La mobilité interne est un excellent moyen d’augmenter le niveau de compétences des équipes avec des employés qui connaissent le contexte de l’entreprise. Elle permet également de renouveler les rôles et responsabilités des employés pour faire évoluer leur carrière. De plus, elle mène à la réduction des dépenses de recrutement et la fidélisation des employés.
Si vous croyez à l’importance de l’intégration peu importe l’ancienneté de l’employé, voici quelques idées créatives afin de vous aider à bonifier vos pratiques.
La mobilité interne d’Emma et Carlos
Visualisez une employée du nom de Emma qui reste dans votre entreprise, mais qui change de rôle, ne générant pas de promotion de titre. Dans ce cas de figure, Emma est analyste et vient d’intégrer une nouvelle équipe au sein de l’entreprise. Elle conserve toujours son titre d’analyste. Elle n’a donc pas de promotion, ni d’augmentation de salaire.
Maintenant, imaginez Carlos, un commis responsable des achats qui change de département pour devenir un agent du service à la clientèle.
Ces deux employés seront donc intégrés dans une nouvelle équipe de travail tout en demeurant au sein du même employeur. Fort à parier que leur gestionnaire ne sera plus le même et que leurs collègues changeront aussi.
Comment fait-on pour intégrer ces « nouveaux-anciens » employés dans leur nouvelle équipe? Doit-on préparer un plan d’intégration ou si leur accueil ayant déjà été fait à leur arrivée il semble futile de refaire ces étapes?
Êtes-vous convaincus qu’Emma et Carlos connaissent suffisamment votre entreprise et sa culture?
Certains pourraient penser qu’un employé ayant volontairement demandé un transfert devrait être heureux d’office et donc nul besoin de prendre en charge son accueil. D’autres pourraient avoir la réflexion que l’employé connaissant déjà l’entreprise n’a pas envie de se faire expliquer les mêmes choses à nouveau.
Et vous avez en partie raison! Par contre, en ne proposant aucune intégration ni transition, vous passez à côté d’une magnifique opportunité de faire rayonner votre culture organisationnelle.
Et si vous vous permettiez de traiter les transferts des nouveaux-anciens comme des nouveaux employés? Et si vous preniez cette opportunité pour mettre de l’avant votre micro-culture d’équipe et favoriser l’intégration positive de vos nouveaux collaborateurs?
Pourquoi réfléchir l’arrivée d’un nouveau-ancien comme une nouvelle recrue?
Selon une étude américaine, 59% des employés témoignent avoir vécu des ratés lors de leur processus d’intégration. Vous pourriez donc essayer de faire vivre à votre employé une arrivée positive dans sa nouvelle équipe!
Établissez des fondations solides et démontrez l’importance que vous portez à cette nouvelle relation. Et, comme vous le savez déjà, les relations interpersonnelles prennent du temps à s’établir, elles se basent sur la confiance et doivent être nourries pour se maintenir dans le temps.
Cela est d’autant plus vrai en télétravail alors que l’employé a moins l’occasion de voir ses collègues, surtout s’ils collaborent peu entre eux. Les liens et la cohésion d’équipe sont encore plus importants et demandent des efforts supplémentaires.
Posez les bonnes questions aux employés de la nouvelle équipe
Commencez par poser des questions aux employés de l’équipe que rejoindra votre nouveau-ancien. Ces questions vous permettront de développer votre programme d’accueil et d’intégration.
- Que pensez-vous de l’équipe actuelle? Quelles sont nos forces et points de friction?
- Comment décririez-vous votre rôle à vos amis?
- Qu’anticipez-vous comme opportunité ou risque pour l’équipe d’accueil un nouveau-ancien?
- Si vous veniez d’arriver dans l’équipe, qu’aimeriez-vous savoir?
- Qu’est-ce qui aurait pu être fait différent à votre arrivée?
- Quelles sont vos traditions d’équipe?
- Quels sont les faits cocasses ou moment historiques qui ont eu lieu auparavant qui permettent d’expliquer notre style d’équipe?
Essayer de se positionner dans les souliers de l’autre demande de l’empathie, mais vous outille fortement sur les éléments à adapter pour intégrer un nouvel employé dans votre équipe!
Que faut-il éviter et privilégier dans l’intégration des nouveaux-anciens?
Si vous cherchez des idées concrètes pour faciliter la mobilité interne, voici quelques faux pas à éviter ainsi que les solutions à essayer pour les contrer :
Quelques temps avant l’arrivée
- Préparez la transition avec le nouveau gestionnaire : validez les projets en cours, sa disponibilité requise lors du changement et avertissez-le à l’avance. Ex : automatisez un rappel à son agenda.
- Gérez la passation technique ET la passation d’équipe : réduisez la pression en permettant à l’employé de clore ses anciennes tâches et d’être pleinement disponible pour ses futures tâches.
- Faites une nomination publique de son arrivée : rassemblez la nouvelle équipe et faites un jeu qui cible vos valeurs et normes d’équipe. Déterminez ensemble ses premiers projets en tant que membre de l’équipe.
Pendant la première semaine
- Ne laissez pas l’employé seul tout au long de sa première journée : en effet, à la différence de la nouvelle recrue, le nouveau-ancien n’a pas forcément besoin de passer par l’équipe informatique ou par les RH durant une demi-journée pour se faire expliquer les normes de l’entreprise. Par contre, pensez à organiser l’horaire de l’employé afin qu’il rencontre plusieurs membres de l’équipe et qu’il puisse faire un peu de travail.
- Préparez une rencontre avec le gestionnaire : discutez des attentes de départ ainsi qu’établir une plage horaire pour vos rencontres 1-à-1.
- Ne prenez pas pour acquis que l’employé connait vos normes et procédures : dans une entreprise, il se crée des micro-cultures au sein des équipes de travail qui font varier les normes sociales. Vous pourriez faire un atelier d’équipe pour présenter les valeurs, normes et les comportements valorisés dans l’équipe (bâtit avec les employés au préalable).
- Faites un tour de table avec la nouvelle équipe : survolez les compétences techniques de chacun des employés et leurs passe-temps afin de mettre en lumière les liens communs. Un système de parrainage ou de buddy peut également être une bonne pratique à perpétuer même avec les nouveaux-anciens.
- Ne submergez pas le nouvel employé dans le travail : si vous vous attendez à ce qu’il soit autonome dès la première semaine, tentez de mitiger vos attentes. Pourquoi ne pas cibler certains dossiers prioritaires ou des objectifs précis afin de partager les résultats attendus tout en démontrant à l’employé qu’il peut prendre son erre d’aller?
Après le premier mois
- Tenez des rencontres de suivi fréquentes et récurrentes (one-one-one) et maintenez-les dans le temps
- Réservez un moment avec le gestionnaire pour compléter un rapport d’étonnement 2 ou 3 mois après la transition.
Bonus : Si vous avez un employé qui quitte votre équipe pour aller dans un autre département, vous avez un rôle à jouer avec le futur gestionnaire pour faciliter la mobilité interne et le départ de l’employé. Essayez de souligner le départ de votre employé de façon significative : une carte de souhaits signée par les collègues ou un album virtuel de souvenirs photo par exemple. Tentez d’adopter une posture positive face à ce nouveau défi pour le collaborateur qui a eu un impact dans votre équipe.
Conclusion
L’arrivée d’un employé dans un nouveau poste alors qu’il était déjà à l’emploi de l’entreprise mérite un effort. La mobilisation de l’employé sera augmentée et vous établirez une relation plus forte, plus rapidement. Le gestionnaire n’a pas à préparer la mobilité interne seul, impliquer son équipe est également pertinent. Les futurs collègues vivent eux aussi une expérience positive en étant impliqués et en ayant un impact dans l’arrivée du nouvel employé.
Ce sont ce genre de petites transformations qui font que vous améliorez votre expérience employé! Et ces transformations sont à la portée de toutes les entreprises, qu’elles soient grandes ou petites. Emma et Carlos vous en remercieront!
Rédigé par Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M. Sc.
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