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Créer un programme d’accueil et d’intégration inoubliable

L’accueil et l’intégration des nouveaux employés est votre chance de faire une première bonne impression. C’est le début du nouvel emploi qui donne le ton à toute l’expérience-employé.

Saviez-vous que 33% des employés relancent leur recherche d’emploi six mois seulement après leur embauche dans une nouvelle entreprise?

Imaginez les efforts investis en recrutement pour en arriver à perdre, en moyenne, l’intérêt du tiers des nouvelles recrues. Afin de créer une expérience inoubliable, voici quelques conditions de succès et idées originales pour accueillir vos nouveaux employés.

Conditions de succès du processus d’accueil et d’intégration

Déterminer les objectifs

Quelle empreinte souhaitez-vous laisser dans l’esprit des nouveaux employés? Quel message voulez-vous partager? Que diront-ils à leur tendre moitié une fois de retour à la maison? Que voulez-vous qu’ils retiennent de leur expérience?

Choisir la saveur qui représente votre culture d’entreprise

Quel sera le thème ou le fil conducteur tout au long du parcours d’accueil et d’intégration? Trouvez une saveur qui représente votre entreprise et qui est cohérente avec votre marque employeur.

Par exemple, chez Nexus Innovations, chaque nouvel employé reçoit un carton ressemblant à une carte d’embarquement qui lui indique les informations relatives à son nouvel emploi. Il reçoit aussi un « plan du bateau » afin de savoir où se trouve son bureau ainsi que les autres matelots (employés).

Impliquer les joueurs-clés et les tenir au courant

Impliquez vos employés dans la création de votre nouveau processus d’accueil et d’intégration. Ils pourront bonifier l’expérience qu’ils ont vécu lors de leur arrivée.

Ensuite, déterminez les parties prenantes qui s’impliqueront dans l’accueil et l’intégration. Qui sera imputable et pour quelles actions? Faites une liste à cocher web, mobile ou papier pour que chacun d’entre eux connaissent leurs rôles et responsabilités.

Automatiser des rappels aux joueurs-clés

Plutôt que d’aller voir individuellement chaque personne impliquée lors de l’arrivée d’un nouvel employé, automatisez des rappels pour les tâches que les responsables doivent effectuer.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de ressources humaines tel que Bamboo HR, Cangaroo RH ou Allié RH / Folks qui vous permettent de répertorier les tâches propres à votre processus et de les compléter en ligne.

Si votre budget est limité, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projet comme Trello, Asana ou Planner (inclus dans la suite Office365). Les personnes concernées peuvent recevoir des alertes par courriel lorsqu’une action est requise de leur part.

Quelques idées originales et (presque) gratuites pour accueillir vos nouveaux employés

1. Lister les droits du nouvel employé

Remettez une liste de « tu as le droit de (…) dans ton nouvel emploi ». Par exemple : tu as le droit de faire des erreurs, de ne pas tout savoir, de poser des questions, etc. Cela a pour but de détendre l’employé lors des premiers jours et de mieux comprendre votre culture d’entreprise.

2. Faire découvrir les différents départements autrement

Faites découvrir chaque département, soit en créant des capsules vidéo ou en faisant passer une demi-journée auprès des différentes divisions. Vous pouvez aussi filmer une vidéo du propriétaire qui explique l’histoire et les différents types de poste. Le nombre de nouveaux employés et le type d’emploi détermineront l’approche choisie.

3. Déposer des bonbons au bureau du nouveau (on ne pouvait pas passer à côté!)

Chez Channel Company, les nouveaux employés ont un pot de bonbons sur leur bureau afin que les employés actuels puissent venir les rencontrer. C’est un brise-glace qui établit un premier contact avec l’équipe.

4. Rédiger un guide de survie dans l’entreprise

La compagnie Valve a demandé à ses employés de rédiger un « Handbook For New Employees » sous format de conte qui détaille les pratiques de gestion, l’impact du rôle au sein de l’organisation et même les défis auxquelles elle fait face. Au Québec, l’entreprise Mirego a mis au point un « Culture Book » qui détaille la culture de l’organisation.

5. Créer un questionnaire pour apprendre à connaître la recrue et ses collègues

Afin de tisser des liens avec les autres employés, vous pouvez demander aux nouveaux de répondre à quelques questions concernant leurs passe-temps et intérêts. Par la suite, vous pouvez faire un quiz où les employés actuels doivent tenter de répondre. À l’inverse, vous pouvez inclure des questions sur les employés déjà en place pour que le nouvel employé découvre sa nouvelle équipe.

6. Envoyer un résumé des tâches de la première semaine à l’employé

Débuter un nouvel emploi peut être stressant. En envoyant un résumé des tâches et activités de formation qui auront lieu lors de la première semaine, l’employé se sentira davantage pris en main. Vous pouvez envoyer ce résumé quelques jours à l’avance à son adresse courriel personnelle. Lorsque vous maîtriserez l’art de planifier la première semaine, rien ne vous empêche de planifier le premier mois si la nature de vos activités le permet.

7. Dégager du temps personnel lors du premier jour

Cette pratique 100% gratuite permet à l’employé d’avoir un moment bien à lui lors de son premier jour. Ce peut-être quelques minutes ou quelques heures de liberté où il peut assimiler la formation qu’il vient de recevoir, vérifier ses messages ou tout simplement appeler sa famille pour raconter sa journée.

8. Offrir une boîte cadeau, directement livrée chez l’employé

Trouvez des cadeaux qui plairont à vos employés en fonction de leur persona. Vous pouvez offrir une semaine de repas livrés, des certificats-cadeaux ou encore des objets promotionnels à l’effigie de votre entreprise. Un petit mot personnalisé de la part du gestionnaire ou du président peut également avoir un grand impact.

9. Créer un rapport d’étonnement

Après un mois ou deux, envoyez un sondage à vos nouveaux employés pour constater ce qui les a étonnés depuis leur arrivée. Puisqu’ils viennent d’arriver dans l’entreprise, ils ont une vision similaire à celle d’un consultant. Ils possèdent un certain recul qui vous amènera à repenser vos pratiques. Vous pouvez les questionner sur votre style de gestion, leur relation avec les collègues, l’environnement de travail, les valeurs de l’entreprise, etc.

Expliquez à l’employé que ce rapport n’a aucune incidence sur la sécurité de son emploi. L’objectif est de connaître son opinion afin d’améliorer les pratiques de l’organisation.

L’ingrédient secret (et gratuit!) qui fait toute la différence

Seulement 12% des employés croient que leur entreprise fait un bon travail d’accueil et d’intégration des nouveaux selon une étude menée par le Human Capital Institute.

Afin de créer une expérience d’accueil et d’intégration inoubliable, il faut donc écouter comment les nouveaux employés l’ont vécu.

Votre perception n’est peut-être pas la même que la leur.

La façon dont ils imaginaient l’entreprise en tant que candidat a-t-elle été bonifiée ou décevante suite à leur intégration?

En prônant l’amélioration continue, vous obtiendrez un processus beaucoup plus pertinent et personnalisé en fonction des besoins réels de vos employés.  

Besoin d’aide pour bonifier votre processus d’accueil et d’intégration?

Visitez notre menu des services et contactez nos Kolegz dès aujourd’hui.



Marianne Lemay
Marianne Lemay

Marianne Lemay est Fondatrice et coach créative chez Kolegz. Détentrice d’un baccalauréat en communications marketing et coach NOVA certifiée, Marianne cumule près de 10 ans d’expérience en RH, marketing et gestion.

Elle a bâti 2 départements RH et 1 département marketing pour des entreprises telles que GSOFT et Cangaroo. Elle a fondé son entreprise, Kolegz, pour faire du Québec un meilleur endroit où travailler. Sa façon d’y contribuer? En arrimant RH, marketing et technologie pour attirer & fidéliser les employés autrement.