Curieux d’aller directement vers le bilan d’une thématique précise d’un kolabz créatif?

• Les évaluations de rendement qui ont de l’impact
• Comment répondre aux attentes de toutes les générations en entreprise?
• Vendre ce qui rend l’entreprise unique
• Comment personnaliser l’expérience employé?
• Comment préparer tes vacances en tant que RH ou gestionnaire?
• Se démarquer dans ton accueil et intégration
• Les façons originales de reconnaître tes employés
• Tendances en RH en 2023 : les IN et les OUT
• Les enjeux de communication interne en entreprise
• Comment parler de sa marque employeur sur le web
• Transformer les départs d’employés en opportunité

Les évaluations de rendement qui ont de l’impact

Pourquoi mener des évaluations de rendement qui ont de l’impact?

Différentes raisons motivent la tenue d’évaluation de rendement chez nos participants. Selon eux :

• Le souhait qu’elles aient un réel impact sur la mobilisation
• L’importance de la vraie connexion, de la transmission de certains messages de façon plus personnelle, de mieux connaître les forces et les besoins de chacun, les suggestions, opinions et solutions de tout le monde.
• Afin que les employés se sentent reconnus et impliqués
• Pour aider les employés à se développer professionnellement

Quels sujets aborder lors de l’évaluation?

Voici en rafale des sujets proposés, sans ordonnancement :

• Comment ça va? (s’intéresser à la personne)
• Comment se passe le quotidien?
• Parlons de tes derniers bons coups
• Objectifs de développement personnel/professionnel (basé sur motivation intrinsèque)
• Feedback avec des exemples et des faits
• Évaluation selon les valeurs de l’entreprise
• Axé sur les forces
• Développement des compétences (acquis et souhaité)
• Aspirations professionnelles
• Satisfaction dans le poste
• Rémunération
• Besoin de support de la part du gestionnaire
• Besoin de formation, outils

Comment répondre aux attentes de toutes les générations en entreprise?

L’exercice de ce kolabz créatif était de lister des idées créatives de mobilisation et d’indiquer BB, X, Y, Z selon les générations à qui serait adaptée l’idée. À noter que les études sur les générations peuvent utiliser des années différentes. Voici ce que nous considérons comme années significatives pour le début et la fin des générations :

• Baby-Boomers (BB) : 1946 à 1964
• Génération X : 1965 et 1980
• Génération Y : 1981 – 1994
• Génération Z : 1995 – 2010
• MG : adaptées à toutes les générations

Quelques idées énoncées et classées par les participants :

• Bonus à la signature (MG)
• Évolution de carrière latérale (Y, Z)
• Sondage à tous les employés (tous les 3 mois) pour assurer une communication et mobilisation continue et avoir leurs idées et commentaires (Y, Z)
• Compte santé et bien-être pour permettre aux employés de personnaliser leurs dépenses (MG)
• Assurances complètes et compétitives (MG, mais surtout générations X, Y, BB)
• Offre de télétravail hybride (MG) 
• Télétravail à l’international – 2 semaines/an ou plus (Y, Z)
• Présentiel 1 jour par semaine au bureau
• Faciliter la conciliation des horaires pour les jeunes parents et pour les personnes qui s’occupent de leurs parents : horaire comprimé, temps partiel, horaire flexible au début et à la fin de la journée – (X, Y)
• 1 vendredi après-midi sur 2 en congé (pour assurer un roulement), reprend les heures dans la semaine – tout l’année (MG)
• Comité Santé bien-être – (MG)
• Activités sociales sur l’heure du lunch – (BB, X)
• Activités en dehors du travail (MG)
• Activités teambuilding : Soirée jeux de société (Y, Z), Go Kart (Z), Activité de mixologie (Z), Soirée game de hockey (MG), Souper cabane à sucre (MG), Soirée bowling (MG)
• Sucreries au bureau (MG)
• Dîner repas-partage sur l’heure du diner (MG)
• Rallye pédestre (Y, Z)
• Activité plein air (pêche sur la glace) (Y, BB)
• Tournoi sportif (Z, Y)
• Jeu d’évasion (Z)
• Activités à but environnemental ou social (Y, Z)
• Concours costumes d’Halloween (Y, Z)
• Atelier de cuisine (Y, Z)
• Séminaires d’entreprise (MG)
• Journées de congé personnelles (MG)
• Possibilités de vacances anticipées (Y, Z)
• 5 jours congés mobiles payables à la fin de l’année si non pris
• Programme de mentorat (BB)
• Faire des 1-on-1 employé/gestionnaire (MG)
• Pratiquer la reconnaissance au quotidien (MG)
• Plan d’augmentation tous les 6 mois pendant 2 ans
• Processus A&I: interactions avec d’autres départements (MG)
• Barista au bureau (MG)
• Échange de cadeaux (MG)
• Service personnalisé pour le soutien psychologique (MG)
• Programme de reconnaissance : 1-5-10ans, etc (MG)
• Programme de reconnaissance verbal et monétaire (MG)
• Offrir les formations continues (MG)
• Programme spécialisé pour les proches aidants (X)
• Rabais forfaitaire traiteur (MG)
• Programme de développement des compétences (X, Y)
• Réaménagement des espaces de travail (MG)
• Programme de télémédecine (Y)
• Entente corporative pour obtenir des rabais (MG)

Vendre ce qui rend l’entreprise unique

Les différents moments où il est pertinent de vendre vos éléments distinctifs sont : dans les affichages de poste, lors des entrevues, sur votre page carrière, lors de l’accueil et intégration et plus encore! Notons que tous ces éléments peuvent être également relayé sur vos médias sociaux!

Parmi les réponses les plus créatives de nos participants sur ce qui rend les entreprises uniques, on retrouve :

• Une employée pour qui sa maison est passée au feu s’est fait offrir 1 semaine de vacances payée sur le coup + 500$ de vêtements corporatifs pour la dépanner
• Les ligues sportives
• BBQ tous les vendredis
• Journée carrière dédiée à l’interne (propager le dialogue carrière)
• Entrevue de départ : poser la question « de quoi vas-tu le plus t’ennuyer? »

Comment personnaliser l’expérience employé de façon créative?

Parmi les réponses les plus créatives pour personnaliser l’expérience employé de ce kolabz créatif, on retrouve :

• L’employé peut choisir 2 jours par année à aller voir 2 autres départements durant une journée chacun
• Questionner l’employé sur l’équipement supplémentaire qu’il souhaiterait avoir pour être productif
• Comité « connexion » qui organise des activités
• Sondage hebdomadaire sur la charge de travail
• Temps de récupération payé sur les heures de travail
• Célébrer les mauvais coups pour réduire la culture de performance
• Créer des activités où les employés partagent leur passion
• Semaine de 4 jours – 35 heures, payé 37,5h
• 1 jeudi sur 2 les gestionnaires font des crêpes
• Budget pour un cadeau d’anniversaire de naissance (50-100$)
• Offrir des choix de cadeaux à nos employés : du matériel, des cartes cadeaux ou du temps de congé

Comment préparer tes vacances en tant que RH ou gestionnaire?

Parmi les réponses les plus créatives sur comment préparer ses vacances, on retrouve :

• Prendre la décision si je réponds, je traite le dossier ou si je le délègue
• Bien préparer mon retour avec des blocs de temps sans réunion
• Se donner le droit de prendre du temps à notre retour pour répondre aux courriels
• Gérer les attentes : délai de réponse inscrit au courriel d’absence
• Télétravail la 1ère journée de retour de vacances
• Se trouver un remplaçant dans l’équipe et lui donner les accès informatiques requis
• Définir les urgences pour les contacts directs
• Gérer les attentes des gestionnaires par rapport aux restant de l’équipe
• Message automatisé à l’interne avec plus de détails sur les personnes à contacter

Se démarquer dans son accueil et intégration

Voici quelques-unes des réponses sur les moyens de se démarquer lors de l’accueil et l’intégration :

• Envoyer un courriel de félicitations des membres de l’équipe suite à la confirmation d’embauche : “on a hâte de te voir!”
• Envoi d’une carte de bienvenue par la poste avec signature et mot de tous les membres de l’équipe
• Appel téléphonique pour donner toutes les informations concernant le premier jour
• Inclure des rencontres de suivi « discussions plaisantes » avec les nouveaux collègues
• Offrir un kit de sensibilisation aux réseaux sociaux et à la sécurité informatique
• Personnaliser l’écran d’accueil
• Payer le transport pour éviter le stress du stationnement lors de la première journée
• Laisser la recrue choisir le restaurant pour son lunch de bienvenue
• Ajouter le nouvel employé sur LinkedIn (gestionnaire et membres de l’équipe) et lui envoyer un message par ce biais
• Présenter le nouvel employé au reste de l’équipe via ses réponses à un questionnaire drôle créé en amont
• Imager l’intégration avec une image de casse-tête
• Avoir un buddy technique et une marraine culture
• Avoir une page dédiée au onboarding sur l’Intranet (culture d’entreprise)
• Liste de multiples questions pour favoriser les échanges entre collègues : chaque collègue devait aller poser une question à la nouvelle recrue pour apprendre à la connaître et aller à sa rencontre. Partage des réponses dans Trello pour une visibilité par tous
• Inviter la recrue à des événements de l’entreprise avant le premier jour de travail
• Contexte de nouveaux employés immigrés :
  • Sensibiliser les employés (recrues et actuels!) à ce que les migrants peuvent vivre
  • Aller les chercher à l’aéroport à leur arrivée
  • Accompagnement pour trouver un appartement locatif
  • Liste de ressources culturelles de la région
  • Lien direct avec une personne ressource

Les façons originales de reconnaître tes employés

Parmi les réponses les plus créatives sur les moyens de reconnaître les employés, on retrouve :

• Journées de congé supplémentaire : 1 (5 ans); 2 (10 ans); 3 (15 ans); 4 (20 ans) 5 jours (25 ans et +)
• Bons coups hebdomadaires et mensuels
• Rétroaction des clients sur les téléviseurs de l’entreprise
• Cadeaux pour les enfants à la fin des classes et aux fêtes
• Souligner les années de service par la livraison d’un dessert familial à la maison
• Repas offert selon une thématique choisie par l’employé
• Quand un employé part en congé de maladie, on offre une semaine de traiteur
• Tirage de 5 journées de congé à Noël
• Activité de reconnaissance avec conjoints invités pour les 15 ans, 20 ans et les retraités
• Bourse d’études ou remboursement de frais de scolarité
• Stationnement gratuit pour l’employé de la saison
• Chaîne de reconnaissance entre les pairs
• Jeudi crêpes pour tous
• Montant annuel pour le bien-être
• Tirage de billets de spectacle
• Babillard avec une pile de post-it + concours mensuel parmi les nommés
• Demander aux employés leur talent pour que les employés qui ont leur anniversaire puisse choisir parmi ceux-ci. Par exemple tricoter une paire de pantoufles, dessin, cuisiner, etc

Tendances RH : les IN & OUT en 2023

Dans ce Kolabz créatif, voici quelques initiatives proposées pour bonifier les processus RH afin de mieux correspondre aux tendances actuelles et se démarquer. On retrouve 5 catégories :

Les enjeux de communication interne en entreprise

Nous avons demandé aux participants de lister les sujets à communiquer aux employés. Voici quelques-unes de leurs réponses :

• Nouveaux projets 
• Bons coups 
• Bonnes pratiques internes
• Situations particulières (p.ex. congé de maladie) 
• Nouvel horaire 
• Choix de vacances 
• Mises à jour des politiques internes 
• Avis d’ouverture de poste à l’interne 
• Sondage  
• Avis d’embauche et de départ, anniversaire (naissance et ancienneté) : Teams, courriel, babillard 
• Planification stratégique annuelle 
• Événements à venir
• Nouvelles selon l’actualité 
• Changement aux avantages sociaux
• Vacances des collègues
• Informations générales (rénovations du bureau, déneigement) 
• Changement organisationnel

Comment parler de sa marque employeur sur le web

Dans ce kolabz créatif, les équipes devaient lister des thématiques de marque employeur à publier sur le web et spécifier le média utilisé pour chaque thématique. Les participants en ressortent trois grandes catégories de médias : le site web (incluant la page carrière), Facebook-LinkedIn & Instagram-TikTok.

Transformer les départs d’employés en opportunités

Dans cet atelier où les participants devaient exprimer les raisons de départs de leurs employés, nous leur avons également demandé de trouver des façons de transformer chacune de ces raisons en opportunités. Voici le résultat :

Conclusion

Que retenir de ces magnifiques idées? Que vous devez d’abord penser à votre contexte! En effet, le secret de la réussite est dans la cohérence. Tout doit être adapté à votre entreprise, votre style, vos employés et votre stratégie!

Tous ensemble, collectivement, faisons du Québec un meilleur endroit où travailler.

Finalement, un merci chaleureux à tous nos participant(e)s de chaque kolabz créatif 2023 pour votre apport dans les échanges, ainsi que ces magnifiques idées. Ensemble, nous contribuons à faire évoluer notre succulente profession!

Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M.Sc.

Envie de participer au prochain Kolabz créatif?

Bonne nouvelle : l’initiative de kolabz créatif se poursuivent en 2024. Tous les sujets et dates sont sorties du four, allez-vous inscrire!

L’article Kolabz créatif : Initiatives RH de nos abonnés est apparu en premier sur Kolegz.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle des enjeux de pénurie de main-d’œuvre? Est-ce uniquement la faute du marché actuel? Qu’avez-vous fait pour remédier à la situation? On vous résume les principales raisons pour lesquelles vous pourriez avoir du mal à trouver des candidats.

À haut niveau, il y a 2 grandes possibilités qui peuvent causer votre pénurie de main-d’oeuvre :

• Soit il s’agit d’un problème de mobilisation : vos employés ne sont pas satisfaits de leur emploi, alors ils agissent en détracteurs. Par exemple, ils peuvent parler négativement de votre entreprise en laissant des avis défavorables sur les sites d’emploi. Bien souvent, ils finissent par démissionner, ce qui nuit grandement à votre marque employeur et vous force à recruter encore et encore.

• Soit c’est une question de réputation : les candidats ne vous connaissent pas ou ont une mauvaise image de vous.

Pour vous expliquer le tout, dans la vidéo, nous avons utilisé l’exemple de notre ami Billy Biscuit, qui est un candidat et employé fictif.

Évaluons d’abord quelques causes de mécontentement qui pourraient pousser Billy Biscuit à quitter l’entreprise.

• Accueil et intégration : Durant son accueil, M. Biscuit ne s’est pas senti attendu et son arrivée a été mal organisée. Rappelez-vous qu’on n’a qu’une seule chance de faire une bonne première impression.

• Formation : Ensuite, il n’a pas reçu de formation, ou très peu. Billy se demande comment il peut être performant et se sentir compétent s’il ne sait pas ce qu’il doit faire. Billy peut se sentir livré à lui-même dans son travail.

• Rétroaction : Le gestionnaire de Billy ne le rencontre pas souvent pour lui donner de la rétroaction. La situation peut s’envenimer davantage, amenant Billy à se sentir de moins en moins mobilisé.

• Communication : Son gestionnaire a du mal à communiquer avec lui, il y a des conflits qui peuvent arriver autant avec lui qu’avec ses collègues. Avoir des difficultés dans ses relations interpersonnelles au travail peut être très stressant pour Billy.

• Évolution de carrière : Billy Biscuit aimerait évoluer dans sa carrière, mais l’équipe est trop concentrée à éteindre les feux du moment. Il se met alors à penser qu’il devra quitter l’entreprise pour évoluer.

• Fin d’emploi : Finalement, quand un employé démissionne ou se fait congédier, ce n’est pas le moment de le laisser tomber. Cela ne fera qu’accentuer vos enjeux de pénurie de main-d’oeuvre. M. Biscuit doit sentir qu’il part la tête haute et en bons termes. Rappelez-vous : on ne sait jamais quand on peut réembaucher un « employé boomerang »!

Maintenant, on va s’attarder à votre réputation. Qu’est-ce qui fait que les candidats ne vous connaissent pas?

• Persona candidat : Vous avez investi beaucoup d’argent en marketing pour attirer vos clients, mais très peu pour attirer des candidats. Or, ils n’ont pas le même « persona » et ce n’est pas le même public cible! Quand vous créez votre site web, pensez à vos clients, mais aussi aux candidats, comme Billy Biscuit, qui pourraient le visiter.

• Diffusion : Vous êtes absent des endroits où se trouvent vos candidats. Sont-ils sur les réseaux sociaux? Si oui, lesquels? Est-ce encore pertinent de publier un emploi dans votre journal local? Cela dépend de votre contexte bien entendu. Connaissez-vous leurs habitudes de vie pour savoir où et comment les trouver?

• Affichages de poste : Vous créez des affichages de poche plutôt que des affichages de poste. Vous parlez de vous en premier plutôt que de montrer à M. Biscuit ce qu’il gagne à travailler chez vous!

• Réseaux sociaux : Vous n’utilisez pas les algorithmes des réseaux sociaux en votre faveur. Il y a des façons très simples de gagner en visibilité sur LinkedIn, Facebook, Instagram et même TikTok. Développez les réseaux que vos candidats utilisent et pas seulement ceux que vous connaissez.

• Processus de recrutement : Votre processus de recrutement est trop long, vous mettez trop de temps à répondre à Billy Biscuit et vous ne communiquez pas avec les candidats rejetés. Chouchoutez chaque candidat, même ceux qui ne sont pas sélectionnés, parce que tout le monde qui est en contact avec votre entreprise peut devenir un ambassadeur de votre marque employeur.

Conclusion

Finalement, en raisons de la pénurie de main-d’oeuvre, les candidats disponibles sont moins nombreux qu’auparavant, c’est vrai. Toutefois, les études ont démontré que plusieurs employés comme Billy Biscuit seraient prêts à changer d’emploi cette année. GO! Soyez alléchant et prenez soin de vos employés!

Article rédigé par : Marianne Lemay

Besoin d’aide pour attirer et fidéliser vos employés?

Peu importe la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité, faites appel à notre équipe créative. Nous utilisons nos connaissances en marketing et technologie afin de repenser vos processus RH.

L’article Les raisons derrière votre pénurie de main-d’œuvre est apparu en premier sur Kolegz.

Qu’on soit pour ou contre son utilisation, ce qui est le plus fascinant, c’est la rapidité avec laquelle l’outil a gagné en popularité. En seulement 5 jours, il a obtenu un million d’utilisateurs! À titre de comparaison, il a fallu plus de 3 ans et demi à Netflix pour en obtenir autant.

Que fait ChatGPT?

ChatGPT est un outil qui permet d’entrer une demande dans une barre de recherche (un peu comme Google) pour obtenir de l’information. Plutôt que de rediriger vers plusieurs sites web, il rassemble les informations les plus « pertinentes » et offre une réponse condensée de plusieurs sites web. Là où il devient encore plus intéressant, c’est qu’on peut lui demander de modifier la réponse avec des questions de plus en plus spécifiques. Ensuite, il bonifie sa réponse grâce à l’intelligence artificielle.

En ressources humaines, il permet de faire gagner du temps dans la création de textes pour les candidats et les employés ou encore dans l’élaboration de certaines politiques. D’ailleurs, on a eu beaucoup de plaisir à trouver ces 10 utilisations de ChatGPT pour les ressources humaines.

Dans cet article, vous retrouverez 10 cas d’utilisations, avec deux exemples chacun. L’un est une demande très vague et l’autre est une demande plus spécifique. Pour chaque cas, vous pourrez constater les forces et les faiblesses de l’outil.

ATTENTION! Aucun outil d’intelligence artificielle n’est infaillible, y compris ChatGPT. Les informations publiées après 2021 ne sont pas disponibles dans la version gratuite et certaines réponses ne sont pas toujours légitimes. Il est de votre devoir en tant que professionnel RH de valider que l’information est véridique en validant vos faits avec d’autres sources.

Pour aller directement au cas de ChatGPT qui vous intéresse, cliquez ici!

• Publications de recrutement sur les réseaux sociaux
• Messages de sourcing pour chasser des candidats
• Trouver des slogans de campagne de recrutement
• Rédiger un affichage de poste
• Obtenir des idées d’activités de team building
• Concevoir le brouillon d’une politique RH
• Communiquer des messages aux employés
• Statistiques pour convaincre la direction
• Construire des questions de rencontre 1-on-1
• Trouver des idées pour reconnaître ses employés

1. Publications de recrutement sur les réseaux sociaux

Nous avons demandé à ChatGPT : « Rédige une publication sur LinkedIn qui amène vers un affichage de poste de directeur des ressources humaines » et voici ce qu’il nous a proposé :

Pour personnaliser la publication et lui donner une touche sucrée, nous avons peaufiné notre demande : « Rédige une publication LinkedIn créative avec le thème des bonbons pour promouvoir un poste de directeur des ressources humaines à Montréal. Rends le texte court et très accrocheur » et voici sa proposition :

Constats

• Bravo au deuxième affichage de demander de « tagguer » des candidats potentiels!
• Lorsqu’on lui demande d’ajouter une thématique, ça peut devenir un peu « too much ». Il faudrait doser la quantité de références à la thématique.
• Bien que les textes soient bien écrits, il y a quand même quelques erreurs d’usage en français selon l’Office québécois de la langue française (OQLF). Par exemple, les points d’exclamation sont décollés du texte (comme en France) et certains titres ont des lettres majuscules : « Ressources Humaines » (comme en anglais).

2. Messages de sourcing pour chasser des candidats

Nous avons dit à ChatGPT : « Rédige un message de sourcing pour attirer un candidat dans un message privé sur LinkedIn. C’est pour un poste de directrice des ressources humaines » et il nous a suggéré ceci :

Pour dynamiser l’approche, nous avons demandé à ChatGPT : « Rédige un message de sourcing hyper accrocheur, simple et dynamique pour attirer un candidat en message privé sur LinkedIn. C’est un poste de Directrice des ressources humaines. Le texte doit comporter maximum 3 paragraphes et utiliser le thème des animaux. » et voici comment il a utilisé cette thématique :

Constats :

• Dans le premier texte, il y a une mauvaise traduction de l’anglais : « J’espère que ce message vous trouve bien ».
• Appeler les employés « nos animaux » n’est peut-être pas l’idée du siècle, tout comme le passage où on dit que le candidat fera rugir l’entreprise… Cela répond à la demande envoyée à ChatGPT, mais peut-être que ce ne sera pas bien perçu par tous les candidats.

3. Trouver des slogans de campagne de recrutement

Nous avons sollicité ChatGPT pour qu’il : « Trouve un slogan pour une campagne de recrutement afin d’attirer une directrice en ressources humaines » et voici le résultat :

Pour rendre le slogan plus personnalisé, nous avons ajouté des consignes à ChatGPT : « Trouve un slogan pour une campagne de recrutement afin d’attirer une directrice en ressources humaines. Il doit être inspirant, humoristique et utiliser le thème du cirque » et voici l’extrant à notre demande :

Constats :

• Dans le premier exemple, c’est un slogan qui ne marquera jamais les esprits. On a l’impression de l’avoir lu 1001 fois par le passé et il n’indique rien d’unique par rapport à votre entreprise.
• Dans le deuxième exemple, le message se démarque, mais c’est tout de même particulier de demander de diriger « avec style ». Le choix des mots ne représente peut-être pas le message que l’on souhaite faire passer avec ce poste.
• Dans le cadre d’un slogan, ChatGPT peut être une source d’inspiration intéressante, mais il demeure préférable de faire une démarche plus rigoureuse de marque employeur et représentative de votre ADN organisationnelle.

4. Rédiger un affichage de poste

Nous avons sollicité ChatGPT en lui mentionnant : « Écris un affichage de poste pour un directeur en ressources humaines » et voici l’affichage proposé :

Pour personnaliser l’affichage, nous avons écrit dans ChatGPT : « Crée un affichage de poste pour un poste de directeur en ressources humaines pour travailler dans une municipalité au Québec. Par contre, rends le texte audacieux et dynamique en utilisant le thème de la mer. » et voici la personnalisation proposée :

Constats :

• Le premier affichage est très classique. Si ChatGPT a réussi à le rédiger, c’est parce que la majorité des entreprises utilisent des textes similaires. Cependant, il manque d’unicité et ne se démarque en rien des autres affichages de poste.
• Pour le deuxième, les jeux de mots sont assez bien faits et il utilise la technique des sous-titres avec des textes plus spécifiques pour décrire les tâches. C’est une bonne pratique qui suit les tendances RH.
• Par contre, la structure reste assez classique, alors pour innover davantage, une firme qui propose des refontes d’affichages de poste pourrait être utile!

5. Obtenir des idées d’activités de team building

Nous avons utilisé ChatGPT afin qu’il nous : « Trouve 5 activités de team building » et voici les idées qu’il avait pour nous :

Nous avons précisé notre demande à ChatGPT et lui avons demandé : « Trouve 5 activités de team building pour des directeurs en ressources humaines qui recherchent des aventures hors du commun qui coûtent plus que 1 million chacune » et voici sa liste :

Constats :

• En plus de trouver des activités, il y a une petite description qui permet de mieux comprendre le jeu suggéré.
• Quand on entre un budget, ChatGPT prend la demande au sérieux! Il pourrait être judicieux d’inscrire une fourchette de prix recherchée pour mieux limiter les propositions générées par l’outil. Aller dans l’espace, c’est beaucoup plus qu’un million de dollars!

6. Concevoir le brouillon d’une politique RH

Nous avons demandé à ChatGPT : « Rédige une politique de vacances » et voici ce qu’il nous a rédigé :

Pour personnaliser la publication, nous avons demandé à ChatGPT : « Rédige une politique de vacances où les employés ont droit à 4 semaines payées par année. Le texte doit être rédigé avec un ton dynamique et marketing qui fait sourire les employés » et voici la proposition générée par l’outil :

Constats :

• ChatGPT peut rédiger des textes intéressants, mais le but des politiques est d’être clair, précis et succinct. Pour une politique, c’est beaucoup de texte qui n’amène pas de clarté à l’employé. L’utilisation de points de forme pour préciser certains éléments serait plus pertinent.
• Le côté « marketing » du deuxième message crée de l’engouement, il peut aider à concevoir non seulement la politique, mais surtout le message qui redirigera les employés vers la politique. Dans ce type de communication, il serait également intéressant de faire une comparaison avec la politique précédente pour que l’employé comprenne son évolution.

7. Communiquer des messages aux employés

Nous avons sondé ChatGPT pour planifier une annonce importante : « Annonce le congédiement de Billy Biscuit par courriel aux autres employés » et voici le courriel suggéré :

Pour plus d’humanité dans l’annonce, nous avons demandé à ChatGPT : « Annonce le congédiement de Billy Biscuit par courriel en y ajoutant une touche humaine, de douceur et d’encouragement. Recentre le message sur le fait que les employés actuels ne perdront pas leur emploi, » et voici sa version empreinte de bienveillance :

Constats :

• Le deuxième message est beaucoup trop romancé. Ne prenez pas ce message tel quel, il pourrait faire réagir vos employés! D’abord de dire tout de suite après une telle nouvelle que c’est le moment de : « réfléchir à la façon d’honorer son apport » et de demander aux employés « d’être plus engagés envers la mission » pourrait sembler un peu précipité.
• Le premier texte est intéressant, mais il ne faut pas trop en rajouter. Quand on parle d’un employé congédié qui a des compétences « exceptionnelles », cela peut sembler un peu hypocrite.
• N’oubliez pas qu’un congédiement se prépare en amont et que la stratégie de communication aux employés ne repose pas que sur un courriel. Adaptez vos stratégies de départ selon votre contexte.

8. Statistiques pour convaincre la direction

Nous avons demandé à ChatGPT : « Trouve 5 statistiques sur l’accueil et l’intégration des employés et cite les sources. » et voici ce qu’il a trouvé :

Pour aller encore plus loin, nous avons demandé à ChatGPT : « Trouve 5 statistiques sur le retour sur investissement d’un accueil et intégration réussi dans une entreprise et cite les sources. » et voici les statistiques trouvées :

Constats :

• Quand la demande est vague, on obtient des statistiques mais qui ne répondent pas forcément au besoin énoncé par la direction.
• Dans le deuxième cas de figure, c’est surprenant à quel point les statistiques sont pertinentes et proviennent de sources fiables.
• On adore le message du début (merci ChatGPT!) qui fait une petite mise en garde sur le contexte des données. Ultimement, on a les sources, mais on ne sait pas dans quel pays a été réalisé l’étude ni sur combien de participants.
• Nous avons également entendu des rumeurs (non fondées, à vérifier!) où ChatGPT inventerait le nom des sources lorsqu’il ne les connait pas. Soyez vigilants!

9. Construire des questions de rencontre 1-on-1

Notre demande à ChatGPT était la suivante : « Liste 10 questions à poser lors d’une rencontre 1-on-1 » et voici la liste proposée :

Pour personnaliser la liste à un profil spécifique, nous avons demandé à ChatGPT : « Liste 10 questions à poser lors d’une rencontre 1-on-1 pour un directeur en ressources humaines qui a pour aspiration de devenir directeur général dans une entreprise manufacturière. » et voici les 10 questions personnalisées :

Constats :

• Dans le premier exemple, ce sont des questions qui pourraient bien s’adapter à plusieurs types de poste.
• Le deuxième cas est beaucoup plus spécifique, mais il ressemble davantage à un canevas de questions d’entrevues! En voulant utiliser les mots qu’on a mis dans la requête (directeur général et manufacturier), on n’aurait pas besoin de les répéter aussi souvent à l’employé d’une question à l’autre durant la rencontre.

10. Trouver des idées pour reconnaître ses employés

En guide d’inspiration, nous avons testé l’outil ChatGPT pour bâtir une : « Liste 5 idées pour offrir de la reconnaissance à un directeur en ressources humaines. » et voici le résultat :

Pour personnaliser la reconnaissance, nous avons précisé notre demande à ChatGPT : « Liste 5 idées d’initiatives pour reconnaître notre directeur en ressources humaines qui a 10 ans d’ancienneté et qui est très apprécié de son équipe. Il aime le plein air, la lecture et les animaux. » et voici ses recommandations :

Constats :

• Plus on connait les intérêts de l’employé, plus on arrive à une reconnaissance personnalisée. C’est vrai avec ou sans ChatGPT!
• La mise en garde au bas du deuxième cas : « de tenir compte des préférence des employés et de les impliquer » est tout indiqué!

Conclusion

ChatGPT est un outil d’intelligence artificielle très intéressant pour pallier au syndrome de la page blanche. Plus on personnalise notre demande et plus elle est spécifique, plus les résultats sont impressionnants.

Toutefois, il faut rester vigilant aux erreurs de grammaire, aux anglicismes, aux biais et surtout à la validité de l’information. Lorsque l’on rédige un texte légal, il faut s’assurer de le faire réviser par un avocat. ChatGPT n’en n’est pas un! À noter que dans la version gratuite de ChatGPT, les données proviennent de sources publiées sur le web avant 2021.

D’autres utilisations plus complexes de cet outil sont possibles et personnalisables en l’intégrant à d’autres logiciels. ChatGPT est aussi utile pour plusieurs autres secteurs d’activités!

Surtout, il peut devenir un allié précieux durant une séance de remue-méninges. Oserez-vous l’essayer avec votre équipe? Quelle demande vous fera gagner le plus de temps selon vous?

Article rédigé par : Marianne Lemay

Besoin d’aide humaine pour moderniser vos pratiques RH?

Peu importe la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité, faites appel à notre équipe créative. Nous utilisons nos connaissances en marketing et technologie afin de repenser vos processus RH.

L’article 10 utilisations de ChatGPT en ressources humaines est apparu en premier sur Kolegz.

Selon une étude publiée par Glassdoor, les entreprises ayant mis en place un processus d’accueil et d’intégration efficace et complet augmentent la rétention de leurs nouveaux employés de 82% et leur productivité de 70%! Quand on connait les coûts et les délais actuels liés au recrutement, on comprend rapidement l’importance de concocter une recette aux petits oignons pour ses nouveaux employés .

Si vous êtes à court d’idées, voici quelques ingrédients à intégrer à votre processus d’accueil et d’intégration pour un effet wow!

1. Penser l’intégration de manière globale

Le but de cette période est d’intégrer le nouvel employé à tous les niveaux : dans son poste, son équipe, votre écosystème technologique, vos processus internes, votre culture organisationnelle, etc.

Quand on analyse les processus d’accueil et intégration de nos clients, il n’est pas rare que l’on constate que certains éléments sont bien couverts et que d’autres ont été partiellement ou complètement mis de côté. Imaginez qu’un employé comprenne rapidement son rôle et ses responsabilités, mais qu’il soit totalement isolé dans son coin! Ou encore, qu’il soit bien intégré dans son équipe, mais qu’il ne comprenne pas exactement la nature de son travail… Cela peut paraitre évident, mais lorsque l’on regarde de plus près, il n’est pas rare de voir ce type déséquilibre. Il faut donc penser l’accueil et intégration à la fois de façon micro et macro!

En repensant vos étapes d’accueil et intégration de manière globale, vous serez en mesure de couvrir l’ensemble des aspects essentiels à une bonne intégration.

Astuce sucrée de Kolegz : L’accueil et intégration n’est pas forcément le même dans tous les départements! Les étapes et le contenu seront certainement différents si vous intégrez une personne pour un emploi de bureau versus un emploi sur le terrain. Pensez à adapter votre processus en fonction de votre persona.

2. Rendre votre processus humain et ludique

Une fois que vous aurez identifié les différentes composantes de votre processus d’intégration, c’est le temps d’y aller avec votre créativité! Pour vous aider, voici quelques idées très concrètes :

Pour accueillir votre employé de manière chaleureuse et personnalisée :

• Communiquer avec l’employé avant même sa première journée de travail en lui envoyant un courriel de bienvenue incluant l’horaire de sa première journée ou semaine
• Planifier toutes les rencontres de la première semaine à l’agenda du nouvel employé et de ses animateurs
• Déposer la boisson non-alcoolisée favorite de l’employé sur son bureau pour son arrivée
• Mettre un fond d’écran de bienvenue personnalisé sur son ordinateur
• Présenter la personne de manière personnalisée dans un courriel interne et sur vos réseaux sociaux d’entreprise
• Céduler des rencontres de suivi régulières (1^er jour, premières semaines, 3 premiers mois, etc.)

Pour faciliter la prise en main de son poste :

• Préparer en amont tout l’équipement requis (ordinateur, accès, courriel, etc.)
• Fournir un « kit de réseaux sociaux » qui incitera et aidera l’employé à mettre à jour son profil LinkedIn (penser aux postes de recruteurs ou de vendeurs qui utilisent énormément leur réseau dans leur travail!)
• Mettre en favoris tous les sites et pages web incontournables pour le poste
• Fournir un descriptif de poste indiquant les différentes responsabilités et les tâches à accomplir
• Clarifier vos attentes envers la personne dès les premiers mois en étant spécifique et précis pour lui donner toutes les chances de réussir dans son nouveau poste!

Pour introduire l’équipe et le gestionnaire :

• Demander aux collègues de créer un CV ludique qui les présente chacun avec leurs centres d’intérêt et leurs passe-temps
• Faire une vidéo de bienvenue personnalisée par le directeur ou le président
• Créer des capsules vidéo avec les différents membres de l’équipe
• Planifier un lunch avec le gestionnaire lors de la première journée et offrir le repas. Cela peut aussi se faire à distance!
• Personnaliser les fonds d’écran de l’équipe avec des mots de bienvenue ou des images qui feront écho aux passe-temps du nouvel employé
• Planifier 15 min de pause-café avec toute l’équipe pour accueillir la personne et apporter des viennoiseries
• Faire le jeu « 2 vérités et 1 mensonge » pour présenter la personne dans votre canal de communication interne.

Pour découvrir l’environnement physique et/ou applicatif et les processus internes :

• Créer un canal de communication « Bienvenue! » spécialement pour que les nouveaux employés puissent poser leurs questions et lire les réponses des autres
• Avoir un pot d’actions à tirer et à effectuer chaque jour tout au long du premier mois pour rencontrer les personnes des autres départements (Ex. : Dire bonjour à Michel de la comptabilité, boire un café avec Christine au support technique, etc.)
• Créer un dictionnaire avec vos mots et expressions internes, si vous avez un lexique particulier
• Créer une liste avec les différentes personnes-ressources à l’interne et leur champ d’expertise.

Pour comprendre la dynamique organisationnelle et la culture de l’entreprise : 

• Offrir des cadeaux personnalisés à vos couleurs et votre image
• Avoir un « Culture Book » pour présenter votre organisation plus en profondeur (mission, vision, raison d’être, témoignages d’employés, etc.)
• Créer un guide de vos valeurs en actions pour mettre de l’avant la dynamique organisationnelle

Astuce sucrée de Kolegz : La plateforme iCollective permet d’identifier les compétences et les intérêts de vos employés, puis de les partager. Ainsi, il est facile de rencontrer des employés qui ont les mêmes intérêts que vous ou qui pourraient aussi vous aider à progresser sur certains points!

3. Structurer votre processus d’accueil et d’intégration

Peu importe les initiatives originales ou créatives que vous choisirez, si vous n’avez pas une structure solide et cohérente, tous vos efforts seront des coups d’épée dans l’eau!

En structurant votre processus d’accueil et intégration, vous identifierez les étapes, l’ordre optimal, les éléments à couvrir et les personnes impliquées. Vous serez ainsi en mesure de vérifier que tous les aspects essentiels à l’accueil et intégration de vos nouveaux employés sont bien couverts. Cela facilitera aussi la délégation auprès des différentes parties prenantes, car chacun aura un rôle clair et bien défini.

Astuce sucrée de Kolegz :

• La technologie peut vous apporter une aide précieuse! Il existe différentes plateformes pour vous aider à structurer votre processus, le rendre clair et compréhensible et le partager avec vos équipes. Dépendamment de vos besoins, vous pourriez utiliser des plateformes gratuites comme Trello ou encore Notion.

• Si vous désirez aller encore plus loin en utilisant un outil vraiment complet qui vous permettra d’enregistrer directement des vidéos, suivre de façon dynamique l’avancée du processus et gérer les différents accès de votre équipe, Softstart est un excellent outil!

4. Sonder vos employés et améliorer votre processus

Enfin, il est important de valider l’efficacité et la pertinence de votre processus, mais également la qualité de l’expérience vécue par vos employés.

Selon une étude de Digitate, les employés ayant eu une expérience d’accueil et intégration négative sont deux fois plus enclins à rechercher une autre opportunité dans un futur proche.

Pour cela, il n’y a pas de mystère, il vous faut sonder les personnes qui sont passées au travers du processus! Ainsi, quelques mois après leur arrivée et une fois l’ensemble des activités liées à l’intégration terminé, vous pouvez envoyer un court sondage d’appréciation à vos nouveaux employés. Les questions peuvent porter sur le fond comme sur la forme, et sont l’occasion pour les employés de proposer leurs propres idées d’amélioration.

Grâce aux retours obtenus, vous pourrez identifier les forces, mais aussi les axes à améliorer dans votre processus d’accueil et d’intégration pour l’améliorer en continu!

Astuce sucrée de Kolegz :

• La plateforme de sondage en ligne Typeform se personnalise très facilement. Elle peut être utilisée depuis un ordinateur ou un cellulaire et existe en version gratuite ou payante, selon vos besoins.

• Vous pourriez aussi demander à vos employés de remplir un rapport d’étonnement, présentant les différents éléments qui les ont surpris (de manière positive ou négative) depuis leur arrivée dans l’entreprise. Cela peut être lié au processus d’accueil et d’intégration ou plus largement par rapport à l’organisation.

Conclusion

L’accueil et intégration est une étape clé du recrutement et de la rétention qui doit à la fois rester fidèle à ce qui a été perçu par le candidat durant le processus de recrutement et donner le ton de ce qui attend l’employé dans son poste.

En pensant votre processus d’accueil et intégration à différentes échelles, en le structurant tout en le rendant humain et ludique, en lui donnant une saveur fidèle à votre entreprise et en interrogeant vos employés sur leurs impressions, vous mettez toutes les chances de votre côté pour qu’après leur première journée, vos nouvelles recrues se disent que vraiment, en acceptant leur nouveau poste chez vous, elles ne se sont pas trompées!

Rédigé par : Anne-Claire Oger

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Selon les entreprises, la définition de période de probation n’est pas la même. Elle peut être reliée à votre programme d’accueil et d’intégration, à la date d’admissibilité à l’assurance collective, à la période après laquelle une personne joint la convention collective ou encore au moment où l’employeur et l’employé peuvent tous deux rompre le contrat qui les lie sans préavis.

Dans tous les cas, un élément commun chapeaute la définition de période de probation : elle est encore largement en place dans les entreprises aujourd’hui.

Et si, dans une optique d’amélioration continue, on se demandait si elle avait encore sa raison d’être?

Pourquoi remettre en question la période de probation?

L’existence de la période de probation n’est pas régie par les normes du travail. La mise en place de périodes de probation fait partie des droits de gestion de l’employeur.

Alors que la pénurie de main-d’œuvre implique d’accélérer le processus de préembauche et de s’assurer d’avoir la meilleure expérience en termes d’accueil et intégration possible, il peut être pertinent de remettre en question la période de probation.

Pour vous aider dans votre cheminement, voici quelques questions clés que vous pourriez vous poser :

• À quoi sert la période de probation dans l’entreprise?
• Quel est son objectif et pourquoi a-t-elle été mise en place?
• Pourquoi est-elle encore au contrat des nouveaux employés?
• Que faites-vous dans votre entreprise pendant cette période? Quelles sont les grandes lignes de ce processus?
• Quelles sont les différentes tâches partagées par les RH et le gestionnaire?
• Que se passe-t-il lorsqu’elle est terminée?
• Quels sont les irritants vécus pendant ou après cette période?

Avec autant de questions, une réflexion profonde peut être nécessaire dans votre entreprise. Une chose est certaine, ce peut être l’occasion idéale de mettre à jour cet aspect de votre processus d’accueil et intégration afin de bonifier votre expérience employé.

Un exercice pertinent pour moderniser votre processus

Au terme de votre réflexion sur la pertinence de la période de probation dans votre entreprise, il est possible que vous en veniez à la conclusion qu’elle doit perdurer. Si tel est le cas, pourquoi ne pas en faire un prétexte pour améliorer votre processus?

1.     Se démarquer dans votre définition de la période de probation

On le sait, en 2022, ce sont les candidats qui choisissent leur employeur et non l’inverse. Si la période de probation est considérée comme la possibilité de rompre un contrat sans préavis, pourquoi ne pas vous montrer ouvert et généreux avec vos candidats en leur offrant par exemple leurs journées de vacances ainsi que leur accès à votre assurance collective, à votre programme de REER et autres avantages dès leur premier jour de travail?

Ces pratiques sont du point de vue des candidats, une manière de cerner votre culture d’entreprise. Offrir plus d’avantages à son employé dès le premier jour envoie le message que vous avez confiance en votre processus d’embauche, envers le candidat, et que vous êtes d’ores et déjà prêt à lui accorder votre confiance.

• L’astuce sucrée de Kolegz : La période de probation est un élément qui touche autant l’expérience candidat que l’expérience employé, puisqu’elle est souvent mentionnée dans le contrat et que le candidat peut vous demander lors de l’entrevue à partir de quand il aura droit à tel ou tel avantage offert. Pour moderniser votre période de probation, cartographiez chaque étape et demandez-vous comment votre culture d’entreprise et vos valeurs pourraient être mises en action durant cette période, afin d’offrir un avant-goût alléchant à vos nouveaux employés et de vous en servir comme levier de motivation durant l’expérience candidat.

2.     La responsabilité du gestionnaire

Il convient ici de déconstruire un mythe que l’on entend parfois dans les entreprises. Certains gestionnaires croient qu’une fois réussie, la probation a pour effet de sceller à tout jamais le sort de l’employé avec l’entreprise. C’est-à-dire que le gestionnaire pourrait supposer qu’il n’a plus à documenter le dossier de l’employé alors que l’employé est maintenant en emploi à long terme.

Ce n’est pas le cas!

Malgré le statut de permanence souvent octroyé suite à la réussite de la période de probation, l’employé ne devient pas exempt de toutes responsabilités et l’employeur doit continuer d’échanger avec ses employés. Le gestionnaire doit donc perpétuer son rôle de mentor auprès de l’employé et tout mettre en œuvre afin que l’employé se développe et puisse bien faire son travail. Un dossier d’employé bien documenté est toujours de mise.

3.     Cerner les motivations des employés

Les premiers jours sont cruciaux pour ouvrir la discussion sur les attentes mutuelles et sur la satisfaction des deux parties. Un processus de rétroaction en continu est plus approprié qu’une seule rencontre après trois mois de travail. Prendre 30 minutes aux deux semaines est plus efficace qu’une rencontre d’une heure après trois mois pour valider la satisfaction mutuelle. D’ailleurs, ces moments privilégiés de discussion devraient débuter dès le premier jour afin d’assurer le succès de la période de probation!

Ouvrir la discussion plus tôt permet d’établir un lien de confiance plus fort entre l’employé et le gestionnaire et ainsi avoir des bases solides pour discuter de sa performance, tout au long de son séjour chez vous.

4.     Obtenir de la rétroaction de vos employés

Que vous ayez ou non une période de probation à l’interne, mener une rencontre après 3 mois s’avère toujours pertinent. Toutefois, elle pourrait être perçue comme une rencontre de rétroaction des deux parties, et non comme une rencontre de fin de probation. Cette rencontre sera une occasion supplémentaire d’échanger sur ce qui fonctionne moins bien et ce qui fonctionne bien, de part et d’autre.

En fait, l’employé et le gestionnaire devraient être en mesure de se donner des pistes de solutions pour améliorer leur relation de travail à chaque fois qu’ils se rencontrent. L’employé vivra moins d’anxiété envers ces discussions puisque leur fréquence sera rapprochée et qu’une habitude se sera créée. De plus, le gestionnaire n’est pas l’unique responsable de la tenue de ces rencontres. Il s’agit d’une solution gagnante pour les deux parties.

• L’astuce sucrée de Kolegz : Une autre option intéressante est de mettre en place un rapport d’étonnement. L’idée est que l’employé prenne en notes les pistes d’amélioration et les bons coups de ses premiers temps chez vous, grâce à un gabarit que vous aurez mis en place pour lui. Ensuite, vous discutez de ces points ensemble afin qu’il vous donne de la rétroaction sur l’entreprise dans son ensemble. Plusieurs aspects peuvent être abordés dans ce rapport : accueil et intégration, formation, communication, stratégies, charge de travail, avantages sociaux, etc.

En conclusion

La discussion de performance est l’élément fondamental à démocratiser lors de l’accueil et l’intégration des nouveaux employés.  L’employé doit savoir que vous lui faites confiance et que vous avez confiance en votre processus d’embauche. Vous l’avez engagé pour les bonnes raisons; laissez-lui le temps de se développer et ainsi utiliser ses forces au quotidien. Un processus de rétroaction en continu est à privilégier pour vous assurer d’avoir un processus moderne!

La période de probation peut être pertinente ou non pour votre entreprise, mais l’important est que vous connaissiez l’objectif derrière et que vous demeuriez cohérent dans vos pratiques et avec votre culture d’entreprise.

Rappelez-vous de documenter les rencontres afin d’outiller vos employés dans leur progression et d’être juste dans votre processus de congédiement advenant que l’employé ne performe pas comme souhaité.

Rédigé par : Alexandra Bourgeois-Guérin, CRHA, M. Sc.

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Puisque vos réponses ont été nombreuses (merci encore de votre généreuse participation!), nous avons classé les réponses par thématique et avons rédigé 4 articles distincts.

Ce dossier d’articles vous donnera l’occasion de lire sur les stratégies et enjeux d’autres employeurs au Québec qui font face à des réalités similaires en termes d’attraction des talents et de fidélisation des employés et de vous inspirer de leurs initiatives.

On vous laisse choisir les catégories d’enjeux qui vous semblent les plus alléchantes et on vous souhaite une lecture riche en nouvelles idées

Catégorisation des enjeux

Cliquez sur l’image correspondant à la thématique que vous désirez lire.

ATTRACTION DES TALENTS 

Découvrez la foule d’idées créatives proposées par nos abonnés grâce aux 5 questions posées pour améliorer leur processus de recrutement et attirer des talents. L’objectif? Se démarquer sur le marché du travail.

FIDÉLISATION DES EMPLOYÉS

Avantages sociaux, développement de carrière, santé mentale et valeurs d’entreprise : découvrez ce que proposent nos abonnés aux 5 questions posées sur la fidélisation de leurs employés.

MOBILISATION DES EMPLOYÉS 

Nos abonnés ont répondu aux 5 questions portant sur la mobilisation de leurs employés. Au menu : idées de jeux, instauration d’une communication plus fluide et de nouvelles politiques RH.

AUTOMATISATION DES RH

3 questions portaient sur les enjeux d’automatisation et la technologie. Découvrez comment vous pourriez vous servir de ces leviers pour mobiliser vos employés et gagner du temps dans vos processus de recrutement.

Ce dossier d’articles a été cuisiné par : Amélie Laurent, Spécialiste marketing RH

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Devenez un employeur plus attractif en repensant vos stratégies d’automatisation, d’attraction des candidats, de mobilisation et de fidélisation des employés. Contactez-nous pour en savoir plus!

L’article Dossier : Que font les autres employeurs pour attirer et fidéliser leurs employés? est apparu en premier sur Kolegz.

Pour préserver la saveur Kolegz, la présidente Marianne Lemay a mis en place quelques stratégies qui passaient principalement par le soin apporté au processus d’accueil et d’intégration. Puisque chez Kolegz, notre objectif est de contribuer à créer un meilleur endroit où travailler, nous avons décidé de vous partager notre recette.

Le secret d’une équipe mobilisée : la complémentarité professionnelle et la diversité de pensées

1 employé sur 3 quitte son nouvel emploi en l’espace de 6 mois parce qu’il est insatisfait. C’est dire l’importance de bien se choisir! Chez Kolegz, deux éléments ont permis de s’assurer que nous étions toutes complémentaires : tout d’abord, les expériences de travail variées, et ensuite, les profils NOVA.

Les trois personnes embauchées sont très différentes, mais ont en commun la vivacité d’esprit et la créativité, en plus de partager la vision de Kolegz.

Solène Métayer, M.Sc

Solène Métayer est une professionnelle en gestion des ressources humaines de 20 ans d’expérience ayant 4 diplômes universitaires (dont une maîtrise en ressources humaines) et se spécialisant en expérience employé, en rédaction RH et en inclusion de la neurodiversité. Elle est autiste et douée, mais surtout, elle est rigoureuse, patiente et minutieuse.

Marianne lui a proposé de faire partie de l’équipe en raison de ces qualités, mais aussi parce qu’elles collaborent depuis 2 ans et qu’elles travaillent bien ensemble. Chez Kolegz, elle est analyste expérience employé et elle pose des diagnostics d’expérience employé, analyse les données de nos clients, rédige des articles et révise le contenu graphique ainsi que textuel.

Anne-Claire Oger

Anne-Claire Oger est la nouvelle spécialiste marque employeur de Kolegz. Elle offre des conseils à nos clients en matière de marque employeur, les aide à devenir des joueurs stratégiques au sein de leur entreprise, facilite des ateliers de mobilisation d’équipe, conçoit et anime des formations sur l’expérience candidat, puis développe des concepts créatifs pour aider nos clients à prendre autant soin de leurs employés que de leurs candidats. Tout un programme!

Elle est qualifiée pour ce poste en raison de ses études universitaires en marketing et de sa solide expérience en recrutement dans le domaine des technologies. Détail à ne pas négliger, elle est certifiée NOVA, Atman, Énéagramme et bientôt Coach PNL! Marianne l’a sélectionnée parce qu’elle est créative, énergique, structurée, méthodique et aussi très chaleureuse.

Amélie Laurent

Amélie Laurent, quant à elle, est dorénavant spécialiste marketing RH. Elle a 15 ans d’expérience et une maîtrise en marketing, en plus d’avoir créé deux départements marketing et géré des équipes multidisciplinaires. Elle a d’abord été consultante pour Kolegz et Marianne a apprécié sa motivation, son empathie, son perfectionnisme ainsi que sa grande joie de vivre.

Ses nouvelles tâches incluent d’effectuer des diagnostics et plans stratégiques de marketing RH, de conseiller nos clients sur les meilleures pratiques pour devenir attractifs, de concevoir des campagnes de recrutement innovantes, de réaliser des outils créatifs pour les employés et candidats de nos clients et finalement, de développer de nouvelles stratégies pour développer la croissance de Kolegz.

Psychométrie

Toutes les nouvelles Kolegz ont reçu leur profil psychométrique NOVA avant leur embauche. Chacune a donc eu l’occasion de mieux se connaître, mais aussi de connaître ses coéquipières, puisque nous avons créé un profil d’équipe, 100% transparent avec l’accord de chacune. Nous savons maintenant quelles sont les meilleures façons de communiquer entre nous et nous pouvons nous répartir les tâches en fonction de nos forces.

Le processus d’onboarding, la clé d’une équipe engagée

Cela dit, la culture, ça se transmet surtout par le biais du processus d’accueil et d’intégration. Marianne a donc veillé à remettre à chacune une surprise sucrée, à personnaliser leur bureau et à transmettre la bonne humeur caractéristique de Kolegz dans chaque détail.

Solène Métayer

« Mon chaton n’a pas délibéré très longtemps : l’accueil chez Kolegz est génialissime! C’est sûr qu’avec un jouet qui m’attendait spécialement pour elle sur mon bureau le jour de mon arrivée, y’avait de quoi gagner son cœur.

Quant à moi, ce qui m’a charmée, c’est la transition tout en douceur vers le statut d’employée. Je travaillais depuis longtemps POUR Kolegz, maintenant je travaille CHEZ Kolegz – et c’est très différent malgré les similitudes. La principale différence réside dans les outils technologiques, nettement plus étoffés maintenant que je suis à l’interne. Après tout, Kolegz vante la technologie au sein des entreprises!

Cela dit, j’ai conservé mon autonomie et j’ai vite pu proposer des projets et des idées. Dès ma 2^e journée, en fait… J’ai aussi rapidement constaté que les promesses de Marianne en termes de mesures adaptatives sont réelles, ce qui est très apprécié – et rare. »

Anne-Claire Oger

« Avant même mon premier jour officiel chez Kolegz, mon onboarding avait déjà commencé! Le vendredi précédant mon arrivée, j’ai eu la chance d’accompagner Marianne à Québec pour l’animation d’un atelier. Quoi de mieux pour être plongée dans l’ambiance!

Du coup, j’ai pu faire d’une pierre deux coups : apprendre à connaître ma nouvelle Koleg (on a quand même eu 5h de voiture ensemble pour jaser ET chanter…) et m’immerger dans ma nouvelle aventure… en observant.

Bon, c’est vrai que j’ai aussi eu la chance d’avoir une superbe chambre à l’hôtel Hilton avec une vue magnifique sur Québec, parée de ses plus belles couleurs automnales… (Quand même… )

Puis le lundi, j’ai découvert les bureaux, les outils et mes nouvelles Kolegz! Une belle journée d’accueil couronnée par une délicieuse tarte au citron offerte par Marianne. (On aime ça les desserts!)

Tous les ingrédients d’un onboarding réussi étaient là : les éléments nécessaires pour comprendre mon nouvel environnement, des collègues accueillantes et surtout, du plaisir! 

Amélie Laurent

« Arriver pour son premier jour de travail et trouver un bureau fin prêt, une chaise et un mobilier réglés de manière ergonomique selon ma taille, et des cadeaux (petits et gros) posés un peu partout, mettons que c’est assez rare pour être souligné! Nous étions deux employées à commencer la même journée, et mon accueil a été ultra personnalisé. Je me suis sentie attendue.

J’ai reçu des Airpods Pro avec mon nom dessus. Waw! Mais ce qui m’a le plus touchée, c’est ce petit geste simple : une enveloppe aux confettis Kolegz qui m’attendait devant mon écran, avec mon prénom inscrit dessus. Marianne avait rédigé à la main une lettre me rappelant pourquoi elle m’avait choisie. Chaque mot était pesé. Et tout ce qu’elle disait était vrai. Tout ce qu’elle disait je l’avais ressenti moi aussi en lui disant oui. Je commence donc chez Kolegz confiante et alignée avec les valeurs de mon nouvel employeur. Quel bonheur! »

Faire vivre ses valeurs organisationnelles : un bon moyen de renforcer le sentiment d’appartenance

Ce qu’il faut retenir, c’est que l’accueil et l’intégration de vos recrues est un vecteur important de votre culture. Marianne s’est donc assurée de transmettre les valeurs de Kolegz lors de l’arrivée des nouvelles membres de son équipe.

Par exemple, l’empathie s’est incarnée par l’horaire flexible de Solène et les lettres personnalisées mentionnées par Amélie; l’imagination, par la tarte au citron d’Anne-Claire et le jouet pour le chat de Solène; le concret, par le bureau réglé ergonomique qui a marqué Amélie et le premier atelier d’Anne-Claire; et finalement, la saveur positive par les cadeaux sucrés et les chansons.

En conclusion

Vous l’aurez deviné, un processus si névralgique se prépare et se réfléchit. Dans le cas des kolegz, nous avons une liste d’étapes précises à mener pour chaque nouvelle embauche. C’est l’étape où votre marque employeur se vérifie : est-ce que vos promesses tiennent la route et correspondent à ce qui est vécu? Assurez-vous que c’est le cas et vos nouveaux employés auront envie de rester avec vous pour longtemps!

Rédigé par : Solène Métayer, M.Sc.

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L’article Accueil et intégration : les initiatives qui ont porté fruit chez Kolegz est apparu en premier sur Kolegz.

Saviez-vous que 33% des employés relancent leur recherche d’emploi six mois seulement après leur embauche dans une nouvelle entreprise?

Imaginez les efforts investis en recrutement pour en arriver à perdre, en moyenne, l’intérêt du tiers des nouvelles recrues. Afin de créer une expérience inoubliable, voici quelques conditions de succès et idées originales pour accueillir vos nouveaux employés.

Conditions de succès du processus d’accueil et d’intégration

Déterminer les objectifs

Quelle empreinte souhaitez-vous laisser dans l’esprit des nouveaux employés? Quel message voulez-vous partager? Que diront-ils à leur tendre moitié une fois de retour à la maison? Que voulez-vous qu’ils retiennent de leur expérience?

Choisir la saveur qui représente votre culture d’entreprise

Quel sera le thème ou le fil conducteur tout au long du parcours d’accueil et d’intégration? Trouvez une saveur qui représente votre entreprise et qui est cohérente avec votre marque employeur.

Par exemple, chez Nexus Innovations, chaque nouvel employé reçoit un carton ressemblant à une carte d’embarquement qui lui indique les informations relatives à son nouvel emploi. Il reçoit aussi un “plan du bateau” afin de savoir où se trouve son bureau ainsi que les autres matelots (employés).

Impliquer les joueurs-clés et les tenir au courant

Impliquez vos employés dans la création de votre nouveau processus d’accueil et d’intégration. Ils pourront bonifier l’expérience qu’ils ont vécu lors de leur arrivée.

Ensuite, déterminez les parties prenantes qui s’impliqueront dans l’accueil et l’intégration. Qui sera imputable et pour quelles actions? Faites une liste à cocher web, mobile ou papier pour que chacun d’entre eux connaissent leurs rôles et responsabilités.

Automatiser des rappels aux joueurs-clés

Plutôt que d’aller voir individuellement chaque personne impliquée lors de l’arrivée d’un nouvel employé, automatisez des rappels pour les tâches que les responsables doivent effectuer.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de ressources humaines tel que Bamboo HR, Cangaroo RH ou Allié RH / Folks qui vous permettent de répertorier les tâches propres à votre processus et de les compléter en ligne.

Si votre budget est limité, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projet comme Trello, Asana ou Planner (inclus dans la suite Office365). Les personnes concernées peuvent recevoir des alertes par courriel lorsqu’une action est requise de leur part.

Quelques idées originales et (presque) gratuites pour accueillir vos nouveaux employés

1. Lister les droits du nouvel employé

Remettez une liste de « tu as le droit de (…) dans ton nouvel emploi ». Par exemple : tu as le droit de faire des erreurs, de ne pas tout savoir, de poser des questions, etc. Cela a pour but de détendre l’employé lors des premiers jours et de mieux comprendre votre culture d’entreprise.

2. Faire découvrir les différents départements autrement

Faites découvrir chaque département, soit en créant des capsules vidéo ou en faisant passer une demi-journée auprès des différentes divisions. Vous pouvez aussi filmer une vidéo du propriétaire qui explique l’histoire et les différents types de poste. Le nombre de nouveaux employés et le type d’emploi détermineront l’approche choisie.

3. Déposer des bonbons au bureau du nouveau (on ne pouvait pas passer à côté!)

Chez Channel Company, les nouveaux employés ont un pot de bonbons sur leur bureau afin que les employés actuels puissent venir les rencontrer. C’est un brise-glace qui établit un premier contact avec l’équipe.

4. Rédiger un guide de survie dans l’entreprise

La compagnie Valve a demandé à ses employés de rédiger un « Handbook For New Employees » sous format de conte qui détaille les pratiques de gestion, l’impact du rôle au sein de l’organisation et même les défis auxquelles elle fait face. Au Québec, l’entreprise Mirego a mis au point un « Culture Book » qui détaille la culture de l’organisation.

5. Créer un questionnaire pour apprendre à connaître la recrue et ses collègues

Afin de tisser des liens avec les autres employés, vous pouvez demander aux nouveaux de répondre à quelques questions concernant leurs passe-temps et intérêts. Par la suite, vous pouvez faire un quiz où les employés actuels doivent tenter de répondre. À l’inverse, vous pouvez inclure des questions sur les employés déjà en place pour que le nouvel employé découvre sa nouvelle équipe.

6. Envoyer un résumé des tâches de la première semaine à l’employé

Débuter un nouvel emploi peut être stressant. En envoyant un résumé des tâches et activités de formation qui auront lieu lors de la première semaine, l’employé se sentira davantage pris en main. Vous pouvez envoyer ce résumé quelques jours à l’avance à son adresse courriel personnelle. Lorsque vous maîtriserez l’art de planifier la première semaine, rien ne vous empêche de planifier le premier mois si la nature de vos activités le permet.

7. Dégager du temps personnel lors du premier jour

Cette pratique 100% gratuite permet à l’employé d’avoir un moment bien à lui lors de son premier jour. Ce peut-être quelques minutes ou quelques heures de liberté où il peut assimiler la formation qu’il vient de recevoir, vérifier ses messages ou tout simplement appeler sa famille pour raconter sa journée.

8. Offrir une boîte cadeau, directement livrée chez l’employé

Trouvez des cadeaux qui plairont à vos employés en fonction de leur persona. Vous pouvez offrir une semaine de repas livrés, des certificats-cadeaux ou encore des objets promotionnels à l’effigie de votre entreprise. Un petit mot personnalisé de la part du gestionnaire ou du président peut également avoir un grand impact.

9. Créer un rapport d’étonnement

Après un mois ou deux, envoyez un sondage à vos nouveaux employés pour constater ce qui les a étonnés depuis leur arrivée. Puisqu’ils viennent d’arriver dans l’entreprise, ils ont une vision similaire à celle d’un consultant. Ils possèdent un certain recul qui vous amènera à repenser vos pratiques. Vous pouvez les questionner sur votre style de gestion, leur relation avec les collègues, l’environnement de travail, les valeurs de l’entreprise, etc.

Expliquez à l’employé que ce rapport n’a aucune incidence sur la sécurité de son emploi. L’objectif est de connaître son opinion afin d’améliorer les pratiques de l’organisation.

L’ingrédient secret (et gratuit!) qui fait toute la différence

Seulement 12% des employés croient que leur entreprise fait un bon travail d’accueil et d’intégration des nouveaux selon une étude menée par le Human Capital Institute.

Afin de créer une expérience d’accueil et d’intégration inoubliable, il faut donc écouter comment les nouveaux employés l’ont vécu.

Votre perception n’est peut-être pas la même que la leur.

La façon dont ils imaginaient l’entreprise en tant que candidat a-t-elle été bonifiée ou décevante suite à leur intégration?

En prônant l’amélioration continue, vous obtiendrez un processus beaucoup plus pertinent et personnalisé en fonction des besoins réels de vos employés.  

Besoin d’aide pour bonifier votre processus d’accueil et d’intégration?

Contactez nos Kolegz dès aujourd’hui!

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