Amuse-bouche : 3 fausses croyances

Avant de vous lister 10 qualités et compétences intéressantes à développer, voici 3 fausses croyances dont il faut se débarrasser en lien avec le rôle de gestionnaire:

• L’évolution de carrière se fait uniquement vers le haut

Malheureusement, la fausse croyance « qu’évoluer en entreprise, c’est forcément devenir gestionnaire » subsiste encore aujourd’hui. Cela peut amener les organisations à faire des choix qui ne sont pas toujours les plus judicieux, comme de promouvoir une personne à un poste de gestionnaire seulement pour lui permettre « d’évoluer dans sa carrière ».

• Tout le monde souhaite devenir gestionnaire

En réalité, selon un sondage Léger, seulement 43% des employés de la génération Y et Z désirent accéder un jour à un poste de gestionnaire. Certains employés préfèreront être des experts techniques plutôt que d’accompagner une équipe à se développer.

• Tout le monde peut devenir gestionnaire

Être gestionnaire c’est une chose, mais être un bon gestionnaire en est une autre! Certes il y a des éléments opérationnels à gérer au quotidien, mais ce n’est pas tout. S’il y a bien un aspect à ne pas négliger dans ce rôle, c’est l’aspect humain. Lorsque l’on sait que 56 % des employés citent une mauvaise gestion comme la principale raison de leur départ, les organisations ont donc tout intérêt à choisir et à former de bons gestionnaires…

Avoir de l’intérêt pour la gestion, c’est important mais ce n’est pas tout!

Il faut aussi se former, développer certaines habiletés et être bien outillé. C’est tout cela qui fera une différence positive dans le quotidien de l’équipe.

Que vous accompagniez de nouveaux gestionnaires dans leur prise de poste, que vous soyez vous-même gestionnaire ou souhaitiez l’être un jour, cet article est pour vous. Nous y avons regroupé 10 propositions de compétences et qualités à développer. Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive et peut être bonifiée, mais elle vous aidera sans doute à d’aborder des éléments auxquels on ne pense pas toujours de prime abord.

1.    Gestion des priorités

Avec le rôle de gestionnaire viennent de nouvelles responsabilités. La charge de travail est souvent plus importante mais ce n’est pas pour autant que le temps devient extensible ou que les échéances changent. Il est donc important de bien gérer ses priorités et de mettre ses efforts aux bons endroits.

Parfois, le côté opérationnel peut prendre beaucoup de place, mais vous devez veiller à ce qu’il ne prenne pas le dessus sur la gestion de votre équipe. Rappelez-vous que si vous êtes gestionnaire, c’est avant tout pour diriger et accompagner une équipe. La gestion des employés et ce qu’elle implique doit donc rester l’une de vos priorités quotidiennes.

2.    Savoir déléguer pour devenir un bon gestionnaire

Comme gestionnaire, apprendre à déléguer vous sera d’une grande utilité! Pour pouvoir investir du temps dans la gestion de votre équipe, la délégation de certaines tâches ou de certains projets sera un atout et vous vous permettra de mettre vos efforts au bon endroit et avoir le plus d’impact possible.

Identifier les éléments à déléguer sera la première étape. Vous devrez également apprendre à communiquer clairement vos attentes quant au résultat attendu. Puis ensuite, avoir la capacité de lâcher prise, afin de donner de l’autonomie à vos employés et d’accepter que les choses ne soient pas toujours faites exactement comme VOUS les auriez faites.

Astuce sucrée des kolegz : Pour vous aider à bien gérer vos priorités et à déléguer, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower qui vous permet de classer vos tâches selon 2 axes : ce qui est urgent et ce qui est important. Une autre idée est de se munir d’un outil de gestion de projets efficace comme Trello, Notion ou Asana.

3.    Savoir recruter

Au cours leur carrière, les gestionnaires sont souvent amenés à recruter de nouvelles personnes. Or, recruter ça ne s’improvise pas et surtout, il faut éviter de se fier uniquement au « feeling ». Outre les aspects légaux et de non-discrimination, un bon recrutement est un levier crucial pour assurer le succès du nouvel employé dans son nouveau poste. Un mauvais recrutement pourrait coûter très cher à l’entreprise.

Il est important de former les gestionnaires sur leur rôle dans le processus de recrutement, les biais cognitifs, la diversité et l’inclusion, la bonne manière poser les questions et sur comment bien conduire des entrevues, etc.

La cerise sur le sundae : Vous vous demandez s’il faut suivre son cœur ou sa et tête lorsque l’on recrute? Lisez notre article à ce sujet!

4.    Courage managérial

En tant que gestionnaire, vous serez certainement amené à avoir des conversations plus difficiles, que ce soit pour adresser des enjeux de performance ou d’attitude, pour procéder à une mise à pied ou annoncer de moins bonnes nouvelles. Pour être un bon gestionnaire, vous devrez avoir le courage de dire les choses lorsqu’elles doivent être dites.

Bien que cela puisse faire peur ou être insécurisant, le courage managérial est une compétence essentielle et attendue d’un bon gestionnaire. En la développant, vous serez en mesure d’adresser proactivement d’éventuels problèmes, mais également de régler des situations épineuses. De plus, en faisant preuve de courage et de transparence avec votre équipe, vous bâtirez un lien de confiance.

Astuce sucrée des kolegz : Il peut être difficile de dire certaines choses par peur de ne plus être apprécié. Mais rappelez-vous que votre rôle est d’être un capitaine pour votre équipe : d’avoir une vision, de garder le cap, de l’aider à éviter les obstacles et de lui permettre d’atteindre ses objectifs. Au besoin, être accompagné par un coach certifié pourrait vous aider à mieux vous positionner intérieurement dans ce genre de situation.

5.    Rétroaction

Qui dit gestionnaire, dit gestion d’employés. Une autre compétence essentielle à tout bon gestionnaire est sa capacité à offrir de la rétroaction à ses employés. Autrement dit, faire un retour sur le travail et les accomplissements, qu’il soit positif ou constructif.

La rétroaction est importante pour les employés et permet de se situer par rapport à ce qui est attendu dans le cadre du travail. Grâce à votre retour, vos employés peuvent savoir ce qu’ils font bien et ainsi continuer, ou au contraire savoir ce qui devrait être amélioré et comment progresser. La rétroaction doit se faire en continu et non pas uniquement une fois par année, par exemple lors de la rencontre d’évaluation annuelle!

Astuce sucrée des kolegz : Pour être en mesure de donner de la rétroaction, vous devez vous tenir informé du quotidien de vos équipes. Mener régulièrement des rencontres de suivi individuelles vous permettra de créer et d’entretenir une relation personnalisée avec chacun et évitera les mauvaises surprises ou les incompréhensions lors de l’évaluation. De plus, cela donnera l’opportunité à vos employés de vous donner leur rétroaction sur votre rôle de gestionnaire. Qui a dit que l’amélioration se faisait à sens unique?

6.    Reconnaissance

Qu’est-ce que la reconnaissance? C’est le fait de souligner positivement quelque chose. Selon Jean-Pierre Brun et Ninon Dugas, il existe 4 types de reconnaissance : existentielle, de la pratique de travail, de l’investissement dans le travail et des résultats. Il y a donc plusieurs éléments sur lesquels vous pouvez reconnaître vos employés de façon continue, authentique et personnalisée!

Offrir régulièrement de la reconnaissance fait une vraie différence dans l’expérience vécue par les employés, car elle augmente le sentiment de contribution. D’ailleurs, saviez-vous que :

• « Au Québec, près d’un employé sur deux, juge recevoir peu ou pas de reconnaissance » (IRSST, 2011 & Great place to work, 2019).
  
  
• « 53%des employés qui ont quitté leur emploi estiment qu’ils n’étaient pas reconnus pour leur contributiondans leur organisation » (Quantum Workplace 2023).

La cerise sur le sundae : Vous souhaitez en savoir plus au sujet de la rétroaction et de la reconnaissance? Notre article « Offrez-vous de la reconnaissance ou de la rétroaction en continu » vous intéressera certainement!

7.    Communication

Les enjeux de communication peuvent avoir des conséquences importantes à plusieurs niveaux. En entreprise, c’est un point névralgique! Par leur position, les gestionnaires sont appelés à être de véritables courroies de transmission de l’information pour leurs employés et la direction. Développer ses compétences en communication est donc fondamental.

Cela comprend plusieurs aspects dont l’écoute active, la capacité à transmettre efficacement un message, la capacité à utiliser le bon canal, la capacité à savoir quand communiquer ou ne pas le faire, la capacité à adapter sa communication et à être flexible en fonction de son interlocuteur, etc.

La cerise sur le sundae : Vous souhaitez en savoir plus au sujet de la communication? Notre article « 5 astuces pour améliorer les enjeux de communication en entreprise » saura vous éclairer!

8.    Intelligence émotionnelle

L’intelligence émotionnelle est une compétence de plus en plus recherchée. C’est la capacité à reconnaître, comprendre et gérer ses propres émotions, mais également celles des autres. Elle comprend différentes composantes dont la conscience de soi, la régulation émotionnelle, l’empathie et les compétences sociales.

Derrière le statut d’employé se cachent d’abord et avant tout des humains, et que le propre de l’humain, c’est de vivre et ressentir des émotions! Qu’on y soit attentif ou non, elles font partie intégrante de nos vies et impactent nos réactions, nos décisions, notre analyse des situations, la manière dont on vit les choses, notre capacité d’influence, etc. Développer votre intelligence émotionnelle vous permettra d’être plus centré dans votre rôle et d’accompagner vos équipes avec justesse, empathie et authenticité.

Astuce sucrée des Kolegz : Avez-vous déjà pensé à utiliser les analyses psychométriques pour vous aider développer vos compétences communicationnelles et votre intelligence émotionnelle? Faire votre profil vous permettra de mieux vous connaître (préférences comportementales, motivations, tendances naturelles, style de communication, etc.) et vous donnera aussi des pistes pour vous développer. Vous serez ainsi plus à même d’identifier vos forces et vos zones de coaching afin de vous adapter plus efficacement ou travailler sur des points spécifiques.

9.    Gestion de conflits

Le quotidien de gestionnaire implique de devoir gérer des conflits ou des désaccords entre des personnes. Bien gérer ces situations requiert un certain doigté et nécessite de savoir reconnaître, comprendre et résoudre les différends de manière constructive et efficace.

Bien entendu, cette compétence est liée à d’autres compétences précédemment évoquées (intelligence émotionnelle, écoute active, communication) qui vous permettrons de trouver des solutions qui répondent aux besoins de toutes les parties impliquées.

Astuce sucrée des Kolegz : Saviez-vous qu’un des présupposés en programmation neurolinguistique (PNL) mentionne que « derrière chaque comportement il y a une intention positive »? Selon ce principe de base, tout comportement est motivé à la base par une intention positive. Lorsque l’on regarde les choses sous cet angle, cela ouvre de nouvelles possibilités d’exploration et de compréhension dans la relation!

10. Ouverture d’esprit

C’est une belle qualité à développer et aussi à entretenir tout au long de sa carrière! Être curieux, flexible et capable de remettre en question vos propres convictions vous éloignera des « pourquoi devrait-on changer, on a toujours fait ça comme ça ». Cette phrase que l’on entend trop souvent en entreprise peut démobiliser les équipes, décourager les idées innovantes et freiner l’amélioration continue.

Au contraire, un gestionnaire ouvert d’esprit considérera les nouvelles idées sans préjugés et sera réceptif aux idées et aux points de vue différents de ses siens.

Astuce sucrée des Kolegz : Planifier régulièrement des rencontres de rétrospective avec vos équipes vous donnera l’opportunité de récolter leurs avis, leurs expériences et leurs idées en plus de vous permettre de vous améliorer en continu (ex. processus, outils, mécanismes de communication, etc.).

Conclusion

C’est ici que s’achève notre exploration des 10 compétences et qualités à développer pour être un bon gestionnaire. Encore une fois, la liste n’est pas exhaustive et pourrait être complétée par d’autres éléments.

Pour conclure, il est important de rappeler que le développement de ces compétences est un travail qui se fait petit à petit, jour après jour : c’est un work in progress comme on dit! Plus vous développerez et maîtriserez ces différentes compétences, plus vous aurez un impact positif sur l’expérience vécue par vos employés et la mobilisation de vos équipes.

Rédigé par : Anne-Claire Oger

L’article 10 compétences à développer pour être un bon gestionnaire est apparu en premier sur Kolegz.

La mobilisation a fait couler beaucoup d’encre dans les dernières années. À ce titre, les gestionnaires ont un rôle de premier plan afin de mobiliser leurs équipes et leur faire vivre une expérience employé personnalisée.

Mais eux, qui s’occupe de les garder mobilisés?

Malheureusement, ils sont parfois les grands oubliés dans les organisations et trop souvent, ils sont laissés à eux-mêmes dans l’exercice de leur rôle de gestion. Alors, faisons en sorte de prendre soin des gestionnaires autant que nous prenons soin des employés et appliquons les bons conseils des hôtesses de l’air : « mettre son propre masque avant de mettre celui des autres ».

Rendre l’expérience gestionnaire mémorable n’est pas si sorcier, il s’agit simplement d’avoir les bons ingrédients sous la main!

C’est quoi l’expérience gestionnaire?

Selon nous, l’expérience gestionnaire est l’ensemble des événements vécus et ressentis par le gestionnaire lors de son passage dans l’entreprise, de son accueil jusqu’à son départ.

Avant même de penser à améliorer l’expérience gestionnaire, voici l’une des premières questions à se poser pour la personnaliser à votre contexte organisationnel :

« Quels sont les moments clés vécus par les gestionnaires dans notre organisation? ».

Ces moments sont une excellente base pour définir les premières balises de votre expérience gestionnaire.

Comment faire en sorte qu’un nouveau gestionnaire soit rapidement fonctionnel?

L’une des erreurs les plus souvent commises lors de la nomination d’un nouveau gestionnaire est de prendre pour acquis qu’il sait d’emblée ce qu’il doit faire, surtout s’il a été embauché en fonction de son expérience antérieure. Le fait de sous-estimer son accueil et intégration augmente considérablement son délai avant d’être autonome dans ses fonctions de gestion.

Même s’il a déjà occupé un poste de gestion ailleurs, il ne connait pas vos rituels, outils et façons de faire. Il faut prendre le temps de le former!

Être gestionnaire demande beaucoup d’autonomie et de débrouillardise, mais comme pour un nouveau pâtissier, si on ne lui fournit pas les petits secrets derrière nos recettes gagnantes, il fera beaucoup plus d’erreurs avant de cuisiner le gâteau parfait.

Le nouveau gestionnaire aura à adapter son style de gestion à sa nouvelle équipe et à son nouveau contexte. Pour faciliter sa transition, vous pouvez alors prendre le temps de lui transmettre vos recettes d’apéro :

• Lui partager vos attentes envers lui, envers son équipe, ainsi que les objectifs et orientations de l’entreprise pour l’année en cours, puis s’assurer que le tout est clair et réellement compris (les expliquer, en discuter, valider la compréhension, les écrire).

• Préciser le style de gestion attendu.
• Lui expliquer les mécanismes de prise de décision interne, la gouvernance (qui décide de quoi) ainsi que les limites de sa latitude décisionnelle.
• Faciliter son intégration sociale dans l’organisation et le soutenir dans la création de son réseau de contacts.

Quels outils concrets peuvent les aider?

Voici 5 pratiques de gestion concrètes pour favoriser l’expérience gestionnaire.

1. Tenir des one-on-one

Un one-on-one est une rencontre, réalisée à fréquence régulière, entre un gestionnaire et un employé (ou entre un gestionnaire et son employé-gestionnaire) pour échanger sur des éléments liés au travail.

Lors de ces rencontres, le micro est tourné en grande majorité vers l’employé-gestionnaire. Son supérieur immédiat peut, par exemples, aborder les questions suivantes :

• Quels sont les bons coups que tu as réalisés dernièrement?
• Quels sont tes besoins pour être plus efficace dans ton travail?
• As-tu des suggestions pour optimiser les processus en place?
• Quelles compétences souhaiterais-tu développer?
• Comment puis-je t’aider?

Le soutien du supérieur immédiat et la création d’une relation de confiance sont deux facteurs favorisant l’expérience gestionnaire ainsi que la mobilisation de celui-ci. On observe une augmentation des organisations qui formalisent, à l’aide d’un guide interne, les meilleures pratiques encadrant la tenue de one-on-one au sein de leur organisation.

Astuce sucrée de Kolegz : Si vous êtes gestionnaire et que la direction ne tient pas de rencontre 1-on-1 avec vous, n’hésitez pas à leur demander de réserver du temps à cet effet si cela vous tient à cœur. Vous pouvez même suggérer des questions qu’ils pourraient vous poser. Ils n’ont peut-être pas souvent l’occasion de prendre le temps de développer ces outils, mais qui sait, ils pourraient être très intéressés par l’exercice une fois que vous l’aurez proposé!

2. Créer un manuel virtuel des gestionnaires

En entreprise, la documentation RH est souvent rédigée avec les employés comme destinataires. Pour bien circonscrire le rôle attendu des gestionnaires, il peut s’avérer intéressant de développer des documents qui leurs sont directement destinés.

La création d’un manuel du gestionnaire permet de documenter les informations importantes sur le fonctionnement de l’organisation et de faciliter la vie du gestionnaire.

Dans ce manuel, on peut notamment y retrouver des précisions sur le rôle attendu du gestionnaire dans différents contextes (entrevue, accueil, one-on-one, évaluation de rendement, etc.), le fonctionnement des opérations (ventes, produits, services), de même que des conseils pour améliorer leurs aptitudes de gestion (courage managérial, conversations difficiles, reconnaissance, etc.).

3. Mieux se connaître grâce à la psychométrie

Que ce soit par l’entremise des profils NOVA, Atman ou autres, l’objectif principal des profils psychométriques est d’apprendre à mieux se connaître. Lorsqu’une personne connaît bien ses forces, ses zones de vulnérabilité et ses points de vigilance, c’est une bonne porte d’entrée pour ouvrir le dialogue. Plus une personne se connaît, et ça peut prendre du temps, plus elle sera en mesure de rationnaliser ce qui se présente à elle et de démontrer de l’ouverture : deux éléments essentiels dans le coffre à outils d’un gestionnaire!

Être sensibilisé aux différents types de personnalités permet de mieux interagir avec les employés et cela aide aussi à régler bien des enjeux de communication!

4. Parcours de formation gestionnaires

Un parcours de formation est un itinéraire d’apprentissage dans lequel le niveau de difficulté est progressif afin d’atteindre des objectifs prédéterminés.

Lorsque l’on crée un parcours de formation pour des gestionnaires, les premières réflexions à avoir concernent les compétences recherchées par l’organisation ainsi que celles que les gestionnaires souhaitent développer en priorité. L’établissement des objectifs de développement (Objectives and Key Results) est également dans les premières étapes à réaliser pour développer un parcours.

Dans le marché actuel, une formule qui s’avère de plus en plus répandue est l’utilisation d’un logiciel de gestion de l’apprentissage, communément appelé un LMS (Learning Management System).

Selon Didacte, un LMS est une application utilisée par les organisations pour créer, distribuer et gérer des formations en ligne destinés aux apprenants. Les principaux avantages d’utiliser un LMS sont la centralisation de toutes formations au même endroit, le calcul du temps d’apprentissage de l’apprenant et la diversification des formats (vidéos, liens URL, documents, etc.). C’est un must pour le développement de carrière!

Astuce sucrée de Kolegz : lors de vos dialogues carrière, si certains employés sont identifiés comme relève interne pour des postes de gestionnaires, il peut s’avérer intéressant de créer également un parcours de développement à la fonction de gestion pour les préparer dès maintenant et les garder mobilisés. Vous pourriez même ajouter une pincée de gamification (utiliser le jeu) à différents stades de votre parcours!

5. Bibliothèque de contenus

En tant que gestionnaire, l’apprentissage du rôle s’acquiert par diverses méthodes, notamment par l’auto-formation. Il est intéressant de rendre disponible une bibliothèque de contenus auprès des gestionnaires pour soutenir le développement de leurs aptitudes de gestion. Il pourrait également être pertinent de prévoir un budget interne destinée à cet effet et un espace commun où les mettre en valeur.

Des sites comme la Bibliothèque des archives nationales ou Get Abstract permettent l’accès à une multitudes de livres virtuels et résumés d’articles pertinents sur des sujets variés. Sur le marché, il y a également une ribambelle de podcast sur l’exercice du leadership et le monde du travail, en voici quelques exemples qui sont appréciés par nos kolegz : Génération Alpha, Productif au quotidien (Matthieu Desroches), Femme Ambitieuse, PME Inc, Outils du manager, etc.

Astuce sucrée de Kolegz : Chez Kolegz, nous centralisons dans un canal « Slack » tous les contenus pertinents captés lors de notre vigie, ceux-ci y sont déposés par mots-clés (hashtag). Chaque semaine, les contenus sont intégrés dans un fichier centralisé qui favorise grandement nos recherches. Le tout permet à l’ensemble de l’équipe de rester à jour sur les tendances!

6. Bonus – Des ressources pour aider les dirigeants et gestionnaires

• Coaching par des experts (des fois votre programme d’aide aux employés peut offrir des heures!)
• Programme de mentorat interne ou externe (Mentorat Québec)
• Subvention via le Centre local d’emploi de Services Québec
• Organismes de soutien pour les femmes : Réseau des Femmes d’Affaires du Québec, Femmes en mouvement, Répertoire du gouvernement du Québec pour du soutien destiné aux femmes entrepreneures, etc.

Conclusion

En résumé, si vous voulez que vos gestionnaires soient de bons ambassadeurs de votre organisation, faites-leur vivre une expérience mémorable. En vivant eux-mêmes une expérience stimulante, il y a beaucoup plus de chances que celle qu’ils feront vivre à leurs employés le soit tout autant. Dans cette lignée, l’expression « Walk the talk » n’aura jamais été aussi pertinente!

Rédigé par Sara-Christine Rousseau, CRHA, MGP

Besoin d’idées créatives pour réinventer votre expérience gestionnaire?

Nous avons aidé plusieurs clients à co-créer les outils mentionnés dans l’article. Si vous souhaitez améliorer l’expérience vécue par vos gestionnaires, prenez rendez-vous avec nous dès maintenant!

L’article Outils concrets pour bonifier l’expérience gestionnaire est apparu en premier sur Kolegz.

Cette semaine, Kolegz vient à la rescousse : on vous propose une solution technologique qui permettra à tous de gagner du temps!

Après l’incontournable manuel des employés, nous vous proposons le manuel indispensable pour être un bon gestionnaire! Et cerise sur le sundae, on le préconise en format virtuel, afin d’y avoir accès en tout temps et en tout lieu!

Quels sont les bénéfices d’avoir un manuel pour vos gestionnaires?

On ne naît pas gestionnaire, on le devient. Pourtant, ce poste vient rarement avec un mode d’emploi ou un guide pratique. Le profil des gestionnaires peut parfois être varié. Certains peuvent avoir complété des études en gestion, alors que d’autres peuvent avoir été promus gestionnaires, car ils sont d’excellents techniciens. Or, les compétences nécessaires pour un rôle technique et celles nécessaires pour un rôle de gestion sont différentes, car ce sont des rôles bien distincts.

Avoir un manuel pour les gestionnaires permettra notamment de :

• Rassembler et partager la documentation interne et les informations pertinentes,
• Faciliter le quotidien des gestionnaires et la réalisation de leurs tâches;
• Uniformiser les bonnes pratiques, en partageant du contenu à la saveur de l’entreprise, pour que tous en bénéficient, peu importe leur niveau d’expérience en gestion;

L’objectif du manuel de gestionnaire virtuel est de rassembler du contenu concret et utile pour le rendre facilement accessible.

En outillant adéquatement vos gestionnaires, vous leur donnerez le pouvoir d’agir au quotidien. Ainsi, vous contribuerez à développer leur sentiment de compétence, ce qui facilitera leur autonomie et leur confort dans ce rôle. Par exemple, ils pourront s’autoformer sur des éléments précis, ou encore trouver rapidement des réponses pour leurs échanges avec leurs employés.

Astuce des Kolegz : Pensez à rendre votre manuel virtuel facilement consultable depuis un cellulaire ou ordinateur en choisissant un logiciel qui permet une vue adaptable d’un appareil à l’autre!

D’une certaine façon, les employés bénéficient eux aussi du manuel virtuel des gestionnaires puisque leur gestionnaire sera plus efficace et plus présent au quotidien. Les employés auront accès à des ressources référées par le gestionnaire alors qu’il peut retrouver des inspirations en tout temps à partager à son équipe. Que ce soit pour des trucs et astuces sur comment fidéliser les employés ou encore des guides pour clarifier les procédures internes, le manuel des gestionnaires virtuel est une ressource riche de sens pour tous les membres de l’organisation.

Autre bénéfice, en centralisant l’information et en la rendant facilement accessible, vos gestionnaires pourront consulter la documentation de façon autonome. Cela diminuera certainement la quantité de demandes auprès des responsables des ressources humaines et réduira leur charge.

Astuce des Kolegz : Créez une foire aux questions (FAQ) avec les questions les plus souvent posées par les gestionnaires et les employés. Par exemple, vous pourriez créer une catégorie du manuel sur les avantages sociaux où le gestionnaire pourrait trouver le lien vers le programme d’aide aux employés (PAE) et vers la documentation de votre assurance collective. Ou encore, une section pourrait être dédiée aux procédures internes et on y retrouverait celle pour les demandes de remboursement des dépenses des employés.

Que peut contenir un manuel du gestionnaire?

Plusieurs outils peuvent être utiles à vos gestionnaires. Avant tout, demandez-leur ce dont ils ont besoin et ce qu’ils aimeraient retrouver dans cette boîte à outils personnalisée.

Vous pourriez créer un sondage de quelques questions pour obtenir leur opinion! Pensez à impliquer dans la démarche tous ceux qui répondent aux questions des gestionnaires ou des employés au quotidien : les directeurs, les ressources humaines, les finances, etc.).

Ainsi, vous obtiendrez une vue globale des éléments à intégrer et des ressources à utiliser pour créer le contenu de votre manuel.

Un bon manuel se veut dynamique! Pensez donc à inclure des liens URL cliquables qui renvoient vers votre intranet ou vers l’endroit où sont hébergés vos documents de référence. Ici, on veut s’assurer que la mise à jour de l’information soit facile et centralisée! Cela sera un facteur de succès et de pérennité essentiel pour votre manuel!

Voici des exemples concrets de ce que vous pourriez inclure dans votre manuel des gestionnaires :

Astuce des Kolegz : Connaissez-vous Loom? C’est un logiciel qui permet d’enregistrer des vidéos où l’on peut voir votre écran et votre visage. Cet outil peut être très utile pour créer des marches à suivre ou encore des formations préenregistrées expliquant comment utiliser vos outils technologiques internes. Vous pouvez ensuite déposer ces vidéos dans votre manuel des gestionnaires! En plus, il y a un forfait gratuit.

Conclusion

Un manuel virtuel des gestionnaires est un outil pertinent pour centraliser et rendre facilement accessible les réponses à des questions fréquemment posées ou encore pour développer les compétences de vos gestionnaires. Afin de faciliter sa mise à jour et pour le rendre consultable n’importe où, une version en ligne est une excellente option!

Bien qu’il soit destiné initialement aux gestionnaires, ce manuel aura des retombées positives pour plusieurs membres de votre organisation comme les RH, vos employés ou encore les différents départements connexes.

Toute l’équipe pourra sauver du temps, et ça, ça goûte bon! Le contenu à inclure dans le manuel gagne à être réfléchi en équipe, parce que la personnalisation de l’expérience employé a toujours bien meilleur goût!

Article rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, M.Sc, CRHA

Besoin d’aide pour créer un manuel virtuel des gestionnaires?

Prenez rendez-vous avec nous dès maintenant!

L’article Pourquoi créer un manuel des gestionnaires virtuel? est apparu en premier sur Kolegz.