Grâce à ces 3 questions, découvrez les enjeux d’automatisation de plusieurs employeurs de secteurs variés qui ont participé à notre Concours Texto RH de l’Avent 2021. Vous pourrez en apprendre plus sur la façon dont ils utilisent la technologie pour mobiliser leurs employés et gagner du temps dans leur processus de recrutement.
#1 – Quel processus RH gagneriez-vous à automatiser pour vous libérer du temps au quotidien?
- Réponses les plus populaires : tri de cv, accueil et intégration, gestion de la paie, gestion des congés
C’est le tri des CV qui remporte la palme sur cette question! Certains d’entre vous ont mentionné fonctionner sans ATS, ce qui rend votre processus de recrutement fastidieux et chronophage. Le processus d’accueil et d’intégration est aussi largement revenu dans vos réponses, ainsi que la gestion de la paie et des congés.
🧁 Astuce Kolegz
S’équiper d’outils technologiques n’a pas besoin d’être systématiquement dispendieux. Certains logiciels sont peu coûteux voire gratuits. Pour ceux qui seraient synonymes de plus grandes dépenses pour l’entreprise : comparez leurs prix aux heures que vous passez à effectuer certaines tâches! Pour présenter un projet d’ATS (Applicant Tracking System) à l’équipe de direction, calculez les heures que vous passez à trier manuellement les CV, puis convertissez ces heures en dollars en fonction de votre salaire et de celui des autres recruteurs le cas échéant.
Listez les autres projets que vous pourriez mettre sur pied si ce temps pouvait être libéré grâce à des outils technologiques. Le contexte que nous vivons actuellement est idéal pour faire entendre votre voix à la direction. Lancez-vous si vous êtes convaincu que l’automatisation est votre solution!
#2 – Que pourriez-vous faire concrètement pour répondre à tous vos candidats, même ceux qui sont non retenus?
- Réponses les plus populaires : ATS, courriel envoyé manuellement, personnalisation
Certains d’entre vous ont répondu qu’ils le font déjà, car c’est pour eux une priorité de répondre à tous leurs candidats. C’est super d’être rendu à ce stade dans une organisation, mais évidemment, tout le monde n’a pas la même réalité ni le même nombre de candidatures reçues.
Il a été très souvent mentionné dans vos réponses qu’un ATS vous aiderait à créer des réponses automatisées. Beaucoup ont mentionné la différence à faire dans le type de réponse donnée aux candidats non rencontrés vs. ceux qui se seront présentés en entrevue.
Le mot qui est le plus souvent revenu est : « personnalisation ». Et vous avez bien raison!
En effet, vous pourriez automatiser les réponses pour les CV non retenus, puis appeler les candidats rencontrés afin de leur faire un suivi plus personnalisé. Un refus peut être constructif et souligner les points forts du candidat. Ces derniers sont souvent en demande d’un retour transparent afin de pouvoir s’améliorer par la suite, alors soyez généreux dans vos conseils si vous voyez que le candidat souhaite connaître les raisons de son refus.
Parmi les réponses les plus créatives que nous ayons reçues :
- Référer les candidats à des organismes d’aide à l’emploi : atelier de rédaction de CV, simulation d’entrevues, conseiller d’orientation, écoles, etc.
- Offrir des rabais sur vos produits aux candidats non retenus si vous œuvrez dans le B2C
- Au lieu d’un courriel, faire un envoi sous forme de vidéo pour humaniser la réponse
- Ne pas laisser cette tâche aux gens de RH seulement et demander l’aide des gestionnaires pour faire des retours aux candidats lorsque le contexte le permet
🧁 L’astuce Kolegz
Gardez en tête que les candidats non retenus sont eux aussi vos ambassadeurs. Combien de réponses négatives vs. positives donnez-vous en moyenne par poste à combler?
Soigner les réponses que l’on fait à tous ses candidats, c’est aussi prendre soin de sa marque employeur.
Même une réponse automatisée dans un ATS peut être originale et constructive. Par exemple, si pour un poste, vous refusez souvent des candidatures pour 3 grandes raisons, vous pourriez trier les CV non retenus par raison de refus et envoyer un courriel automatisé avec une phrase d’explication différente en fonction de la raison. Informez-vous pour savoir si la fonctionnalité est disponible sur votre ATS (ou celui que vous convoitez!). Voilà une belle façon de se démarquer de tous les messages automatisés sans personnalisation que les candidats recevront d’autres entreprises!
#3 – Quel est le sujet du dernier sondage que vous ayez mené auprès de vos employés?
- Réponses les plus populaires : conditions de travail, avantages sociaux, accueil et intégration, mobilisation, party de Noël
Si l’accueil et l’intégration, la mobilisation et les questions relatives aux partys de Noël sont des sujets qui sont revenus plusieurs fois, ce sont les conditions de travail et avantages sociaux qui ont été les plus sollicités par notre communauté. Flexibilité, conciliation famille-travail, application de télémédecine et rémunération ont été évoqués. Le bien-être, la santé et la sécurité psychologique, sujets phares à surveiller pour 2022, ont aussi été sondés auprès de vos employés. Nous nous réjouissons que de plus en plus d’entreprises sollicitent leurs employés avant d’agir!
🧁 L’astuce Kolegz
Les sondages ponctuels sont une excellente manière d’impliquer les employés afin d’interroger les objectifs de votre entreprise. À l’ère du télétravail, c’est aussi une bonne façon de favoriser la mobilisation. Les sondages peuvent vous servir à interroger vos pratiques, à comprendre les attentes de vos employés et à vous y ajuster.
Vous aimeriez créer un sondage mais ne savez pas par où commencer? Partez de votre objectif. Pourquoi souhaitez-vous faire ce sondage? Quelles sont les zones d’ombre que vous souhaitez lever? Pour gagner du temps dans la création du sondage et l’analyse des résultats, il existe des plateformes telles que Amélio qui présentent des catégories de questions déjà segmentées et créées. Surtout, réfléchissez à l’avance à votre stratégie de communication pour augmenter le nombre de répondants au sondage, puis à la façon dont vous présenterez et agirez suite aux résultats obtenus.
En résumé
Si vous sentez que vous manquez de temps pour sonder vos employés, pour répondre à tous vos candidats, ou si vous jugez que le temps dédié à certaines tâches n’est pas optimisé, prenez le temps d’étudier les différentes solutions technologiques qui s’offrent à vous. En quelques clics, vous pourriez découvrir des outils parfois bon marché, voire entièrement gratuits! Considérez également les outils déjà disponibles à l’interne. Avez-vous vraiment en tête toutes les fonctionnalités offertes par les logiciels que vous avez déjà en votre possession?
S’éloigner une journée ou deux des opérations et prendre le temps de considérer toutes vos options pourrait bien vous faire gagner du temps dans vos processus à moyen terme. C’est souvent en s’arrêtant que les meilleures idées nous viennent!
Rédigé par : Amélie Laurent, Spécialiste marketing RH
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