Lorsque nous interrogeons le marché sur la période de probation (ou période d’essai), il apparait que la grande majorité des employeurs l’ont mise en place à l’interne. Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi cette pratique était toujours présente? Vos employés la questionnent-elle? La période de probation a-t-elle toujours sa place dans un marché en pénurie de main-d’œuvre?
Selon les entreprises, la définition de période de probation n’est pas la même. Elle peut être reliée à votre programme d’accueil et d’intégration, à la date d’admissibilité à l’assurance collective, à la période après laquelle une personne joint la convention collective ou encore au moment où l’employeur et l’employé peuvent tous deux rompre le contrat qui les lie sans préavis.
Dans tous les cas, un élément commun chapeaute la définition de période de probation : elle est encore largement en place dans les entreprises aujourd’hui.
Et si, dans une optique d’amélioration continue, on se demandait si elle avait encore sa raison d’être?
Pourquoi remettre en question la période de probation?
L’existence de la période de probation n’est pas régie par les normes du travail. La mise en place de périodes de probation fait partie des droits de gestion de l’employeur.
Alors que la pénurie de main-d’œuvre implique d’accélérer le processus de préembauche et de s’assurer d’avoir la meilleure expérience en termes d’accueil et intégration possible, il peut être pertinent de remettre en question la période de probation.
Pour vous aider dans votre cheminement, voici quelques questions clés que vous pourriez vous poser :
- À quoi sert la période de probation dans l’entreprise?
- Quel est son objectif et pourquoi a-t-elle été mise en place?
- Pourquoi est-elle encore au contrat des nouveaux employés?
- Que faites-vous dans votre entreprise pendant cette période? Quelles sont les grandes lignes de ce processus?
- Quelles sont les différentes tâches partagées par les RH et le gestionnaire?
- Que se passe-t-il lorsqu’elle est terminée?
- Quels sont les irritants vécus pendant ou après cette période?
Avec autant de questions, une réflexion profonde peut être nécessaire dans votre entreprise. Une chose est certaine, ce peut être l’occasion idéale de mettre à jour cet aspect de votre processus d’accueil et intégration afin de bonifier votre expérience employé.
Un exercice pertinent pour moderniser votre processus
Au terme de votre réflexion sur la pertinence de la période de probation dans votre entreprise, il est possible que vous en veniez à la conclusion qu’elle doit perdurer. Si tel est le cas, pourquoi ne pas en faire un prétexte pour améliorer votre processus?
1. Se démarquer dans votre définition de la période de probation
On le sait, en 2022, ce sont les candidats qui choisissent leur employeur et non l’inverse. Si la période de probation est considérée comme la possibilité de rompre un contrat sans préavis, pourquoi ne pas vous montrer ouvert et généreux avec vos candidats en leur offrant par exemple leurs journées de vacances ainsi que leur accès à votre assurance collective, à votre programme de REER et autres avantages dès leur premier jour de travail?
Ces pratiques sont du point de vue des candidats, une manière de cerner votre culture d’entreprise. Offrir plus d’avantages à son employé dès le premier jour envoie le message que vous avez confiance en votre processus d’embauche, envers le candidat, et que vous êtes d’ores et déjà prêt à lui accorder votre confiance.
- L’astuce sucrée de Kolegz : La période de probation est un élément qui touche autant l’expérience candidat que l’expérience employé, puisqu’elle est souvent mentionnée dans le contrat et que le candidat peut vous demander lors de l’entrevue à partir de quand il aura droit à tel ou tel avantage offert. Pour moderniser votre période de probation, cartographiez chaque étape et demandez-vous comment votre culture d’entreprise et vos valeurs pourraient être mises en action durant cette période, afin d’offrir un avant-goût alléchant à vos nouveaux employés et de vous en servir comme levier de motivation durant l’expérience candidat.
2. La responsabilité du gestionnaire
Il convient ici de déconstruire un mythe que l’on entend parfois dans les entreprises. Certains gestionnaires croient qu’une fois réussie, la probation a pour effet de sceller à tout jamais le sort de l’employé avec l’entreprise. C’est-à-dire que le gestionnaire pourrait supposer qu’il n’a plus à documenter le dossier de l’employé alors que l’employé est maintenant en emploi à long terme.
Ce n’est pas le cas!
Malgré le statut de permanence souvent octroyé suite à la réussite de la période de probation, l’employé ne devient pas exempt de toutes responsabilités et l’employeur doit continuer d’échanger avec ses employés. Le gestionnaire doit donc perpétuer son rôle de mentor auprès de l’employé et tout mettre en œuvre afin que l’employé se développe et puisse bien faire son travail. Un dossier d’employé bien documenté est toujours de mise.
3. Cerner les motivations des employés
Les premiers jours sont cruciaux pour ouvrir la discussion sur les attentes mutuelles et sur la satisfaction des deux parties. Un processus de rétroaction en continu est plus approprié qu’une seule rencontre après trois mois de travail. Prendre 30 minutes aux deux semaines est plus efficace qu’une rencontre d’une heure après trois mois pour valider la satisfaction mutuelle. D’ailleurs, ces moments privilégiés de discussion devraient débuter dès le premier jour afin d’assurer le succès de la période de probation!
Ouvrir la discussion plus tôt permet d’établir un lien de confiance plus fort entre l’employé et le gestionnaire et ainsi avoir des bases solides pour discuter de sa performance, tout au long de son séjour chez vous.
4. Obtenir de la rétroaction de vos employés
Que vous ayez ou non une période de probation à l’interne, mener une rencontre après 3 mois s’avère toujours pertinent. Toutefois, elle pourrait être perçue comme une rencontre de rétroaction des deux parties, et non comme une rencontre de fin de probation. Cette rencontre sera une occasion supplémentaire d’échanger sur ce qui fonctionne moins bien et ce qui fonctionne bien, de part et d’autre.
En fait, l’employé et le gestionnaire devraient être en mesure de se donner des pistes de solutions pour améliorer leur relation de travail à chaque fois qu’ils se rencontrent. L’employé vivra moins d’anxiété envers ces discussions puisque leur fréquence sera rapprochée et qu’une habitude se sera créée. De plus, le gestionnaire n’est pas l’unique responsable de la tenue de ces rencontres. Il s’agit d’une solution gagnante pour les deux parties.
- L’astuce sucrée de Kolegz : Une autre option intéressante est de mettre en place un rapport d’étonnement. L’idée est que l’employé prenne en notes les pistes d’amélioration et les bons coups de ses premiers temps chez vous, grâce à un gabarit que vous aurez mis en place pour lui. Ensuite, vous discutez de ces points ensemble afin qu’il vous donne de la rétroaction sur l’entreprise dans son ensemble. Plusieurs aspects peuvent être abordés dans ce rapport : accueil et intégration, formation, communication, stratégies, charge de travail, avantages sociaux, etc.
En conclusion
La discussion de performance est l’élément fondamental à démocratiser lors de l’accueil et l’intégration des nouveaux employés. L’employé doit savoir que vous lui faites confiance et que vous avez confiance en votre processus d’embauche. Vous l’avez engagé pour les bonnes raisons; laissez-lui le temps de se développer et ainsi utiliser ses forces au quotidien. Un processus de rétroaction en continu est à privilégier pour vous assurer d’avoir un processus moderne!
La période de probation peut être pertinente ou non pour votre entreprise, mais l’important est que vous connaissiez l’objectif derrière et que vous demeuriez cohérent dans vos pratiques et avec votre culture d’entreprise.
Rappelez-vous de documenter les rencontres afin d’outiller vos employés dans leur progression et d’être juste dans votre processus de congédiement advenant que l’employé ne performe pas comme souhaité.
Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M. Sc.
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