Dans cet article, on démystifie 4 mythes courants au sujet des sondages organisationnels!

• Astuce sucrée de Kolegz : N’hésitez pas à partager cet article à votre équipe de direction s’ils sont hésitants à mener un sondage d’engagement des employés!

1. “ Les sondages organisationnels, ça ne sert à rien, je connais déjà mes employés!”

Certains employeurs peuvent avoir l’impression que les sondages ne servent à rien, car ils estiment être déjà proches de leurs employés.

Si vous êtes proche de vos employés, tant mieux, c’est excellent! Sachez que le fait d’être proche d’eux n’implique pas nécessairement qu’ils oseront tout vous dire directement… Parfois, l’utilisation d’un outil de sondage aide à libérer la parole et permet à certains employés de prendre le temps de recul nécessaire face à une situation donnée.

• Exemple sucré : Linda a des enjeux de communication avec son gestionnaire, Maxime. Elle n’a pas forcément envie d’aller lui en parler directement. Comme le contexte n’est pas propice à la discussion, elle préfère ne pas lui en parler. La situation continue de s’envenimer, au point où leur relation s’est détériorée. En revanche, s’il y avait eu un sondage anonyme, Linda aurait pu s’exprimer librement et aborder le sujet de manière constructive.

L’objectif est d’initier des sujets d’échange entre le gestionnaire et l’employé, et non pas d’éviter le dialogue entre les deux. De plus, le responsable des ressources humaines aura accès aux résultats et pourra alors capter les besoins transversaux des gestionnaires (formations pour les gestionnaires, coaching, outils à développer, etc.).

Contrairement aux conversations plus ou moins formelles, grâce au sondage, vous obtiendrez des données précises et des statistiques. Ces données vous donneront des indicateurs clairs et vous aideront à prendre les bonnes décisions. Selon la granularité des indicateurs de mesure, vous serez mieux outillé pour actionner les bons leviers en lien direct avec vos enjeux.

Pour d’autres personnes, le sondage n’est pas jugé utile, car elles pensent déjà connaitre ce qui va bien et mal dans l’organisation! Vous avez probablement déjà une idée générale, mais n’oublions pas que notre perception personnelle ne reflète pas toujours la réalité. Peut-être y a-t-il d’autres éléments que vous n’avez pas vus ou pris en considération. Le sondage permettra de valider votre perception, voire de l’affiner!

• Exemple sucré : Jérémie pourrait se plaindre à son gestionnaire parce qu’il n’y a plus de café dans la cuisine du bureau. En fait, le vrai problème, c’est qu’il a été surchargé de travail dans le dernier mois et c’est pour cette raison qu’il ressent une envie incontournable de boire son café du matin! Sur le coup, il n’aura pas le réflexe d’expliquer la raison derrière ce besoin de caféine. S’il a un moment dédié pour répondre à un sondage, il aura plus de chances de prendre le temps de développer ses idées et d’expliquer la source du problème.

L’enjeu perçu ou ressenti est souvent le symptôme d’un enjeu plus profond! Rappelez-vous que parfois, l’arbre cache la forêt : le sondage mettra en lumière là où sont les vrais enjeux.

Finalement, même si vous avez déjà une idée de l’état de la situation dans votre organisation, le sondage vous permettra de revalider les piliers positifs de l’expérience vécue par vos employés. Et ça, c’est gagnant-gagnant tant pour votre amélioration continue au niveau RH que pour vous aider à faire rayonner votre marque employeur!

2. “ Les sondages d’engagement, ça crée des attentes chez les employés ”

Ce n’est jamais très agréable d’avoir la sensation d’être mis au pied du mur, alors c’est vrai que ça peut faire peur de créer des attentes potentielles! Il est tout à fait légitime que si vous leur demandez d’exprimer leur avis, ils souhaitent par la suite en connaitre les retombées.

En fait, tout va dépendre de la manière dont vous allez communiquer avant, pendant et après de ce sondage.

• #1 : OBJECTIFS : Expliquez à vos équipes quel est l’objectif de ce sondage : faire un diagnostic, avoir un portrait de l’expérience employé, connaître leurs besoins pour rehausser la motivation au travail, etc.
• #2 : PRIORISATION : Puis, suite à ce sondage, identifiez ce qui peut être fait ou non, et ce qui pourrait être réalisé plus tard. Il est certain que vous ne pourrez pas agir sur tous les enjeux en même temps et c’est bien normal. Rome ne s’est pas construite en un jour! À vous de prioriser les actions que vous souhaitez mener en cohérence avec votre réalité.
• #3 : COMMUNICATION : Ensuite, communiquez à vos employés 1 à 3 axes d’amélioration sur lesquels vous allez travailler. Soyez transparents sur les éléments non retenus et sur ceux que vous retenez pour plus tard.

Au fond, vos employés veulent sentir que vous les écoutez et que leur avis compte pour vous. Ils veulent des réponses, même si celle-ci est un « non ». Lorsque la réponse est négative, expliquez pourquoi leur idée ne pourra pas se concrétiser à court terme.

Une fois que vous aurez partagé les axes d’amélioration avec vos employés, il est clair qu’ils s’attendront à ce que des changements soient mis en place. Si pour une raison ou une autre un changement survenait, communiquez-le à votre équipe en précisant pourquoi.

Ce n’est pas seulement une question de gestion des attentes des employés, mais plutôt une responsabilité de l’employeur de faire preuve de transparence et de cohérence pour honorer et conserver le lien de confiance avec ses employés.

3. “Les sondages organisationnels, ça coute cher “

Le type de sondage et l’outil que vous souhaitez utiliser aura une incidence sur les coûts engendrés.

Vous pouvez choisir de faire un sondage « maison » avec des outils comme Typeform, Forms Google Forms ou SurveyMonkey. Les coûts directs sont moins élevés, mais le temps investi par votre équipe sera beaucoup plus important, car vous devrez formuler les questions, déterminer les types de réponses possibles, analyser les réponses, etc. D’ailleurs, si vous décidez de créer votre propre sondage, il est important pour vous de bien réfléchir à la manière dont celui-ci sera structuré, afin de faciliter le filtrage et l’interprétation des résultats. C’est un élément non négligeable à anticiper!

Vous pourriez aussi opter pour des sondages clés-en-main, créés et validés par des psychologues organisationnels comme celui d’Amélio. Ce sondage vient mesurer le score eNPS (Employee Net Promotor Score), ainsi que les différents facteurs de la mobilisation des employés. Vous pouvez même ajouter des questions personnalisées si vous désirez sonder d’autres aspects.

Ces sondages clés-en-main permettent de faire un diagnostic en profondeur. La présentation des résultats et les indicateurs de performance permettent de voir rapidement ce qui va bien ou non. De plus, chaque facteur est constitué de différents sous-facteurs.

Par exemple, dans le sondage Amélio, le facteur « bien-être », comprend les sous-facteurs suivants : la charge de travail, le stress, l’équilibre vie personnelle-travail et la dimension santé. Cette granularité permet de mettrele doigt sur les aspects à améliorer et de mener des actions ciblées en lien direct avec le sous-facteur à améliorer spécifiquement.

Certes, les sondages clés-en-main ne sont pas gratuits, mais mis en perspective avec les coûts financiers que représentent un taux de roulement élevé ou des employés démobilisés, c’est définitivement un investissement très rentable.

4. “ Personne ne va vouloir répondre au sondage”

Obtenir un bon taux de participation est important. Cela vous permet de voir si les résultats sont représentatifs ou non d’un point de vue statistique. Si seulement 10% de vos employés ont répondu au sondage, vous pouvez effectivement vous demander si le résultat est généralisable ou non à l’ensemble de vos employés.

La gestion des communications y est pour beaucoup et un plan de communication solide va maximiser la participation de vos employés. Avant de lancer votre sondage, prenez le temps d’établir votre stratégie.

Dans un premier temps, il faut partager aux employés l’objectif du sondage et comment leurs réponses seront utilisées. Il s’agit en fait de générer l’intérêt en répondant à la fameuse questions « What’s in it for me? ». Il faut également faire des rappels régulièrement. Aussi, le fait d’offrir des incitatifs comme le tirage d’une carte cadeau, par exemple, peut aider à stimuler la participation de vos employés.

Finalement, tenez compte du médium utilisé pour répondre au sondage. Par exemple, un sondage en ligne sera facilement accessible aux employés disposant d’un ordinateur et d’une adresse courriel corporative. Cependant, pour les employés de terrain ne disposant ni de l’un ni de l’autre, il sera moins évident de répondre au sondage et cela pourrait impacter à la baisse le taux de participation. Plus vous penserez à tous ces éléments, plus vous maximiserez le taux de participation de vos employés!

Conclusion

Chez Kolegz, nous sommes convaincus de l’importance de réaliser des sondages organisationnels. Ceux-ci permettent d’impliquer vos employés et de mettre en lumière les éléments cruciaux pour favoriser la mobilisation, fidéliser vos employés et promouvoir une marque employeur calquée sur la réalité.

Nous avons remarqué que nos clients connaissent souvent une partie de la réalité de leurs employés, mais jamais à 100%. Lors des sondages organisationnels, ils font de belles découvertes et constatent un ordre de grandeur des enjeux vécus à l’interne.

Cela leur permet de quantifier leurs intuitions de manière plus rationnelle afin de prendre des décisions stratégiques éclairées et de savoir où investir leur énergie et leur budget.

Article rédigé par : Anne-Claire Oger

Vous souhaitez mener un sondage dans votre organisation?

Il nous fera plaisir de vous accompagner dans cette démarche!

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Cette méthode vous permet de cerner leurs besoins réels et d’avoir en main des arguments pour appuyer vos propositions de projets RH. Vous pourrez ainsi identifier des initiatives précises pour adresser les enjeux ressortis lors de cette démarche.

Maintenant, afin de créer un plan stratégique efficace, vous devrez prioriser vos projets RH! Voici quelques questions à vous poser pour déterminer l’ordre dans lequel vous effectuerez vos projets.

1. Quelles sont les priorités stratégiques de l’organisation qui permettront de prioriser les projets RH?

Lors de la priorisation des initiatives pour attirer et mobiliser vos employés, le premier élément crucial devrait être l’alignement avec les priorités stratégiques de l’organisation. Vos employés ont leurs priorités, mais la direction aussi! L’objectif est d’arrimer les deux.

• Par exemple, si l’entreprise souhaite doubler le nombre d’employés dans la prochaine année, vos initiatives doivent inclure des projets liés à la visibilité et au recrutement.

• Si au contraire, vous savez que l’entreprise est en décroissance ou dans une période de stabilité, concentrez vos efforts sur des stratégies pour mobiliser et fidéliser vos employés.

Cela garantira que les actions entreprises contribuent directement aux objectifs globaux de l’entreprise.

2. Quels sont les événements annuels importants et incontournables?

Examinez attentivement le calendrier des événements annuels de votre organisation. La priorisation des initiatives devrait tenir compte de ces moments clés, pour maximiser sa visibilité.

• Si vous menez l’exercice d’augmentations salariales de tous vos employés chaque année au mois d’octobre, ce n’est peut-être pas le moment de planifier 5 initiatives en septembre, car vous serez déjà très occupés.

Astuce sucrée des kolegz : Créez un calendrier annuel avec toutes les événements récurrents importants durant l’année : BBQ d’été, party des fêtes, évaluations de rendement, rencontres du comité de direction, augmentations salariales, etc. Il sera plus facile pour vous de prévoir quand mener vos nouveaux projets, et ainsi de prioriser les projets RH!

Quelles initiatives sont interdépendantes?

Certaines initiatives peuvent être interdépendantes et nécessiter des étapes préalables pour garantir leur succès. Connaissez-vous le chemin critique en gestion de projet? Il permet d’identifier les dépendances pour établir une séquence logique dans la mise en œuvre et d’éviter des retards potentiels.

• Si vous voulez attribuer des comportements clés à vos valeurs d’entreprise, il faudra d’abord valider si les valeurs sont toujours vécues et cohérentes, autant pour la direction que pour les employés.

• Si vous souhaitez développer une campagne de recrutement sur les réseaux sociaux, il faudrait d’abord savoir à qui déléguer la tâche de gérer ces médias, une fois la campagne lancée.

Le défi avec les initiatives dépendantes les unes des autres est le calcul du délai, surtout lorsque certaines initiatives en amont sont réalisées par une autre personne, qu’elle soit à l’interne ou à l’externe de l’entreprise. Assurez-vous que votre échéancier soit clair pour vous, mais aussi pour ceux qui assumeront la responsabilité de d’autres portions du plan stratégique!

Avez-vous fixé vos objectifs? Comment les mesurerez-vous?

Quels sont vos objectifs reliés au recrutement et à la mobilisation des employés? Comment ferez-vous pour atteindre ces objectifs? Que ferez-vous mesurer les retombées des projets RH?

Les OKR (Objectives Key Results) permettent de déterminer un objectif à haut niveau, puis des résultats clés, c’est-à-dire des résultats mesurables.

• Exemple d’objectif : Augmenter la visibilité de la marque employeur
• Exemples de résultats clés : Obtenir 3000 abonnés à notre page LinkedIn d’ici le prochain trimestre, ou encore, recevoir 150 CV en 6 mois.

Bien que les résultats clés soient facilement quantifiables en recrutement, ils le sont parfois un peu moins du côté de la mobilisation des employés.

Voilà pourquoi il existe de nombreux logiciels de sondages d’engagement qui permettent de quantifier les facteurs et sous-facteurs de mobilisation tels que le niveau de bien-être au travail, la satisfaction des conditions de travail, la perception de la relation avec le gestionnaire, etc.

Conclusion

Trouver des idées pour attirer et fidéliser les employés est une étape créative importante. Beaucoup d’idées naissent, certaines sont mise en place, mais peu d’entre elles perdurent. Prioriser les projets RH vous permet d’augmenter vos chances de faire vivre ces initiatives à travers le temps.

Une démarche complète peut être menée auprès d’une firme de consultation afin d’obtenir un regard externe sur votre sondage de mobilisation, ainsi que des comparatifs de votre entreprise par rapport au marché. Elle permet aussi de penser à de nouvelles idées originales et d’estimer la durée de la mise en place grâce à l’expérience de ses consultants.

C’est un exercice que vous pouvez aussi mener à l’interne, en choisissant des intervenants-clés dans votre équipe. Rappelez-vous que vous n’avez pas besoin de créer ce plan seul! N’hésitez pas à vous entourer, que ce soit à l’interne ou à l’externe de l’organisation.

Rédigé par : Marianne Lemay

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Avant de démarrer les démonstrations gratuites offertes pour comprendre les logiciels de sondages organisationnels et de les comparer, il apparaît pertinent de prendre le temps de questionner votre besoin et l’utilisation souhaitée.

Quels sont vos objectifs derrière les sondages d’engagement?

Mener un tel sondage vous amènera à creuser la perception de vos employés quant à votre entreprise. Pour être certain de ne rien oublier, réfléchissez bien en amont à l’objectif que vous cherchez à atteindre ainsi qu’à l’imputabilité de ce nouveau projet.

• Qui sera responsable du processus dans son ensemble? De la plateforme?
• De l’analyse des résultats?
• Qu’avez-vous comme temps disponible pour faire l’analyse des données?
• Quels employés seront impliqués dans la recherche et l’implantation d’initiatives? Allez-vous créer un comité responsable de l’analyse et des initiatives qui en ressortent?
• Quels sont les investissements (en temps et en argent) que vous êtes prêt à faire pour implanter les changements?
• Avez-vous l’adhésion de la direction pour poser des actions concrètes?
• Qui maintiendra l’intérêt des employés s’il est envoyé de façon récurrente?
• Souhaitez-vous mener ce projet à l’interne ou vous faire épauler par des experts?

La raison derrière ces réflexions est fort simple : avoir des données sans les utiliser est digne d’avoir tous les ingrédients pour faire un bon gâteau, mais ne pas connaître la recette pour le réaliser.

En envoyant des sondages d’engagement à vos employés et en les laissant s’exprimer, vous créerez des attentes de leur part. Pour poursuivre la métaphore du gâteau, c’est  comme annoncer à vos employés qu’ils auront du gâteau, sans jamais leur servir puisqu’il ne sera finalement pas cuisiné. Décevant, n’est-ce pas?

L’importance de poser des actions

Votre objectif pour initier un processus de mesure de l’engagement peut être de prendre le pouls des équipes ou encore d’améliorer le climat de travail. Un autre souhait pourrait être de mettre en lumière ce qui doit être bonifié en termes de conditions de travail.

Quoi qu’il en soit, la règle d’or est de vous rappeler qu’une donnée, une métrique ou une tendance fournie par votre sondage d’engagement doit être associée à une action.

« On ne peut améliorer ce que l’on ne mesure pas »

 E. Deming

C’est ici que commence à prendre forme votre plan d’action. Il s’agit de votre promesse de prise d’initiatives envers les employés qui prennent le temps de compléter les sondages et qui méritent donc de voir un retour sur leur investissement. Voilà une approche qui est toujours favorable aux deux parties.

La création de votre plan d’action en 3 étapes

• Définir le portrait actuel :

Mettre des mots sur la situation actuelle permet d’être plus objectif face à la situation initiale. Cela deviendra votre point de référence au fur et à mesure que le temps avancera.

Commencez par dresser le portrait de la situation actuelle selon votre vision d’entreprise, vos objectifs stratégiques et votre contexte.

Mettez en lumière les enjeux que vous avez identifiés, qu’ils proviennent de bruits de couloir, d’un retour concret d’employés ou de votre propre perception.

Nommez aussi les éléments que vous considérez être les forces de votre entreprise, ou celles que vous savez que vos employés apprécient.

• Analyser les données :

Lors de votre analyse des résultats de sondage, notez les enjeux sur lesquels il serait bon d’agir. Assurez-vous également de mettre en lumière ce que vous faites déjà bien ainsi que ce qui pourrait être bonifié.

Dans les deux cas, des leçons sont à tirer! Bien entendu, certaines métriques gagnent à être analysées dans le temps et non pas seulement ponctuellement. Un équilibre dans l’analyse des données est donc nécessaire afin de trouver le point de bascule où la donnée est pertinente.

• Co-créer & prioriser les solutions :

Suite à votre analyse, votre plan d’action est prêt à être créé! Un outil visuel qui détaille les étapes, les dates d’échéances ainsi que les responsables respectifs est la meilleure méthode pour permettre un suivi adéquat. Vous pouvez utiliser un fichier Excel, une présentation PowerPoint ou encore tester des logiciels tels que Miro ou Mindmup!

L’utilisation d’un outil de collaboration en ligne (dans le cloud) permet à chaque contributeur de se maintenir à jour dans le contenu, sans toutefois devoir gérer plusieurs mains qui modifient le document initial. Une seule personne devrait être responsable de sa mise à jour.

Afin de choisir les éléments à mettre en action, de nombreuses techniques de priorisation peuvent être pertinentes. Par exemple, l’urgence, le temps requis, les actions à résultats rapides, etc. À vous de voir la méthode qui s’applique le mieux à votre contexte d’entreprise. La clé est d’inscrire les actions en termes de livrables; chaque ligne devrait donc commencer par un verbe d’action.

Aussi, s’entourer de plusieurs acteurs qui gravitent autour des processus à améliorer est très pertinent. Que ce soient des membres de la direction ou des employés, plusieurs têtes valent mieux qu’une. Impliquer les employés dans la démarche est un élément crucial dans votre démarche qui comporte plusieurs avantages.

Conseil sucré : Tout n’est pas à faire au jour 1! Dessiner un portrait global vous permet de visualiser les tendances à travers le temps, donc ne vous mettez pas la pression de tout régler très rapidement.

Sélectionnez plutôt quelques métriques prioritaires et posez des actions en conséquence.

Suivez ensuite la progression et n’ajoutez pas de nouvelles métriques si le plan d’action est déjà bien garni. Prenez le temps de compléter ce que vous avez commencé tout en gardant un œil sur vos tendances afin de réagir si une alarme sonne. La qualité de vos actions et l’impact sur l’équipe priment sur leur quantité.

Trois conditions de succès des sondages de mobilisation

Afin d’assurer le succès de l’utilisation des sondages d’engagement des employés, voici trois notions essentielles à prendre en compte.

• Suivre la progression : analyser objectivement les données se fait par la lecture d’indicateurs clés de performance (KPI) dont vous analysez l’évolution dans le temps; ils sont votre base d’analyse. De plus, l’évolution et les tendances doivent être analysées de façon récurrente, d’où l’intérêt d’avoir plusieurs acteurs responsables du processus et un comité qui se rencontre de façon périodique (ex. tous les derniers jeudis du mois).

• Partager les rôles et responsabilités : comme dans tout processus d’amélioration continue, le rôle des acteurs qui gravitent autour du processus doit être défini. Chez Kolegz, nous encourageons l’autonomie, donc les rôles d’animateur, de gardien du temps, de suivi d’avancement, de prise d’action, de créateur de budget et d’analyste devraient être distribués entre les gestionnaires, les professionnels en ressources humaines et les employés. Leur participation peut être ponctuelle ou récurrente selon le contexte.

• Prendre le pouls des changements : vos gestionnaires sont une source de renseignement précieuse quant au climat réel qui règne au niveau des opérations. Leur rôle est essentiel puisqu’ils transmettent l’importance de compléter les sondages d’engagement tout en partageant les actions qui ont été prises pour répondre aux résultats. Ce sont eux qui sont à même de prouver aux employés les impacts et résultats des initiatives mises en branle.

Toutefois, le changement ne repose pas uniquement sur leurs épaules. Les professionnels en RH assurent un rôle de soutien et de formation auprès des gestionnaires. Leur apport peut être tant dans l’interprétation des données que dans la communication subséquente.

Enfin, les employés doivent comprendre à quoi servent les sondages récurrents. Ils sont à même de constater les améliorations que vous avez mises en place et les apprécier. La meilleure façon de s’assurer de leur appréciation en amont est de les impliquer dès le départ! Ils sont une mine d’or d’idées pour modifier vos façons de faire; vous posséderez donc la mention « pour et par les employés ».

Ensuite? Recommencez! La mobilisation d’équipe est un processus d’amélioration continue, et comme la roue de Deming le laisse paraître, il faut continuer de la faire tourner sans arrêt!

Les logiciels pour sonder vos employés

Que vous souhaitiez sonder vos employés sur une base ponctuelle ou régulière (chaque semaine, deux semaines, chaque mois, etc.), un logiciel de sondage tel qu’Amélio peut vous être très utile. Il permet de mesurer différents facteurs d’engagement des employés et de les comparer à travers le temps et entre les départements.

Sinon, l’utilisation de logiciels de sondages tels que Typeform ou Google Form peut s’avérer pertinente si vous créez les questions vous-même. Si c’est le cas, assurez-vous d’avoir des questions précises, simples et claires qui vous permettront d’extraire des données utiles à votre analyse.

Conclusion

Les sondages d’engagement sont populaires, mais avant de débuter la démarche, vous devez vous assurer qu’ils répondent à votre besoin ainsi qu’à votre contexte. Si vous manquez de temps et que vous sentez que la direction est réticente à opérer des changements, il faudra d’abord s’atteler à les convaincre du bien-fondé d’un tel sondage. 

Impliquer les employés qui gravitent autour des éléments à améliorer assure le succès de votre démarche, tout comme suivre la progression à l’aide de rôles et responsabilités définis dans tous les échelons de votre équipe. Enfin, la mobilisation est un processus à améliorer de façon continue, alors assurez-vous de demeurer dans l’action!

Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M.Sc.

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