESST et le Ministre du travail sont déjà à revoir les lois en matière de santé et de sécurité au travail, et il y a beaucoup d’actions en ce sens. Toutefois, pour favoriser une présence active des employés, on gagnerait à mettre davantage l’accent sur l’établissement d’un milieu de travail sain et sécuritaire par les employeurs, autant du point de vue physique que psychologique et à outiller les intervenants sur ces sujets. Aussi, aucune réglementation actuelle n’incite les employeurs à discuter de promotion de la santé (saines habitudes de vie et de travail).

Selon Groupe Entreprise en santé, chaque dollar investi en prévention de la santé rapporte de 2 à 4$ à l’employeur.

Pour chaque dollar investi, mettre un cadre et des lignes directrices avec des incitatifs pour les employeurs afin de promouvoir la santé en entreprise serait des plus pertinents, compte tenu des coûts qui y sont reliés! Plusieurs normes existent déjà sur le sujet : à quand une mise à l’avant de la scène?

En conclusion

Changer le monde ne se fera pas du jour au lendemain. Nous devons alors commencer à envisager le futur dès maintenant en adoptant une vision long terme dans nos pratiques.

Des actions concrètes et créatives peuvent déjà être mises en place à court terme dans les entreprises pour qu’elles attirent et fidélisent leurs employés. Puisque le marché du travail bouge très rapidement, en tant qu’entreprise, il faut toujours prévoir quelques coups d’avance.

Toutefois, c’est grâce à un mouvement collectif que nous pourrons nous attaquer aux plus grands enjeux de la pénurie de main-d’œuvre.

Pensez aux actions que vous pouvez poser en tant qu’entreprise, mais aussi en tant qu’individu. Par quoi allez-vous commencer?

Rédigé par : Marianne Lemay, Présidente de Kolegz

Idée bonus reliée à la CNESST : Marie-Ève Champagne – En complément : lisez son article pour savoir quels changements mener en SST côté employeur

Révisé par : Solène Métayer et Amélie Laurent

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L’article 6 idées sociétales pour contrer la pénurie de main-d’oeuvre est apparu en premier sur Kolegz.

Voici la transcription complète de la vidéo

Saviez-vous que Kolegz a deux ans aujourd’hui?

Bonne fête Kolegz!

On en profite pour faire un profil d’entrepreneure sur la fondatrice, Marianne Lemay.

Q1 – Qu’est-ce qui t’a donné envie de créer ta propre entreprise?

— En fait, moi, je ne pensais même pas être entrepreneure dans ma vie, puis maintenant que je le suis, ça me semble évident que j’adore ça et que c’est fait pour moi, mais au départ, j’avais peur.

Je n’avais pas peur de ne pas faire assez d’argent, je n’avais pas peur de l’instabilité, j’avais peur de trop travailler.

Puis, la vie en fait en sorte que j’ai appris à prendre du temps pour moi, à m’arrêter.

J’ai eu un diagnostic de cancer en 2018, qui a fait en sorte qu’aujourd’hui, je prends beaucoup plus le temps de vivre, donc de travailler, mais de garder du temps personnel.

Et c’est ce qui a fait un peu le shift vers la création de mon entreprise, parce qu’à un moment donné, le médecin m’a regardé dans les yeux et il m’a dit :

« D’ici deux semaines, on va savoir si tu vas rester en vie ou pas. »

Donc, léger stress.

Ça a été un moment très difficile, mais je me suis dit que, si jamais je sors en vie de cette expérience-là, il faut que je fasse quelque chose avec cette deuxième vie-là, il faut que je vive ma passion, premièrement, et que j’aide plus de monde que si je suis seulement dans une entreprise.

Donc, j’ai eu envie d’aider les entreprises à mieux prendre soin de leurs employés, et dans un marché en pénurie de main d’œuvre comme aujourd’hui et comme depuis déjà plusieurs années maintenant, c’est vraiment quelque chose qui peut faire la différence.

Puis en étant en entreprise, je n’avais pas le même impact qu’en tant que consultante, parce que maintenant, je peux aider plusieurs entreprises à la fois.

Q2 – Les deux premières années sont cruciales pour une entreprise. Avec la pandémie, l’embauche de nouveaux employés, comment as-tu géré ça?

— C’est sûr que nous, on a emménagé dans nos supers beaux locaux en février 2020, et la pandémie est arrivée en mars 2020.

Ça a été tout un choc, honnêtement, les premières semaines, j’ai eu peur, j’ai eu envie de tout quitter, je recevais des appels à tous les jours pour canceller des projets, j’ai perdu beaucoup d’argent d’un coup, ça m’est rentré dedans, je ne le cacherais pas.

Puis, après ça, on a réussi à s’en sortir, le gouvernement a amené une subvention qui s’appelle la subvention PACME, qui a fait en sorte que nos services sont devenus gratuits pendant quelques mois, donc du moment où j’ai fait une publicité, on a été complets jusqu’à la fin de la subvention PACME, on est extrêmement reconnaissants de ça.

L’adaptation au télétravail a été plus facile que je pensais, parce qu’on faisait déjà à peu près 80 % de notre travail en télétravail.

Au niveau des clients, par contre, les gens, les employés étaient au bureau, il a fallu réapprendre à travailler en mode télétravail, mais notre gestion de projet est vraiment bien rodée, on fait des rencontres à tous les matins, des suivis de projets, et on planifie notre semaine à chaque vendredi, ensemble, on a beaucoup de contacts au-delà de l’aspect projet, des contacts humains aussi.

Par exemple, en fin de journée, on se fait toujours une bonne nouvelle de la journée, donc ce qui s’est passé de bien aujourd’hui, et chacune d’entre nous peut partager ce qu’elle a vécu.

Q3 – La thématique des desserts est très présente dans l’image de marque, d’où vient l’idée?

— L’idée est partie des sprinkles, les sprinkles, c’est des petits bonbons, comme on voit sur le beigne en arrière, c’est des petits bonbons qui sont colorés, qui sont éclatés, qui donnent une ambiance de fête, un peu, et ça fait vraiment partie du dynamisme de Kolegz qui était très important à partager, et j’ai eu l’aide de High5 Agence de marque, pour tout ce qu’il est de la création de mon logo et le concept des sprinkles.

Une fois qu’ils ont donné l’idée des sprinkles, j’ai décidé de l’exploser en concept des desserts.

Q4 – Bien que sympathique et ludique, est-ce que cette image a déjà causé des enjeux?

— Oui, définitivement.

C’est déjà arrivé qu’il y ait quelqu’un qui m’ait dit qu’on devrait mettre moins d’images de gâteaux, de rendre les photos plus sobres, de mettre moins de couleurs, que ça fait pas assez “corpo”, ce à quoi j’ai répondu : Non!

Parce que c’est vraiment ce qui nous représente chez Kolegz, et c’est important de garder cette essence-là, et oui, évidemment que ça fait un écrémage, et ça n’attire pas les compagnies qui sont peut-être plus “corpo”, mais c’est correct, parce que nous on veut travailler avec des entreprises qui ont le goût d’essayer de nouvelles choses qui sont dans ce dynamisme-là, qui partagent les mêmes valeurs que nous, donc ça nous fait une genre de sélection naturelle au niveau des clients.

Q5 – Quels sont les traits de personnalité importants chez un nouvel entrepreneur?

De quels genres de personnes doit-elle s’entourer?

Les traits importants pour être un nouvel entrepreneur, je dirais, c’est d’être passionné parce qu’on fait, ça c’est la première chose.

Tant que la passion est là, ça va bien aller.

Puis, d’être capable de se gérer, de s’arrêter quand c’est le temps.

Ce n’est pas facile quand on est passionné, alors ça peut devenir un défi.

Puis au niveau des traits de personnalité, ça va vraiment dépendre de qui vous vous entourez.

Si vous allez chercher des gens qui vous complètent bien, c’est là que vous allez vraiment vous concentrer sur ce que vous aimez et dans ce que vous être bon.

Il ne faut pas avoir peur de déléguer, par exemple, moi j’ai délégué ma comptabilité avec grand plaisir, ce n’est pas du tout ma partie préférée.

J’ai vraiment vu une plus-value, parce que le temps qu’on passe à faire des choses qu’on n’aime pas, c’est du temps qu’on ne passe pas à faire des choses qu’on aime, et on ne réussit pas, pendant ce temps-là, à bien faire les choses qu’on n’aime pas, donc ça ne peut pas bien aller, donc c’est pour ça que je pense que c’est important de se concentrer sur ses forces, puis plutôt que d’essayer de changer ses faiblesses, d’aller chercher des gens qui vont avoir les forces de nos faiblesses, pour compléter l’équipe.

Q6 – Marianne, comment vis-tu l’entrepreneuriat? Qu’est-ce qui t’as surpris et quelles leçons peut-on en tirer?

— J’ai appris que l’entrepreneuriat, c’est plus facile et plus difficile que je le pensais, dans le sens où au début, j’ai trouvé ça plus facile.

De commencer l’entreprise, je me suis vraiment bien organisée, ça a bien commencé et tout ça, ensuite s’en est suivi la Covid, s’en est suivi l’embauche d’employés, il y a plusieurs choses qui sont arrivées que là j’ai dit :

« Ok, là c’est ça, bâtir une entreprise, c’est plus être travailleur autonome, on bâtit une firme. »

Et c’est là que j’ai trouvé que les enjeux ont commencé à arriver, et c’est drôle, parce qu’avant de partir à mon compte, quand j’étais employée, je regardais mes dirigeants, et ça m’est arrivé, comme tout le monde, de les juger, un peu, et de dire :

« Bien voyons, pourquoi il réagit comme ça, ce n’est pas la fin du monde. »

Puis j’ai compris qu’en tant qu’entrepreneur, on est souvent préoccupé par un paquet de choses qui concernent l’entreprise, qui font que des fois, nos réactions peuvent être un peu bizarres.

Et j’ai été voir mon ancien patron et je lui ai dit :

« Je te comprends. »

Puis, c’est vraiment un beau moment qu’on a vécu, quand je lui ai partagé ça.

Je pense que c’est la même chose que d’avoir un enfant, tant qu’on n’en fait pas un, on ne le sait pas, ce que c’est.

C’est la même chose pour ce qui est de partir une entreprise.

Q7 – Si tu pouvais parler à la très jeune Marianne, que lui dirais-tu pour l’amener jusqu’à aujourd’hui?

— Je lui dirais : « Hey boy, tu ne sais pas ce qui t’attend dans la vie! »

Non, honnêtement, je lui dirais de foncer, de ne pas avoir peur, de ne pas se limiter à ses croyances limitantes, de ne pas se fier à son syndrome de l’imposteur, tout le monde est un peu un imposteur, puis au final, personne n’a vraiment confiance en lui, c’est juste qu’il y a des gens qui le cachent mieux que d’autres.

Q8 – La notoriété de Kolegz est déjà bien implantée pour une jeune pousse de deux ans. Quelles sont les aspirations futures pour l’entreprise?

— Maintenant, ça fait deux ans.

Ce que j’entrevois dans le futur, c’est d’aider encore plus d’organisations, de se développer sur la scène locale en Montérégie, mais aussi de développer le marché anglophone, dans un deuxième temps, on veut vraiment faire du Québec un meilleur endroit où travailler.

Puis, comme on est partis là, il n’y a rien qui va nous arrêter.

Merci à tous ceux qui nous ont suivis dans les deux dernières années, ce n’est qu’un commencement, on a vraiment hâte de voir la suite.

Un gros merci pour votre soutien.

L’article 2 ans de Kolegz – Entrevue avec Marianne Lemay est apparu en premier sur Kolegz.

Méthode efficace à 81% selon des professionnels RH, la mobilité interne des talents précipite la productivité de 69% et accélère le processus d’embauche de 63%.

Si vous croyez à l’importance de l’intégration peu importe l’ancienneté de l’employé, voici quelques idées créatives afin de vous aider à bonifier vos pratiques.

La mobilité interne d’Emma et Carlos

Visualisez une employée du nom de Emma qui reste dans votre entreprise, mais qui change de rôle, ne générant pas de promotion de titre. Dans ce cas de figure, Emma est analyste et vient d’intégrer une nouvelle équipe au sein de l’entreprise. Elle conserve toujours son titre d’analyste. Elle n’a donc pas de promotion, ni d’augmentation de salaire.

Maintenant, imaginez Carlos, un commis responsable des achats qui change de département pour devenir un agent du service à la clientèle.

Ces deux employés seront donc intégrés dans une nouvelle équipe de travail tout en demeurant au sein du même employeur. Fort à parier que leur gestionnaire ne sera plus le même et que leurs collègues changeront aussi.

Comment fait-on pour intégrer ces « nouveaux-anciens » employés dans leur nouvelle équipe? Doit-on préparer un plan d’intégration ou si leur accueil ayant déjà été fait à leur arrivée il semble futile de refaire ces étapes?

Êtes-vous convaincus qu’Emma et Carlos connaissent suffisamment votre entreprise et sa culture?

Certains pourraient penser qu’un employé ayant volontairement demandé un transfert devrait être heureux d’office et donc nul besoin de prendre en charge son accueil. D’autres pourraient avoir la réflexion que l’employé connaissant déjà l’entreprise n’a pas envie de se faire expliquer les mêmes choses à nouveau.

Et vous avez en partie raison! Par contre, en ne proposant aucune intégration ni transition, vous passez à côté d’une magnifique opportunité de faire rayonner votre culture organisationnelle.

Et si vous vous permettiez de traiter les transferts des nouveaux-anciens comme des nouveaux employés? Et si vous preniez cette opportunité pour mettre de l’avant votre micro-culture d’équipe et favoriser l’intégration positive de vos nouveaux collaborateurs?

Pourquoi réfléchir l’arrivée d’un nouveau-ancien comme une nouvelle recrue?

Selon une étude américaine, 59% des employés témoignent avoir vécu des ratés lors de leur processus d’intégration. Vous pourriez donc essayer de faire vivre à votre employé une arrivée positive dans sa nouvelle équipe!

Établissez des fondations solides et démontrez l’importance que vous portez à cette nouvelle relation. Et, comme vous le savez déjà, les relations interpersonnelles prennent du temps à s’établir, elles se basent sur la confiance et doivent être nourries pour se maintenir dans le temps.

Cela est d’autant plus vrai en télétravail alors que l’employé a moins l’occasion de voir ses collègues, surtout s’ils collaborent peu entre eux. Les liens et la cohésion d’équipe sont encore plus importants et demandent des efforts supplémentaires.

Posez les bonnes questions aux employés de la nouvelle équipe

Commencez par poser des questions aux employés de l’équipe que rejoindra votre nouveau-ancien. Ces questions vous permettront de développer votre programme d’accueil et d’intégration.

• Que pensez-vous de l’équipe actuelle? Quelles sont nos forces et points de friction?
• Comment décririez-vous votre rôle à vos amis?
• Qu’anticipez-vous comme opportunité ou risque pour l’équipe d’accueil un nouveau-ancien?
• Si vous veniez d’arriver dans l’équipe, qu’aimeriez-vous savoir?
• Qu’est-ce qui aurait pu être fait différent à votre arrivée?
• Quelles sont vos traditions d’équipe?
• Quels sont les faits cocasses ou moment historiques qui ont eu lieu auparavant qui permettent d’expliquer notre style d’équipe?

Essayer de se positionner dans les souliers de l’autre demande de l’empathie, mais vous outille fortement sur les éléments à adapter pour intégrer un nouvel employé dans votre équipe!

Que faut-il éviter et privilégier dans l’intégration des nouveaux-anciens?

Si vous cherchez des idées concrètes pour faciliter la mobilité interne, voici quelques faux pas à éviter ainsi que les solutions à essayer pour les contrer :

Quelques temps avant l’arrivée

• Préparez la transition avec le nouveau gestionnaire : validez les projets en cours, sa disponibilité requise lors du changement et avertissez-le à l’avance. Ex : automatisez un rappel à son agenda.
• Gérez la passation technique ET la passation d’équipe : réduisez la pression en permettant à l’employé de clore ses anciennes tâches et d’être pleinement disponible pour ses futures tâches.
• Faites une nomination publique de son arrivée : rassemblez la nouvelle équipe et faites un jeu qui cible vos valeurs et normes d’équipe. Déterminez ensemble ses premiers projets en tant que membre de l’équipe.

Pendant la première semaine

• Ne laissez pas l’employé seul tout au long de sa première journée : en effet, à la différence de la nouvelle recrue, le nouveau-ancien n’a pas forcément besoin de passer par l’équipe informatique ou par les RH durant une demi-journée pour se faire expliquer les normes de l’entreprise. Par contre, pensez à organiser l’horaire de l’employé afin qu’il rencontre plusieurs membres de l’équipe et qu’il puisse faire un peu de travail.
• Préparez une rencontre avec le gestionnaire : discutez des attentes de départ ainsi qu’établir une plage horaire pour vos rencontres 1-à-1.
• Ne prenez pas pour acquis que l’employé connait vos normes et procédures : dans une entreprise, il se crée des micro-cultures au sein des équipes de travail qui font varier les normes sociales. Vous pourriez faire un atelier d’équipe pour présenter les valeurs, normes et les comportements valorisés dans l’équipe (bâtit avec les employés au préalable).
• Faites un tour de table avec la nouvelle équipe : survolez les compétences techniques de chacun des employés et leurs passe-temps afin de mettre en lumière les liens communs. Un système de parrainage ou de buddy peut également être une bonne pratique à perpétuer même avec les nouveaux-anciens.
• Ne submergez pas le nouvel employé dans le travail : si vous vous attendez à ce qu’il soit autonome dès la première semaine, tentez de mitiger vos attentes. Pourquoi ne pas cibler certains dossiers prioritaires ou des objectifs précis afin de partager les résultats attendus tout en démontrant à l’employé qu’il peut prendre son erre d’aller?

Après le premier mois

• Tenez des rencontres de suivi fréquentes et récurrentes (one-one-one) et maintenez-les dans le temps
• Réservez un moment avec le gestionnaire pour compléter un rapport d’étonnement 2 ou 3 mois après la transition.

Bonus : Si vous avez un employé qui quitte votre équipe pour aller dans un autre département, vous avez un rôle à jouer avec le futur gestionnaire pour faciliter la mobilité interne et le départ de l’employé. Essayez de souligner le départ de votre employé de façon significative : une carte de souhaits signée par les collègues ou un album virtuel de souvenirs photo par exemple. Tentez d’adopter une posture positive face à ce nouveau défi pour le collaborateur qui a eu un impact dans votre équipe.

Conclusion

L’arrivée d’un employé dans un nouveau poste alors qu’il était déjà à l’emploi de l’entreprise mérite un effort. La mobilisation de l’employé sera augmentée et vous établirez une relation plus forte, plus rapidement. Le gestionnaire n’a pas à préparer la mobilité interne seul, impliquer son équipe est également pertinent. Les futurs collègues vivent eux aussi une expérience positive en étant impliqués et en ayant un impact dans l’arrivée du nouvel employé.

Ce sont ce genre de petites transformations qui font que vous améliorez votre expérience employé! Et ces transformations sont à la portée de toutes les entreprises, qu’elles soient grandes ou petites. Emma et Carlos vous en remercieront!

Rédigé par Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M. Sc.

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Dream Team, par Ludovic Girodon

Décrit comme le guide ultime de survie des gestionnaires, on vous parle aujourd’hui du livre Dream Team de Ludovic Girodon.

La prémisse est de rendre l’expérience employé et le management au goût du jour avec des astuces concrètes et spécifiques.

Cet ouvrage permet de désamorcer les conflits, gérer à distance et organiser des réunions d’équipe à grand impact. Vous découvrirez aussi le théorème de la brebis galeuse pour la cohésion d’équipe.

Il s’agit d’un livre au ton décontracté, en français, accessible qui est très axé sur le concret ainsi que sur des conseils terrain.

Il comporte des statistiques, citations, retour d’expériences et plusieurs idées à tester dans votre organisation. Sachez que vous pouvez consulter ce livre en commençant par les sections qui coïncident avec les enjeux de votre entreprise plutôt que de le lire du début à la fin.

• Prix : environ 27$ ou 10$ en format Kindle
• Procurez-vous le livre Dream Team sur Amazon.

Fait vécu des Kolegz

Nous avons utilisé le livre Dream Team à multiples reprises pour bonifier nos formations sur l’expérience employé ou pour trouver des idées innovantes à partager avec nos clients. Le fait qu’il soit axé sur des actions simples et concrètes le rend léger et agréable à lire.

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Saviez-vous que 33% des employés relancent leur recherche d’emploi six mois seulement après leur embauche dans une nouvelle entreprise?

Imaginez les efforts investis en recrutement pour en arriver à perdre, en moyenne, l’intérêt du tiers des nouvelles recrues. Afin de créer une expérience inoubliable, voici quelques conditions de succès et idées originales pour accueillir vos nouveaux employés.

Conditions de succès du processus d’accueil et d’intégration

Déterminer les objectifs

Quelle empreinte souhaitez-vous laisser dans l’esprit des nouveaux employés? Quel message voulez-vous partager? Que diront-ils à leur tendre moitié une fois de retour à la maison? Que voulez-vous qu’ils retiennent de leur expérience?

Choisir la saveur qui représente votre culture d’entreprise

Quel sera le thème ou le fil conducteur tout au long du parcours d’accueil et d’intégration? Trouvez une saveur qui représente votre entreprise et qui est cohérente avec votre marque employeur.

Par exemple, chez Nexus Innovations, chaque nouvel employé reçoit un carton ressemblant à une carte d’embarquement qui lui indique les informations relatives à son nouvel emploi. Il reçoit aussi un “plan du bateau” afin de savoir où se trouve son bureau ainsi que les autres matelots (employés).

Impliquer les joueurs-clés et les tenir au courant

Impliquez vos employés dans la création de votre nouveau processus d’accueil et d’intégration. Ils pourront bonifier l’expérience qu’ils ont vécu lors de leur arrivée.

Ensuite, déterminez les parties prenantes qui s’impliqueront dans l’accueil et l’intégration. Qui sera imputable et pour quelles actions? Faites une liste à cocher web, mobile ou papier pour que chacun d’entre eux connaissent leurs rôles et responsabilités.

Automatiser des rappels aux joueurs-clés

Plutôt que d’aller voir individuellement chaque personne impliquée lors de l’arrivée d’un nouvel employé, automatisez des rappels pour les tâches que les responsables doivent effectuer.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de ressources humaines tel que Bamboo HR, Cangaroo RH ou Allié RH / Folks qui vous permettent de répertorier les tâches propres à votre processus et de les compléter en ligne.

Si votre budget est limité, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projet comme Trello, Asana ou Planner (inclus dans la suite Office365). Les personnes concernées peuvent recevoir des alertes par courriel lorsqu’une action est requise de leur part.

Quelques idées originales et (presque) gratuites pour accueillir vos nouveaux employés

1. Lister les droits du nouvel employé

Remettez une liste de « tu as le droit de (…) dans ton nouvel emploi ». Par exemple : tu as le droit de faire des erreurs, de ne pas tout savoir, de poser des questions, etc. Cela a pour but de détendre l’employé lors des premiers jours et de mieux comprendre votre culture d’entreprise.

2. Faire découvrir les différents départements autrement

Faites découvrir chaque département, soit en créant des capsules vidéo ou en faisant passer une demi-journée auprès des différentes divisions. Vous pouvez aussi filmer une vidéo du propriétaire qui explique l’histoire et les différents types de poste. Le nombre de nouveaux employés et le type d’emploi détermineront l’approche choisie.

3. Déposer des bonbons au bureau du nouveau (on ne pouvait pas passer à côté!)

Chez Channel Company, les nouveaux employés ont un pot de bonbons sur leur bureau afin que les employés actuels puissent venir les rencontrer. C’est un brise-glace qui établit un premier contact avec l’équipe.

4. Rédiger un guide de survie dans l’entreprise

La compagnie Valve a demandé à ses employés de rédiger un « Handbook For New Employees » sous format de conte qui détaille les pratiques de gestion, l’impact du rôle au sein de l’organisation et même les défis auxquelles elle fait face. Au Québec, l’entreprise Mirego a mis au point un « Culture Book » qui détaille la culture de l’organisation.

5. Créer un questionnaire pour apprendre à connaître la recrue et ses collègues

Afin de tisser des liens avec les autres employés, vous pouvez demander aux nouveaux de répondre à quelques questions concernant leurs passe-temps et intérêts. Par la suite, vous pouvez faire un quiz où les employés actuels doivent tenter de répondre. À l’inverse, vous pouvez inclure des questions sur les employés déjà en place pour que le nouvel employé découvre sa nouvelle équipe.

6. Envoyer un résumé des tâches de la première semaine à l’employé

Débuter un nouvel emploi peut être stressant. En envoyant un résumé des tâches et activités de formation qui auront lieu lors de la première semaine, l’employé se sentira davantage pris en main. Vous pouvez envoyer ce résumé quelques jours à l’avance à son adresse courriel personnelle. Lorsque vous maîtriserez l’art de planifier la première semaine, rien ne vous empêche de planifier le premier mois si la nature de vos activités le permet.

7. Dégager du temps personnel lors du premier jour

Cette pratique 100% gratuite permet à l’employé d’avoir un moment bien à lui lors de son premier jour. Ce peut-être quelques minutes ou quelques heures de liberté où il peut assimiler la formation qu’il vient de recevoir, vérifier ses messages ou tout simplement appeler sa famille pour raconter sa journée.

8. Offrir une boîte cadeau, directement livrée chez l’employé

Trouvez des cadeaux qui plairont à vos employés en fonction de leur persona. Vous pouvez offrir une semaine de repas livrés, des certificats-cadeaux ou encore des objets promotionnels à l’effigie de votre entreprise. Un petit mot personnalisé de la part du gestionnaire ou du président peut également avoir un grand impact.

9. Créer un rapport d’étonnement

Après un mois ou deux, envoyez un sondage à vos nouveaux employés pour constater ce qui les a étonnés depuis leur arrivée. Puisqu’ils viennent d’arriver dans l’entreprise, ils ont une vision similaire à celle d’un consultant. Ils possèdent un certain recul qui vous amènera à repenser vos pratiques. Vous pouvez les questionner sur votre style de gestion, leur relation avec les collègues, l’environnement de travail, les valeurs de l’entreprise, etc.

Expliquez à l’employé que ce rapport n’a aucune incidence sur la sécurité de son emploi. L’objectif est de connaître son opinion afin d’améliorer les pratiques de l’organisation.

L’ingrédient secret (et gratuit!) qui fait toute la différence

Seulement 12% des employés croient que leur entreprise fait un bon travail d’accueil et d’intégration des nouveaux selon une étude menée par le Human Capital Institute.

Afin de créer une expérience d’accueil et d’intégration inoubliable, il faut donc écouter comment les nouveaux employés l’ont vécu.

Votre perception n’est peut-être pas la même que la leur.

La façon dont ils imaginaient l’entreprise en tant que candidat a-t-elle été bonifiée ou décevante suite à leur intégration?

En prônant l’amélioration continue, vous obtiendrez un processus beaucoup plus pertinent et personnalisé en fonction des besoins réels de vos employés.  

Besoin d’aide pour bonifier votre processus d’accueil et d’intégration?

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