Définition de l’accueil des employés et de l’automatisation

L’accueil et l’intégration des nouveaux employés désigne le moment avant, pendant et après le premier jour d’une recrue au sein d’une entreprise. L’automatisation désigne les étapes ou moments clés pouvant être effectués par l’ordinateur plutôt que par un employé.

Explications

Plusieurs étapes de l’accueil des employés et de l’intégration peuvent être automatisées afin de sauver du temps et de l’argent. Elle permet d’éviter les erreurs et oublis et de rendre les gestionnaires plus autonomes.

Voici quelques éléments qui peuvent être automatisés lorsque vous avez un logiciel qui facilite l’automatisation de l’onboarding :

#1 : L’envoi de documents aux nouvelles recrues à une date précise : Afin de ne pas submerger vos recrues avec trop de communications au premier jour, vous pourriez programmer l’envoi de courriel à des dates différentes!

#2 : Les rappels des tâches à compléter par les gestionnaires : Plutôt que d’aller voir chaque personne impliquée dans l’accueil des employés, vous pourriez programmer des rappels aux gestionnaires. Cela fait office de rappel, tout en l’aidant à ressentir un sentiment d’accomplissement lorsqu’il coche chaque case.

#3 : Les tâches à compléter par la recrue : Vos recrues peuvent avoir une liste à cocher pour compléter les tâches reliées à leur accueil. Si le type de poste de la recrue s’y prête, cette pratique est souvent bien appréciée, parce qu’elle rend le nouvel employé plus autonome, qui sait ce qui l’attend.

#4 : L’envoi des sondages et de quiz à des moments clés et la centralisation des résultats : Plutôt que d’envoyer un sondage à chaque personne manuellement, on peut dorénavant programmer un nombre de jours où il peut être envoyé après l’arrivée. On peut aussi observer les résultats de tous les répondants dans la même plateforme!

#5 : La centralisation et séquence des formations à suivre : À quel moment suivre quelle formation? À quel endroit se trouve-t-elle? Avec la technologie, on peut centraliser toutes les formations au même endroit et déterminer celles qui sont à faire à court, moyen et long terme.

#6 : La progression des tâches effectuées pour toutes les recrues : est-ce que votre nouvelle recrue a terminé la lecture de vos politiques RH? Lorsque l’accueil des employés est automatisé, il est possible de voir quelles tâches ont été complétées par vos employés.

Bien entendu, plusieurs autres éléments de l’accueil et de l’intégration peuvent être automatisés!

Conseils express

• Plusieurs logiciels existent pour automatiser l’accueil. Nous avons testé le logiciel québécois Workleap Onboarding avec nos clients et l’avons adoré!
• La majorité des logiciels RH (SIRH) a également un module d’automatisation de l’accueil, mais il est parfois incomplet. Il faut vérifier qu’il convient bien à vos besoins en posant des questions précises.
  • Par exemple, plutôt que de demander : “Avez-vous un module d’onboarding?”, demandez plutôt : “Puis-je voir le module d’onboarding?” afin d’éviter les mauvaises surprises.
• Garder un volet humain dans l’accueil et l’intégration : la technologie devrait remplacer les tâches ingrates qui ont un risque d’erreur et qui sont chronophages. L’empathie et la bienveillance restent incontournables et ne peuvent être remplacés par l’IA.
• Utiliser un fil conducteur pour avoir une thématique d’accueil originale qui permet à la recrue de développer son sentiment d’appartenance dès le départ. Par exemple, chez Kolegz, les desserts sont à l’honneur et on y fait des rappels tout au long du processus.
• Former vos gestionnaires sur la façon d’utiliser la plateforme et les intégrer dans la gestion du changement : ils seront vos ambassadeurs pour que les employés se sentent bien accueillis!

Statistiques

• «88% des employés estiment que leur entreprise pourrait améliorer ses processus d’accueil » – Gallup
• “Le temps passé par les RH, est en moyenne de 17 heures pour chaque intégration” – HeyTeam

Liens connexes

• Accueillir les recrues : uniformiser et créer un effet WOW
• Capsules de formation : Accueillir, intégrer et laisser partir
• Article sur l’accueil et l’intégration

Citation comique (Food for thought)

« L’automatisation de l’intégration, c’est comme préparer une crème brûlée avec un briquet : ça va plus vite, c’est efficace, mais il faut toujours s’assurer de ne pas brûler les étapes… ni les employés! » – ChatGPT

La saveur Kolegz

Lors de nos interventions pour l’accueil et l’intégration, nous pouvons vous soutenir à tous les niveaux : procédures RH, messages avec une touche marketing, choix et intégration de la technologie et gestion du changement auprès des gestionnaires.

Un élément à garder en tête, c’est que vous pourriez avoir le meilleur des outils technologiques, mais il ne faut pas oublier que ce sont vos employés qui le remplissent. Cela signifie que tous les utilisateurs doivent comprendre la pertinence et l’importance de bien entrer leurs données dans la plateforme.

Rédigé par : Marianne Lemay

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