Avez-vous récemment constaté que des entreprises autour de vous font des sondages d’engagement des employés? Sentez-vous une pression de devoir emboîter le pas?
Avant de démarrer les démonstrations gratuites offertes pour comprendre les logiciels de sondages organisationnels et de les comparer, il apparaît pertinent de prendre le temps de questionner votre besoin et l’utilisation souhaitée.
Quels sont vos objectifs derrière les sondages d’engagement?
Mener un tel sondage vous amènera à creuser la perception de vos employés quant à votre entreprise. Pour être certain de ne rien oublier, réfléchissez bien en amont à l’objectif que vous cherchez à atteindre ainsi qu’à l’imputabilité de ce nouveau projet.
- Qui sera responsable du processus dans son ensemble? De la plateforme?
- De l’analyse des résultats?
- Qu’avez-vous comme temps disponible pour faire l’analyse des données?
- Quels employés seront impliqués dans la recherche et l’implantation d’initiatives? Allez-vous créer un comité responsable de l’analyse et des initiatives qui en ressortent?
- Quels sont les investissements (en temps et en argent) que vous êtes prêt à faire pour implanter les changements?
- Avez-vous l’adhésion de la direction pour poser des actions concrètes?
- Qui maintiendra l’intérêt des employés s’il est envoyé de façon récurrente?
- Souhaitez-vous mener ce projet à l’interne ou vous faire épauler par des experts?
La raison derrière ces réflexions est fort simple : avoir des données sans les utiliser est digne d’avoir tous les ingrédients pour faire un bon gâteau, mais ne pas connaître la recette pour le réaliser.
En envoyant des sondages d’engagement à vos employés et en les laissant s’exprimer, vous créerez des attentes de leur part. Pour poursuivre la métaphore du gâteau, c’est comme annoncer à vos employés qu’ils auront du gâteau, sans jamais leur servir puisqu’il ne sera finalement pas cuisiné. Décevant, n’est-ce pas?
L’importance de poser des actions
Votre objectif pour initier un processus de mesure de l’engagement peut être de prendre le pouls des équipes ou encore d’améliorer le climat de travail. Un autre souhait pourrait être de mettre en lumière ce qui doit être bonifié en termes de conditions de travail.
Quoi qu’il en soit, la règle d’or est de vous rappeler qu’une donnée, une métrique ou une tendance fournie par votre sondage d’engagement doit être associée à une action.
« On ne peut améliorer ce que l’on ne mesure pas »
E. Deming
C’est ici que commence à prendre forme votre plan d’action. Il s’agit de votre promesse de prise d’initiatives envers les employés qui prennent le temps de compléter les sondages et qui méritent donc de voir un retour sur leur investissement. Voilà une approche qui est toujours favorable aux deux parties.
La création de votre plan d’action en 3 étapes
- Définir le portrait actuel :
Mettre des mots sur la situation actuelle permet d’être plus objectif face à la situation initiale. Cela deviendra votre point de référence au fur et à mesure que le temps avancera.
Commencez par dresser le portrait de la situation actuelle selon votre vision d’entreprise, vos objectifs stratégiques et votre contexte.
Mettez en lumière les enjeux que vous avez identifiés, qu’ils proviennent de bruits de couloir, d’un retour concret d’employés ou de votre propre perception.
Nommez aussi les éléments que vous considérez être les forces de votre entreprise, ou celles que vous savez que vos employés apprécient.
- Analyser les données :
Lors de votre analyse des résultats de sondage, notez les enjeux sur lesquels il serait bon d’agir. Assurez-vous également de mettre en lumière ce que vous faites déjà bien ainsi que ce qui pourrait être bonifié.
Dans les deux cas, des leçons sont à tirer! Bien entendu, certaines métriques gagnent à être analysées dans le temps et non pas seulement ponctuellement. Un équilibre dans l’analyse des données est donc nécessaire afin de trouver le point de bascule où la donnée est pertinente.
- Co-créer & prioriser les solutions :
Suite à votre analyse, votre plan d’action est prêt à être créé! Un outil visuel qui détaille les étapes, les dates d’échéances ainsi que les responsables respectifs est la meilleure méthode pour permettre un suivi adéquat. Vous pouvez utiliser un fichier Excel, une présentation PowerPoint ou encore tester des logiciels tels que Miro ou Mindmup!
L’utilisation d’un outil de collaboration en ligne (dans le cloud) permet à chaque contributeur de se maintenir à jour dans le contenu, sans toutefois devoir gérer plusieurs mains qui modifient le document initial. Une seule personne devrait être responsable de sa mise à jour.
Afin de choisir les éléments à mettre en action, de nombreuses techniques de priorisation peuvent être pertinentes. Par exemple, l’urgence, le temps requis, les actions à résultats rapides, etc. À vous de voir la méthode qui s’applique le mieux à votre contexte d’entreprise. La clé est d’inscrire les actions en termes de livrables; chaque ligne devrait donc commencer par un verbe d’action.
Aussi, s’entourer de plusieurs acteurs qui gravitent autour des processus à améliorer est très pertinent. Que ce soient des membres de la direction ou des employés, plusieurs têtes valent mieux qu’une. Impliquer les employés dans la démarche est un élément crucial dans votre démarche qui comporte plusieurs avantages.
🍦 Conseil sucré : Tout n’est pas à faire au jour 1! Dessiner un portrait global vous permet de visualiser les tendances à travers le temps, donc ne vous mettez pas la pression de tout régler très rapidement.
Sélectionnez plutôt quelques métriques prioritaires et posez des actions en conséquence.
Suivez ensuite la progression et n’ajoutez pas de nouvelles métriques si le plan d’action est déjà bien garni. Prenez le temps de compléter ce que vous avez commencé tout en gardant un œil sur vos tendances afin de réagir si une alarme sonne. La qualité de vos actions et l’impact sur l’équipe priment sur leur quantité.
Trois conditions de succès des sondages de mobilisation
Afin d’assurer le succès de l’utilisation des sondages d’engagement des employés, voici trois notions essentielles à prendre en compte.
- Suivre la progression : analyser objectivement les données se fait par la lecture d’indicateurs clés de performance (KPI) dont vous analysez l’évolution dans le temps; ils sont votre base d’analyse. De plus, l’évolution et les tendances doivent être analysées de façon récurrente, d’où l’intérêt d’avoir plusieurs acteurs responsables du processus et un comité qui se rencontre de façon périodique (ex. tous les derniers jeudis du mois).
- Partager les rôles et responsabilités : comme dans tout processus d’amélioration continue, le rôle des acteurs qui gravitent autour du processus doit être défini. Chez Kolegz, nous encourageons l’autonomie, donc les rôles d’animateur, de gardien du temps, de suivi d’avancement, de prise d’action, de créateur de budget et d’analyste devraient être distribués entre les gestionnaires, les professionnels en ressources humaines et les employés. Leur participation peut être ponctuelle ou récurrente selon le contexte.
- Prendre le pouls des changements : vos gestionnaires sont une source de renseignement précieuse quant au climat réel qui règne au niveau des opérations. Leur rôle est essentiel puisqu’ils transmettent l’importance de compléter les sondages d’engagement tout en partageant les actions qui ont été prises pour répondre aux résultats. Ce sont eux qui sont à même de prouver aux employés les impacts et résultats des initiatives mises en branle.
Toutefois, le changement ne repose pas uniquement sur leurs épaules. Les professionnels en RH assurent un rôle de soutien et de formation auprès des gestionnaires. Leur apport peut être tant dans l’interprétation des données que dans la communication subséquente.
Enfin, les employés doivent comprendre à quoi servent les sondages récurrents. Ils sont à même de constater les améliorations que vous avez mises en place et les apprécier. La meilleure façon de s’assurer de leur appréciation en amont est de les impliquer dès le départ! Ils sont une mine d’or d’idées pour modifier vos façons de faire; vous posséderez donc la mention « pour et par les employés ».
Ensuite? Recommencez! La mobilisation d’équipe est un processus d’amélioration continue, et comme la roue de Deming le laisse paraître, il faut continuer de la faire tourner sans arrêt!
Les logiciels pour sonder vos employés
Que vous souhaitiez sonder vos employés sur une base ponctuelle ou régulière (chaque semaine, deux semaines, chaque mois, etc.), un logiciel de sondage tel qu’Amélio peut vous être très utile. Il permet de mesurer différents facteurs d’engagement des employés et de les comparer à travers le temps et entre les départements.
Sinon, l’utilisation de logiciels de sondages tels que Typeform ou Google Form peut s’avérer pertinente si vous créez les questions vous-même. Si c’est le cas, assurez-vous d’avoir des questions précises, simples et claires qui vous permettront d’extraire des données utiles à votre analyse.
Conclusion
Les sondages d’engagement sont populaires, mais avant de débuter la démarche, vous devez vous assurer qu’ils répondent à votre besoin ainsi qu’à votre contexte. Si vous manquez de temps et que vous sentez que la direction est réticente à opérer des changements, il faudra d’abord s’atteler à les convaincre du bien-fondé d’un tel sondage.
Impliquer les employés qui gravitent autour des éléments à améliorer assure le succès de votre démarche, tout comme suivre la progression à l’aide de rôles et responsabilités définis dans tous les échelons de votre équipe. Enfin, la mobilisation est un processus à améliorer de façon continue, alors assurez-vous de demeurer dans l’action!
Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M.Sc.
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