L’arrivée du mois de septembre sonne officiellement l’arrivée de l’automne et le retour à la routine quotidienne. Sur le plan personnel, cette période de la rentrée est souvent bien chargée pour plusieurs RH : changement de groupe à la garderie, entrée à l’école, période des déménagements, retour des vacances, fin des longues journées chaudes… En plus de tout ça, sur le plan professionnel, le recrutement est relancé de plus belle, les candidats sont à l’écoute et prêts à bouger, les gestionnaires veulent agrandir leur équipe rapidement et la direction partage souvent des objectifs à atteindre d’ici la fin de l’année!
Cette effervescence peut entraîner avec une charge mentale élevée. Alors pour vous aider, Kolegz vous propose des astuces afin de vous permettre d’organiser votre temps et vivre une rentrée plus zen! Parce qu’être organisé, c’est reprendre le contrôle de sa journée et que ce pouvoir d’agir aide à se sentir mobilisé!
Si vous êtes déjà une personne organisée, n’hésitez pas à partager cet article à vos gestionnaires ou collègues qui auraient besoin d’être plus structurés.
1. Avoir une liste de tâches à faire, estimer et prioriser pour organiser son temps efficacement
Commencez par dresser la liste de tout ce que vous avez à faire dans un outil. Il en existe plusieurs pouvant faire des listes efficaces, tels que : Trello, Todoist, Asana, Notion, etc. L’idée est de tout avoir au même endroit, afin de vous permettre d’établir un plan de match et d’accomplir l’ensemble de vos tâches.
Ensuite, estimez le temps nécessaire pour l’accomplissement de chacune. Il se peut que vous ayez besoin d’aller dans le détail en spécifiant les sous-étapes. Cela vous donnera une vision plus précise pour ensuite établir l’ordre de vos priorités. Par exemple, pour présenter un projet de semaine de 4 jours à la direction, il se peut que vous ayez d’abord à :
- Faire des recherches sur le sujet : 3 heures
- Préparer et “pitcher” le sommaire des recherches à la direction : 2 heures
- Bâtir un projet pilote de politique : 5 heures
- Mettre sur pied l’équipe test pour faire vivre le projet pilote : 3 heures
Pour bien gérer son temps, la clé, c’est la priorisation!
Prioriser ses tâches, c’est s’engager envers soi-même et ses collaborateurs sur ce que l’on peut ou ne peut pas faire. Si l’on reprend l’exemple précédent, le fait d’avoir divisé les tâches permet de voir lesquelles seront priorisées par rapport aux autres. Ainsi, vous prendrez action concrètement sur ce qui peut être mis en cuisson rapidement. Il s’agit d’une technique très concrète pour faire avancer vos projets plus rapidement, un ingrédient à la fois!
Une façon de prioriser vos tâches serait de les catégoriser selon l’échéancier suivant : cette semaine, semaine suivante, prochain mois, plus tard. La catégorie des projets à mener plus tard est souvent appelée « Ice Box » en agilité, elle permet de noter vos idées de génie pour y revenir lorsque le temps sera opportun. En revanche, attention de ne pas faire « geler » vos idées trop longtemps!
Si on suit cette méthode de priorisation, l’étape de la recherche pourrait être faite la semaine prochaine, alors que celle du “pitch” de présentation à la direction pourrait être le mois prochain. Découper les étapes en petites bouchées vous offre un sentiment d’accomplissement et vous permet d’accomplir des projets de longue haleine sans vous essouffler.
2. Se donner des objectifs pour le lendemain et pour la semaine
Une fois que vous avez un visuel sur tout ce que vous avez à faire, vous êtes rendus à l’étape de vous donner des objectifs hebdomadaires et quotidiens. Il est important de statuer sur vos priorités, afin de conserver un rythme de travail sain. Plus vous travaillez, plus vous avez du travail. Afin de vous aider à prioriser, posez-vous les questions suivantes :
- « Demain, qu’aurais-je besoin d’accomplir pour me sentir satisfaite à la fin de la journée?
- Qu’aimerais-je avoir complété d’ici la fin de la semaine?
- Quelles sont les tâches que je repousse depuis quelque temps et que j’aimerais enfin terminer? »
De cette façon, vous choisirez ce que vous souhaitez accomplir dès le lendemain.
Une bonne pratique d’organisation est de préparer sa journée du lendemain la veille et de prévoir un moment le vendredi pour organiser ses tâches de la semaine suivante.
Généralement, le vendredi est une journée un peu plus tranquille, profitez-en pour planifier la semaine suivante. Vous débuterez le week-end la tête tranquille et reviendrez reposé le lundi matin, prêt à attaquer une nouvelle semaine!
3. Répartir son temps en bloc d’heures
Sachant ce sur quoi vous travaillez dans les prochains jours, vient maintenant le temps de planifier des plages horaires pour accomplir ces tâches quotidiennes. Ici, on vous propose de réserver des blocs d’heures dans votre agenda, afin d’avancer sur vos projets. Ces blocs d’heures peuvent donc être récurrents d’une semaine à l’autre, mais la tâche ou le projet sur lequel vous travaillerez variera.
Par exemple, vous pourriez avoir comme bloc récurrent nommé : « Présence sur le terrain » le mardi de 14h à 16h pour faire une présence auprès de vos employés pour aller les voir, leur parler, répondre aux questions, tant en présentiel qu’en virtuel.
Ensuite, vous pourriez avoir un bloc récurrent le mercredi matin, de 9h à midi nommé : « Avancement des projets stratégiques ». Ce bloc serait lié aux projets stratégiques que les RH n’ont bien souvent pas le temps de faire, mais qui sont oh combien pertinents!
Finalement, vous pourriez aussi avoir un bloc nommé : « Suivi avec la direction » le jeudi de 10h à 11h afin de faire un point sur vos projets et pouvoir ensuite communiquer l’essentiel aux gestionnaires.
Ces plages horaires personnalisées et de durées variées vous aideront à maintenir une routine productive et organisée. Le défi sera de ne pas planifier de rencontres durant ces moments. Il est tout à fait envisageable de dire à la direction et aux employés que vous êtes occupé à des moments précis. Plusieurs professionnels en ressources humaines aiment venir en aide dès qu’un besoin se fait ressentir.
Cependant, tout n’est pas une urgence! Exactement comme les consignes de sécurité en avion, il faut apprendre à mettre son masque à oxygène en premier. La disponibilité immédiate en tout temps n’est pas toujours obligatoire.
Respectez les plages horaires que vous avez réservées pour vos projets, quitte à en avoir moins durant la semaine. Il est très facile de débuter une initiative, le plus grand défi est de la mener à terme. En étant bien organisé, vous pouvez y arriver!
4. Éliminer les distractions à la source
Saviez-vous que des études ont démontré qu’on met plus de 20 minutes pour retrouver une concentration optimale après avoir été dérangé?
Pour limiter les interruptions, voici quelques conseils pratiques :
- Conserver un bureau propre et exempt de fouillis puisque l’environnement physique impacte la prise de décision et le niveau de stress
- Informer vos collaborateurs de vos périodes de concentration, afin de résoudre leurs bloquants en amont
- Fermer temporairement les applications non nécessaires sur votre ordinateur
- Mettre votre téléphone sur le mode silencieux
- Poser votre téléphone à l’envers sur la table
- Limiter les alertes de messagerie instantanée en activant le mode « ne pas déranger » pendant une certaine période de temps
- Écouter une musique d’ambiance avec vos écouteurs pour entrer dans votre bulle.
Les écouteurs avec un mode « annulation du bruit » peuvent faire toute une différence, surtout si vous travaillez dans un environnement bruyant.
5. Concentrez-vous sur une seule chose à la fois
Saviez-vous que vous pouvez être une source de distraction pour vous-même? Eh oui, bien que valorisé, il a été prouvé que le multitâche, qui consiste à butiner d’une tâche à l’autre, est inefficace! Il est faux de penser qu’on travaille plus vite en faisant plusieurs tâches à la fois.
Le multitâche est un mirage!
Votre capacité d’attention est fractionnée et non pas doublée! En effet, il a été démontré qu’une tâche réalisée sans interruption prend moins de temps et d’énergie que si elle est effectuée en plusieurs fois.
Ainsi, pour être plus productif, organisez votre horaire de façon à vous concentrer sur une seule chose à la fois!
6. Manger sa grenouille le matin
Avez-vous déjà entendu cette expression loufoque? Attribuée à Mark Twain, elle provient de la pensée que si vous mangez une grenouille vivante à la première heure le matin, rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée!
Étant plus adepte de desserts que de cuisses de grenouille, Kolegz vous propose de commencer par les tâches qui vous tentent le moins au moment où vous êtes le plus réveillé et de faire les tâches les plus agréables lorsque vous avez moins d’énergie. L’humain a tendance à réaliser en premier une tâche qui lui plait, mais ce n’est pas efficace, car la tâche n’est pas forcément prioritaire.
Par exemple, si analyser les données de votre rapport de mobilisation hebdomadaire vous énergise, faites-le après le lunch quand vous aurez une petite baisse d’énergie. À l’inverse, si cela draine votre énergie, planifiez cette tâche le matin quand vous êtes bien réveillé.
7. Apprendre à dire non
Organiser son temps est aussi relié à la capacité de dire non. Dire non à quelque chose, c’est dire oui à une autre qui est peut-être plus importante. Avoir le courage de dire non est une libération. C’est une expérience difficile (pendant 5 minutes), mais par la suite, elle est libératrice. Il s’agit de faire confiance à l’autre dans sa capacité à recevoir votre non. Dire non, assoit votre professionnalisme. C’est une marque de respect envers vous-mêmes et vos collaborateurs, en plus d’être un gage de qualité de votre travail, puisque vous vous concentrez sur les tâches importantes au moment opportun!
Les employés vous respecteront davantage si vous savez dire non, au lieu de dire oui à tout sans tenir vos promesses! Autre astuce, vous pouvez aussi communiquer des dates butoirs à l’employé sur quand vous lui répondrez et mettez ce suivi à votre agenda.
8. Organiser et gérer proactivement ses courriels
Selon une étude, une personne consacre en moyenne 13 heures par semaine, donc 28 % de sa semaine de travail, à lire, à supprimer, à trier et à envoyer des courriels! Vous avez donc tout intérêt à développer des trucs pour avoir une gestion efficace de votre boîte courriel.
- Astuce A: Fixez 3 ou 4 plages horaires précises dans votre journée pour gérer vos courriels au lieu d’ouvrir votre boîte à chaque fois qu’un courriel entre. Par exemple : 15 minutes à l’arrivée, 15 minutes au retour du lunch et 30 minutes avant de lister vos priorités du lendemain. Adaptez ces périodes en fonction de votre contexte.
- Astuce B : Fermez l’application complètement ou désactivez les alertes lorsque vous avez besoin d’une période de concentration.
- Astuce C : Organisez vos courriels afin de mieux voir ce qui mérite votre attention. Vous pouvez commencer dès aujourd’hui en vous créant un dossier “Archives”, puis en y glissant tous les courriels reçus il y a plus d’un mois. Ils seront toujours disponibles dans ce dossier si vous avez besoin de vous y référer dans le futur.
- Astuce D: Créez des dossiers pour catégoriser vos courriels. Par exemple, « urgent », « à lire dans la semaine », « bon à savoir », « à classer », etc. Assurez-vous de limiter le nombre de catégories afin de faciliter le classement et de vraiment les utiliser.
- Astuce E : Supprimez les courriels inutiles. N’en laissez pas de « non lu » et, de grâce, désabonnez-vous de ce que vous ne lisez jamais. Oui, je parle de ces infolettres actives depuis 2010, mais que vous ne lisez pas! Nécessairement, on vous encourage à rester abonné à notre Texto Blogue qui envoie des articles comme celui-ci deux fois par mois!
Conclusion
Organiser son temps, c’est possible et accessible à tous! Cela prend une bonne dose de discipline et de rigueur, jumelé à une tonne d’astuces pratico-pratiques comme celles énoncées ci-dessus. C’est un travail de tous les instants. Il faut y mettre du cœur et persévérer. La clé est de développer votre propre méthode à partir d’astuces qui ont fait leurs preuves!
Article rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M.Sc.
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