Qui dit début d’année, dit heure de bilan! Chez Kolegz, on s’est à nouveau amusées à faire la rétrospective de nos kolabz créatifs vu l’engouement que nous avons créé l’an dernier. Ces rencontres mensuelles d’une heure (100% gratuites) servent à co-créer avec d’autres professionnels RH et gestionnaires comme vous afin de faire ressortir les meilleures idées créatives en lien avec certaines thématiques reliées à l’expérience employé et candidat. Voici donc en rafale, un résumé de quelques idées ressorties pendant la portion des sous-groupes de ces ateliers. On vous confirme que la formule revient en 2024!
Curieux d’aller directement vers le bilan d’une thématique précise d’un kolabz créatif?
- Les évaluations de rendement qui ont de l’impact
- Comment répondre aux attentes de toutes les générations en entreprise?
- Vendre ce qui rend l’entreprise unique
- Comment personnaliser l’expérience employé?
- Comment préparer tes vacances en tant que RH ou gestionnaire?
- Se démarquer dans ton accueil et intégration
- Les façons originales de reconnaître tes employés
- Tendances en RH en 2023 : les IN et les OUT
- Les enjeux de communication interne en entreprise
- Comment parler de sa marque employeur sur le web
- Transformer les départs d’employés en opportunité
Les évaluations de rendement qui ont de l’impact
Pourquoi mener des évaluations de rendement qui ont de l’impact?
Différentes raisons motivent la tenue d’évaluation de rendement chez nos participants. Selon eux :
- Le souhait qu’elles aient un réel impact sur la mobilisation
- L’importance de la vraie connexion, de la transmission de certains messages de façon plus personnelle, de mieux connaître les forces et les besoins de chacun, les suggestions, opinions et solutions de tout le monde.
- Afin que les employés se sentent reconnus et impliqués
- Pour aider les employés à se développer professionnellement
Quels sujets aborder lors de l’évaluation?
Voici en rafale des sujets proposés, sans ordonnancement :
- Comment ça va? (s’intéresser à la personne)
- Comment se passe le quotidien?
- Parlons de tes derniers bons coups
- Objectifs de développement personnel/professionnel (basé sur motivation intrinsèque)
- Feedback avec des exemples et des faits
- Évaluation selon les valeurs de l’entreprise
- Axé sur les forces
- Développement des compétences (acquis et souhaité)
- Aspirations professionnelles
- Satisfaction dans le poste
- Rémunération
- Besoin de support de la part du gestionnaire
- Besoin de formation, outils
Comment répondre aux attentes de toutes les générations en entreprise?
L’exercice de ce kolabz créatif était de lister des idées créatives de mobilisation et d’indiquer BB, X, Y, Z selon les générations à qui serait adaptée l’idée. À noter que les études sur les générations peuvent utiliser des années différentes. Voici ce que nous considérons comme années significatives pour le début et la fin des générations :
- Baby-Boomers (BB) : 1946 à 1964
- Génération X : 1965 et 1980
- Génération Y : 1981 – 1994
- Génération Z : 1995 – 2010
- MG : adaptées à toutes les générations
Quelques idées énoncées et classées par les participants :
- Bonus à la signature (MG)
- Évolution de carrière latérale (Y, Z)
- Sondage à tous les employés (tous les 3 mois) pour assurer une communication et mobilisation continue et avoir leurs idées et commentaires (Y, Z)
- Compte santé et bien-être pour permettre aux employés de personnaliser leurs dépenses (MG)
- Assurances complètes et compétitives (MG, mais surtout générations X, Y, BB)
- Offre de télétravail hybride (MG)
- Télétravail à l’international – 2 semaines/an ou plus (Y, Z)
- Présentiel 1 jour par semaine au bureau
- Faciliter la conciliation des horaires pour les jeunes parents et pour les personnes qui s’occupent de leurs parents : horaire comprimé, temps partiel, horaire flexible au début et à la fin de la journée – (X, Y)
- 1 vendredi après-midi sur 2 en congé (pour assurer un roulement), reprend les heures dans la semaine – tout l’année (MG)
- Comité Santé bien-être – (MG)
- Activités sociales sur l’heure du lunch – (BB, X)
- Activités en dehors du travail (MG)
- Activités teambuilding : Soirée jeux de société (Y, Z), Go Kart (Z), Activité de mixologie (Z), Soirée game de hockey (MG), Souper cabane à sucre (MG), Soirée bowling (MG)
- Sucreries au bureau (MG)
- Dîner repas-partage sur l’heure du diner (MG)
- Rallye pédestre (Y, Z)
- Activité plein air (pêche sur la glace) (Y, BB)
- Tournoi sportif (Z, Y)
- Jeu d’évasion (Z)
- Activités à but environnemental ou social (Y, Z)
- Concours costumes d’Halloween (Y, Z)
- Atelier de cuisine (Y, Z)
- Séminaires d’entreprise (MG)
- Journées de congé personnelles (MG)
- Possibilités de vacances anticipées (Y, Z)
- 5 jours congés mobiles payables à la fin de l’année si non pris
- Programme de mentorat (BB)
- Faire des 1-on-1 employé/gestionnaire (MG)
- Pratiquer la reconnaissance au quotidien (MG)
- Plan d’augmentation tous les 6 mois pendant 2 ans
- Processus A&I: interactions avec d’autres départements (MG)
- Barista au bureau (MG)
- Échange de cadeaux (MG)
- Service personnalisé pour le soutien psychologique (MG)
- Programme de reconnaissance : 1-5-10ans, etc (MG)
- Programme de reconnaissance verbal et monétaire (MG)
- Offrir les formations continues (MG)
- Programme spécialisé pour les proches aidants (X)
- Rabais forfaitaire traiteur (MG)
- Programme de développement des compétences (X, Y)
- Réaménagement des espaces de travail (MG)
- Programme de télémédecine (Y)
- Entente corporative pour obtenir des rabais (MG)
Vendre ce qui rend l’entreprise unique
Les différents moments où il est pertinent de vendre vos éléments distinctifs sont : dans les affichages de poste, lors des entrevues, sur votre page carrière, lors de l’accueil et intégration et plus encore! Notons que tous ces éléments peuvent être également relayé sur vos médias sociaux!
Parmi les réponses les plus créatives de nos participants sur ce qui rend les entreprises uniques, on retrouve :
- Une employée pour qui sa maison est passée au feu s’est fait offrir 1 semaine de vacances payée sur le coup + 500$ de vêtements corporatifs pour la dépanner
- Les ligues sportives
- BBQ tous les vendredis
- Journée carrière dédiée à l’interne (propager le dialogue carrière)
- Entrevue de départ : poser la question « de quoi vas-tu le plus t’ennuyer? »
Comment personnaliser l’expérience employé de façon créative?
Parmi les réponses les plus créatives pour personnaliser l’expérience employé de ce kolabz créatif, on retrouve :
- L’employé peut choisir 2 jours par année à aller voir 2 autres départements durant une journée chacun
- Questionner l’employé sur l’équipement supplémentaire qu’il souhaiterait avoir pour être productif
- Comité « connexion » qui organise des activités
- Sondage hebdomadaire sur la charge de travail
- Temps de récupération payé sur les heures de travail
- Célébrer les mauvais coups pour réduire la culture de performance
- Créer des activités où les employés partagent leur passion
- Semaine de 4 jours – 35 heures, payé 37,5h
- 1 jeudi sur 2 les gestionnaires font des crêpes
- Budget pour un cadeau d’anniversaire de naissance (50-100$)
- Offrir des choix de cadeaux à nos employés : du matériel, des cartes cadeaux ou du temps de congé
Comment préparer tes vacances en tant que RH ou gestionnaire?
Parmi les réponses les plus créatives sur comment préparer ses vacances, on retrouve :
- Prendre la décision si je réponds, je traite le dossier ou si je le délègue
- Bien préparer mon retour avec des blocs de temps sans réunion
- Se donner le droit de prendre du temps à notre retour pour répondre aux courriels
- Gérer les attentes : délai de réponse inscrit au courriel d’absence
- Télétravail la 1ère journée de retour de vacances
- Se trouver un remplaçant dans l’équipe et lui donner les accès informatiques requis
- Définir les urgences pour les contacts directs
- Gérer les attentes des gestionnaires par rapport aux restant de l’équipe
- Message automatisé à l’interne avec plus de détails sur les personnes à contacter
Se démarquer dans son accueil et intégration
Voici quelques-unes des réponses sur les moyens de se démarquer lors de l’accueil et l’intégration :
- Envoyer un courriel de félicitations des membres de l’équipe suite à la confirmation d’embauche : “on a hâte de te voir!”
- Envoi d’une carte de bienvenue par la poste avec signature et mot de tous les membres de l’équipe
- Appel téléphonique pour donner toutes les informations concernant le premier jour
- Inclure des rencontres de suivi « discussions plaisantes » avec les nouveaux collègues
- Offrir un kit de sensibilisation aux réseaux sociaux et à la sécurité informatique
- Personnaliser l’écran d’accueil
- Payer le transport pour éviter le stress du stationnement lors de la première journée
- Laisser la recrue choisir le restaurant pour son lunch de bienvenue
- Ajouter le nouvel employé sur LinkedIn (gestionnaire et membres de l’équipe) et lui envoyer un message par ce biais
- Présenter le nouvel employé au reste de l’équipe via ses réponses à un questionnaire drôle créé en amont
- Imager l’intégration avec une image de casse-tête
- Avoir un buddy technique et une marraine culture
- Avoir une page dédiée au onboarding sur l’Intranet (culture d’entreprise)
- Liste de multiples questions pour favoriser les échanges entre collègues : chaque collègue devait aller poser une question à la nouvelle recrue pour apprendre à la connaître et aller à sa rencontre. Partage des réponses dans Trello pour une visibilité par tous
- Inviter la recrue à des événements de l’entreprise avant le premier jour de travail
- Contexte de nouveaux employés immigrés :
- Sensibiliser les employés (recrues et actuels!) à ce que les migrants peuvent vivre
- Aller les chercher à l’aéroport à leur arrivée
- Accompagnement pour trouver un appartement locatif
- Liste de ressources culturelles de la région
- Lien direct avec une personne ressource
Les façons originales de reconnaître tes employés
Parmi les réponses les plus créatives sur les moyens de reconnaître les employés, on retrouve :
- Journées de congé supplémentaire : 1 (5 ans); 2 (10 ans); 3 (15 ans); 4 (20 ans) 5 jours (25 ans et +)
- Bons coups hebdomadaires et mensuels
- Rétroaction des clients sur les téléviseurs de l’entreprise
- Cadeaux pour les enfants à la fin des classes et aux fêtes
- Souligner les années de service par la livraison d’un dessert familial à la maison
- Repas offert selon une thématique choisie par l’employé
- Quand un employé part en congé de maladie, on offre une semaine de traiteur
- Tirage de 5 journées de congé à Noël
- Activité de reconnaissance avec conjoints invités pour les 15 ans, 20 ans et les retraités
- Bourse d’études ou remboursement de frais de scolarité
- Stationnement gratuit pour l’employé de la saison
- Chaîne de reconnaissance entre les pairs
- Jeudi crêpes pour tous
- Montant annuel pour le bien-être
- Tirage de billets de spectacle
- Babillard avec une pile de post-it + concours mensuel parmi les nommés
- Demander aux employés leur talent pour que les employés qui ont leur anniversaire puisse choisir parmi ceux-ci. Par exemple tricoter une paire de pantoufles, dessin, cuisiner, etc
Tendances RH : les IN & OUT en 2023
Dans ce Kolabz créatif, voici quelques initiatives proposées pour bonifier les processus RH afin de mieux correspondre aux tendances actuelles et se démarquer. On retrouve 5 catégories :
| Technologie et outils : | – Offrir un outil virtuel pour créer et consulter le guide des employés (ex. Notion) – Implanter un outil SIRH (logiciel RH) – Créer un sondage pour comprendre quelles initiatives de reconnaissance implanter |
| Expérience candidat & recrutement : | – Répondre de façon personnalisée lorsque les candidats démontrent un intérêt, mais ne sont pas sélectionnés – Créer des offres d’emploi personnalisées qui sont en lien avec la réalité de l’entreprise – La façon d’interpeller les gens en chasse de tête. Bien comprendre le profil et expliquer le « fit » avec le poste proposé – L’importance de communiquer avec notre réseau pour aller chercher des candidats potentiels – Porte ouverte pour le recrutement avec viennoiseries – Revoir la façon de communiquer la marque employeur, les avantages offerts, etc. – Faire une introspection et se renouveler souvent – Faire collaborer les RH avec le département marketing – Stationnement réservé aux entrevues – Boîte personnalisée avant l’arrivée en poste – Journée d’intégration prévue d’avance et sur une plus longue période |
| Accueil & intégration : | – Dîner d’accueil avec l’équipe et les collaborateurs – Présentation à tous les employés pour un nouvel employé – Carte signée par toute l’équipe à envoyer avant l’arrivée du nouvel employé – Mentor attitré et contact tout au long de son accueil et même après – Coaching aux candidats et aux entreprises (Firme de recrutement) – Kit d’arrivée et courriel d’arrivée personnalisé – Présence sur les médias sociaux : Intégration faite par les gestionnaires plutôt que les RH – Révision du processus d’accueil et d’intégration (kit de bienvenue, courriel personnalisé, rencontre de chacun des directeurs de chacun des services etc.) |
| Expérience employé : | – Reconnaissance VS les stratégies. Quand on réussit à avoir des stratégies développées par les employés, on doit le reconnaître. Il faut aussi reconnaître les stratégies qui ne fonctionnent pas pour en discuter et les utiliser comme apprentissage. – Activité de teambuilding – Rencontre d’équipe (daily) à chaque jour – Lancer le défi à chaque département d’organiser une activité à chaque mois au bureau – Start-Stop-Continue (évolution pro/perso) : Courtes rencontres aux 2 semaines avec les Team Lead, mentorat au niveau relationnel et personnel en cohérence avec les valeurs/culture d’entreprise (qui est le fil conducteur aussi pour la prise de décisions d’affaires, les évaluations annuelles, le leadership, etc.) – Analyses psychométriques faites aux employés : connaître les éléments mobilisateurs et comment communiquer avec elle, ajuster son poste ou ses tâches, l’accommoder et pour son bien-être – Plan de développement avec l’employé dès son premier jour – Coupe de la reconnaissance inter équipe – ÉDI : carte du monde, indiquer d’où les personnes viennent – Gala méritas en lien avec les valeurs de l’entreprise (objet significatif) – Fête pour souligner l’implication des employés – Être plus moderne sur la reconnaissance – offrir un éventail de cadeaux au lieu d’un montant d’argent (ajout d’une journée de congé et non seulement des cadeaux, compte flexible d’assurance collective) – Revoir les évaluations annuelles – évaluer en fonction des objectifs et non en fonction des compétences seulement – Manuel d’employé très froid, légal : rendre plus interactif en créant un culture book – équivalent du manuel d’employés, assouplissement des politiques – Cadeaux symboliques pour la reconnaissance au lieu de cadeaux généraux pour tous – Entrevues de fidélisation et d’évolution de carrière |
| Avantages sociaux : | – Politique de covoiturage (remboursement du KM par l’employeur) – Flexibilité des heures de travail, conciliation travail-famille – Fête : reçoit un cadeau de notre choix et carte signée par la direction – Collation santé, toujours quelque chose dans le frigo qu’on peut prendre – Incorporer la notion de tracances pour attirer les candidats – Changement de pneus dans le stationnement – Liste d’épicerie des employés (demande ce que les gens aiment manger, collation, boire, partenariat avec des fermes locales, etc.) et 1 à 2 fois par mois on leur achète (payé en partie par l’employeur et les employés) – Garderie sur place – Argent pour adhésion sportive ou activités sportives moins chères sur place – Budget pour aménager les bureaux en télétravail |
Les enjeux de communication interne en entreprise
Nous avons demandé aux participants de lister les sujets à communiquer aux employés. Voici quelques-unes de leurs réponses :
- Nouveaux projets
- Bons coups
- Bonnes pratiques internes
- Situations particulières (p.ex. congé de maladie)
- Nouvel horaire
- Choix de vacances
- Mises à jour des politiques internes
- Avis d’ouverture de poste à l’interne
- Sondage
- Avis d’embauche et de départ, anniversaire (naissance et ancienneté) : Teams, courriel, babillard
- Planification stratégique annuelle
- Événements à venir
- Nouvelles selon l’actualité
- Changement aux avantages sociaux
- Vacances des collègues
- Informations générales (rénovations du bureau, déneigement)
- Changement organisationnel
Comment parler de sa marque employeur sur le web
Dans ce kolabz créatif, les équipes devaient lister des thématiques de marque employeur à publier sur le web et spécifier le média utilisé pour chaque thématique. Les participants en ressortent trois grandes catégories de médias : le site web (incluant la page carrière), Facebook-LinkedIn & Instagram-TikTok.
| Les thématiques pertinentes pour le site web et/ou la page carrière | – Questions fréquentes – Bons coups des employés – Avantages sociaux, ce qui démarque, autre que salaire – Publications sur les projets en cours – Valeurs de l’organisation – Témoignages d’employés pour mettre en lumière de belles histoires d’employés qui ont grandi et/ou partagent l’expérience de leur intégration – Invitation à un événement (foires d’emploi, conférences, etc.) – Offre d’emploi avec image inspirante du métier – Montrer l’espace de bureau (photos et vidéos) – Explication des étapes du processus de recrutement – Embauches et promotions – Définition des postes : une journée dans la peau d’un opérateur XYZ |
| Les thématiques pertinentes pour LinkedIn et/ou Facebook | – Saviez-vous que (pour faire connaitre l’entreprise) – Annoncer lorsque l’entreprise gagne un prix – Orientation sur la famille, santé financière familiale – Journée de la santé, santé mentale en entreprise, bien-être au travail – Ambassadeurs & collaborateurs vedettes – Bons coups des employés – Photo d’activés internes (par exemple dans un tournois, partie sportive entre compagnies) – Prendre des photos pour l’anniversaire professionnel – Prendre photos gens qui discutent + rattacher à l’une des valeurs (ex : collaboration) – Promotion d’employés – Ambiance de travail (activités, espaces de travail et événements) – Annonce des départs en congé de maternité – Avantages sociaux, ce qui démarque, autre que salaire – Publications sur les projets en cours – Témoignages d’employés – Invitation à un événement (foires d’emploi, conférences, etc.) – Vidéos de présentation des différents départements – Offre d’emploi avec image inspirante du métier – Photos de nos événements de recrutement (écoles, etc.) – Photos des stagiaires lors de la Journée de la jeunesse – Embauches – Histoire à succès – Explication des étapes du processus de recrutement |
| Les thématiques pertinentes pour Instagram et Tiktok | – Ambiance de travail (activités, espaces de travail et événements) – Témoignages ou entrevues d’employés – Publications pour fêter quelque chose (écologie, bénévolat, Halloween, diversité, etc.) – Témoignages d’employés pour : répondre aux questions sur leur métier (horaire, etc) – Invitation à un événement (foires d’emploi, conférences, etc.) – Définition des postes : une journée dans la peau d’un opérateur XYZ |
Transformer les départs d’employés en opportunités
Dans cet atelier où les participants devaient exprimer les raisons de départs de leurs employés, nous leur avons également demandé de trouver des façons de transformer chacune de ces raisons en opportunités. Voici le résultat :
| Principales raisons de départs soulevées | Opportunités sous-jacente |
| Manque de possibilité d’avancement et de développement | Valider les aspirations et les besoins de développement des employés en cours d’année (pas juste une fois, en continu) |
| Surcharge de travail | Faire des diagnostics pour trouver les causes |
| Salaire + avantages meilleurs ailleurs | Être à l’affût du marché et s’adapter en continu |
| Enjeux de communication | Consulter en amont les employés face aux décisions prises par la direction, écouter plus nos employés |
| Vision différente de celle de l’organisation | Modifier les canevas d’entrevues afin de mieux cerner le profil du candidat pendant l’entrevue |
| Mauvais fit ou relations difficiles avec les collègues | Utiliser la psychométrie pour ajuster le fit avec les collègues afin de tous se sensibiliser aux types de personnalités et aux préférences de communication de chacun |
Conclusion
Que retenir de ces magnifiques idées? Que vous devez d’abord penser à votre contexte! En effet, le secret de la réussite est dans la cohérence. Tout doit être adapté à votre entreprise, votre style, vos employés et votre stratégie!
Tous ensemble, collectivement, faisons du Québec un meilleur endroit où travailler.
Finalement, un merci chaleureux à tous nos participant(e)s de chaque kolabz créatif 2023 pour votre apport dans les échanges, ainsi que ces magnifiques idées. Ensemble, nous contribuons à faire évoluer notre succulente profession!
Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M.Sc.
Envie de participer au prochain Kolabz créatif?
Bonne nouvelle : l’initiative de kolabz créatif se poursuivent en 2024. Tous les sujets et dates sont sorties du four, allez-vous inscrire!
