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Dans cet article, vous trouverez :

  • Plusieurs raisons d’impliquer les employés dans vos projets organisationnels
  • Un guide sur comment les impliquer
  • Des facteurs de succès pour favoriser la réussite de l’implication des employés dans vos projets

Chez Kolegz, on suggère régulièrement d’impliquer les employés dans les projets organisationnels de nos clients. Pourquoi? D’abord, parce que nous avons eu la preuve à maintes reprises que leur implication apporte des résultats positifs rapidement. Aussi, les employés vivent vos processus au quotidien et ont les deux pieds sur le terrain. Ils ont plusieurs idées qui permettent de rendre l’innovation pragmatique. 

Pourquoi impliquer les employés?

Voici 3 raisons pour vous inciter à impliquer vos employés dans vos divers projets d’entreprise. Il peut s’agir de la création d’un comité santé-sécurité, de la mise à jour des valeurs corporatives, de la mise en marché d’un produit, de la hausse de la qualité du service à la clientèle ou même du réaménagement des bureaux.

Raison 1 : Pour les motiver!

Les impliquer enclenche les trois besoins fondamentaux de l’humain : ces trois vitamines du cerveau qui nourrissent la motivation. Oui oui, un 3-en-1! D’abord, l’employé se sent compétent puisque vous lui demandez son avis et qu’il est écouté.

Vous pouvez ensuite lui offrir de l’autonomie en le laissant prendre part au projet, par exemple en lui demandant d’effectuer des recherches sur le sujet ou en étant imputable de certaines actions entre les rencontres.

Finalement, si vous impliquez plusieurs employés ensemble, auprès des membres de la direction, vous tirez sur le levier de l’affiliation sociale alors que vous les faites sentir comme membres d’une seule et même équipe qui tend vers un but commun.

Lorsque les trois besoins sont satisfaits, le cerveau obtient ses vitamines et l’employé a tendance à être plus satisfait de son travail, puis par conséquent, à offrir une meilleure performance.

Raison 2 : Pour modérer la résistance au changement

Mieux comprendre la source du changement, les étapes préalables et les raisons qui en découlent permet aux employés d’y adhérer plus rapidement. Concrètement, cela aura pour effet de modérer la résistance au changement alors que les employés auront avancé plus loin dans leurs stades de préoccupations. Les employés qui prennent part au projet pourront poser toutes les questions qu’ils ont en tête et apporter celles de leurs collègues à la table. Il s’agit ici d’une belle opportunité de monitorer les préoccupations et d’y répondre adéquatement.

Plus tard, alors que le projet avancera, les idées de tous les employés impliqués seront entendues et pourront être mises de l’avant. Lorsque viendra le temps de présenter le fruit du projet à l’ensemble de l’organisation, vous aurez déjà eu un accès privilégié à l’opinion d’une partie de votre équipe ayant signifié les risques et enjeux potentiels.

Vous serez donc mieux préparé pour faire vos annonces et votre effet de surprise sera réduit. À l’inverse, les employés impliqués pourront également parler du projet à leurs collègues. Ils deviendront donc des ambassadeurs du changement qui entraîneront leurs collègues à entériner votre projet commun.

Raison 3 : Pour avoir accès à plus d’idées créatives

Les employés n’ont pas la même perspective que vous. Lorsque vous les impliquez et que vous leur donnez les grandes lignes du projet, vous pouvez discuter ensemble des prochaines étapes. Leur vision pourrait mener à de nouvelles idées. Le choc des idées peut embarquer : une abrasion créative se met en action. Parfois c’est inconfortable, mais le résultat en vaut certainement le coup. Vous aurez accès à la richesse de leurs idées et eux auront accès à vos réflexions. Seul on va vite, ensemble on va plus loin!

En bref, impliquer les employés comporte des avantages pour eux, mais pour vous aussi. Leur implication est la première étape pour valider l’existence réelle d’une problématique vue par la direction. Elle permet de réduire le clivage entre la direction et les employés sur le terrain afin de créer une vision commune. Les employés peuvent avoir des points de vue différents des vôtres et il y réside une réelle richesse qui est impossible d’obtenir seul.

Exemples concrets pour impliquer les employés dans vos divers projets

Il existe plusieurs méthodes pour impliquer les employés dans les projets. Retenons que l’implication peut se faire à différentes fréquences et à intensité variable. Voici en rafale une série de méthodes pour impliquer vos employés ainsi que leur objectif principal.

  • Sondages à toute l’équipe : recueillir facilement et rapidement la perception de toute l’équipe.
  • Rencontres d’équipe (focus group) : échanger sur des sujets variés ou tenir des séances de brainstorming, avoir accès à la force d’un groupe en rebondissant sur les idées des autres.
  • Rencontres en un à un : valider l’intérêt personnel de s’impliquer sur des projets spécifiques. Prendre soin d’en parler en privé permet d’aller plus en détail et de poser des questions d’éclaircissement.
  • Groupes de travail/comités : ensemble d’employés qui se rencontrent à une fréquence prédéterminée afin de faire avancer le projet, en nommant les rôles et responsabilités, les échéances et les livrables.

Dans ces exemples, plusieurs des méthodes citées peuvent être utilisées à multiples reprises. C’est-à-dire qu’une entreprise pourrait décider de faire appel à des rencontres d’équipes à plusieurs moments dans l’avancée du projet.

Pour un autre projet, un comité composé d’employés et de membres de la direction pourrait être mis sur pied et leurs rencontres seraient étalées sur 6 mois. À travers ces mois, des sondages et des rencontres en un à un peuvent avoir lieu.

De plus, les façons de faire lors des différentes implications peuvent faire appel à des techniques de brainstorm, à un World Café, à des jeux ludiques, mais créatifs… tout est possible! Si vous avez envie d’échanger avec des gens qui ont à cœur l’implication des employés comme vous, participez à notre Kolabz créatif du 15 juin!

Quels sont les facteurs de succès?

Pour que l’implication des employés prenne tout son sens, il existe quelques règles d’or à prendre en compte pour assurer le succès du partenariat :

  • Tenir les rencontres sur les heures de travail régulières ou offrir une exonération lorsque c’est absolument impossible.
  • Traiter les employés comme des adultes, ne pas les infantiliser
  • Essayer de pousser plus loin la réflexion de vos employés pour COMPRENDRE plutôt que pour RÉPONDRE.
  • Tenter d’être précis dans les tours de paroles afin que chacun puisse s’exprimer.
  • Varier les animateurs : la direction n’a pas à être l’unique chef d’orchestre.
  • Implanter certains éléments qui ont été proposés par les employés, dans la mesure du possible. Sans tout mettre en place, quelques éléments clés leur donneront confiance.
  • Offrir de la latitude décisionnelle : tenter de fournir soit un budget ou encore de déléguer la planification d’une initiative. Autre possibilité : laisser les employés faire des choix (les besoins de compétence et autonomie seront satisfaits ici!).
  • Donner le crédit aux employés lors des présentations à l’entreprise, partager que leur apport fut important, ou encore penser à les faire présenter eux-mêmes.

Impliquer vos employés peut prendre plusieurs formes et méthodes, mais la ligne directrice demeure l’écoute et la prise en compte de leur point de vue. Les employés vous le rendront bien.

Un projet ou une initiative menée de front par les employés et la direction est un projet qui multiplie ses chances de réussite. D’ailleurs si vous l’avez déjà essayé par le passé et que vous n’avez pas obtenu les résultats escomptés, recommencez. Le contexte peut avoir changé, il n’est jamais trop tard pour tenter de nouvelles approches.

Rédigé par Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M. Sc.

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