Ce n’est plus un secret pour personne, le processus d’accueil et d’intégration est une étape charnière pour les entreprises et leurs employés nouvellement embauchés.
Selon une étude publiée par Glassdoor, les entreprises ayant mis en place un processus d’accueil et d’intégration efficace et complet augmentent la rétention de leurs nouveaux employés de 82% et leur productivité de 70%! Quand on connait les coûts et les délais actuels liés au recrutement, on comprend rapidement l’importance de concocter une recette aux petits oignons pour ses nouveaux employés 🧅.
Si vous êtes à court d’idées, voici quelques ingrédients à intégrer à votre processus d’accueil et d’intégration pour un effet wow!
1. Penser l’intégration de manière globale
Le but de cette période est d’intégrer le nouvel employé à tous les niveaux : dans son poste, son équipe, votre écosystème technologique, vos processus internes, votre culture organisationnelle, etc.
Quand on analyse les processus d’accueil et intégration de nos clients, il n’est pas rare que l’on constate que certains éléments sont bien couverts et que d’autres ont été partiellement ou complètement mis de côté. Imaginez qu’un employé comprenne rapidement son rôle et ses responsabilités, mais qu’il soit totalement isolé dans son coin! Ou encore, qu’il soit bien intégré dans son équipe, mais qu’il ne comprenne pas exactement la nature de son travail… Cela peut paraitre évident, mais lorsque l’on regarde de plus près, il n’est pas rare de voir ce type déséquilibre. Il faut donc penser l’accueil et intégration à la fois de façon micro et macro!
En repensant vos étapes d’accueil et intégration de manière globale, vous serez en mesure de couvrir l’ensemble des aspects essentiels à une bonne intégration.
🧁 Astuce sucrée de Kolegz : L’accueil et intégration n’est pas forcément le même dans tous les départements! Les étapes et le contenu seront certainement différents si vous intégrez une personne pour un emploi de bureau versus un emploi sur le terrain. Pensez à adapter votre processus en fonction de votre persona.
2. Rendre votre processus humain et ludique
Une fois que vous aurez identifié les différentes composantes de votre processus d’intégration, c’est le temps d’y aller avec votre créativité! Pour vous aider, voici quelques idées très concrètes :
Pour accueillir votre employé de manière chaleureuse et personnalisée :
- Communiquer avec l’employé avant même sa première journée de travail en lui envoyant un courriel de bienvenue incluant l’horaire de sa première journée ou semaine
- Planifier toutes les rencontres de la première semaine à l’agenda du nouvel employé et de ses animateurs
- Déposer la boisson non-alcoolisée favorite de l’employé sur son bureau pour son arrivée
- Mettre un fond d’écran de bienvenue personnalisé sur son ordinateur
- Présenter la personne de manière personnalisée dans un courriel interne et sur vos réseaux sociaux d’entreprise
- Céduler des rencontres de suivi régulières (1er jour, premières semaines, 3 premiers mois, etc.)
Pour faciliter la prise en main de son poste :
- Préparer en amont tout l’équipement requis (ordinateur, accès, courriel, etc.)
- Fournir un « kit de réseaux sociaux » qui incitera et aidera l’employé à mettre à jour son profil LinkedIn (penser aux postes de recruteurs ou de vendeurs qui utilisent énormément leur réseau dans leur travail!)
- Mettre en favoris tous les sites et pages web incontournables pour le poste
- Fournir un descriptif de poste indiquant les différentes responsabilités et les tâches à accomplir
- Clarifier vos attentes envers la personne dès les premiers mois en étant spécifique et précis pour lui donner toutes les chances de réussir dans son nouveau poste!
Pour introduire l’équipe et le gestionnaire :
- Demander aux collègues de créer un CV ludique qui les présente chacun avec leurs centres d’intérêt et leurs passe-temps
- Faire une vidéo de bienvenue personnalisée par le directeur ou le président
- Créer des capsules vidéo avec les différents membres de l’équipe
- Planifier un lunch avec le gestionnaire lors de la première journée et offrir le repas. Cela peut aussi se faire à distance!
- Personnaliser les fonds d’écran de l’équipe avec des mots de bienvenue ou des images qui feront écho aux passe-temps du nouvel employé
- Planifier 15 min de pause-café avec toute l’équipe pour accueillir la personne et apporter des viennoiseries
- Faire le jeu « 2 vérités et 1 mensonge » pour présenter la personne dans votre canal de communication interne.
Pour découvrir l’environnement physique et/ou applicatif et les processus internes :
- Créer un canal de communication « Bienvenue! » spécialement pour que les nouveaux employés puissent poser leurs questions et lire les réponses des autres
- Avoir un pot d’actions à tirer et à effectuer chaque jour tout au long du premier mois pour rencontrer les personnes des autres départements (Ex. : Dire bonjour à Michel de la comptabilité, boire un café avec Christine au support technique, etc.)
- Créer un dictionnaire avec vos mots et expressions internes, si vous avez un lexique particulier
- Créer une liste avec les différentes personnes-ressources à l’interne et leur champ d’expertise.
Pour comprendre la dynamique organisationnelle et la culture de l’entreprise :
- Offrir des cadeaux personnalisés à vos couleurs et votre image
- Avoir un « Culture Book » pour présenter votre organisation plus en profondeur (mission, vision, raison d’être, témoignages d’employés, etc.)
- Créer un guide de vos valeurs en actions pour mettre de l’avant la dynamique organisationnelle
🧁 Astuce sucrée de Kolegz : La plateforme iCollective permet d’identifier les compétences et les intérêts de vos employés, puis de les partager. Ainsi, il est facile de rencontrer des employés qui ont les mêmes intérêts que vous ou qui pourraient aussi vous aider à progresser sur certains points!
3. Structurer votre processus d’accueil et d’intégration
Peu importe les initiatives originales ou créatives que vous choisirez, si vous n’avez pas une structure solide et cohérente, tous vos efforts seront des coups d’épée dans l’eau!
En structurant votre processus d’accueil et intégration, vous identifierez les étapes, l’ordre optimal, les éléments à couvrir et les personnes impliquées. Vous serez ainsi en mesure de vérifier que tous les aspects essentiels à l’accueil et intégration de vos nouveaux employés sont bien couverts. Cela facilitera aussi la délégation auprès des différentes parties prenantes, car chacun aura un rôle clair et bien défini.
🧁 Astuce sucrée de Kolegz :
- La technologie peut vous apporter une aide précieuse! Il existe différentes plateformes pour vous aider à structurer votre processus, le rendre clair et compréhensible et le partager avec vos équipes. Dépendamment de vos besoins, vous pourriez utiliser des plateformes gratuites comme Trello ou encore Notion.
- Si vous désirez aller encore plus loin en utilisant un outil vraiment complet qui vous permettra d’enregistrer directement des vidéos, suivre de façon dynamique l’avancée du processus et gérer les différents accès de votre équipe, Softstart est un excellent outil!
4. Sonder vos employés et améliorer votre processus
Enfin, il est important de valider l’efficacité et la pertinence de votre processus, mais également la qualité de l’expérience vécue par vos employés.
Selon une étude de Digitate, les employés ayant eu une expérience d’accueil et intégration négative sont deux fois plus enclins à rechercher une autre opportunité dans un futur proche.
Pour cela, il n’y a pas de mystère, il vous faut sonder les personnes qui sont passées au travers du processus! Ainsi, quelques mois après leur arrivée et une fois l’ensemble des activités liées à l’intégration terminé, vous pouvez envoyer un court sondage d’appréciation à vos nouveaux employés. Les questions peuvent porter sur le fond comme sur la forme, et sont l’occasion pour les employés de proposer leurs propres idées d’amélioration.
Grâce aux retours obtenus, vous pourrez identifier les forces, mais aussi les axes à améliorer dans votre processus d’accueil et d’intégration pour l’améliorer en continu!
🧁 Astuce sucrée de Kolegz :
- La plateforme de sondage en ligne Typeform se personnalise très facilement. Elle peut être utilisée depuis un ordinateur ou un cellulaire et existe en version gratuite ou payante, selon vos besoins.
- Vous pourriez aussi demander à vos employés de remplir un rapport d’étonnement, présentant les différents éléments qui les ont surpris (de manière positive ou négative) depuis leur arrivée dans l’entreprise. Cela peut être lié au processus d’accueil et d’intégration ou plus largement par rapport à l’organisation.
Conclusion
L’accueil et intégration est une étape clé du recrutement et de la rétention qui doit à la fois rester fidèle à ce qui a été perçu par le candidat durant le processus de recrutement et donner le ton de ce qui attend l’employé dans son poste.
En pensant votre processus d’accueil et intégration à différentes échelles, en le structurant tout en le rendant humain et ludique, en lui donnant une saveur fidèle à votre entreprise et en interrogeant vos employés sur leurs impressions, vous mettez toutes les chances de votre côté pour qu’après leur première journée, vos nouvelles recrues se disent que vraiment, en acceptant leur nouveau poste chez vous, elles ne se sont pas trompées!
Rédigé par : Anne-Claire Oger
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