Lorsque l’on demande à nos clients, gestionnaires ou responsables des ressources humaines, ce qu’ils feraient s’ils avaient une baguette magique, ils répondent souvent : « avoir plus de temps! ». Il est vrai que les gestionnaires d’aujourd’hui sont largement sollicités et que les responsables des ressources humaines en ont aussi souvent plein les bras. Les différentes demandes émergent d’un peu partout dans l’organisation alors sauver du temps devient rapidement une priorité pour eux.
Cette semaine, Kolegz vient à la rescousse : on vous propose une solution technologique qui permettra à tous de gagner du temps!
Après l’incontournable manuel des employés, nous vous proposons le manuel indispensable pour être un bon gestionnaire! Et cerise sur le sundae, on le préconise en format virtuel, afin d’y avoir accès en tout temps et en tout lieu!
Quels sont les bénéfices d’avoir un manuel pour vos gestionnaires?
On ne naît pas gestionnaire, on le devient. Pourtant, ce poste vient rarement avec un mode d’emploi ou un guide pratique. Le profil des gestionnaires peut parfois être varié. Certains peuvent avoir complété des études en gestion, alors que d’autres peuvent avoir été promus gestionnaires, car ils sont d’excellents techniciens. Or, les compétences nécessaires pour un rôle technique et celles nécessaires pour un rôle de gestion sont différentes, car ce sont des rôles bien distincts.
Avoir un manuel pour les gestionnaires permettra notamment de :
- Rassembler et partager la documentation interne et les informations pertinentes,
- Faciliter le quotidien des gestionnaires et la réalisation de leurs tâches;
- Uniformiser les bonnes pratiques, en partageant du contenu à la saveur de l’entreprise, pour que tous en bénéficient, peu importe leur niveau d’expérience en gestion;
L’objectif du manuel de gestionnaire virtuel est de rassembler du contenu concret et utile pour le rendre facilement accessible.
En outillant adéquatement vos gestionnaires, vous leur donnerez le pouvoir d’agir au quotidien. Ainsi, vous contribuerez à développer leur sentiment de compétence, ce qui facilitera leur autonomie et leur confort dans ce rôle. Par exemple, ils pourront s’autoformer sur des éléments précis, ou encore trouver rapidement des réponses pour leurs échanges avec leurs employés.
🧁 Astuce des Kolegz : Pensez à rendre votre manuel virtuel facilement consultable depuis un cellulaire ou ordinateur en choisissant un logiciel qui permet une vue adaptable d’un appareil à l’autre!
D’une certaine façon, les employés bénéficient eux aussi du manuel virtuel des gestionnaires puisque leur gestionnaire sera plus efficace et plus présent au quotidien. Les employés auront accès à des ressources référées par le gestionnaire alors qu’il peut retrouver des inspirations en tout temps à partager à son équipe. Que ce soit pour des trucs et astuces sur comment fidéliser les employés ou encore des guides pour clarifier les procédures internes, le manuel des gestionnaires virtuel est une ressource riche de sens pour tous les membres de l’organisation.
Autre bénéfice, en centralisant l’information et en la rendant facilement accessible, vos gestionnaires pourront consulter la documentation de façon autonome. Cela diminuera certainement la quantité de demandes auprès des responsables des ressources humaines et réduira leur charge.
🧁 Astuce des Kolegz : Créez une foire aux questions (FAQ) avec les questions les plus souvent posées par les gestionnaires et les employés. Par exemple, vous pourriez créer une catégorie du manuel sur les avantages sociaux où le gestionnaire pourrait trouver le lien vers le programme d’aide aux employés (PAE) et vers la documentation de votre assurance collective. Ou encore, une section pourrait être dédiée aux procédures internes et on y retrouverait celle pour les demandes de remboursement des dépenses des employés.
Que peut contenir un manuel du gestionnaire?
Plusieurs outils peuvent être utiles à vos gestionnaires. Avant tout, demandez-leur ce dont ils ont besoin et ce qu’ils aimeraient retrouver dans cette boîte à outils personnalisée.
Vous pourriez créer un sondage de quelques questions pour obtenir leur opinion! Pensez à impliquer dans la démarche tous ceux qui répondent aux questions des gestionnaires ou des employés au quotidien : les directeurs, les ressources humaines, les finances, etc.).
Ainsi, vous obtiendrez une vue globale des éléments à intégrer et des ressources à utiliser pour créer le contenu de votre manuel.
Un bon manuel se veut dynamique! Pensez donc à inclure des liens URL cliquables qui renvoient vers votre intranet ou vers l’endroit où sont hébergés vos documents de référence. Ici, on veut s’assurer que la mise à jour de l’information soit facile et centralisée! Cela sera un facteur de succès et de pérennité essentiel pour votre manuel!
Voici des exemples concrets de ce que vous pourriez inclure dans votre manuel des gestionnaires :
| Le répertoire de votre organisation | Indique la bonne personne à consulter selon le sujet – Enjeu technique = support TI, poste x – Question sur la paie = RH, poste X – Santé psychologique = RH, poste x |
| Des guides explicatifs | Explique les bonnes pratiques de gestion sur divers sujets : – « Quel est mon rôle comme gestionnaire dans le recrutement? » – « Comment puis-je mener des rencontres de suivi avec un employé (one-on-one)? » – « Quelles questions poser pour aider les employés à évoluer? » – Résumé des manières d’offrir de la reconnaissance personnalisée |
| Des aide-mémoires | Explique les processus et procédures internes : – Liste à cocher pour l’accueil et l’intégration d’un nouvel employé) – Guide des procédures |
| Des formations | Répertorie les différentes formations pertinentes : – Capsules préenregistrées consultables en tout temps |
| Des idées inspirantes et des ressources | Liste des ressources utiles pour vos gestionnaires : – Livres à lire – Articles pertinents – Vidéos inspirantes – Balado à écouter |
🧁 Astuce des Kolegz : Connaissez-vous Loom? C’est un logiciel qui permet d’enregistrer des vidéos où l’on peut voir votre écran et votre visage. Cet outil peut être très utile pour créer des marches à suivre ou encore des formations préenregistrées expliquant comment utiliser vos outils technologiques internes. Vous pouvez ensuite déposer ces vidéos dans votre manuel des gestionnaires! En plus, il y a un forfait gratuit.
Conclusion
Un manuel virtuel des gestionnaires est un outil pertinent pour centraliser et rendre facilement accessible les réponses à des questions fréquemment posées ou encore pour développer les compétences de vos gestionnaires. Afin de faciliter sa mise à jour et pour le rendre consultable n’importe où, une version en ligne est une excellente option!
Bien qu’il soit destiné initialement aux gestionnaires, ce manuel aura des retombées positives pour plusieurs membres de votre organisation comme les RH, vos employés ou encore les différents départements connexes.
Toute l’équipe pourra sauver du temps, et ça, ça goûte bon! 🧁 Le contenu à inclure dans le manuel gagne à être réfléchi en équipe, parce que la personnalisation de l’expérience employé a toujours bien meilleur goût!
Article rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, M.Sc, CRHA
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