Politique sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels

Table des matières

1.  Généralités

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel et confidentiel est une information qui permet d’identifier une personne physique. On sous-entend donc par renseignements confidentiels toute information sensible dont l’accès et l’utilisation est restreinte aux personnes ou entités désignées à cet effet et dont la propagation de cette information aurait pour effet de causer des préjudices à l’entité et à ses partenaires ou à des individus.

Kolegz RH inc. (ci-après Kolegz) reconnaît qu’elle aura accès à des renseignements personnels, confidentiels, stratégiques, commerciaux, techniques ou juridiques liés aux opérations des employeurs, des employés-es, des candidats-es, des participants-es aux formations (ci-après parties prenantes), notamment, en ce qui concerne ses stratégies, ses opportunités d’affaires, sa propriété intellectuelle, ses ententes d’impartition et autres informations de cette nature.

Kolegz s’engage donc à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels de ses parties prenantes. La présente politique sur la protection des renseignements personnels a pour but d’aider à comprendre les pratiques en matière de collecte, d’utilisation, et de conservation des renseignements personnels.

2.  Lois applicables

Kolegz est assujettie aux dispositions relatives à la protection des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) lorsque ce type de renseignement est détenu dans le cadre de ses fonctions et activités.

3.  Collecte de renseignements

Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, entre autres par l’entremise de formulaires ou questionnaires selon le modèle d’affaires, le transfert des données dans la base de données, par communication avec nous en personne, par téléphone, par la poste ou par courriel. Kolegz ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour la conduite de ses activités et pour la réalisation des fins déterminées.

Selon les circonstances, les renseignements personnels peuvent comprendre les identifications des employeurs, des employés-es, des candidats-es, des participants-es à des formations, les renseignements concernant les évaluations, les résultats d’analyses psychométriques et d’aptitudes, les données de performance, les renseignements sur la gestion de paiements, les renseignements stratégiques ou contractuels d’une entité, etc.

4.  Utilisation des renseignements

Des mesures pour que seules les personnes autorisées aient accès aux renseignements personnelles et soient autorisées à traiter les données ont été mises en place. Ainsi, un engagement de confidentialité doit être signé, au préalable, par tous les employés-es, mandataires et/ou sous-traitants de Kolegz ayant accès aux systèmes informatiques et aux données confidentielles. De sorte, qu’aucune donnée ne sera transférée vers une partie tierce sans l’approbation écrite des parties prenantes.

Kolegz reconnait que l’Information confidentielle demeure la propriété exclusive des parties prenantes et que toute divulgation non autorisée de cette Information confidentielle peut lui causer des dommages importants.  Afin de protéger les intérêts des parties prenantes, Kolegz utilisera l’Information confidentielle uniquement aux fins pour lesquelles elle a été divulguée. De plus, toutes les données des parties prenantes demeurent confidentielles, sauf si elles ont été publiées dans les médias ou par les parties prenantes.

Un document est considéré non confidentiel :

  • S’il ne contient aucun renseignement personnel et n’a aucune valeur stratégique pour l’entité;
  • Si au moment de sa divulgation, était du domaine public;
  • S’il devient disponible, après le transfert d’information entre les parties prenantes et Kolegz, de façon générale au public, par la publication ou autrement, et que cette divulgation n’est pas le résultat d’une faute commise par Kolegz;
  • S’il est divulgué à Kolegz par une tierce partie;
  • S’il s’agit d’information gouvernementale.

Les renseignements collectés sont utilisés pour les finalités suivantes :

  • Enregistrer les données confidentielles dans la base de données;
  • Sauvegarder les changements apportés dans la base de données;
  • Traiter les données;
  • Analyser et répondre aux requis des parties prenantes;
  • Personnaliser les stratégies de recrutement;
  • Suggérer de l’amélioration continue des processus RH;
  • Adapter des stratégies de communication;
  • Créer une expérience candidat optimale;
  • Outiller les clients à la fidélisation de leurs employés;
  • Offrir un service spécialisé et innovateur dans le domaine des ressources humaines.

5.  Conservation des renseignements

Kolegz conserve les informations personnelles des parties prenantes tout aussi longtemps que nécessaire pour fournir ses services, ou tel que requis par les lois, réglementations ou ordonnances gouvernementales applicables. Les renseignements personnels peuvent être conservés pour des périodes différentes selon la nature des renseignements et la raison pour laquelle ils sont détenus. En utilisant les services de Kolegz, les parties prenantes donnent leur consentement au transfert d’informations personnelles vers sa base de données. Kolegz ne vend jamais les données personnelles à des tiers et une autorisation écrite avant de transférer de l’information confidentielle des parties prenantes à un tiers est exigée.

Kolegz a mis en place des mesures de protection physiques, technologiques ou administratives appropriées pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en sa possession.

Cependant aucune méthode de transmission Internet ni aucun moyen de stockage électronique n’est sécuritaire à 100 %. Si vous avez des raisons de croire que le caractère confidentiel des renseignements personnels et/ou confidentiels a été compromis, veuillez communiquer avec nous.

Kolegz convient, au surplus, de poser sans délai les actes nécessaires afin de limiter les dommages susceptibles de résulter d’une atteinte, de procéder à une enquête afin d’identifier toute vulnérabilité et d’apporter les correctifs nécessaires en vue d’éviter toute répétition d’un tel incident.

6.  Mise à jour

Le contenu de cette politique peut être modifié sans préavis pour refléter les changements apportés à nos pratiques, notre technologie, nos exigences légales et d’autres facteurs. Les modifications apportées à cette politique entreront en vigueur immédiatement. Nous encourageons donc les parties prenantes à demeurer informé de la manière dont Kolegz traite les renseignements personnels.

7.  Nous joindre

Pour tout commentaire, question, préoccupation, demande ou plainte concernant tout renseignement personnel ou sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels, les parties prenantes sont invitées à communiquer avec nous :

1101 Boul. Brassard suite 214, Chambly, J3L 5R4. info@kolegz.com. 450.700.1557.