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Quelques mois se sont écoulés depuis que le gouvernement a déclaré la crise sanitaire COVID-19. Plusieurs employés ont dû s’adapter en quittant leur bureau pour passer en mode télétravail. Ils passent plus de temps en réunion à distance, se voient moins souvent, alors l’entreprise doit redoubler d’efforts pour maintenir une culture d’entreprise inspirante, propice au développement du sentiment d’appartenance de ses collaborateurs.

Comment animer une réunion à distance dans la bonne humeur, tout en gardant vos interlocuteurs attentifs? Quels outils technologiques utiliser pour donner l’impression que tous vos collègues se retrouvent dans la même pièce? Quels moyens mettre en place pour favoriser une cohésion similaire à celle que vous aviez en présentiel?

Sachant que le télétravail sera omniprésent en 2021 (et après!), voici cinq conseils avec des suggestions technologiques pour vous aider à vous rapprocher de vos collègues lors d’une réunion, quel que soit la distance qui vous sépare!

1. Préparez-vous avant la réunion à distance

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La préparation avant une réunion est cruciale afin de maîtriser la discussion sans sortir de son contexte. Certains employés ont besoin d’un temps d’analyse pour réfléchir aux suggestions qu’ils vont proposer durant la rencontre. D’autres préfèrent improviser au moment de la réunion. Quoi qu’il en soit, ces éléments de préparation feront en sorte que les collaborateurs arriveront mieux préparés et la réunion sera plus efficace :

  • Objectif de la réunion : Déterminez le but ultime : pourquoi tenez-vous à faire cette rencontre? Quelle problématique tentez-vous de résoudre?
  • Ordre du jour : Quels seront les thèmes abordés, à quel moment, durant combien de temps? En connaissant le temps alloué par sujet, vous leur accorderez une importance égale plutôt que d’écourter les derniers points à discuter.
  • Résultat : À la fin de la rencontre, quel doit être l’extrant? Écrivez-le à l’avance pour être certain de ne pas terminer la réunion sans l’avoir obtenu.
  • Participants : Assurez-vous d’inclure uniquement les employés qui doivent être présents. Un trop grand nombre de participants peut nuire au bon déroulement de la séance. Vos objectifs de rencontre ainsi que les résultats attendus seront vos piliers pour déterminer les parties prenantes de la réunion à distance.

Saviez-vous qu’il existe une différence entre une réunion décisionnelle et une réunion informationnelle?

La réunion décisionnelle a lieu en premier et les parties prenantes sont en nombre restreint. Seuls les gens pouvant prendre les décisions ou apporter des éléments de compréhension sont invités. Lors d’une réunion informationnelle, il y a un plus grand nombre d’invités et le canal de communication varie. En effet, un courriel, une affiche ou d’autres moyens peuvent être utilisés pour informer les gens concernés par l’extrant de la première rencontre.

Recommandation techno

Le logiciel québécois Beenote permet d’organiser, de tenir et d’assurer le suivi des réunions à distance. Il se connecte à votre calendrier Gmail ou Outlook. Il permet de personnaliser l’ordre du jour, d’y ajouter des documents, d’envoyer des rappels automatisés et bien plus encore.

2. Adaptez le type de réunion en fonction du nombre de participants

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Si vous souhaitez que tous vos employés participent activement à la réunion, prévoyez 8 à 10 participants maximum. Si vous avez un groupe de taille moyenne comme 15 à 20 participants, vous pouvez créer des salles virtuelles pour former des sous-groupes d’environ 4 à 5 personnes, puis revenir en grand groupe pour présenter le fruit de vos micro-rencontres. Plus le groupe est grand, plus les employés risquent d’être gênés de partager leur opinion devant les autres participants.

Si vous avez un très grand groupe (50 personnes et plus), prévoyez des interactions écrites comme les sondages, les questions/réponses, les commentaires dans le clavardage, etc. Surtout, éteignez les caméras et micros des participants, sauf au moment où ils interviennent.

Recommandation techno

Pour maximiser les rencontres en sous-groupes, des applications telles que Gather Town ont vu le jour. Ce logiciel permet aux collègues de se voir et de se promener dans un bureau virtuel, un peu comme dans un jeu vidéo. Lorsque votre avatar est proche de ceux de vos collègues, vous pouvez les voir s’ils ont une caméra allumée. Ainsi, lorsque vous souhaitez changer de discussion, vous n’avez qu’à déplacer votre avatar vers un autre groupe!

3. Déterminez la durée de votre réunion

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Prévoyez la durée de votre réunion à distance et avisez vos employés à l’avance! Vous pouvez utiliser une minuterie cachée ou l’afficher à tous pour avoir une idée du temps restant. Notre cerveau a une capacité de concentration limitée, elle est estimée entre 10 à 20 minutes.

Il est donc préférable d’établir des réunions de de 30 à 60 minutes et de faire une pause lors de la vingtième minute afin de maintenir la concentration. Ces pauses peuvent être réalisées en effectuant des sondages ou en posant des questions à l’audience par exemple.

La discussion peut parfois prendre une tangente que vous n’aviez pas envisagé, mais qui est très pertinente. Afin de revenir au sujet initial tout en valorisant la discussion, proposez aux participants d’utiliser le « stationnement des idées » (The Idea Parking Lot).

Concrètement, prenez en note l’idée intéressante qui s’écartait du sujet principal ainsi que le nom de la personne qui l’a mentionné et dites à l’équipe que vous prendrez du temps pour tenir une rencontre spécialement à ce propos. Expliquez également que par souci d’efficacité pour tous les participants, il est préférable de revenir au sujet initial.

Recommandation techno

Online-Timer.Net est une page web extrêmement simple qui peut faire office de minuterie. Vous pouvez même ajouter une sonnerie lorsque la minuterie est terminée pour faire sourire vos employés.

4. Passez de la position assise à debout durant votre réunion à distance

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La position debout encourage une attitude active & dynamique, puis elle stimule l’attention. Vous pouvez débuter votre réunion en étant assis et lorsque l’attention des participants diminue… levez-vous! Faites attention à l’éclairage d’appoint pour qu’il soit réglé aux deux hauteurs différentes. Pensez également à votre arrière-plan qui risque d’apparaître différemment, surtout si votre chaise est basse ou que vous êtes de grande taille.

Recommandation techno

Ce n’est pas un logiciel, mais saviez-vous qu’il existe des « Stand-up Desk Converter »? Voici le modèle que nous avons acheté chez Kolegz. Il s’agit d’un plateau qui monte et descend, qu’on peut mettre directement sur notre bureau, sans avoir à payer un vrai stand-up desk. Certains sont portatifs, ce qui est très utile si vous souhaitez passer du salon à la cuisine.

5. Utilisez des post-it… virtuels!

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Lorsque vous faisiez des réunions en personne, vous utilisiez probablement un tableau blanc ou encore des post-it à coller au mur pour stimuler les tempêtes d’idées. En plus d’être bénéfique pour l’environnement, les post-it virtuels se déplacent facilement par plusieurs collaborateurs qui n’ont pas besoin d’être dans la même pièce.

Recommandation techno

Le logiciel Miro vous surprendra avec ces post-it virtuels et tableaux dynamiques (variété de couleurs, icônes, champ de texte, etc.)! Une fois la rencontre terminée, tous les tableaux sont convertis en fichier PDF. Pour l’avoir testé récemment, nous avions l’impression de déposer des post-it sur un vrai mur. L’expérience est assez similaire et rappelle la nostalgie des rencontres en personne.

Selon le niveau d’aisance de vos équipes, il vous est possible de laisser l’accès à chaque participant pour qu’il crée ses propres post-it. C’est beaucoup plus interactif, mais peut rapidement submerger les non-initiés. Assurez-vous d’abord de les former adéquatement!

Conseil bonus

Envoyez des colis par la poste à vos employés pour leur rappeler que vous pensez à eux. Des cadeaux à l’effigie de l’entreprise ou encore des cadeaux faits par des marchands locaux leur feront définitivement plaisir, même s’ils sont à distance.

Finalement, n’oubliez pas que ce n’est pas la distance qui sépare les gens, c’est surtout le silence. Entretenir régulièrement des discussions avec vos employés par le biais de réunions ou d’appels est fondamental. À distance, la fréquence de communication devrait être encore plus grande qu’en personne puisqu’il n’y a pas d’échanges informels à côté de la machine à café.

Maintenant, quel outil technologique allez-vous tester dans votre prochaine réunion?

Rédigé par Marianne Lemay

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