Il faut plus que des avantages sociaux innovants pour personnaliser votre expérience employé. Cependant, c’est la part du gâteau de la personnalisation qui est la plus facile à cuisiner à court terme. Sachant que les avantages sociaux peuvent être coûteux, vous avez tout avantage à vous assurer qu’ils soient appréciés et utilisé par vos employés!

Comment savoir de quoi les employés ont besoin?

La première étape pour personnaliser les avantages sociaux, c’est de s’intéresser à ceux qui ressentiront le plus d’impact suite à leur implantation : les employés. Si on revient à la base, l’objectif des avantages sociaux est d’offrir des avantages (incitatifs) à vos employés. Or, comme on le dit souvent chez Kolegz : « vous n’êtes pas votre persona », vous ne devriez donc pas magasiner les différentes offres en vous fiant uniquement à vos propres goûts. Vous pourriez créer des déceptions et y perdre de l’argent.

Pour consulter vos employés, vous avez plusieurs options : discuter avec eux, les sonder, créer des groupes de travail ou encore des persona.

Vous croyiez que les persona étaient réservés à l’expérience candidat? Eh bien non! Ils sont tout autant utiles dans une démarche d’expérience employé!

Nous avons récemment accompagné un client du réseau municipal dans la création de persona afin de soulever les besoins réels des employés. La démarche consistait à sonder les 280 employés pour comprendre leur réalité et ainsi créer des persona.

Notre client avait une idée de ce que les employés souhaitaient le plus voir mis en place, mais à la lumière des résultats, il a été surpris des différences entre les départements. À terme, l’organisation a pu faire des choix éclairés afin de répondre aux besoins réels des employés et de s’assurer de faire de bons investissements.

Offrir le choix : les avantages sociaux à la carte

Offrir de la flexibilité en entreprise est souhaité tant par les employés que les employeurs. Or, toutes les entreprises ne peuvent pas offrir le même niveau de flexibilité selon leur contexte d’affaires. Une option à envisager, accessible pour les PME tant que pour les plus grandes entreprises est d’offrir le choix des avantages sociaux aux employés.

Au-delà d’offrir 2 à 3 options de couverture d’assurance collective, il s’agit ici d’ouvrir le choix des types d’avantages sociaux afin que les employés les choisissent « à la carte ». Nous vivons dans une ère de choix : créer ton propre repas au restaurant, modifier ton café comme tu le souhaites, choisir tes chaînes de télé, choisir tes listes de lectures sur Spotify… les choix personnalisés sont partout.

Il y a plusieurs façons d’offrir les avantages sociaux innovants à la carte. Certaines entreprises choisissent de les gérer elles-mêmes alors que d’autres apprécient la présence de partenaires pour les administrer. Si vous vous retrouvez dans la deuxième catégorie, vous aimerez apprendre l’existence d’entreprises telles que Protexio et Tedy qui offrent tous deux la gestion des allocations budgétaires ou le remboursement de compte de dépenses en fonction de catégories/dépenses que vous jugez admissibles.

Si vous souhaitez gérer vous-mêmes les avantages sociaux à la carte, on vous présente deux façons de faire :

1. La PME qui offre une rémunération à la carte

Nous avons récemment travaillé avec une PME œuvrant dans les services professionnels qui n’a pas d’assurance collective. Pour se démarquer des compétiteurs tout en répondant aux besoins de leurs employés, ils ont modulé leur offre de rémunération à la carte sous la forme d’achats d’avantages sociaux.

En plus du salaire annuel de base, l’entreprise offre une prime annuelle (versée en deux versements : janvier et juin) à tous ses employés. Chacun peut choisir de faire ce qu’il veut avec l’argent tant et aussi longtemps que cela corresponde aux valeurs de l’entreprise :

• versement au REER ou au REEE
• achat d’assurance (vie, médicament, voyage, etc.)
• achat de congés supplémentaires
• achat d’équipement de bureau
• abonnement sportif
• don à une fondation

Ce sont toutes des options que les employés ont à leur portée.

Pourquoi cette entreprise est-elle inspirante?

D’abord, parce que les gestionnaires ne se sont pas arrêtés au fait que les avantages sociaux peuvent être coûteux pour une PME, ils ont trouvé une méthode qui fonctionne et qui est en accord avec leur budget! Aussi, parce qu’ils reconnaissent que les besoins de chaque employé varient selon leur réalité de vie qui peut évoluer à chaque année. Aucun employé n’a d’obligation de répéter le même choix annuellement et la variété d’options ratissent assez large afin que chacun y trouve son compte!

2. La moyenne entreprise qui offre un programme de rémunération variable à la carte

Dans cette entreprise qui œuvre dans les services TI, des avantages sociaux innovants sont offerts en plus d’une offre de congés multi-usages et de cotisation au REER pour tous les employés. Ces montants sont variables en fonction des années d’ancienneté. Or, si un employé préfère moduler le montant que représente cette offre, il peut choisir parmi la liste suivante :

• Congés multi-usages supplémentaires
• Versement au REER
• Achat d’équipement informatique
• Formation personnelle
• Compte santé
• Remboursement d’activité physique
• Frais relatif à l’immigration
• Don pour Centraide
• Tout recevoir en salaire

Pourquoi cette entreprise est-elle inspirante?

Parce que cet employeur a pris le temps de sonder ses équipes et de s’adapter à leur réalité. Plusieurs employés ont traversé l’Atlantique pour venir travailler chez eux.

L’offre de congés supplémentaires peut être intéressante pour les employés avec de la famille en région plus éloignée, surtout dans les pays qui ont un grand décalage horaire avec le Québec. Dans le même ordre d’idée, l’offre de rémunération à la carte peut permettre le remboursement de frais afférent à l’immigration!

S’inspirer des nouvelles tendances 

Il existe une multitude d’options pour offrir des avantages sociaux innovants. Il faut savoir que chaque entreprise a un contexte qui lui est propre : finances, stratégie d’affaires, culture organisationnelle. Les employés ont une réalité propre à eux : contexte de vie, réalité familiale, priorités, intérêts, etc. De plus, votre version d’être « innovant » n’est pas la même que celle de votre voisin!

Force est d’admettre que les employés préfèrent des avantages qui répondent à leurs besoins, beaucoup plus que des avantages innovants.

Voilà l’importance de personnaliser votre démarche et non pas d’innover à tous les coups. Vous aurez donc compris qu’il n’existe pas de recette magique à suivre (et comme disait Normand si ça existait, on l’aurait!). Cela dit, il peut être inspirant de savoir ce qui se fait ailleurs pour enrichir vos réflexions.

Voici donc quelques tendances d’avantages sociaux innovants en rafale :

• Offre de congés qui prend en contexte la réalité de proche aidance
• Bonification des primes de congé de maternité
• Remboursement de frais de vétérinaire pour les animaux de compagnie
• Programmes d’accompagnement pour réduire les problèmes d’insomnie
• Flexibilité d’horaire et de lieu de travail (semaine réduite, horaire comprimé, travailler hors Québec, tracances)
• Journées de bénévolat payées
• Vacances illimitées
• Heures de travail dédiées au sport à chaque semaine
• Remboursement ou allocation pour les effets scolaires
• Service de garderie de dernière minute
• Services professionnels : lave-auto à domicile, changement de pneus au bureau, traiteur, notaire, comptable
• Allocation pour la vie à la maison : embellissement de bureau à la maison, remboursement de frais Internet
• Offre de coaching et/ou formations pour l’enrichissement professionnel

Conclusion

Si votre offre d’avantages sociaux mérite un vent de fraîcheur et de modernité, vous avez tout intérêt à prendre les besoins des employés comme point de départ pour entamer vos réflexions. Encore mieux : impliquer les dans la démarche!

Finalement, n’essayez pas d’innover à tout prix, visez plutôt à répondre aux besoins réels des employés tout en étant cohérent avec votre mission et votre culture d’entreprise.

Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M.Sc.

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L’article Avantages sociaux innovants : exemples d’employeurs qui se sont démarqués est apparu en premier sur Kolegz.

Les entreprises, de leur côté, cherchent constamment à se distinguer afin d’attirer des candidats. Marque employeur, proposition de valeur aux employés, recherche de créativité et innovation tant dans l’expérience employé que l’expérience candidat… tous ces concepts sont mis de l’avant afin d’atteindre ce but ultime d’attirer et conserver les talents.

Dans ce marché effervescent, la flexibilité ressort comme un élément valorisé tant par les entreprises que par les travailleurs. En tant qu’employeur, offrir de la flexibilité vous permet d’être plus attractif. Encore faut-il répondre aux besoins réels de vos employés actuels et futurs.

Une chose est sûre : la flexibilité en entreprise ne veut plus seulement dire horaires flexibles.

À chacun sa définition de la flexibilité! Certains exprimeront un désir de flexibilité dans les heures de travail ou les moments de disponibilités obligatoires quand d’autres valoriseront de la flexibilité dans le lieu de travail. Affamé de lire des exemples concrets de flexibilité en entreprise? C’est ici.

Comment devenir un employeur plus flexible?

1.     Éviter de projeter vos propres besoins sur ceux des employés

Ce que vos employés futurs et actuels convoitent en termes de flexibilité leur est propre. Ce que vous considérez comme flexible ne répond pas nécessairement à leurs idéaux. La première étape est donc de ne pas implanter systématiquement ce qui répond à vos attentes à vous. Mieux vaut prendre un pas de recul et demeurer ouvert d’esprit au fait que vous ne possédez pas toutes les réponses.

2.     Questionner vos employés

Pour être certain de bien mettre en action le premier point, la méthode la plus adéquate s’avère de parler directement à vos employés afin d’adapter votre offre de flexibilité à leurs besoins et surtout à leur définition.

Il s’agit d’un projet tout à fait adéquat à mener en groupe de travail réunissant à la fois des représentants de l’entreprise et des employés afin de multiplier les points de vue et impliquer d’autres membres que ceux de la direction. Cet exercice peut se faire en quelques rencontres s’échelonnant sur quelques semaines voire quelques mois en fonction de la taille de votre entreprise.

Pourquoi ne pas procéder par groupes de discussion ou encore par sondage en ligne lorsque viendra le temps de recueillir l’opinion de vos employés ?

L’implication de plusieurs employés tout au long du processus apporte plusieurs bénéfices. Cela leur permet d’occuper une place de choix dans l’exercice menant à la concrétisation de leurs besoins, en plus d’ajouter un pouvoir d’agir bénéfique au sentiment de compétence.

Le facteur de succès principal dans ce genre de démarche est de travailler ensemble à bâtir un objectif clair pour le groupe de travail. Essayez aussi d’établir quelques livrables tangibles pour ensuite laisser de la latitude au groupe de travail afin qu’il mène le projet.

3.     Documenter et structurer vos initiatives de flexibilité en entreprise

Une fois les réponses des employés collectés vient le temps des changements où de nouvelles mesures et modifications devront être apportées afin de répondre aux besoins qui vous auront été partagés.

Pour chaque mesure créée, pensez à la technique des 5W pour déterminer les paramètres de vos initiatives :

• La raison d’être de la mesure (why) : Pourquoi cette mesure est-elle mise en place? À quel besoin répond t-elle à l’interne? 
• Les bénéficiaires (who) : À qui cette initiative s’adresse-t-elle? À tous les employés ou à une certaine catégorie d’emploi?
• Le temps (when) : À partir de quand cette mesure sera-t-elle en vigueur? Dans le cadre d’une flexibilité horaire, quelles sont les heures que vous jugez obligatoires vs. flexibles le cas échéant?
• Le processus (how) : Comment cette mesure sera-t-elle appliquée concrètement dans l’entreprise? Pensez ici à toutes les parties prenantes et aux personnes ressources sur lesquelles vous pourrez vous reposer pour appliquer l’initiative au sein de l’entreprise (exemple : l’employé devra faire sa demande de congé exceptionnel à son gestionnaire).
• L’emplacement (where) : il s’agit ici de documenter et d’officialiser vos initiatives à un endroit qui sera connu de vos employés, afin qu’ils puissent consulter votre politique de flexibilité en tout temps. Par exemple, en faisant une démarche d’obtention du Sceau Concilivi pour reconnaître la conciliation vie personnelle et professionnelle de l’entreprise, une charte sera rédigée afin de réunir dans un document toutes vos démarches servant cette cause.

4.     Sortir des sentiers battus

En impliquant les employés dans cette démarche, vous mobiliserez votre équipe interne, mais votre politique de flexibilité en entreprise pourra également rayonner à l’externe. Il s’agit d’un excellent moment pour innover et proposer des mesures différentes des autres entreprises.

Voici quelques exemples de mesures flexibles applicables en entreprise :

• Des horaires de travail variable, pensez également aux heures de réunion en fonction des réalités personnelles de chacun.
• Des lieux de travail flexibles soit dans un café, au chalet, ou même outremer! Si vous souhaitez avoir une politique de travail en “work from anywhere“, assurez-vous de faire vos vérifications auprès de votre assureur, votre fiscaliste et votre comptable.
• Le droit à la déconnexion.
• Une banque d’heures de congés payés pour obligations personnelles.
• Le retour progressif au travail suite aux congés parentaux.
• De la flexibilité dans le choix de vacances.
• La possibilité de morcellement des vacances.
• Un regroupement d’achats d’effets scolaires des enfants par l’entreprise, bénéficiant de rabais de leur fournisseur d’articles de bureaux.
• L’octroi de projets ponctuels à la hauteur des intérêts de chacun.
• Les descriptions de poste malléables selon les intérêts des employés.

Astuce Kolegz : Dans un affichage de poste, plutôt que de mentionner que vous êtes un « employeur flexible », évitez tout quiproquo et soyez spécifique. Résumez en quelques mots les initiatives les plus appréciées de vos employés actuels en matière de flexibilité afin d’attirer les suivants!

En conclusion

La flexibilité revêt plusieurs chapeaux. Elle prend plusieurs formes variant selon des personnes auxquelles elle s’adresse. Chacun a une définition propre de la flexibilité en fonction de sa réalité. En tant qu’employeur, il est impératif d’être à l’écoute des besoins de vos employés afin de proposer une offre en adéquation avec ceux-ci.

Impliquer les employés dans votre démarche et travailler en co-création apportera une richesse inégalée. Une offre de flexibilité à jour vous permettra d’être attractif, tant pour vos employés actuels que vos employés futurs.

Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, M.Sc, CRHA

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La conciliation famille-travail a pris tout son sens dans les derniers mois. Certaines entreprises l’avaient déjà adoptée naturellement alors que d’autres ont emboîté le pas depuis la pandémie.

Dans la vidéo, nous vous présentons des stratégies pour être un employeur plus conciliant. En bref :

• Impliquez les employés dans votre démarche
• Accueillez de façon positive les annonces de congé parental
• Pensez à l’équité 
• Trouvez des fournisseurs de service pour vous aider à offrir de la conciliation famille-travail

En prime, retrouvez des idées à petit budget!

Il existe de multiples initiatives pouvant être mises sur pied, mais la clé est de les adapter à VOTRE entreprise et VOTRE équipe.

Besoin d’aide pour formaliser votre offre? Pensez à adhérer au Sceau Concilivi : https://www.concilivi.com/fr/adhesion

Cette vidéo est commanditée et a été co-créée avec Concilivi.

Vidéo animée par : Marianne Lemay 

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