Dans notre pratique, nous entendons régulièrement la question : Quel est le ratio RH par employé? Sous-entendu : combien d’employés faut-il avant de créer un département de ressources humaines?
« 1 pour 100 employés » ou « 1 pour 70 employés » sont autant de chiffres qu’on a pu entendre ou lire par le passé. D’autres préfèreront ne pas se poser la question du ratio et recruter un spécialiste en ressources humaines dès le premier jour…
Finalement, à quel moment créer un département RH? La bonne réponse est : ça dépend!
Ne vous inquiétez pas, l’article ne s’arrête pas ici! On vous explique de QUOI ça dépend exactement.
Et la réponse est simple : elle dépend de VOTRE contexte et des responsabilités de la personne qui occupera le poste.
Alors, comment savoir si vous êtes prêt à créer un département de ressources humaines? D’abord, il s’agit de comprendre les différents types de rôles RH qui existent, puis de vous poser quelques questions pour comprendre l’utilité et l’urgence de votre besoin. Nous vous en fournissons quelques exemples pour chacun des rôles.
Comprendre les différents types de rôles attribués aux ressources humaines
Stratégies en gestion des ressources humaines
Ce rôle est très stratégique, comme le nom l’indique. Ceux qui l’occupent font généralement partie du comité de direction et aident l’entreprise à prendre des décisions stratégiques en anticipant les risques auprès des employés. Ils réalisent des plans stratégiques et sont plus proactifs que réactifs. Ils peuvent vous aider à créer de nouveaux départements, ou encore à planifier le nombre d’embauches nécessaires en fonction de vos objectifs d’affaires.
Questions
- Avez-vous un plan de fidélisation et d’attraction des employés pour cette année ainsi que des prévisions d’embauche pour les années subséquentes?
- Prenez-vous des décisions d’affaires en tenant compte de l’impact qu’elles auront sur les employés?
- Comment savez-vous s’il est plutôt temps de recruter ou de revoir vos processus internes avec les employés déjà en place?
Marque employeur / marketing RH
Les professionnels qui occupent cette fonction peuvent détenir de l’expérience en recrutement, marketing ou communication. Leur objectif est de faire rayonner votre entreprise auprès des employés et des candidats afin d’augmenter votre notoriété et votre crédibilité. Ils peuvent vous abonner à des concours , créer des campagnes de recrutement, bonifier vos affichages de poste, gérer vos médias sociaux, etc.
Questions
- Les candidats ont-ils déjà entendu le nom de votre entreprise? Ont-ils eu des échos positifs et/ou négatifs?
- Connaissez-vous vos compétiteurs en matière de recrutement? Où s’en vont vos employés après leur passage chez vous?
- Vos médias sociaux, votre page carrière et vos affichages de poste sont-ils alléchants pour vos candidats?
- Quelles sources de recrutement vous rapportent le plus d’embauches? Combien investissez-vous dans chacune d’entre elles?
Développement organisationnel
Le spécialiste en D.O. crée différents programmes qui visent à développer les employés, à partir de leur arrivée jusqu’à leur départ : accueil et intégration, équité, diversité, inclusion rémunération, formation, évaluation du rendement, coaching des gestionnaires, reconnaissance, gestion des départs, etc.
Questions
- Vos processus internes sont-ils clairement définis? Vos employés les comprennent-ils? Faites-vous des rappels de l’existence de ces processus au courant de l’année? Les révisez-vous?
- Laissez-vous une bonne impression à vos nouveaux employés et à ceux qui quittent? Les gestionnaires gagnent-ils rapidement la confiance des nouveaux employés?
- La rémunération est-elle équitable? Vos employés sont-ils formés adéquatement dans leur domaine?
- Avec quels critères évaluez-vous la performance de vos employés? À quelle fréquence?
- Faites-vous régulièrement des activités pour mobiliser vos équipes?
Recrutement
L’objectif de cet expert est de recruter de nouveaux employés par la création d’affichages de poste, de diffusion sur diverses plateformes, d’analyse des CV, de rencontre des candidats, de gestion des offres d’emploi, etc. Certains vont même jusqu’à gérer l’accueil et l’intégration des nouvelles recrues.
Questions
- Recevez-vous assez de candidatures lorsque vous affichez un poste? Sont-elles qualifiées?
- La ou les personnes qui mènent les entrevues ont-elles fait de bons choix jusqu’à présent? Quels ont été les critères pour recruter vos candidats?
- Quelles sont les sources de recrutement que vous avez testées autres que l’affichage de poste et la chasse de têtes?
- Prenez-vous le temps de répondre négativement aux candidats que vous avez rejetés?
Santé et sécurité au travail
Ce rôle sert à veiller sur la sécurité des employés dans leur milieu de travail. Les personnes expertes dans ce domaine s’assurent que les employés ont tous les outils nécessaires pour ne pas se blesser, tant physiquement que psychologiquement. Elles connaissent les normes à respecter et s’assurent que votre compagnie y est conforme.
Questions
- Vos espaces de travail sont-ils sécuritaires pour les employés?
- Les chaises et bureaux sont-ils ergonomiques?
- Avez-vous des mesures en place si des enjeux de santé mentale surviennent auprès de l’un de vos employés? Saurez-vous à qui le référer?
Légal
Le spécialiste légal en ressources humaines connait la Loi sur les normes du travail ainsi que la Charte des droits et libertés de la personne et a toutes les ressources nécessaires pour assurer la légalité de vos processus. Gérer des sujets tels que les primes de quittance en cas de départ, le respect de gradation des sanctions ou les normes en matière de vacances et de pauses fait partie de son expertise.
Questions
- Si un employé quitte, savez-vous quel montant lui remettre?
- Si un employé menace de vous poursuivre, connaissez-vous les mesures à prendre?
- Savez-vous comment procéder pour congédier un employé et rester conforme aux yeux de la loi?
- Vos contrats de travail ont-ils été validés par un professionnel?
Administration et paie
Le technicien en ressources humaines occupe un rôle administratif dans l’entreprise : gestion des dossiers d’assurance collective, réponses aux demandes des employés, création de contrats, mise à jour des logiciels RH, etc. Certains vont aussi gérer le cycle complet de la paie.
Questions
- Qui gère les vacances des employés? Où gardez-vous cette information?
- Qui répond aux demandes des employés sur leurs avantages sociaux?
- Avez-vous déjà eu des soucis avec la paie? Combien de temps investissez-vous dans cette tâche?
Technologie
Ce rôle est plus récent. Il vise à connaître les différentes technologies qui peuvent vous aider à devenir techno productif, c’est-à-dire à rendre vos employés plus efficaces grâce à la technologie. Dans ses tâches, il peut assurer la gestion de votre SIRH (logiciel RH), de l’ATS (logiciel de gestion des candidats) ou de l’outil de sondage d’engagement (ex : Amélio). Il peut aussi améliorer votre page carrière ou votre site web grâce à ses connaissances informatiques.
Questions
- Comment gardez-vous les dossiers des employés à jour? Avez-vous un logiciel RH?
- Comment pouvez-vous consulter l’historique de vos candidats passés? Comment avez-vous automatisé votre processus de recrutement?
- Avez-vous des données en temps réel sur vos employés? Que faites-vous des résultats de vos sondages d’engagement?
En conclusion
Afin de savoir si vous êtes prêt à créer un département de ressources humaines, listez toutes les responsabilités et tâches reliées à la gestion des employés. Qui s’en occupe? Combien d’heures y sont dédiées chaque mois? Quels autres projets pourraient prendre forme si ces personnes étaient libérées de ces tâches RH?
Surtout, soyez conscient qu’il est très difficile de trouver une seule personne compétente dans tous les domaines RH présentés dans cet article.
Si vous souhaitez créer un département des ressources humaines, votre premier employé pourrait être une personne généraliste et polyvalente. Pour les compétences manquantes, vous pouvez toujours faire affaire avec un consultant qui travaillera de pair avec votre employé, afin de lui offrir du coaching dans les domaines qui lui sont moins familiers.
Finalement, même si les professionnels en ressources humaines ne font pas d’heures facturables pour vos clients, rappelez-vous qu’ils s’assurent de recruter, mobiliser et fidéliser ceux qui le font. Et ça, chez Kolegz, on le clame haut et fort : ça vaut de l’or!
Rédigé par Marianne Lemay, Présidente de Kolegz
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