Vous avez trouvé la bonne personne. Après des semaines d’affichage, de rencontres et de réflexions, l’offre est signée. L’excitation est au rendez-vous!
Une étape tout aussi importante commence maintenant : l’accueil et l’intégration. Avant même de contribuer à vos projets, votre nouvelle recrue se fera une première impression de votre organisation… et cette impression se construit déjà!
Selon une étude du Human Capital Institute, seulement 12 % des employés estiment que leur organisation fait un bon travail d’accueil et d’intégration. Voilà une belle occasion de vous démarquer et de créer une expérience dont votre nouvelle recrue se souviendra longtemps.
On vous propose donc 7 actions à poser avant son l’arrivée de vos nouvelles recrues.
Pourquoi bien préparer l’accueil et l’intégration?
D’abord, sachez que le temps investi à l’organisation de votre accueil est un investissement qui sera bien rentabilisé. Un programme d’accueil et d’intégration bien préparé génère des retombées durables autant pour le nouvel employé que pour l’organisation dans son ensemble.
Voici un tableau d’arguments qui saura convaincre la direction au besoin :
| Pour la recrue | Pour l’organisation |
| Moins d’anxiété face à l’inconnu | Marque employeur renforcée |
| Compréhension rapide de la culture d’entreprise | Amélioration du climat de l’équipe |
| Montée en compétence accélérée | Communication plus ouverte |
| Sentiment d’appartenance dès le départ | Réduction du taux de roulement volontaire |
| Mobilisation dès les premières semaines | Attractivité auprès des futurs candidats |
Autrement dit, ce que vous faites avant le premier jour peut avoir un impact pendant des mois, voire des années.
Comment préparer l’accueil d’une recrue avant même son premier jour?
Plusieurs des éléments les plus efficaces en matière d’intégration se planifient bien avant que la personne franchisse la porte. Voici sept actions pour vous y préparer.
Action 1 : Informer et mobiliser l’équipe
Une intégration réussie ne repose pas uniquement sur les épaules du gestionnaire ou des ressources humaines : l’équipe entière joue un rôle. Avant l’arrivée de la recrue, informez les collègues de son nom, son poste, son parcours et sa date d’arrivée. Encouragez-les à s’impliquer : un dîner d’accueil, un mot de bienvenue, une courte capsule vidéo ou tout simplement un bonjour chaleureux lors du premier matin.
- Astuce sucrée : Partagez le lien du profil LinkedIn du nouvel employé à toute l’équipe avec son accord (s’il en a un). Chacun pourra ainsi lui souhaiter la bienvenue avant même son arrivée. Si cela semble trop intrusif par rapport à votre culture d’entreprise, vous pouvez également préparer une carte de bienvenue virtuelle collaborative avec le logiciel Kudoboard. On l’utilise chez Kolegz et on l’adore!
Ces petites attentions de l’équipe contribuent fortement au sentiment d’appartenance de votre recrue. Elles créent une atmosphère où la nouvelle personne se sent attendue et intégrée dès le départ.
Action 2 : Préparer l’environnement de travail
Peu d’éléments déçoivent une nouvelle recrue autant que d’arriver dans un espace non préparé. C’est comme si on lui envoyait un message involontaire : « On ne t’attendait pas vraiment ». Pour avoir aidé plusieurs clients, nous savons que cela relève bien plus du manque de temps que d’une mauvaise intention!
Malgré tout, pour éviter cela, avant son arrivée, assurez-vous que tout est en place : ordinateur configuré, adresse courriel active, équipements nécessaires, carte d’accès et espace de travail accueillant.
- Astuce sucrée : Certaines organisations vont encore plus loin en personnalisant le bureau avec un petit mot sur le pupitre, un fond d’écran de bienvenue ou un objet en lien avec les intérêts de la personne. Voici quelques exemples de cadeaux personnalisés que nous avons remis à nos employés chez Kolegz : livre de mots croisés, clé du bureau en forme de chat, gâteau préféré, lettre qui résume pourquoi notre choix s’est arrêté sur sa candidature, etc. Bref : de petites attentions peu coûteuses qui marquent l’esprit des recrues!
Action 3 : Communiquer les informations logistiques à la recrue
Une première journée de travail est inévitablement un peu stressante comme elle comporte une bonne dose d’inconnu (on réfère ici au « i » des 4 facteurs de stress CINÉ). Vous pouvez toutefois diminuer ce stress en prenant le temps de transmettre à votre nouvel employé les informations pratiques dont il aura besoin :
- l’adresse du lieu de travail
- les options de transport ou de stationnement
- le code vestimentaire
- le déroulement de la première journée
- les informations relatives au dîner (lunch ou pas de lunch, telle est la question)
- les documents ou équipements à apporter
Ces détails qu’on prend souvent pour acquis ne le sont pas pour quelqu’un qui découvre votre organisation. Quelques précisions peuvent éviter bien des questionnements le matin de la première journée.
Action 4 : Planifier les premières journées
Même en ayant reçu de bonnes informations logistiques, les premiers jours dans un nouvel environnement de travail restent souvent remplis d’incertitude. Un horaire clair, transmis quelques jours avant l’entrée en poste avec les éléments pratiques rassurera, voire enthousiasmera, votre recrue.
Sans planifier chaque minute, prévoyez les moments principaux :
- rencontres importantes
- formations
- présentations de l’équipe
- périodes d’observation
- objectifs d’apprentissage
- prochaines activités d’équipe
Partager cet horaire avant l’entrée en poste contribue grandement à rassurer la personne et lui donne une vision plus claire de ce qui l’attend.
- Astuce sucrée : Misez sur la connaissance des gens dans les premiers jours. Lorsque c’est possible, un lunch d’équipe le premier jour est souvent fort apprécié. Selon votre contexte, planifier des cafés-rencontre (virtuels ou non) avec chaque collègue peut aussi être une belle pratique pour permettre de les connaître.
Action 5 : Préparer les documents et les accès informatiques
Les premiers jours impliquent inévitablement une grande quantité d’informations administratives. Préparez à l’avance les documents essentiels :
- manuel de l’employé
- politiques internes
- informations sur les avantages sociaux
- organigramme
- outils de référence
- ressources de formation
L’idéal est de centraliser tout cela dans un espace simple à accéder en ligne. L’objectif n’est pas que la personne lise tout dès le premier matin, mais qu’elle sache où trouver les réponses lorsqu’elle en aura besoin.
Certains vont mettre ces documents dans le « Drive » de SharePoint, Notion, Asana, Google Docs ou dans leur logiciel de gestion des ressources humaines.
Si vous aimeriez mettre vos documents à jour (ou les créer), nul besoin tout faire vous-même, Kolegz peut vous aider à créer votre portail d’employés virtuel… et même un manuel virtuel pour vos gestionnaires!
En parallèle, assurez-vous que tous les accès informatiques soient configurés et fonctionnels avant l’arrivée : identifiants de connexion, accès aux logiciels, aux dossiers partagés et aux plateformes de communication interne.
Bonus : Créez des « favoris » dans les signets de votre navigateur (Chrome, Edge, Firefox, etc.) pour que la recrue ait déjà accès à tous les sites web qu’elle utilisera dans le cadre de son emploi.
Action 6 : Clarifier les attentes dès le départ
Savoir ce qu’on attend de soi est l’une des meilleures façons de commencer un nouveau rôle avec confiance. Avant l’arrivée de votre nouvelle recrue, préparez un plan des 30 et 90 premiers jours, qui précise les apprentissages attendus, les projets prioritaires, et les indicateurs de succès. Ce plan n’a pas besoin d’être parfait ni exhaustif. Cela ne peut être qu’un paragraphe ou 4-5 points de forme. Toutefois, il servira de point de départ pour les premières conversations entre la recrue et son gestionnaire.
C’est comme cuisiner un dessert avec une recette en main : la personne sait quels ingrédients utiliser, dans quel ordre les incorporer et à quoi devrait ressembler le résultat final. Elle peut se projeter dans son rôle, visualiser ses premières contributions et comprendre comment elle pourra avoir un impact.
Action 7 : Prévoir un accompagnement humain
Vous le savez : commencer un nouvel emploi demande beaucoup d’énergie mentale. En plus d’apprivoiser un poste, il faut entre autres retenir des noms, apprendre de nouveaux outils et décoder une culture organisationnelle. C’est pour toutes ces raisons et bien d’autres qu’avoir une personne-ressource désignée pour la recrue fait toute la différence.
Peu importe qu’on nomme cette personne mentor, parrain/marraine d’intégration, ambassadeur de la culture ou autre, elle deviendra une facilitatrice de l’intégration et pourra offrir du soutien informel. Un nouvel employé qui se sent soutenu ose poser davantage de questions, s’intègre plus rapidement et développe plus vite un sentiment de confiance.
Dans quelques mois, la recrue aura probablement oublié certains formulaires ou certaines formations, mais elle se souviendra longtemps de la personne qui a pris le temps de l’aider à trouver ses repères.
En conclusion : votre liste à cocher avant le jour 1
Avant de terminer cet article, voici un aide-mémoire de base pratique à garder sous la main pour la prochaine arrivée dans votre équipe :
- L’équipe est informée du nom, du rôle et du parcours de la nouvelle recrue
- Les collègues sont invités à participer à l’accueil
- L’environnement de travail est prêt et accueillant
- Les accès informatiques et équipements sont configurés
- Un courriel de bienvenue avec les informations logistiques a été envoyé
- Un horaire des premiers jours a été préparé et transmis à l’avance
- Les documents et ressources importants sont centralisés et accessibles
- Un plan des 30 et/ou 90 premiers jours est prêt
- Une personne-ressource est désignée pour accompagner la recrue
- Un geste d’accueil personnalisé est prévu pour le jour 1
- Plusieurs éléments mémorables ont été réfléchis pour la recrue
Lors de nos mandats d’accueil et d’intégration, nous pouvons vous aider à personnaliser les éléments mémorables et à trouver des idées qui sortent du lot. Au-delà de l’originalité, nous nous assurons aussi que ces actions seront utiles et pertinentes par rapport à vos objectifs reliés à l’accueil.
Questions de réflexion personnelle :
- Où en êtes-vous actuellement avec votre processus d’accueil et d’intégration?
- Est-ce que vos nouvelles recrues arrivent dans un environnement préparé, structuré et humain?
- Laquelle de ces trois composantes devriez-vous travailler?
Rédigé par : Marianne Lemay
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Chez Kolegz, l’accueil et l’intégration font partie de nos sujets favoris. Que vous souhaitiez bâtir votre programme d’accueil et d’intégration à partir de zéro, bonifier vos pratiques actuelles ou former vos gestionnaires à offrir une meilleure expérience employé, nous pouvons vous accompagner.
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